作者：湯良杰(顯令) 阿里開發(fā)者

阿里妹導(dǎo)讀

忙忙碌碌一天下來工作效率大大折扣，時間都不知道花到哪里了。相信很多人都存在這個困惑，做一件事時想到另外一件事或者被其他事情打亂節(jié)奏，如果你也存在這種情況建議精讀這篇文章，一定會對你有所幫助。

導(dǎo)讀

“工作會自動膨脹，直到占據(jù)你所有的時間”。在快節(jié)奏的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)中，作為知識型工作者，我們每個人手上都堆積著大量的事件要處理：

• 業(yè)務(wù)需求：需求評審、系分評審、項目測試、代碼CR、發(fā)布回歸；
• 基礎(chǔ)建設(shè)：環(huán)境建設(shè)、工具建設(shè)、數(shù)據(jù)建設(shè)、自動化用例建設(shè)；
• 組內(nèi)工作：答疑、授教、會議、外部支撐；
• 其他事項：突然事情、老板的事情、自己萌發(fā)想做的事情等等；

忙忙碌碌一天下來工作效率大大折扣，時間都不知道花到哪里了。相信很多人都存在這個困惑，做一件事時想到另外一件事或者被其他事情打亂節(jié)奏，如果你也存在這種情況建議精讀這篇文章，一定會對你有所幫助。

“混亂不是問題，關(guān)鍵在于需要多久時間才能發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在的相關(guān)性”。今天分享的這本時間管理秘籍《搞定》就是幫助我們解決時間混亂問題。這里面提到的方法，剛開始我是模仿著做，現(xiàn)在經(jīng)過兩年的沉淀已經(jīng)變成了我的一個工作習(xí)慣和工作方式，這對我理清工作、提高工作效率非常有幫助。

時間管理的三大誤區(qū)：

• 不可能把5分鐘變成6分鐘；
• 不可能管理大量的信息，過量的信息只會被遺忘或忽視；
• 不可能管理事務(wù)的優(yōu)先級，因為事務(wù)是否優(yōu)先完全是你的主管決定；

學(xué)習(xí)時間管理，首先我們要建立好自己的預(yù)期值，如果一開始預(yù)期就錯了，時間也就白費了。不要指望通過時間管理實現(xiàn)用5天的時間做完6人日的活，這意味著我們對時間管理的目標(biāo)應(yīng)該是極大可能提升時間利用效率。

之前看到“時間密度”這個詞，它說得是通過降低時間密度來提升時間利用效率，越成功的人時間密度越小。舉一個常見的例子：我們找同學(xué)幫忙看個問題，A同學(xué)說今天晚點給你看下（時間密度為天，時間的安排以天為單位），B同學(xué)說下午3點給你看下（時間密度為小時）。我們細(xì)品下A、B兩位同學(xué)對時間的掌控力，這表現(xiàn)了B同學(xué)對時間的精打細(xì)算（并不絕對，大家理解意思即可）。對時間越“精打細(xì)算”，你的時間利用效率就會越高。通過對這本書的學(xué)習(xí)，它也教會我了如何掌控好自己的時間，畢竟人的一生只有300個100天。

GTD概述

GTD是英文“Geting Things Done”的縮寫，它已經(jīng)成為時間管理領(lǐng)域的一個專有名詞。這本書提供了一個新思維方式：時間管理不是不斷壓縮，而是管理內(nèi)心的焦慮和精神負(fù)擔(dān)。

GTD核心理論是通過外部工具解除精神負(fù)擔(dān)，保持大腦的輕松愉快。備忘錄、時間表、日程表、工作計劃進(jìn)行時間管理的根本目的是通過外在工具和技術(shù)，將那些讓你心煩意亂的工作安排從大腦的移除出去，保持大腦的輕松愉快，以良好的狀態(tài)面對一項項的工作計劃。

我認(rèn)可GTD的理論，在于我感覺圍繞時間的話題最終都能指向這個源頭：

• 番茄時鐘法。它的工作方法是25分鐘一個循環(huán)，將事情進(jìn)行拆解，20分鐘內(nèi)專心解決一件事再休息5分鐘。本質(zhì)上還是讓大腦在20分鐘內(nèi)不要有其他負(fù)擔(dān)。
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• 心流狀態(tài)。每個人都應(yīng)該有過這個狀態(tài)，在這種狀態(tài)下我們會感覺時間不知不覺就不夠用了，我們的大腦高度集中，以至于我們寫出來的文檔、開發(fā)出來的代碼都格外的好。達(dá)到心流狀態(tài)就是最高工作效率的體現(xiàn)，它一定是要大腦高度集中，排除其他一切雜亂思想。
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• 工作心煩意亂的根因。其實我們往往焦慮不是來源于事情多。即使事情再多，如果我們每天能專心做幾件事我們不會感到煩躁。正在焦慮的來源于在我們干一件事情的時候，往往想著還有其他事情，或者突然被其他事情打斷，打破了自己的“承諾”而感到焦慮。

GTD提供了它自己的一套方法，幫助我們解除精神負(fù)擔(dān)。例如「橫向管理工作流程的5個步驟」、「縱向管理項目的5個階段」。我不會詳細(xì)介紹每個詳細(xì)方法的概述，我會更多通過自己的實踐來表述我對GTD的理解，感興趣大家可以找這本書來仔細(xì)閱讀下。我從GTD中學(xué)到的最重要的工作方式在于下面兩點：

• 昨天的工作任務(wù)一定要按計劃完成，除了那些自己不能控制的特殊情況以外，不應(yīng)該留下尾巴。
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• 將今天的任務(wù)整理的工作計劃中，特別注意的是一定要清晰、明確、具備結(jié)構(gòu)性。
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這兩個工作方式本身是有難度的，一方我們總會給自己設(shè)定各種要做的事情，另外一方面每天就是存在一些事情過來干擾到你的計劃。接下來我將把自己的實際經(jīng)驗分享給大家。

兩年經(jīng)驗分享

1. 安排好自己每天的時間

做時間的主人，妥善安排好自己的時間。這不需要我們額外投入過多的精力，可能1分鐘或5分鐘就能收到意想不到的效果。以我自己來說，每天到公司，我一般不會立即投入到具體的細(xì)節(jié)事情，而是會用3分鐘先收集下大大小小的事情，做好一天的工作規(guī)劃。這里說的大大小小的事情包含所有的事情，例如具體的項目（進(jìn)行中的、未來的）、團(tuán)隊事項、技術(shù)專項、今天的想法、私人的事情等等。我自己的收集事件的原則有兩個 ：

• 原則一：事無巨細(xì)。將所有的事情從大腦中清除干凈，確保自己在做某件事情的時候大腦是輕松愉快的專注在一件事情上；
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• 原則二：表達(dá)清晰。整出來的事情要按照一定的結(jié)構(gòu)歸納整理，要能達(dá)到看到這些事情就知道自己要做哪些事情，不要再給自己多余思考的機會，如果自己還要思考就是給大腦徒增煩惱。
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首先，我會設(shè)置自己的事件池，只要是事情都會“扔在這里”，將它們從大腦的清除（如下圖所示）。

其次，每周一我會把事件池中的事項依據(jù)優(yōu)先級、重要程度、投入工作量綜合考量設(shè)定本周的工作規(guī)劃。具體到每一天要做什么的時候就不再關(guān)注事件池，而關(guān)注更小范圍周目標(biāo)。

最后，每天我會根據(jù)優(yōu)先級設(shè)置好今天要做的事情，通常我設(shè)置的事項會比較多，但是我自己會有一個預(yù)期，不會強制自己全部處理完成。如何設(shè)定工作事項的優(yōu)先級，我有自己的三個原則：

• 原則一：今日明確的事件優(yōu)先固定下來（例如會議），然后再合理規(guī)劃自己的時間分配。例如下午3點-4點有個會議，那我會將一個大概1小時內(nèi)能辦成的事情放到下午2點-3點；
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• 原則二：將30分鐘內(nèi)能完成的事情優(yōu)先級提前。個人實踐證明當(dāng)清單上完成的事情越多，我會越有滿足感，感覺自己收獲滿滿，這會帶來工作的熱情最終會轉(zhuǎn)化成工作效率；
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• 原則三：最高效的時間段留給最難解決的事情上。例如我晚上的專注度比較高，我會把一些需要思考的事情留到晚上來執(zhí)行。

經(jīng)過這樣的整理，大家會發(fā)現(xiàn)對于我來說，我不需要在腦子中時常記著我還有哪些事情要做，這么多要做的事情先做哪個再做哪個。我腦子很清晰，今天就干這幾件事情，按照上面的優(yōu)先級來完成就行。

2. 如何應(yīng)對臨時插入的事情

今天規(guī)劃要完成的事情，往往不如我們所愿，因為我們肯定會被臨時的事情干擾。針對臨時過來的事情，我一般也會有三個處理原則：

• 原則一：將手頭的事情完成到一個能快速拉起的狀態(tài)。例如：在擼代碼的過程中，老板的臨時任務(wù)安排過來了，此時最好是花幾分鐘能將你的代碼邏輯寫到一個可以快速恢復(fù)的狀態(tài)。等下次重新進(jìn)入到這項工作時，不要在重新回顧。有點像CPU上下文切換，只有切換足夠快性能才夠足夠好。要想快速切換，就要把一件事情完成到一個可隨時切換的場景。這里需要有意識的去做，這個也并不是說讓老板再等10分鐘，經(jīng)常我自己的切換可能在1分鐘內(nèi)就能完成。
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• 原則二：兩分鐘內(nèi)能解決的事情盡量處理，不拖拉。2分鐘能完成的事情如果不及時清理，會一直留在你腦子中揮之不去，及時清理有助于大腦輕松愉快。
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• 原則三：識別重要程度分優(yōu)先級。非重要的事情我不會安排到今天執(zhí)行，但這個事情產(chǎn)生了我會把它扔到事件池中或者周目標(biāo)中，然后今天不再管。這么做的好處在于，我不會再突然某個時刻去想我還有這個事情需要去做，明天要什么時候做，保持大腦的清潔、等到第二天再來重新規(guī)劃事情優(yōu)先級。

3. 應(yīng)對焦慮之源

做好了時間的規(guī)劃和突發(fā)事件的應(yīng)對，我們還沒法做到“心如止水”。因為總會存在一些困難的事務(wù)需要大量的時間和精力去應(yīng)對。大腦本來就不想多思考，所以很多情況下我們都會拖到最后一刻來處理，這是大腦的本能。GTD中闡述了真正讓我們焦慮的是我們?yōu)闊o法按照預(yù)期完成交付而感覺焦慮，仔細(xì)想想確實是這樣的。這樣的事情出現(xiàn)1、2件，這些事情一直會縈繞在我們的腦海中揮之不去。我們會感覺到時間不夠用了，感到焦慮了。事情處理完成后，我們又會感到無比輕松。針對這種費腦子的事情，結(jié)合GTD的方法，我總結(jié)了三點跟大家分享：

• 全局時間規(guī)劃：還是之前說的，往往我們不是處理一件事。如果只有一件費腦子的事情，我們專心完成就行了，可能也不會焦慮?，F(xiàn)實的情況是費腦子的事情需要一段長時間不被打擾的時間段進(jìn)行處理，同時又有其他事務(wù)進(jìn)行干擾。所以我們要學(xué)會做全局時間的規(guī)劃，對費腦子的事情作出合理的“時間承諾”。例如我對自己承諾周三下午到晚上完成這篇文章。周三之前我應(yīng)該清理其他阻塞我承諾的其他事務(wù)，同時在周三之前我不會在腦海中突然再想起寫文章這件事。如果期間出現(xiàn)了突發(fā)事件，就按照第二點中的按照優(yōu)先級、重要程度、時間消耗重新規(guī)劃。
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• 復(fù)雜事情拆解：還有一種費腦子的事情可能是個長達(dá)數(shù)日才能完成，如果我們腦中一直想著方案、規(guī)劃、進(jìn)展、風(fēng)險會非常的痛苦，我一般會把復(fù)雜的事情進(jìn)行拆解。例如一個大的功能開發(fā)，我會拆解到每個細(xì)節(jié)點，然后分配到每周目標(biāo)去完成，大事務(wù)切割、化繁為簡。
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• 及時復(fù)盤清理：清理是GTD的關(guān)鍵詞，將一切需要思考的事情清理出我們的大腦。一件復(fù)雜的事情需要及時復(fù)盤清理，原來這件事情可能是西瓜大小，經(jīng)歷過一段時間處理后及時清理就變成了一個蘋果大小，復(fù)雜的事情也就變簡單了。

時間管理是一門很大的學(xué)科，GTD的時間管理方法最重要的技巧就是把一切事務(wù)趕出大腦，我認(rèn)為最重要的還是實踐，在實踐中逐漸找到自己的工作方式和習(xí)慣。趕快行動起來，開始就意味著成功了一半，希望這篇文章對大家有幫助！