【周三·職場】本文作者斯科特·揚(yáng)是遠(yuǎn)在大洋彼岸的一名學(xué)霸，年紀(jì)輕輕就在12個月內(nèi)自學(xué)拿到了美國麻省理工學(xué)院畢業(yè)證，成為麻省理工史上最年輕的畢業(yè)生，同時他經(jīng)營博客，參加TEDx演講，游歷四國，學(xué)習(xí)了四門語言，平時還要健身，閱讀，經(jīng)營俱樂部……時間有限，事情那么多，他是怎么把工作生活安排的井然有序的？

1 條理性是一種技能

許多人認(rèn)為做事有條理是一個人的個性問題。真正有條理的人大腦線路異于常人，他們被迫擁有整齊存放的文件夾和記住截止期限與待辦事項(xiàng)的記憶力。這簡直荒謬。條理性是一種可以學(xué)習(xí)的技能。

如果條理性是個性問題，它絕不是我與生俱來的。我天生的生活狀態(tài)幾乎是混亂的，地板用來放置物品，盒子用來裝文件。如果我可以從一個懶漢變成一個有條理的人，那我猜你也可以。

條理性要靠專門的設(shè)計和保持。如果你有一個設(shè)計精良的組織系統(tǒng)（這個系統(tǒng)散亂的人無法做出來），你就能花很少的力氣把一切保持得井井有條。定期的維護(hù)是必要的，因?yàn)榫退阌袔缀跬昝赖南到y(tǒng)，也會有偶爾的突發(fā)事件打亂它。

2 少點(diǎn)兒混亂，少點(diǎn)兒壓力

條理性與生產(chǎn)效率的關(guān)系極其微弱。我知道很多生產(chǎn)效率很高的人，他們經(jīng)常把東西搞得一團(tuán)糟。條理性的真正目的在于減少記住所有事情所需要的腦力。如果你沒有一個系統(tǒng)讓所有事情都井井有條，你就需要用腦子把這些都記住。然而，你的頭腦并非那么可靠。

學(xué)習(xí)條理性技巧意味著接受“少點(diǎn)兒混亂，少點(diǎn)兒壓力”的哲學(xué)思想。這說明組織有兩個前提條件：

1. 你的物理環(huán)境。讓事物都排列有序，僅僅整齊是不夠的。給每個物品一個規(guī)定好的地方，避免雜亂無章。

2. 你的任務(wù)和工作。有一個知道如何處理待辦事項(xiàng)的有組織的系統(tǒng)、日歷和計劃會幫你減輕許多壓力。當(dāng)你的組織系統(tǒng)把一切事情都安排得妥妥當(dāng)當(dāng)?shù)臅r候，你可以專注工作，不用隨時記住接下來要做什么。

3 捕捉裝置

這條建議出自熱衷條理性的人們奉為圣經(jīng)的《搞定》（Get things done，GTD）。捕捉裝置是一種無論何時都能記錄事情、想法、項(xiàng)目、任務(wù)或者通知的方法。如果你穿了褲子，那么你就有條件攜帶可以防衛(wèi)的捕捉裝置。

我的捕捉裝置是口袋里幾張4×6尺寸的卡片和一支筆。無論什么時候我想記下接收到的信息，我都會寫在紙上?；氐郊遥揖蜁堰@些信息謄到更精密的儲存信息的系統(tǒng)中。

捕捉裝置是解除記憶壓力的首要方法。如果你在哪都有一個捕捉裝置，那你就不會忘記任何事。善記筆記的能力可以讓你避免不慎遺忘時間、后續(xù)要求或新的待辦事情。

擁有一個捕捉裝置也是尊重他人的體現(xiàn)。相比那些只是說“我會再和你聯(lián)系”的人，我會更尊敬那些有具體書面要求的人。上面提到的那種卡片只要花費(fèi)不到1美元即可，所以你不必利用一些炫酷的技術(shù)來讓自己持續(xù)前進(jìn)。

4 給所有東西規(guī)定放置的地方

要做到有條理，關(guān)鍵是給每個東西規(guī)定一個放置的地方。家里的每一個物品都應(yīng)該放在該放的地方。每一項(xiàng)任務(wù)、事情和項(xiàng)目都應(yīng)該在你的系統(tǒng)里有一席之地，等待著你來處理?；靵y就是由一些無處放置的東西不斷堆放引起的。

你可以通過檢查你現(xiàn)有的系統(tǒng)，然后把一些沒地方放的東西收起來開始變得有條理。這個得花一整天甚至兩天才能完成，不過一旦搞定，保持起來就容易許多了。

一旦你有了自己的屋子，如果一些類別模糊不清的東西不能被快速地收置起來，屋子就會混亂。有些東西不能明確地歸為某一類，比如你有一個文件夾專門放收據(jù)收條，另外一個專門放收入和收益。那銀行賬單該放到哪一個文件夾里呢？

有兩個選擇可以解決這個問題。如果你覺得這個東西不經(jīng)常出現(xiàn)，你可以把它放在相關(guān)類別里面。如果它時常新增，那就找另外一個地方放起來。如果你會收到很多銀行賬單，你可以用一個全新的以“銀行”命名的文件夾，這個文件夾可以放許多類似的文件。

5 簡單的組織系統(tǒng)

在過去的幾年中，我一直在用一個非常有用的組織系統(tǒng)。我稱它為“簡單的組織系統(tǒng)”，因?yàn)樗盐宜械墓ぷ餍畔⒎殖扇?。GTD（Get Things Done，把事情完成）有很多分類，但很多是大部分人不需要的。

我的這三大類是項(xiàng)目、任務(wù)和活動。幾乎所有我需要記錄的都屬于這三大類中的一類。至于那1%無法歸入的特殊情況，我專門做了一個雜項(xiàng)的表來收集這些隨機(jī)的想法。

維護(hù)這三大類相對容易。如果你有5個、6個甚至12個類別，你也許不會定期檢查任何一類。然而這樣的話，這些類別很容易被遺忘，也不再發(fā)揮作用。因?yàn)槲叶ㄆ跈z查，所以我的這三類非常有用。在我需要的時候它們立刻能幫助我，而且不會廢棄不用。

這個方法很重要，所以接下來我會逐一探討每一個類別。

6 簡單的組織系統(tǒng)：項(xiàng)目

第一個大類是項(xiàng)目，一個項(xiàng)目是有共同目標(biāo)的許多個任務(wù)的集合。任務(wù)缺乏結(jié)構(gòu)，在工作的海洋里，它們像是游來游去卻沒有脊骨或復(fù)雜的神經(jīng)系統(tǒng)的水母。但項(xiàng)目不同。有了項(xiàng)目，任務(wù)被集合在一起，突出了某些事情的重要性。寫一本書是一個項(xiàng)目，寫其中的一頁就是任務(wù)。

我用一些小紙條來細(xì)化我的項(xiàng)目。這些紙條概述了我理想的結(jié)果和為了完成結(jié)果需要做的任務(wù)。完成項(xiàng)目而非任務(wù)是十分重要的，所以我更加注重靈活性。如果我決定不在書里寫某一章，我就可以不寫。一個任務(wù)的犧牲可以換來整個項(xiàng)目的完成。

項(xiàng)目相對穩(wěn)定，不會因?yàn)樾碌男畔⒍豢焖俑?。所以，?xiàng)目可以幫助你規(guī)劃未來幾周甚至幾個月的生活。因此，在我的系統(tǒng)的三大類中，項(xiàng)目是更新最少的。

7 簡單的組織系統(tǒng)：任務(wù)

第二個大類是任務(wù)，就是具體要去做的事。任務(wù)是一些需要完成的比較小的、獨(dú)立的行動。任務(wù)有三個部分，總體待辦事項(xiàng)、周目標(biāo)和日目標(biāo)?？傮w的待辦事項(xiàng)包含那些既不屬于項(xiàng)目也不屬于活動。周目標(biāo)和日目標(biāo)是我主動要去做的事情，這在第1章開頭就提到過。

這個系統(tǒng)的所有部分歸結(jié)起來就是任務(wù)。每周，項(xiàng)目會把具體的任務(wù)分配到每周的待辦事項(xiàng)上?；顒右矔诿客矸峙涞矫刻斓拇k事項(xiàng)中去。每日目標(biāo)是我每天唯一需要檢查的內(nèi)容。

任何沒有項(xiàng)目的任務(wù)我都會把它歸為總體的待辦事項(xiàng)。每周它們會隨項(xiàng)目工作一起被分配到周工作列表中去。如果這周就要完成一個新的任務(wù)，我就會把它調(diào)整到周列表。如果這個任務(wù)這一天就要完成，那就直接歸入日工作列表。

我在網(wǎng)上用Tadalist（一個列表工具）做這三個待辦事情列表。我經(jīng)常上網(wǎng)，所以可以定期檢查。

8 簡單的組織系統(tǒng)：活動

我的“組織三腳架”最后的一條腿，也就是第三個大類—活動，它是一些只能在特定時間干的事。盡管我的待辦事項(xiàng)可以在任何時候做完，但是活動常常有時間限制。如果我跟保羅約好12點(diǎn)吃午餐，那14:30吃就是不可以的。

我有一個日歷來記錄活動。如果活動日快要到了，我就會把這個活動從日歷移到我的每日工作列表上去。我不會把它放在周列表中，這樣可以避免周列表上的事情太多，看不過來。我的日工作列表都是一些孤立的任務(wù)，包含了所有當(dāng)天要完成的項(xiàng)目和活動。

谷歌日歷是我經(jīng)常用來記錄活動的方式。不僅僅因?yàn)樗赓M(fèi)，而且只要有網(wǎng)絡(luò)，它就可以使用，特點(diǎn)非常鮮明。你可以記錄任何不能在紙質(zhì)日歷上注明的地點(diǎn)、解釋說明，時間和細(xì)節(jié)。

9 寫出你的目標(biāo)

和項(xiàng)目一樣，寫出目標(biāo)也是十分重要的，光用頭腦記住是不利于完成目標(biāo)的。將目標(biāo)寫下來有幾個好處：

1. 讓目標(biāo)不被遺忘。

2. 給你動力去完成目標(biāo)。

3. 可以讓你有一些模糊的想法，并把它們變成具體的目標(biāo)。

我把我的目標(biāo)和項(xiàng)目都放在一個夾子里，而且我更喜歡用紙來寫下目標(biāo)是因?yàn)檫@樣更具體，更加切實(shí)可行。拿著一個親手寫下的目標(biāo)如同拿著對自己許下的一份契約。

當(dāng)你完成了哪一個目標(biāo)，可以在紙上對照著看，然后把它放入夾子的另外一個地方。已經(jīng)完成的目標(biāo)會帶給你巨大的動力，快速瀏覽它們會讓你有信心完成更多的目標(biāo)。但是在那之前，得先把目標(biāo)寫下來才行！

10 分支法

我的組織哲學(xué)是分支法。我相信人無法提前設(shè)計一個完美的組織系統(tǒng)。人的生活在變，信息的種類和設(shè)定的目標(biāo)也隨之變化。與其尋找“完美的”系統(tǒng)，不如建立一個能隨時適應(yīng)新變化的系統(tǒng)。

分支法就是這樣一個系統(tǒng)。有了它，你要定期檢查你的組織系統(tǒng)。檢查的時候注意這幾件事情：

1. 有沒有哪些類別里面包含了太多東西？如果有，把它分成小的類別。

2. 有沒有哪些類別沒有用過？把它歸入一個相關(guān)的類。不過，如果這個類別經(jīng)常需要檢查（待辦事項(xiàng)、日歷、文件），加進(jìn)去太多東西有點(diǎn)危險。

3. 有沒有可以建立的新類別？如果你有新的工作，你可以建立一些以前沒有的類別。單獨(dú)分開它們，避免跟已有的系統(tǒng)混在一起。

11 通信記錄

通信記錄是你的組織系統(tǒng)中一個可額外增加的可選擇類別。我說它可選擇是因?yàn)橛行┤瞬⒉恍枰阂粋€學(xué)生可能不會保存過去幾個月的郵件來往記錄，但一個電話銷售和售后服務(wù)員就會這樣做。

基本的通信記錄格式是把你聯(lián)系的每個人或組織的通信信息分別寫在一張紙上，可以按照日期、時間、聯(lián)系方法、聯(lián)系人姓名和通信內(nèi)容分成不同的列。你在任何時候與記錄上的某一個人談話，都可以在指定的表格里記下信息。

通信記錄有用，是因?yàn)椋?/p>

1. 看你的承諾是否實(shí)現(xiàn)。你在做曾經(jīng)許諾要做的事情嗎？

2. 查看聯(lián)系的時間。還在等回復(fù)？你可以看一下你的通信記錄，找找上一次聯(lián)系的日期來判斷是否要再發(fā)一封郵件。

3. 把通信記錄歸入你的組織系統(tǒng)。它會提醒你上面的任何新信息都可以歸入你的任務(wù)和活動列表中。12 做你承諾過的事

這條建議包含了許多保持條理性的步驟。我猜至少60%保證做卻沒做到的事情都是因?yàn)橥浟?，而不是因?yàn)樽霾坏?。比如有人問你件事，你忘記回?fù)了。他發(fā)了郵件給你，但那封郵件就躺在你的收件箱內(nèi)。

想要變得更可靠，第一步是記錄你的捕獲裝置上所有的話。如果有人跟你要什么，你首先應(yīng)該寫下來。在談話的時候，我不會讓任何行動進(jìn)入到我短期的記憶里面。對于這條規(guī)則，我唯一的經(jīng)驗(yàn)就是把這個條目直接歸入我的任務(wù)、活動或項(xiàng)目類別里。

下一步就是保證一些模糊不清的條目可以歸入你的周和日目標(biāo)中。假設(shè)你答應(yīng)給某人發(fā)一個報告，但并沒有說明具體的時間。那么你應(yīng)該給自己設(shè)一個時間線來完成這件事，把它加進(jìn)你的日目標(biāo)、周目標(biāo)或是日歷里。這樣你就能夠保證它最終出現(xiàn)在你最新的任務(wù)列表中。如果你的系統(tǒng)沒有這個功能，那這件事情很容易無限拖延下去。在跟你共事的人眼中，經(jīng)常性的拖延可是像不守信用一樣糟糕。

13 整齊VS有條理

整齊和有條理還是有一些差別的。當(dāng)你的書桌非常雜亂的時候，你可以讓它變得干凈整潔。而有條理并不是該表面現(xiàn)象，它該是一個讓你找到東西和儲存東西都變得容易的系統(tǒng)。

你也許還記得小時候的這些片段：父母讓你清理房間，然后你就開始打掃床下的所有東西。房間看起來干凈了，但并沒有條理。成年人也很容易陷入這個陷阱之中，盡管你并不是清掃文件柜底下的雜物，而是單純的整理。但條理性是一個系統(tǒng)。這就意味著要想有條理，你可以：

1. 把新的東西放在該放的地方。包括無形的東西，比如任務(wù)和重要的信息。

2. 找到你需要的東西不能花費(fèi)太長時間?；◣仔r找一個東西就是沒有條理性的標(biāo)志。

14 閱讀筆記

怎么整理你學(xué)到的東西？對大學(xué)生來說，他們可能已經(jīng)有了一套做筆記和劃重點(diǎn)的系統(tǒng)。一旦畢業(yè)，你怎樣讓你得到的知識和想法顯著和突出呢？

我發(fā)現(xiàn)，在閱讀的時候，用活頁夾來記筆記是一個有用的方法。這樣可以在讀一本書時記錄一些好的思想、語句和有趣的信息。雖然不需要考試，記筆記看起來有些呆板，但用筆記本從幾個方面來說都是有用的：

1. 它幫助你抓住一本書的核心思想。如果你想回頭去看這本書，找出關(guān)鍵信息，你只需瀏覽2～4頁筆記，而不是200～400頁的書。

2. 它比書頁折角和畫下劃線快。在書上做筆記是很快的，但事后你想查看起來就慢得多了。在筆記本上記錄可以讓你更快地回憶書上內(nèi)容。

3. 你的記憶不是完美的。我發(fā)現(xiàn)，一本書上的知識只能在我的頭腦中活躍一個月左右。筆記本卻可以充當(dāng)一個恢復(fù)記憶的工具。

15 數(shù)字條理性

讓你的硬盤有條理，有很多種方法。盡管網(wǎng)上有很多文章介紹了一個又一個系統(tǒng)，但它們的原則是一樣的：給每個東西一個放置的地方，定期維護(hù)，并尋找變化。

數(shù)字文件保存起來有幾點(diǎn)需要留心：

1. 數(shù)字存儲幾乎是無限的。隨著硬盤的費(fèi)用越來越便宜，刪除什么東西變得毫無壓力。但新舊文件混在一起的時候，就會令人付出不小的代價。我建議定期清理不需要的文件，并且把檔案和常用文件分開。

2. 分支非常容易。數(shù)字文件根據(jù)用途來拆分和合并文件夾是十分容易的。當(dāng)你開始注意到一個文件夾特別雜亂的時候，把它分成幾個不同的文件夾。如果一個文件夾很少被用到，請把它和另外一個合并。記住，清除不用的文件，否則你的文件夾將會不受控制地分下去。

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