項目管理者的管理能力修煉，歡迎訪問微微的博客。

 項目啟動大會如何正確開啟？

　　很多信息化項目在剛剛簽約后，客戶會主動要求召開一個啟動大會，以期引起企業(yè)內(nèi)部的重視。即使客戶不主動要求開啟動大會，項目經(jīng)理出于讓所有參與部門認識到項目的重要性，取得高管的支持的目的，也會努力爭取召開一次大規(guī)模的啟動大會。

　　大多數(shù)軟件公司售前介紹的實施方法中一般也會將啟動大會定為必要的步驟。國外軟件公司參與的信息化項目中，特別是在ERP項目中，召開啟動大會是必需的過程。

　　為什么一定要召開啟動大會呢?召開啟動大會是不是真的就降低了項目風(fēng)險?國內(nèi)軟件公司參考國外方法論，高調(diào)召開啟動大會是否合適?很多項目經(jīng)理對啟動大會并不很以為然，認為是走過場、走形式，并無實際意義的一個會議而已。其實不然。

　　第一節(jié) 為什么要開項目啟動大會

　　客戶和軟件供貨商對于召開啟動大會是有不同的內(nèi)在需求的。

　　對于軟件供貨商而言，由于很多項目在銷前階段主要是通過電子商務(wù)工作推動的，對客戶業(yè)務(wù)并沒有深入的了解，那么到了現(xiàn)場立即籌備召開啟動大會其實存在巨大風(fēng)險，因為實施團隊還沒有了解整個項目復(fù)雜程度，還難以表現(xiàn)出對項目的駕馭能力。

　　此時項目經(jīng)理一定要非常清楚，項目啟動大會在形式上是個里程碑，召開啟動大會的核心目標(biāo)是在姓名前期完成組建一個得到客戶各個層面認可的項目團隊，而且要約定好整個項目團隊(包括客戶內(nèi)部成員)之間溝通制度，并取得和各個業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)接口(界面)的認可。在啟動大會上，項目經(jīng)理代表整個團隊給客戶所有參與部門介紹整個項目團隊和工作方法，客戶權(quán)力部門表達對項目團隊和項目工作方式的法定認同。

　　項目啟動大會必須要傳達兩個重要信息，第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對項目的重視和支持，體現(xiàn)“一把手掛帥”，第二，向所有將接觸到項目的員工介紹雙方項目團隊和工作制度，樹立項目組成員的執(zhí)行權(quán)威，讓大家配合工作。

　　對客戶項目組而言，啟動大會應(yīng)該讓客戶項目組明確認識到高管對項目的支持、期望及考核壓力，同時將這些壓力和期望轉(zhuǎn)化為動力，促使客戶項目組也全心投入到項目實施工作中。

　　啟動大會也是對前期IT部門選型工作的認同，同時要讓客戶各個部門意識到自己未來工作中需要抽出精力配合進行信息化建設(shè)，甚至暗示信息化建設(shè)部分內(nèi)容將成為所有相關(guān)部門的考核內(nèi)容，以確保項目能夠順利進行。項目管理者聯(lián)盟

　　一個項目的開始階段最關(guān)鍵的工作不是明確項目目標(biāo)(項目的目標(biāo)可能在合同中已經(jīng)明確約定，也可能需要后期經(jīng)過調(diào)研明確)，而是建立團隊。好的團隊是一個項目成功的一半，沒有高質(zhì)量項目組成員，信息化項目往往不會很順利，因此必須在項目啟動初期多花時間找到合適的項目組成員。這是項目啟動階段最重要的工作。

　　項目經(jīng)理不要把組建項目組當(dāng)作是一次性可以解決的問題，要有隨時動態(tài)調(diào)整項目組成員的意識。

　　案例

　　軟件公司項目經(jīng)理小李開始負責(zé)一個新的企業(yè)信息化項目實施。該項目召開了隆重的啟動大會。啟動大會上，客戶單位高層領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言了，相關(guān)部門也都表態(tài)支持。客戶單位的IT部門也提出了對各業(yè)務(wù)部門的要求。小李和實施經(jīng)理小彭作為軟件供應(yīng)商項目組成員和大家一一認識。會后，客戶各自回部門做各自的業(yè)務(wù)，就等項目組來調(diào)研了。

　　點評

　　一般而言，項目組是指整個項目團隊，應(yīng)包括客戶項目組成員和軟件供應(yīng)商項目組成員。但實施的實際過程中，用戶單位甚至很多軟件公司項目經(jīng)理也常常將項目組默認為軟件供應(yīng)商項目組成員。

　　如果一個項目在啟動階段就沒有合適的客戶項目組成員參與，那么想在項目后期再拉用戶參與就太難了。有經(jīng)驗的項目經(jīng)理應(yīng)該一進入客戶企業(yè)就隨時注意溝通和交流，發(fā)現(xiàn)好的客戶人才一定要主動想辦法通過各種渠道請進來，充實到項目組。

　　第二節(jié) 什么時候開啟動大會

　　啟動大會看起來是個形式，但會議的成功與否對項目實施有巨大影響，企業(yè)(特別是IT部門)客觀上也歡迎這種場面宏大的形式，那么到底是不是每個項目都需要開啟動大會呢?

　　如果一個項目合同金額足夠大，不用提醒，客戶自己都會認真組織、布置、召開啟動大會，大家都可以感受到客戶對項目重視程度和按進度要求完成的壓力。對于很多上國外零售系統(tǒng)的企業(yè)，花費的資金絕對夠得上讓高管關(guān)注，或者獲得的知名度和影響力也足可以讓高管參與。

　　但是在以下幾種情況下，可考慮不開啟動大會，或者當(dāng)項目實施到一定程度時再召開啟動大會。

　　◆弱勢軟件公司簽下了嚴重過度承諾的合同

　　國內(nèi)軟件公司絕大部分都是弱勢公司，即使是一些產(chǎn)值很高的公司都不見得比國外一個小公司的產(chǎn)品有影響力。

　　弱勢公司為了擊敗強勢公司，往往會用較低項目金額承諾一些定制開發(fā)。而強勢公司完全可以要求客戶按照其產(chǎn)品進行業(yè)務(wù)流程重組，盡管很多時候依據(jù)國內(nèi)外咨詢公司建立的新流程也未必高明和實用，實施效果也未必好。

　　這種過度承諾的項目從實施角度來看風(fēng)險很大，很可能在項目啟動后很長一段時間內(nèi)軟件供貨商都很難拿出合適的產(chǎn)品到現(xiàn)場實施。此時，必須低調(diào)處理項目啟動大會，甚至?xí)簳r不召開啟動大會，在項目找到可實施路徑的時候再召開啟動大會更合理。

　　◆金額很小的項目可不召開啟動大會

　　有的客戶雖然簽訂了一個復(fù)雜的合同，但投入的費用其實很不合理，供貨商出于種種原因還是簽訂了合同，此時指望供貨商提供強大的實施資源不太現(xiàn)實，因此項目經(jīng)理盡可能不要擴大項目影響，這樣可以在合理條件下盡量調(diào)整項目邊界，使之可以達到可承受的成本范圍內(nèi)。

　　如果召開一個高調(diào)的啟動大會，客戶主管領(lǐng)導(dǎo)可能又號召大家動腦筋、提建議，發(fā)動面越廣，項目需求越可能控制不住，此時高調(diào)的啟動大會不但不能幫助項目順利啟動，反而很可能造成項目走不下去，客戶的投入全部報廢的后果。項目經(jīng)理博客

　　在這種情況下項目經(jīng)理完全可以和客戶溝通，低調(diào)起步，取得一些成績，得到客戶各方面認同項目目標(biāo)后，適當(dāng)追加費用，把項目順利完成。在這種情況下，低調(diào)反而是對項目的一種自我保護，會屏蔽掉很多不必要的干擾，也是對企業(yè)負責(zé)的態(tài)度。

　　◆工具化，產(chǎn)品化的項目可不召開啟動大會

　　現(xiàn)在實施三維設(shè)計軟件的企業(yè)很多，花費達到幾十萬的也不少，很多時候遠遠超過供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的投入，這里不討論這種投入比例是否合適，但一個奇怪的現(xiàn)象就是，很多企業(yè)并不為這些花費不小的項目開啟動大會。

　　原因很簡單，工具型培訓(xùn)掌握的軟件是沒有實施風(fēng)險的，業(yè)務(wù)部門很清楚掌握這些工具對業(yè)務(wù)和個人的好處，會比較自覺按領(lǐng)導(dǎo)要求去接受培訓(xùn)，在截止日期之前掌握軟件，根本就沒有召開啟動大會發(fā)動全員重視的必要。轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟

　　同樣如果我們應(yīng)用的是非常成熟的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)模塊，也可以快速調(diào)研、快速安裝、快速培訓(xùn)、快速見效，那么也不需要召開啟動大會，最多只需要召開一個推廣大會，業(yè)務(wù)部門強化培訓(xùn)一段時間即可。

　　◆具備良好信息化實施經(jīng)驗和管理規(guī)范的企業(yè)不需要啟動大會

　　如果客戶的信息化工作已經(jīng)成為一項日常工作，已經(jīng)具備大量信息化項目實施經(jīng)驗，有良好的實施團隊，信息化已經(jīng)成為每個部門標(biāo)準(zhǔn)工具和日常流程中一部分的時候，再上一個新項目就不需要啟動大會這種形式了。轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟

　　◆經(jīng)過充分磨合的用戶可不召開啟動大會

　　有的項目是老用戶追加，再增加比較大的投入合作新項目，和軟件供貨商隊伍磨合已經(jīng)完成，新項目只是擴大應(yīng)用深度，可以看作是歷史項目不斷的深入，此時也可不召開啟動大會。不過在新項目業(yè)務(wù)流程驗證完成后可以召開一個新項目上線動員大會。

　　◆無法擺平內(nèi)部關(guān)系的項目可暫不召開啟動大會

　　有的項目商務(wù)階段過于復(fù)雜，選型結(jié)束后客戶內(nèi)部仍然存在矛盾，此時如果立即召開啟動大會，很難快速化解矛盾各方，啟動大會必然就流于形式了。這種情況下項目啟動大會可以稍微緩一緩，創(chuàng)造出一些條件后再召開效果更好。

　　項目啟動大會既約束客戶，也約束軟件供貨商。客戶對供應(yīng)商項目組有合同約束手段，反過來軟件項目組也一定要讓客戶項目組受到內(nèi)部考核機制的約束，這樣雙方才能在啟動階段認識一致，同心同德完成項目實施。如果從啟動階段開始，客戶項目組就變成軟件供貨商的監(jiān)工;大部分時間用于檢查軟件供貨商的工作，指責(zé)他們進度的拖延，而不配合軟件供貨商調(diào)度資源、推動進度的話，那么這個項目失敗風(fēng)險就增加了。

　　在上節(jié)列舉的特定情況下，啟動大會可以不開或緩開的，那么絕大部分項目都是要召開啟動大會的。在客戶沒有這個意識和要求的情況下，項目經(jīng)理更要主動要求客戶配合召開啟動大會，而且要按照啟動大會實際目的來籌備。

　　啟動大會的召開要確定好會議形式、時機、參加人員和會議宣講內(nèi)容。一般有以下注意事項：

　　◆要正式、隆重

　　正式，體現(xiàn)在所有參加人員要接到正式會議通知，按客戶重要會議進行紀(jì)律考核，否則項目組就無法樹立權(quán)威。正式也體現(xiàn)在參加人員齊全。不一定要搞全廠大會，但涉及部門的分管領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)骨干一定要參與。會議如果要發(fā)布一些文檔，文檔下發(fā)程序也要正式。

　　◆要簡明

　　啟動大會有客戶的大量業(yè)務(wù)部門人員參加，在允許的時間范圍內(nèi)，整個項目啟動大會的節(jié)奏一定要明快簡潔。

　　啟動大會盡量避免討論一些需要溝通的業(yè)務(wù)問題，否則很容易造成會議議題發(fā)散，大家對會議印象不好，對整個項目也會失去信心。

　　◆要確保有高管參與

　　啟動大會就是項目經(jīng)理利用高管影響力，驅(qū)動項目節(jié)奏的武器，沒有高管的參與，就說明啟動大會不受重視。啟動大會時間必須協(xié)調(diào)好高管行程安排，確保高管能夠及時參與。特別重要的項目應(yīng)該確保雙方高管都能夠參與，以示重視。

　　◆要選擇時機

　　舉辦啟動大會的時機應(yīng)根據(jù)項目情況靈活設(shè)置。

　　如果在啟動大會上要介紹項目應(yīng)用后的效果，對各個層面有什么效益，什么時候可以見到成效，這些問題應(yīng)取決于對客戶業(yè)務(wù)的了解程度，完全可以在業(yè)務(wù)調(diào)研啟動后幾天內(nèi)進行。有時候也可以把啟動大會的時機安排在所有機器安裝完成后再考慮召開，也可以考慮在培訓(xùn)試用結(jié)束后召開。

　　所以，啟動大會作為是一種號召大家大面積快速參與項目的宣傳手段，不見得要在啟動時開，也不見得只開一次。

　　項目啟動大會召開后，項目團隊一定要利用這個時機安排一些需要大家強力配合的工作，爭取高管的直接支持和驅(qū)動。例如項目組成立不順，就必須趕緊找相關(guān)要害部門領(lǐng)導(dǎo)要資源，客戶對系統(tǒng)沒有認識的必須趕緊做啟蒙培訓(xùn)，需要進行業(yè)務(wù)調(diào)研的必須趕緊和各個部門約人、約時間配合，總之不能大會之后，半天看不到行動。否則，所有人都會認為項目啟動大會不過是個形式，項目配合度就很難保障了。

　　◆要開籌備會

　　開好項目啟動大會的關(guān)鍵是前期和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想，并讓高層意識到項目的價值和難度，以及讓領(lǐng)導(dǎo)清晰認識到如何支持項目，為今后項目的實施取得支持建立定期回饋管道。

　　因此，在召開啟動大會之前項目組應(yīng)該開一個籌備會，明確啟動大會召開的準(zhǔn)備事宜和各項細節(jié)，再分頭安排準(zhǔn)備。這個籌備會其實是項目團隊成員真正成為一個團隊的磨合過程，對項目經(jīng)理評估團隊能力和管理復(fù)雜程度非常重要，要充分利用。

　　◆要設(shè)計發(fā)言

　　在啟動大會上還要組織高管和項目經(jīng)理的發(fā)言。很多啟動大召開時客戶高管還不是特別了解項目系統(tǒng)是如何作用的，只是相信這個軟件蘊涵的理念是企業(yè)需要的，軟件供應(yīng)商項目經(jīng)理也不一定特別了解客戶企業(yè)工作流程，在介紹管理思路和實施周期都有不確定的感覺。所以高管發(fā)言講什么是雙方項目經(jīng)理溝通后可以根據(jù)實際情況向領(lǐng)導(dǎo)建議的，一般企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不缺乏在這種會議上發(fā)言的經(jīng)驗，倒是項目經(jīng)理往往會安排一個比較長的發(fā)言時間，講什么就很值得斟酌。

　　建議可以考慮講三個方面內(nèi)容：

　　如果項目團隊組建非常順利，項目管理制度非常完善，應(yīng)該重點宣講各個部門如何依據(jù)項目管理制度進行工作配合。

　　如果客戶項目還沒有進入狀態(tài)，團隊籌建還不順利，可以重點介紹軟件企業(yè)實施方法論，讓客戶知道什么階段需要他們配合做什么工作，哪些工作軟件商在現(xiàn)場做，哪些不在現(xiàn)場做，讓大家對整個工作套路有所認識，強調(diào)成立專門的實施團隊重要性。

　　如果客戶對太虛的東西不是很有興趣，而且供貨商對客戶情況有比較深入的了解，可以重點介紹在其他企業(yè)實施過程中的經(jīng)驗，以及預(yù)期可以在我們這個項目取得的效益，引發(fā)大家對項目參與的興趣。

　　第四節(jié) 啟動人際合作

　　有經(jīng)驗的項目經(jīng)理在籌備啟動大會階段，就會重新依據(jù)商務(wù)人員的情報，重新分析客戶的組織結(jié)構(gòu)模型，弄清楚整個客戶企業(yè)人員之間微妙的關(guān)系，確定自己的盟友、合伙人和需要溝通、說服、爭取的對象，然后結(jié)合企業(yè)組織特點，小心而有效建立自己的專業(yè)人士形象。

　　在這個項目難得的“蜜月”期內(nèi)，項目經(jīng)理要想盡一切辦法和客戶項目關(guān)鍵人物建立私人友情，成為一種合作搭檔關(guān)系，而不能簡單停留在一般工作配合層面。項目實施過程中，有時候公事需要用私人感情尋求突破。

　　如果沒有交情，恐怕大部分項目的項目經(jīng)理遇到困難時就難以突破。所謂交情，也就是當(dāng)你在某些事情上遇到壓力時，有人和你一起承擔(dān)責(zé)任。獲得交情需要感情投入，在啟動階段，一個友善熱情積極的專業(yè)人士正是獲得這種交情的最佳時機。結(jié)交朋友的方法很多，在項目中，把企業(yè)看做資源、把用戶看做朋友的意識反而是最關(guān)鍵的。

　　有很多項目在經(jīng)過長期磨合后，苦盡甘來，最后項目經(jīng)理和用戶成為朋友。但是如果項目經(jīng)理一開始就有機會爭取用戶的好感甚至結(jié)成朋友，一起在項目中共同承擔(dān)責(zé)任和壓力，對項目將增加多么大的支持力量和成功希望!