用PowerPoint演示動態(tài)數(shù)據(jù)透視圖

市場部要開一個關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)調(diào)查情況的會議，有關(guān)調(diào)查資料已經(jīng)準(zhǔn)備完畢，收集了大量的原始數(shù)據(jù)，存放在Excel工作簿中，如圖1所示。為了便于在會議中分析和展示數(shù)據(jù)，市場部的小孫整理了大量的Excel圖表，然后復(fù)制到PowerPoint演示文稿中。這一過程耗費(fèi)了很多時間。盡管小孫知道可以利用Excel數(shù)據(jù)透視圖表快速分析數(shù)據(jù)，但由于在PowerPoint中放映圖表時通常演示的都是靜態(tài)的圖表，大量的復(fù)制粘貼工作依然不可避免。

圖1 存放在Excel工作簿中的原始數(shù)據(jù)

其實(shí)，可以在PowerPoint中加入數(shù)據(jù)透視圖表，并且在放映幻燈片時，動態(tài)地控制同一圖表中顯示的內(nèi)容，靈活地顯示各種分析結(jié)果，就像在Excel中控制數(shù)據(jù)透視圖表一樣方便。
為了能實(shí)現(xiàn)這樣的功能，首先需要在Excel工作表中，選中待分析的數(shù)據(jù)區(qū)域，并在“名稱”框中輸入此區(qū)域的名稱，例如“調(diào)查結(jié)果”，并按【Enter】鍵確認(rèn)。如果不設(shè)置名稱，將無法在PowerPoint中調(diào)用此區(qū)域的數(shù)據(jù)。
在PowerPoint演示文稿中新建一張空白幻燈片。在菜單中選擇【視圖】|【工具欄】|【控件工具箱】命令，顯示“控件工具箱”工具欄，如圖2所示。在“控件工具箱”中單擊右下角的“其他控件”按鈕，顯示更多控件。選擇“Microsoft Office Chart 11.0”，這是一個數(shù)據(jù)透視圖控件（如果選擇“Microsoft Office PivotTable 11.0”，則選擇的是數(shù)據(jù)透視表控件，二者的用法類似）。

圖2 選擇“其他控件”中的內(nèi)容

在幻燈片中畫出控件，然后在控件上單擊右鍵，選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【命令和選項(xiàng)】命令，如圖3所示。這時將顯示對話框，如圖4所示，選擇“顯示/隱藏”選項(xiàng)卡，并選中所有的設(shè)置項(xiàng)，這些設(shè)置將允許在幻燈片放映時控制數(shù)據(jù)透視圖。

圖3 畫出控件并設(shè)置控件

圖4 設(shè)置可顯示和查看的內(nèi)容

設(shè)置完畢，再次在控件上單擊右鍵，并選擇【Microsoft Office Chart 11.0對象】|【編輯】命令，如圖3所示。這時將顯示對話框，如圖5所示。在這里可指定控件所對應(yīng)的數(shù)據(jù)來源。如果數(shù)據(jù)量不大，可以選中“在一張數(shù)據(jù)表中輸入的數(shù)據(jù)”，并立即輸入數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)已經(jīng)存放在Excel工作簿中，可選中“一個數(shù)據(jù)庫的表或查詢”。對于本例顯然要選擇后者。

圖5 選擇數(shù)據(jù)來源

單擊【連接】按鈕，顯示“數(shù)據(jù)明細(xì)”設(shè)置，如圖6所示。

圖6 數(shù)據(jù)明細(xì)

單擊【編輯】按鈕，顯示“選取數(shù)據(jù)源”對話框，如圖7所示。

圖7 選取或新建數(shù)據(jù)源

第一次設(shè)置數(shù)據(jù)源時，需單擊【新建源】按鈕。以后如果已經(jīng)設(shè)置過數(shù)據(jù)源，則只需選擇已保存的數(shù)據(jù)源文件（.odc）。單擊【新建源】按鈕后，顯示“數(shù)據(jù)連接向?qū)?#8221;對話框，如圖8所示。

圖8 選擇數(shù)據(jù)源類型

選擇“ODBC DSN”，并單擊【下一步】按鈕。顯示連接ODBC數(shù)據(jù)源設(shè)置，如圖9所示。

圖9 選擇ODBC數(shù)據(jù)源

選擇“Excel Files”，并單擊【下一步】按鈕。在所顯示的對話框中，選擇存放數(shù)據(jù)的Excel工作簿文件，如圖10所示。

圖10 選擇Excel工作簿文件

單擊【確定】后，將顯示出Excel工作簿中的名稱“調(diào)查結(jié)果”，該名稱對應(yīng)工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域。

圖11 選擇工作簿中的名稱

單擊【下一步】按鈕，為數(shù)據(jù)源起名并保存數(shù)據(jù)源文件，如圖12所示。

圖12 為數(shù)據(jù)源起名并保存數(shù)據(jù)源文件

單擊【完成】按鈕，返回到如圖7所示的對話框，并自動選中剛保存的數(shù)據(jù)源文件。此時單擊【打開】按鈕，即可返回到如圖6所示的對話框中。
在如圖6所示的對話框中單擊“類型”選項(xiàng)卡，可選擇圖表類型，如圖13所示。本例選擇柱形圖中的“簇狀柱形圖”。

圖13 選擇圖表類型

至此，幻燈片中的數(shù)據(jù)透視圖控件及其數(shù)據(jù)源設(shè)置已經(jīng)完成。在如圖13所示中單擊對話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束設(shè)置。

令人神往的圖表動態(tài)演示要在放映幻燈片時才能使用。第一次放映幻燈片時，圖表中將是空白的，此時進(jìn)行設(shè)置，即可在以后放映時立即顯示圖表。在頂端的工具欄中單擊“字段列表”按鈕，顯示圖表字段列表，如圖14所示。

圖14 顯示字段列表

現(xiàn)在，可以像在Excel中一樣，將待分析字段拖動到圖表當(dāng)中。

以下以各地區(qū)在不同調(diào)查時間內(nèi)的年齡段圖表為例進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

在如圖14所示的圖表中，將“地區(qū)”字段拖動到“將篩選字段拖至此處”標(biāo)識處，將“年齡”字段拖動到“將分類字段拖至此處”標(biāo)識處，將“調(diào)查日期”字段拖動到“將系列字段拖至此處”標(biāo)識處。最后，再次拖動“年齡”字段至中間圖表區(qū)域，這次是對“年齡”字段進(jìn)行統(tǒng)計計算。得到的圖表如圖15所示。

圖15 添加分析字段后的數(shù)據(jù)透視圖

這樣的圖表是不便于分析的，必須進(jìn)一步設(shè)置。

首先，圖表中的計算應(yīng)該用“年齡的計數(shù)”，而不是求和。在“年齡的和”上單擊右鍵，選擇【自動計算】|【計數(shù)】。

其次，年齡分類軸的坐標(biāo)是按每個年齡劃分的，應(yīng)改成按年齡段劃分。在“年齡”上單擊右鍵，選擇【命令和選項(xiàng)】命令，顯示對話框，如圖16所示，選擇“篩選和分組”選項(xiàng)卡。設(shè)置“項(xiàng)目分組依據(jù)”為“數(shù)值間隔”，設(shè)置“間隔”為10，“起始于”為10，表示每隔10歲分為1組，從10歲開始分組。關(guān)閉對話框后，分類軸的坐標(biāo)將發(fā)生改變。

圖16 對“年齡”分組

對于“調(diào)查日期”，同樣可以設(shè)置分組。如果不分組，將顯示每個日期的數(shù)據(jù)。現(xiàn)在希望對比各年的情況，因此可在“調(diào)查日期”上單擊右鍵，選擇【命令和選項(xiàng)】命令，顯示對話框，如圖17所示，選擇“篩選和分組”選項(xiàng)卡。在“項(xiàng)目分組依據(jù)”中可選擇“年”，將“間隔”中設(shè)置為1。

圖17 對“調(diào)查日期”分組

分組設(shè)置完畢，再在頂部工具欄中單擊“顯示/隱藏圖例”按鈕?，F(xiàn)在的數(shù)據(jù)透視圖變得非常漂亮了，如圖18所示。

圖18 設(shè)置完畢的數(shù)據(jù)透視圖

利用數(shù)據(jù)透視圖中的“地區(qū)”、“調(diào)查日期”和“年齡”按鈕，就能任意篩選和比較各種情況下的數(shù)據(jù)了，與在Excel中進(jìn)行分析完全一樣。例如，可以在“地區(qū)”中選擇“華北”，只顯示華北地區(qū)的年齡統(tǒng)計結(jié)果。
此外，還可以隨時調(diào)整圖表中顯示的內(nèi)容。例如，如果年齡分析結(jié)束后，要分析性別，可在如圖18所示的圖表中，將“年齡”拖動到圖表之外，這樣即可從圖表中刪除這一字段。再從“字段列表”中，將“性別”字段拖動到分類字段位置處，即可立即得到性別的統(tǒng)計圖表，如圖19所示。

利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視圖表的動態(tài)分析。更重要的是，這是在放映幻燈片時，在幻燈片中進(jìn)行的動態(tài)數(shù)據(jù)分析。在幻燈片中加入數(shù)據(jù)透視圖表控件，大大減輕了圖表準(zhǔn)備的工作量，并使得內(nèi)容的演示更為生動精彩。

圖19 改變圖表中的分析字段