《時(shí)間管理案例分析 一》發(fā)布之后，在讀者之中反應(yīng)非常的強(qiáng)烈，都覺(jué)得這樣的形式非常好，在此，GTDLife.cn非常感謝大家的支持，既然對(duì)彼此都有幫助，那我們就一起把它做到最好吧～

特別值得一提的是交流圈里的“童年柯睿”，他對(duì)案例做出了自己的分析：

GTDlife用案例的方式來(lái)和大家探討時(shí)間管理，覺(jué)得很棒；ella的案例也很具體而典型，謝謝；對(duì)案例發(fā)生者Ella的時(shí)間管理方式進(jìn)行前后對(duì)比，
還是可以發(fā)現(xiàn)不小的改善，很不錯(cuò)！

自己也學(xué)習(xí)，小結(jié)和發(fā)表看法一下：

1，Ella時(shí)間管理出現(xiàn)問(wèn)題，主要因?yàn)槿齻€(gè)方面的原因

第一，角色定位。他/她是supervisor，但開(kāi)始充當(dāng)了“保姆”的角色，食物大小巨細(xì)全攬，無(wú)分輕重。這無(wú)形中弱化了項(xiàng)目和任務(wù)產(chǎn)生的意義，并給
他/增加很多額外責(zé)任。-----這是Ella自己的問(wèn)題，但他/她很好的意識(shí)到了。而GTDLife.cn提出的四象限法，應(yīng)該是很有幫助的。

第二，對(duì)新環(huán)境的適應(yīng)。Ella提到他/她自己剛到團(tuán)隊(duì)，所以不管是工作方式也好，團(tuán)隊(duì)的管理也好，或者是和公司其他部門(mén)的相處協(xié)調(diào)等方面，應(yīng)該有很多
需要適應(yīng)的地方，一定時(shí)間內(nèi)感到混亂可能也正常----這需要一定的時(shí)間（可以從后面的改進(jìn)看出ella的適應(yīng)還是很快的）

第三，工作性質(zhì)（工作方式）與時(shí)間管理。正如Ella自己的描述，以及上面各位朋友的理解，ella的工作有兩個(gè)主要特點(diǎn)，一個(gè)是多個(gè)獨(dú)立案子同時(shí)進(jìn)
行，第二個(gè)是會(huì)涉及到大量的外部溝通協(xié)調(diào)，以及委派的工作----這種工作方式并不單一，而且外部不可控因素多，顯然對(duì)時(shí)間管理的技術(shù)要求更高。
上面的建議中，我覺(jué)得“委派清單”和“甘特圖”的建議不錯(cuò)。

延伸開(kāi)來(lái)，我的具體建議是：首先一定要形成自己處理案件的關(guān)鍵流程，然后才在這個(gè)流程下去利用甘特圖管控各項(xiàng)目時(shí)間（比如ella也提到要做一個(gè)進(jìn)度
表），并注意關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；其次，在“委派”方面，可以充分運(yùn)用GTD中的“場(chǎng)合”概念，對(duì)不同的案子中相似的委派類(lèi)別，建立相似任務(wù)的委派清單，便于你集
中處理和追蹤。只是處理和追蹤后，要記得還原到任務(wù)中去。---當(dāng)然，有合適的工具輔助，會(huì)方便很多，哈
------------------
借鑒ELLA自己改善的幾個(gè)點(diǎn)：
1，routine事件，放在固定時(shí)間處理（不只是staff交來(lái)的，也可以包括查看郵件一類(lèi)的）
2，staff的要求，分類(lèi)按需進(jìn)行
比如：有需要電話溝通來(lái)支持的，馬上操作（符合2分鐘原則）
有需要思考解決的，安排專(zhuān)門(mén)時(shí)間來(lái)溝通討論（而不是自己一個(gè)人提出解決辦法再反饋回去）

看來(lái)他從這次的案例分析中得到了更多的經(jīng)驗(yàn)值，呵呵。分析的過(guò)程就是成長(zhǎng)的過(guò)程，建議大家在看到案例時(shí)自己先做分析，并且寫(xiě)在紙上，然后再去看別人的分析，這樣比較容易能激發(fā)出自己的潛能，呵呵。

童年柯睿 提出的“一定要形成自己處理案件的關(guān)鍵流程”我非常的認(rèn)同，一般情況下我們每天遇到的大部分事情，其關(guān)鍵流程基本上是相似的。

比如說(shuō)，你是一個(gè)老師，那么你每天的關(guān)鍵流程可能就是：

• 備課
• 上課
• 跟蹤

雖然每個(gè)流程具體做的事情肯定是不相同的，但是這幾個(gè)環(huán)節(jié)是必不可少的，建立自己的關(guān)鍵流程有什么好處呢？

增強(qiáng)對(duì)整個(gè)過(guò)程的把握

拿我自己的實(shí)際情況舉例來(lái)說(shuō)，我是一個(gè)項(xiàng)目管理者，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)有項(xiàng)目申請(qǐng)、調(diào)研、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、完善文檔、推廣（小作坊，所以文檔在后面寫(xiě)，呵呵～見(jiàn)笑），整個(gè)過(guò)程實(shí)際上就是這樣的一條線（多個(gè)項(xiàng)目就是平行的多條線），每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)都是一個(gè)里程碑，我可以隨時(shí)與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通，把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、困難、預(yù)期等等，當(dāng)然，這些只是我“項(xiàng)目跟蹤”中的細(xì)分環(huán)節(jié)而已，屬于末梢，與“項(xiàng)目跟蹤”平級(jí)的還有“售后服務(wù)”、“資源協(xié)調(diào)”等等，這些就不再細(xì)說(shuō)，總之，如果你能將你每日工作的關(guān)鍵流程提煉出來(lái)的話，你就有了利用甘特圖等工具進(jìn)行管理的基礎(chǔ)。

建議使用bonsai，listpro之類(lèi)的大綱式軟件進(jìn)行樹(shù)形的分解。

方便量化，減少壓力

有一種壓力，來(lái)自于我們對(duì)任務(wù)的不可評(píng)估，這一點(diǎn)不知道大家是否認(rèn)同，不過(guò)如果你能提煉出自己的工作流程的話，你就可以對(duì)目前任務(wù)的完成度進(jìn)行一個(gè)量化的評(píng)估，在進(jìn)行有效評(píng)估之后，可以：

• 釋放壓力
• 調(diào)整任務(wù)的屬性，比如優(yōu)先級(jí)和重要程度
• 尋找下一個(gè)工作重點(diǎn)

比如說(shuō)，某個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)到了完善文檔的階段了，那么完成度基本在85%以上了，心中的大石基本上可以落地了，這時(shí)候壓力得到了釋放，同時(shí)，我也會(huì)根據(jù)這個(gè)結(jié)果來(lái)調(diào)整任務(wù)的屬性，比如說(shuō)，前段時(shí)間搞研發(fā)放棄了很多的休假以及社交，現(xiàn)在是不是可以適當(dāng)?shù)脑黾右恍┥缃换顒?dòng)呢？是不是可以按時(shí)下班了呢？

雖然我們以前也會(huì)模糊的認(rèn)識(shí)到：哦，到了寫(xiě)文檔的時(shí)候了，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，基本上后面沒(méi)什么事情了，可以放松了，但是如果你是在管理兩個(gè)或者三個(gè)項(xiàng)目呢？你會(huì)不會(huì)得上一種“強(qiáng)迫癥”，感覺(jué)好像沒(méi)有什么可忙的了，但是又不知道為什么，總覺(jué)得還有什么事兒沒(méi)做。

盡量的將你的工作任務(wù)量化和流程化，有利于釋放你的壓力。

幫助你形成習(xí)慣

大家知道這個(gè)世界上什么事情做起來(lái)最輕松自如嗎？答案是：習(xí)慣做的事。當(dāng)我們做一件我們?cè)缫蚜?xí)慣的事情時(shí)，就像是直接在內(nèi)存里運(yùn)算，速度將大大提升，比如說(shuō)你覺(jué)得早晨刷牙、洗臉、吃早飯累嗎？每天打開(kāi)電腦、打開(kāi)outlook、打開(kāi)firefox累嗎？（有些人說(shuō)，如果每天早晨起床也是我的習(xí)慣的話，那么為什么那么累呢？我只能說(shuō)：和起床相比，你更習(xí)慣睡覺(jué)。）一樣的道理，如果我們能給自己制定一個(gè)好的流程，形成習(xí)慣，那么工作起來(lái)也會(huì)輕松很多。

當(dāng)然，我們每天遇到的事情不會(huì)都在我們的預(yù)料之中，我們畢竟不是神仙，所以，一個(gè)良好的“例行工作流程”還需要和一個(gè)好的“臨時(shí)突發(fā)事件處理流程”結(jié)合起來(lái)使用。

例行工作流程+臨時(shí)突發(fā)事件處理流程=搞定90%的工作

關(guān)于臨時(shí)突發(fā)事件的處理流程，我以前有個(gè)流程圖，大家可以參考。