項目啟動會通常在項目章程被批準(zhǔn)并發(fā)布，初步的項目管理計劃編寫完成后召開。參加會議的人員應(yīng)該包括項目經(jīng)理，已經(jīng)確認(rèn)將加入團(tuán)隊的成員，需要為該項目提供人員、物資、場地、環(huán)境等資源的部門負(fù)責(zé)人，簽發(fā)并批準(zhǔn)項目章程的高級領(lǐng)導(dǎo)等。

由于這個會議一般不會產(chǎn)生什么結(jié)論性的意見，也不涉及具體問題的討論與解決，因此被很多項目經(jīng)理認(rèn)為“形式大于內(nèi)容”而不予重視，或以時間緊張、人員召集困難等為理由拒絕召開。

項目啟動會真的是可有可無嗎?它的主要作用是什么?啟動會通常都包括哪些內(nèi)容呢?一般來說，會有項目章程和初步的項目管理計劃的宣讀，最初的核心團(tuán)隊成員彼此介紹(越來越多的項目都會涉及一個以上部門，跨部門的人員不一定都很熟悉)以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簡短講話。

單純從這些活動本身來看，確實“形式大于內(nèi)容”，但這個看似簡單的啟動會議，對接下來的項目活動開展卻能起到很好的促進(jìn)作用。

一方面，啟動會讓項目的主要相關(guān)方第一次集中在一起，有利于各相關(guān)方，包括團(tuán)隊成員對自身職責(zé)意識的加強：從現(xiàn)在開始，我將以項目支持者/執(zhí)行者的身份開始一項新的工作。這種對自身身份的理解，有助于確立項目角色和對應(yīng)工作的快速啟動。

另一方面，以面對面集中會議的方式宣讀項目章程，也是對項目經(jīng)理職權(quán)的有效確認(rèn)，有助于加強項目經(jīng)理權(quán)威的樹立，便于日后管理工作的開展。而公布初步的項目管理計劃，有利于團(tuán)隊、相關(guān)方對項目目標(biāo)的一致理解，增強團(tuán)隊信心。

為了讓項目啟動會能充分發(fā)揮“熱身、動員”的效果，應(yīng)該邀請具有一定權(quán)力、職位的高層領(lǐng)導(dǎo)參加，最好是與項目直接相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的簡短講話對鼓舞士氣、強化項目經(jīng)理權(quán)力、增強團(tuán)隊榮譽感將起到非常積極的促進(jìn)作用。

項目啟動會的時間不宜過長，因為內(nèi)容比較簡單，一般應(yīng)控制在半小時以內(nèi)。充分的前期準(zhǔn)備，包括會議時間、地點、參會人員的確定和通知、擬訂會議流程等活動，是會議取得良好效果的重要保證。

如果是為外部客戶提供產(chǎn)品、服務(wù)的項目，在方便的情況下也可以邀請客戶參加，或者在開完內(nèi)部啟動會后，將會議情況反饋給客戶相關(guān)接口人。

項目啟動會后，應(yīng)該輸出一份團(tuán)隊成員名錄，用于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)。當(dāng)前進(jìn)入名錄的，一般都是未來團(tuán)隊的核心成員，這個名錄將隨著團(tuán)隊的正式組建而不斷補充、更新。