01

條理性帶給我們的是什么？

條理性與生產(chǎn)效率的關(guān)系極其微弱。我知道很多生產(chǎn)效率很高的人，他們經(jīng)常把東西搞得一團糟。

條理性的真正目的在于減少記住所有事情所需要的腦力。如果你沒有一個系統(tǒng)讓所有事情都井井有條，你就需要用腦子把這些都記住。

然而，你的頭腦并非那么可靠。

學(xué)習(xí)條理性技巧意味著接受“少點兒混亂，少點兒壓力”的哲學(xué)思想。這說明組織有兩個前提條件：

1. 你的物理環(huán)境

讓事物都排列有序，僅僅整齊是不夠的。給每個物品一個規(guī)定好的地方，避免雜亂無章。

2. 你的任務(wù)和工作

有一個知道如何處理待辦事項的有組織的系統(tǒng)、日歷和計劃會幫你減輕許多壓力。

當(dāng)你的組織系統(tǒng)把一切事情都安排得妥妥當(dāng)當(dāng)?shù)臅r候，你可以專注工作，不用隨時記住接下來要做什么。

02

如何保持條理性

1.捕捉裝置

捕捉裝置是一種無論何時都能記錄事情、想法、項目、任務(wù)或者通知的方法。

我的捕捉裝置是口袋里幾張4×6尺寸的卡片和一支筆。無論什么時候我想記下接收到的信息，我都會寫在紙上?；氐郊遥揖蜁堰@些信息謄到更精密的儲存信息的系統(tǒng)中。

捕捉裝置是解除記憶壓力的首要方法。善記筆記的能力可以讓你避免不慎遺忘時間、后續(xù)要求或新的待辦事情。

擁有一個捕捉裝置也是尊重他人的體現(xiàn)。相比那些只是說“我會再和你聯(lián)系”的人，我會更尊敬那些有具體書面要求的人。

2.給所有東西規(guī)定放置的地方

要做到有條理，關(guān)鍵是給每個東西規(guī)定一個放置的地方。

家里的每一個物品都應(yīng)該放在該放的地方。每一項任務(wù)、事情和項目都應(yīng)該在你的系統(tǒng)里有一席之地，等待著你來處理。

混亂就是由一些無處放置的東西不斷堆放引起的。一旦你的屋子有一些類別模糊不清的東西不能被快速地收置起來，屋子就會混亂。

有些東西不能明確地歸為某一類，有兩個選擇可以解決這個問題：

如果你覺得這個東西不經(jīng)常出現(xiàn)，你可以把它放在相關(guān)類別里面。

如果它時常新增，那就找另外一個地方放起來。如果你會收到很多銀行賬單，你可以用一個全新的以“銀行”命名的文件夾，這個文件夾可以放許多類似的文件。

3.簡單的組織系統(tǒng)

在過去的幾年中，我一直在用一個非常有用的組織系統(tǒng)，它把我所有的工作信息分成三類：項目、任務(wù)和活動。幾乎所有我需要記錄的都屬于這三大類中的一類。

至于那1%無法歸入的特殊情況，我專門做了一個雜項的表來收集這些隨機的想法。

這個方法很重要，所以接下來我會逐一探討每一個類別。

1）項目

第一個大類是項目，一個項目是有共同目標(biāo)的許多個任務(wù)的集合。

任務(wù)缺乏結(jié)構(gòu)，在工作的海洋里，它們像是游來游去卻沒有脊骨或復(fù)雜的神經(jīng)系統(tǒng)的水母。但項目不同。

有了項目，任務(wù)被集合在一起，突出了某些事情的重要性。寫一本書是一個項目，寫其中的一頁就是任務(wù)。

我用一些小紙條來細(xì)化我的項目。這些紙條概述了我理想的結(jié)果和為了完成結(jié)果需要做的任務(wù)。

完成項目而非任務(wù)是十分重要的，所以我更加注重靈活性。如果我決定不在書里寫某一章，我就可以不寫。一個任務(wù)的犧牲可以換來整個項目的完成。

項目相對穩(wěn)定，不會因為新的信息而被快速更新。所以，項目可以幫助你規(guī)劃未來幾周甚至幾個月的生活。因此，在我的系統(tǒng)的三大類中，項目是更新最少的。

2）任務(wù)

第二個大類是任務(wù)，就是具體要去做的事。

任務(wù)是一些需要完成的比較小的、獨立的行動，有三個部分：

總體待辦事項——包含那些既不屬于項目也不屬于活動

周目標(biāo)——我主動要去做的事情

日目標(biāo)——我每天唯一需要檢查的內(nèi)容

項目會把具體的任務(wù)分配到每周的待辦事項上。活動也會在每晚分配到每天的待辦事項中去。

任何沒有項目的任務(wù)我都會把它歸為總體的待辦事項。每周它們會隨項目工作一起被分配到周工作列表中去。如果這周就要完成一個新的任務(wù)，我就會把它調(diào)整到周列表。如果這個任務(wù)這一天就要完成，那就直接歸入日工作列表。

3）活動

活動是一些只能在特定時間干的事。

盡管我的待辦事項可以在任何時候做完，但是活動常常有時間限制。如果我跟保羅約好12點吃午餐，那14:30吃就是不可以的。

我有一個日歷來記錄活動。如果活動日快要到了，我就會把這個活動從日歷移到我的每日工作列表上去。我不會把它放在周列表中，這樣可以避免周列表上的事情太多，看不過來。

4.寫出你的目標(biāo)

將目標(biāo)寫下來有幾個好處：

1. 讓目標(biāo)不被遺忘。

2. 給你動力去完成目標(biāo)。

3. 可以讓你有一些模糊的想法，并把它們變成具體的目標(biāo)。

我把我的目標(biāo)和項目都放在一個夾子里，而且我更喜歡用紙來寫下目標(biāo)是因為這樣更具體，更加切實可行——拿著一個親手寫下的目標(biāo)如同拿著對自己許下的一份契約。

當(dāng)你完成了哪一個目標(biāo)，可以在紙上對照著看，然后把它放入夾子的另外一個地方。

已經(jīng)完成的目標(biāo)會帶給你巨大的動力，快速瀏覽它們會讓你有信心完成更多的目標(biāo)。但是在那之前，得先把目標(biāo)寫下來才行！

5.分支法

我相信人無法提前設(shè)計一個完美的組織系統(tǒng)。人的生活在變，信息的種類和設(shè)定的目標(biāo)也隨之變化。與其尋找“完美的”系統(tǒng)，不如建立一個能隨時適應(yīng)新變化的系統(tǒng)。

分支法就是這樣一個系統(tǒng)。有了它，你要定期檢查你的組織系統(tǒng)。檢查的時候注意這幾件事情：

1. 有沒有哪些類別里面包含了太多東西？

如果有，把它分成小的類別。

2. 有沒有哪些類別沒有用過？

把它歸入一個相關(guān)的類。不過，如果這個類別經(jīng)常需要檢查（待辦事項、日歷、文件），加進去太多東西有點危險。

3. 有沒有可以建立的新類別？

如果你有新的工作，你可以建立一些以前沒有的類別。單獨分開它們，避免跟已有的系統(tǒng)混在一起。

6.做你承諾過的事

我猜至少60%保證做卻沒做到的事情都是因為忘記了，而不是因為做不到。

比如有人問你件事，你忘記回復(fù)了。他發(fā)了郵件給你，但那封郵件就躺在你的收件箱內(nèi)。

想要變得更可靠，第一步是記錄你的捕獲裝置上所有的話。

如果有人跟你要什么，你首先應(yīng)該寫下來。在談話的時候，我不會讓任何行動進入到我短期的記憶里面。對于這條規(guī)則，我唯一的經(jīng)驗就是把這個條目直接歸入我的任務(wù)、活動或項目類別里。

下一步就是保證一些模糊不清的條目可以歸入你的周和日目標(biāo)中。假設(shè)你答應(yīng)給某人發(fā)一個報告，但并沒有說明具體的時間。那么你應(yīng)該給自己設(shè)一個時間線來完成這件事，把它加進你的日目標(biāo)、周目標(biāo)或是日歷里。這樣你就能夠保證它最終出現(xiàn)在你最新的任務(wù)列表中。

如果你的系統(tǒng)沒有這個功能，那這件事情很容易無限拖延下去。在跟你共事的人眼中，經(jīng)常性的拖延可是像不守信用一樣糟糕。

7.閱讀筆記

怎么整理你學(xué)到的東西？對大學(xué)生來說，他們可能已經(jīng)有了一套做筆記和劃重點的系統(tǒng)。一旦畢業(yè)，你怎樣讓你得到的知識和想法顯著和突出呢？

我發(fā)現(xiàn)，在閱讀的時候，用活頁夾來記筆記是一個有用的方法。這樣可以在讀一本書時記錄一些好的思想、語句和有趣的信息。

雖然不需要考試，記筆記看起來有些呆板，但用筆記本從幾個方面來說都是有用的：

1. 它幫助你抓住一本書的核心思想

如果你想回頭去看這本書，找出關(guān)鍵信息，你只需瀏覽2～4頁筆記，而不是200～400頁的書。

2. 它比書頁折角和畫下劃線快

在書上做筆記是很快的，但事后你想查看起來就慢得多了。在筆記本上記錄可以讓你更快地回憶書上內(nèi)容。

3. 你的記憶不是完美的

我發(fā)現(xiàn)，一本書上的知識只能在我的頭腦中活躍一個月左右。筆記本卻可以充當(dāng)一個恢復(fù)記憶的工具。

03

整齊VS有條理

整齊和有條理還是有一些差別的。當(dāng)你的書桌非常雜亂的時候，你可以讓它變得干凈整潔。而有條理并不是該表面現(xiàn)象，它該是一個讓你找到東西和儲存東西都變得容易的系統(tǒng)。

成年人也很容易陷入這個陷阱之中，盡管你并不是清掃文件柜底下的雜物，而是單純的整理。但條理性是一個系統(tǒng)。這就意味著要想有條理，你可以：

1. 把新的東西放在該放的地方——包括無形的東西，比如任務(wù)和重要的信息。

2. 找到你需要的東西不能花費太長時間——花幾小時找一個東西就是沒有條理性的標(biāo)志。