造血篇副標(biāo)題：增效是唯一的 “活路”—— 讓每一分投入，長(zhǎng)出利潤(rùn)的翅膀

導(dǎo)讀：上回寫 “止血篇”之后，有個(gè)做機(jī)械加工的張老板說(shuō)：“馬老師，您說(shuō)的'無(wú)腦砍成本’太戳心了！我們?nèi)ツ臧鸭夹g(shù)部的檢測(cè)設(shè)備預(yù)算砍了，結(jié)果一批零件沒(méi)測(cè)準(zhǔn)，發(fā)出去全退了，賠了八十多萬(wàn)。” 還有個(gè)開(kāi)電商公司的李總問(wèn)：“血是止住了，可公司還是沒(méi)活力，員工天天打卡混日子，訂單也上不來(lái)，這該咋辦？”

其實(shí)這倆老板的困惑，是我干了 40 年財(cái)務(wù)見(jiàn)得最多的問(wèn)題。止血就像給失血的人輸急救血，能保住命，但要想讓他站起來(lái)走路、扛事兒，還得靠自身的造血功能。今天咱們就聊聊降本增效的第二重境界 —— 造血，也就是怎么通過(guò) “增效”，讓企業(yè)每一分投入都長(zhǎng)出利潤(rùn)的翅膀。

我從業(yè)近40年，見(jiàn)過(guò)最慘的，是那種把 “省錢” 當(dāng)圣旨的公司，最后省得連業(yè)務(wù)都沒(méi)了；也見(jiàn)過(guò)最牛的，是靠效率翻盤的企業(yè)，比如 2008 年金融危機(jī)那陣，有家做汽車配件的小廠，沒(méi)砍一分錢核心成本，反而靠?jī)?yōu)化流程把效率提了 30%，最后不僅活下來(lái)了，還成了比亞迪的供應(yīng)商。

所以今天我想跟大家說(shuō)的話：省錢省不出偉大的企業(yè)，真正的利潤(rùn)是 “效” 出來(lái)的。 你把 1 塊錢花出 2 塊錢的價(jià)值，比把 10 塊錢砍成 8 塊錢，要厲害得多。這會(huì)咱們自己家庭過(guò)日子是一個(gè)道理。

一、你可能不知道，公司里藏著 “會(huì)呼吸的成本黑洞”

上回咱們聊過(guò) “無(wú)效成本”，比如冗余的流程、過(guò)剩的庫(kù)存。但今天我要跟你說(shuō)個(gè)更可怕的“沉睡成本”，也就是那些沒(méi)被充分利用的資源，尤其是人的時(shí)間和能力。這東西就像個(gè)會(huì)呼吸的黑洞，每天都在吞你的錢，你還不一定能看見(jiàn)。

我給你算筆實(shí)實(shí)在在的賬，你就明白了。

假設(shè)你公司有個(gè)月薪 1 萬(wàn)的員工，別覺(jué)得 1 萬(wàn)不多，算上社保、公積金、辦公位租金、水電、電腦損耗，公司實(shí)際承擔(dān)的成本至少是 1.4 萬(wàn) / 月，一年就是 16.8 萬(wàn)。

現(xiàn)在你去觀察他一天的工作：

1. 早上 9 點(diǎn)到公司，先刷 20 分鐘新聞，回復(fù) 10 分鐘私人消息；

2. 9 點(diǎn)半開(kāi)始工作，剛寫了半小時(shí)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)讓他去幫忙搬辦公用品，耽誤 20 分鐘；

3. 10 點(diǎn)半回來(lái)繼續(xù)寫，沒(méi)寫兩句，行政發(fā)通知要填員工信息表，又花了 15 分鐘；

4. 中午吃飯加休息 1.5 小時(shí)，下午 1 點(diǎn)半上班；

5. 2 點(diǎn)要開(kāi)部門例會(huì)，本來(lái)半小時(shí)能說(shuō)完的事，扯了 1 小時(shí) 20 分鐘，還沒(méi)出結(jié)果；

6. 3 點(diǎn)半終于能專心干活了，結(jié)果財(cái)務(wù)說(shuō)報(bào)銷單填錯(cuò)了，得回去改，又折騰 40 分鐘；

7. 4 點(diǎn)半開(kāi)始做明天要用的 PPT，模板不對(duì)，找行政要模板、調(diào)整格式，花了 1 小時(shí)；

8. 5 點(diǎn)半下班，一天下來(lái)，真正專注干活的時(shí)間可能還不到 4 小時(shí)。

你算一算，他每天有 2 小時(shí)在做 “無(wú)效工作”，占總工作時(shí)間的 25%。那公司一年花在他身上的 16.8 萬(wàn)里，有 4.2 萬(wàn)是白花的，沒(méi)產(chǎn)生任何價(jià)值，沒(méi)帶來(lái)任何訂單，沒(méi)優(yōu)化任何流程。

要是你公司有 50 個(gè)這樣的員工，一年就是 210 萬(wàn)的 “沉睡成本”；100 個(gè)員工，就是 420 萬(wàn)。這還只是明面上的錢，暗地里的損失更嚇人：

1. 一個(gè)本來(lái)能研發(fā)出新產(chǎn)品的工程師，因?yàn)樘焯熳鲭s事，新產(chǎn)品晚上市 3 個(gè)月，被競(jìng)品搶了先機(jī)，損失的市場(chǎng)份額可能值幾百萬(wàn)；

2. 一個(gè)本來(lái)能談下大客戶的銷售，因?yàn)樘焯焯顖?bào)表、開(kāi)無(wú)效會(huì)議，客戶被對(duì)手挖走，損失的年訂單可能值上千萬(wàn)；

3. 一個(gè)本來(lái)能優(yōu)化生產(chǎn)工藝的車間主任，因?yàn)樘焯焯幚砹鞒碳m紛，工藝沒(méi)優(yōu)化，產(chǎn)品合格率低了 5%，一年多浪費(fèi)的原材料就值幾十萬(wàn)。

你看，這些 “沉睡成本” 才是公司最貴的成本。你以為你在省錢，其實(shí)是在浪費(fèi)十倍、百倍的價(jià)值。

我還記得 2015 年，我?guī)鸵患易鲭娮釉墓咀鲎稍?。他們老板跟我抱怨：“馬老師，我們公司利潤(rùn)越來(lái)越薄，想降本又不敢砍人，咋辦？” 我去他們車間轉(zhuǎn)了一圈，發(fā)現(xiàn)一個(gè)很有意思的現(xiàn)象：車間里有 5 個(gè)技術(shù)員，每天要花 2 小時(shí)去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)物料，還要花 1 小時(shí)填寫領(lǐng)用單，再花半小時(shí)找領(lǐng)導(dǎo)簽字。

我跟老板說(shuō)：“你這 5 個(gè)技術(shù)員，月薪都是 8000，一年工資加成本就是 56 萬(wàn)。他們每天 3.5 小時(shí)做雜事，一年就是 4.48 萬(wàn) / 人的無(wú)效成本，5 個(gè)人就是 22.4 萬(wàn)。更重要的是，他們省下來(lái)的 3.5 小時(shí)，如果用來(lái)優(yōu)化生產(chǎn)流程，把產(chǎn)品合格率從 92% 提到 95%，一年能多賺多少錢？”

后來(lái)老板聽(tīng)了我的建議，招了 2 個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理員，專門負(fù)責(zé)物料發(fā)放和單據(jù)處理，月薪 4000。技術(shù)員不用再跑倉(cāng)庫(kù)，專心優(yōu)化工藝，三個(gè)月就把合格率提到了 96%。你猜最后怎么樣？一年多賺了 120 萬(wàn)，不僅覆蓋了倉(cāng)庫(kù)管理員的工資，還多賺了不少。

所以你看，增效不是憑空創(chuàng)造價(jià)值，而是把那些被浪費(fèi)的 “沉睡資源” 喚醒，讓它們?yōu)楣举嶅X。這比你一刀刀砍成本，要靠譜得多。

二、增效的三條 “硬路子”：每個(gè)都能落地，每個(gè)都有案例

很多老板跟我說(shuō)：“馬老師，增效我知道重要，可到底怎么干？總不能讓我喊口號(hào)吧？” 別急，我這 40 年總結(jié)了三條最實(shí)在的增效路徑，每個(gè)都有真實(shí)案例，你照著就能用。

路徑一：向流程要效率，把 “繞路” 的流程改成 “直道”

我見(jiàn)過(guò)最多的效率浪費(fèi)，都在流程上。有個(gè)做外貿(mào)的劉老板，去年找我咨詢的時(shí)候，說(shuō)他們公司簽一個(gè)訂單要走 12 個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售接單到財(cái)務(wù)收款，最快要 15 天，慢的時(shí)候要 20 天?？蛻艚?jīng)常催：“你們?cè)趺催@么慢？再慢我就找別家了！”

我讓他們把整個(gè)訂單流程畫在白板上，一條一條捋：

1. 銷售接客戶需求，填《訂單申請(qǐng)表》（1 天）；

2. 銷售經(jīng)理審核（1 天，要是經(jīng)理出差，得等回來(lái)）；

3. 法務(wù)審核合同條款（2 天，法務(wù)忙的時(shí)候要排隊(duì)）；

4. 財(cái)務(wù)審核價(jià)格和付款方式（1 天）；

5. 副總簽字（1 天，副總經(jīng)常開(kāi)會(huì)，找不到人）；

6. 銷售把合同發(fā)給客戶簽字（2 天，客戶可能拖）；

7. 客戶寄回合同，銷售確認(rèn)（2 天）；

8. 銷售把合同交給行政存檔（1 天）；

9. 行政通知生產(chǎn)部排產(chǎn)（1 天）；

10. 生產(chǎn)部完成生產(chǎn)，通知物流發(fā)貨（3 天）；

11. 物流發(fā)貨后，把物流單給財(cái)務(wù)（1 天）；

12. 財(cái)務(wù)根據(jù)物流單開(kāi)發(fā)票，催客戶付款（2 天）。

你看這流程，光內(nèi)部審核就有 4 個(gè)環(huán)節(jié)，還要等這個(gè)簽字、等那個(gè)審核，能不慢嗎？

后來(lái)我跟他們一起做了三件事，把流程徹底改了：

第一，砍 “沒(méi)必要的環(huán)節(jié)”。比如 “行政存檔” 和 “通知生產(chǎn)”，其實(shí)可以合并 —— 銷售確認(rèn)合同后，直接在系統(tǒng)里上傳合同，生產(chǎn)部自動(dòng)收到通知，不用行政再轉(zhuǎn)一道手。還有 “法務(wù)審核”，對(duì)于老客戶的常規(guī)訂單，不用每次都審核，只要把合同模板固定好，有特殊條款再找法務(wù)，這樣法務(wù)的審核時(shí)間從 2 天變成了 2 小時(shí)。

第二，給 “緊急訂單開(kāi)綠燈”。對(duì)于交貨期小于 10 天的緊急訂單，設(shè)置 “快速通道”：銷售接單后，直接找銷售經(jīng)理和財(cái)務(wù)同時(shí)審核，副總授權(quán)銷售經(jīng)理代簽，這樣內(nèi)部審核時(shí)間從 5 天壓縮到了 1 天。

第三，用 “線上流程替代線下”。原來(lái)的《訂單申請(qǐng)表》是紙質(zhì)的，要找人簽字；后來(lái)改成線上表單，在系統(tǒng)里提交，審核人收到短信提醒，不管在哪都能簽字。原來(lái)客戶寄合同要 2 天，后來(lái)改成電子合同，客戶在線簽字，10 分鐘就能搞定。

就這么一改，整個(gè)訂單流程從 15-20 天壓縮到了 7-10 天?？蛻魸M意度提上去了，訂單也比原來(lái)多了 20%。劉老板后來(lái)跟我說(shuō)：“馬老師，原來(lái)我以為流程改不了，沒(méi)想到這么一改，效率一下子就上來(lái)了！”

其實(shí)改流程沒(méi)那么難，關(guān)鍵是你要敢 “砍”， 對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都問(wèn)三個(gè)問(wèn)題：

1. 這個(gè)環(huán)節(jié)能不能去掉？去掉了會(huì)不會(huì)出問(wèn)題？

2. 這個(gè)環(huán)節(jié)能不能讓別人代做？比如讓銷售代做行政的活，讓財(cái)務(wù)代做法務(wù)的常規(guī)審核？

3. 這個(gè)環(huán)節(jié)能不能用工具替代？比如用線上系統(tǒng)替代紙質(zhì)單據(jù)？

我再給你舉個(gè)報(bào)銷流程的例子。有家公司原來(lái)報(bào)銷要走 7 個(gè)環(huán)節(jié)：?jiǎn)T工填紙質(zhì)報(bào)銷單→部門經(jīng)理簽字→財(cái)務(wù)審核票據(jù)→財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字→副總簽字→出納付款→員工領(lǐng)款。整個(gè)流程最快 3 天，慢的時(shí)候要 1 周。員工怨聲載道：“我墊了錢，半個(gè)月都拿不回來(lái)，誰(shuí)還愿意先墊錢？”

后來(lái)他們改成了線上報(bào)銷：?jiǎn)T工在 APP 上填報(bào)銷單，上傳票據(jù)照片→部門經(jīng)理在線簽字（24 小時(shí)內(nèi)）→財(cái)務(wù)在線審核（12 小時(shí)內(nèi)，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)票據(jù)真?zhèn)危黾{在線付款（審核通過(guò)后 24 小時(shí)內(nèi)）。整個(gè)流程最快 1 天，慢的時(shí)候 2 天。員工再也不抱怨了，甚至主動(dòng)提出優(yōu)化報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樗麄冇X(jué)得 “公司辦事效率高，我們也愿意配合”。

所以你看，向流程要效率，不是要你重建流程，而是要你 “修修補(bǔ)補(bǔ)”， 把繞路的地方改成直道，把堵車的地方拓寬，效率自然就上來(lái)了。

路徑二：向時(shí)間要效益 ，讓 “貴的人” 做 “貴的事”

我見(jiàn)過(guò)最傻的老板，就是讓高薪員工做低價(jià)值的事。2018 年，我?guī)鸵患易鲠t(yī)療器械的公司做咨詢，他們有個(gè)年薪 60 萬(wàn)的研發(fā)總監(jiān)，每天要花 2 小時(shí)寫《研發(fā)日?qǐng)?bào)》，還要花 1 小時(shí)參加 “部門協(xié)調(diào)會(huì)”，甚至偶爾還要幫行政搬辦公用品。

我跟老板說(shuō)：“你這研發(fā)總監(jiān)，時(shí)薪差不多 300 塊。他每天花 3 小時(shí)做雜事，一年就是 300×3×250=22.5 萬(wàn)。這 22.5 萬(wàn)，你要是用來(lái)請(qǐng)個(gè)助理，年薪 8 萬(wàn)就夠了，剩下的 14.5 萬(wàn)，還能讓研發(fā)總監(jiān)多搞出一個(gè)新產(chǎn)品。”

老板一開(kāi)始不相信：“馬老師，我讓他寫日?qǐng)?bào)是為了掌握研發(fā)進(jìn)度，開(kāi)會(huì)是為了讓他協(xié)調(diào)部門關(guān)系，這都是必要的?。　?/p>

我跟他說(shuō)：“掌握研發(fā)進(jìn)度，不一定非要讓總監(jiān)寫日?qǐng)?bào)，讓研發(fā)組長(zhǎng)寫，總監(jiān)每周看一次匯總就行；協(xié)調(diào)部門關(guān)系，不一定非要總監(jiān)開(kāi)會(huì)，讓項(xiàng)目經(jīng)理去協(xié)調(diào)，遇到解決不了的問(wèn)題再找總監(jiān)。你把總監(jiān)從雜事里解放出來(lái)，他才能專心搞研發(fā)，這才是他最該干的事。”

后來(lái)老板照做了，招了個(gè)研發(fā)助理，專門負(fù)責(zé)寫日?qǐng)?bào)、整理資料、協(xié)調(diào)雜事。研發(fā)總監(jiān)省下來(lái)的時(shí)間，用了半年就搞出了一個(gè)新的醫(yī)療設(shè)備，上市后第一年就賣了 500 萬(wàn)，利潤(rùn) 200 萬(wàn)。老板后來(lái)跟我說(shuō)：“馬老師，我以前總覺(jué)得'人多花錢’，現(xiàn)在才知道，花對(duì)了錢，能賺更多錢?！?/p>

其實(shí)這個(gè)道理很簡(jiǎn)單：讓貴的人做貴的事，讓便宜的人做便宜的事。這不是歧視，是對(duì)人才價(jià)值的最大尊重，也是對(duì)公司成本的最大節(jié)省。

我再給你舉個(gè)銷售部門的例子。有家做建材的公司，銷售團(tuán)隊(duì)有 8 個(gè)人，其中 2 個(gè)銷售經(jīng)理年薪 40 萬(wàn)，負(fù)責(zé)談大客戶；6 個(gè)銷售員年薪 15 萬(wàn)，負(fù)責(zé)維護(hù)小客戶。但我發(fā)現(xiàn)，銷售經(jīng)理每天要花 3 小時(shí)做報(bào)價(jià)單，還要花 1 小時(shí)整理客戶資料，而銷售員卻天天閑著沒(méi)事干。

我跟銷售總監(jiān)說(shuō)：“你這銷售經(jīng)理，時(shí)薪差不多 200 塊，做報(bào)價(jià)單這種事，讓銷售員做就行，時(shí)薪才 75 塊。銷售經(jīng)理省下來(lái)的 3 小時(shí)，要是用來(lái)談一個(gè)大客戶，可能就能簽 100 萬(wàn)的訂單，這比做報(bào)價(jià)單值錢多了?！?/p>

后來(lái)他們做了兩個(gè)調(diào)整：

第一，標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)價(jià)模板。把常用的建材規(guī)格、價(jià)格、折扣都做成模板，銷售員只要填客戶信息和數(shù)量，就能生成報(bào)價(jià)單，然后發(fā)給銷售經(jīng)理審核，5 分鐘就能搞定。

第二，分工明確。銷售員負(fù)責(zé)做報(bào)價(jià)單、整理客戶資料、維護(hù)小客戶；銷售經(jīng)理專門負(fù)責(zé)談大客戶、解決復(fù)雜問(wèn)題、培訓(xùn)銷售員。

調(diào)整后，銷售經(jīng)理每個(gè)月能多談 2 個(gè)大客戶，訂單量比原來(lái)多了 30%；銷售員也有事干了，積極性也提上去了。你看，這就是向時(shí)間要效益， 把對(duì)的人放在對(duì)的崗位上，讓每個(gè)人的時(shí)間都花在最有價(jià)值的事上。

如果你不知道怎么優(yōu)化員工的時(shí)間分配，我教你一個(gè)簡(jiǎn)單的方法：讓每個(gè)員工記錄一周的 “時(shí)間賬單”，詳細(xì)寫下每天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)在做什么事，然后你跟他們一起分析：

1. 哪些事是只有他能做的？（比如研發(fā)總監(jiān)搞研發(fā)，銷售經(jīng)理談大客戶）

2. 哪些事是別人也能做的？（比如寫日?qǐng)?bào)、做報(bào)價(jià)單、整理資料）

3. 哪些事是完全沒(méi)必要做的？（比如開(kāi)沒(méi)結(jié)果的會(huì)、填重復(fù)的表格）

然后根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)整分工，把沒(méi)必要做的事去掉，把別人能做的事交給更合適的人，讓核心員工專注做核心事。你試一次就知道，效果絕對(duì)超出你的預(yù)期。

路徑三：向工具要效能，別讓員工做 “機(jī)器能做的事”

說(shuō)到工具，很多老板的第一反應(yīng)是：“又要花錢！我們現(xiàn)在沒(méi)錢買工具?！?但我想跟你說(shuō)：“今天在工具上花 1 塊錢，明天可能在人工上省 10 塊錢，這是最劃算的投資?！?/p>

2010 年，我在一家外貿(mào)公司做財(cái)務(wù)總監(jiān)的時(shí)候，財(cái)務(wù)部有 8 個(gè)人，每天要做三件事：

1. 對(duì)賬：跟供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)賬，跟客戶對(duì)銷售賬，每天要花 3 小時(shí)，還經(jīng)常對(duì)不準(zhǔn)；

2. 開(kāi)發(fā)票：手動(dòng)開(kāi)增值稅發(fā)票，每天要花 2 小時(shí)，開(kāi)錯(cuò)了還要重開(kāi)；

3. 做報(bào)表：手動(dòng)匯總銷售數(shù)據(jù)、成本數(shù)據(jù)，做月度財(cái)務(wù)報(bào)表，要花 3 天時(shí)間，還容易出錯(cuò)。

當(dāng)時(shí)公司利潤(rùn)不高，老板不想花錢上系統(tǒng)，覺(jué)得 “人工也能做”。我跟老板說(shuō)：“我們現(xiàn)在 8 個(gè)財(cái)務(wù)，一年工資加成本就是 80 萬(wàn)。如果上一套財(cái)務(wù)系統(tǒng)，初始投入 20 萬(wàn)，每年維護(hù)費(fèi) 2 萬(wàn)，但是能省 3 個(gè)人，一年能省 30 萬(wàn)。而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率能提高，報(bào)表能提前 2 天出來(lái)，給決策爭(zhēng)取時(shí)間，這不是劃算嗎？”

老板還是猶豫，說(shuō)：“萬(wàn)一系統(tǒng)不好用，錢不就白花了？” 我跟他說(shuō)：“我們先上一套簡(jiǎn)易版的，只用來(lái)對(duì)賬和開(kāi)發(fā)票，試試效果。如果好用，再上完整版的；如果不好用，損失也不大?！?/p>

老板同意了，我們先上了簡(jiǎn)易版系統(tǒng)。沒(méi)想到效果特別好：

對(duì)賬：系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入采購(gòu)和銷售數(shù)據(jù)，自動(dòng)對(duì)賬，原來(lái) 3 小時(shí)的活，現(xiàn)在 20 分鐘就能搞定，還不會(huì)錯(cuò)；

開(kāi)發(fā)票：系統(tǒng)自動(dòng)生成發(fā)票，只要核對(duì)一下信息，點(diǎn)擊打印就行，原來(lái) 2 小時(shí)的活，現(xiàn)在 1 小時(shí)就能搞定，出錯(cuò)率從 10% 降到了 0.5%。

就這兩項(xiàng)，我們就省了 2 個(gè)財(cái)務(wù)人員，一年省了 20 萬(wàn)。老板看到效果，馬上同意上完整版系統(tǒng)。完整版系統(tǒng)上線后，做報(bào)表的時(shí)間從 3 天壓縮到了半天，財(cái)務(wù)人員有更多時(shí)間做財(cái)務(wù)分析，給業(yè)務(wù)部門提建議。比如我們發(fā)現(xiàn)某個(gè)產(chǎn)品的利潤(rùn)率低，建議銷售部門調(diào)整價(jià)格，最后利潤(rùn)率提高了 5%，一年多賺了 100 萬(wàn)。

你看，工具不是奢侈品，是必需品。它能幫你把員工從重復(fù)、枯燥、易出錯(cuò)的工作中解放出來(lái)，讓他們做更有價(jià)值的事，比如分析數(shù)據(jù)、優(yōu)化流程、服務(wù)客戶。

可能有人會(huì)說(shuō)：“我們公司小，沒(méi)必要上 expensive 的系統(tǒng)?！?其實(shí)不用上大系統(tǒng)，很多免費(fèi)或便宜的小工具，就能幫你提升效率。

我給你舉幾個(gè)例子：

1. 如果你公司經(jīng)常要匯總數(shù)據(jù)，比如銷售數(shù)據(jù)、考勤數(shù)據(jù)，不用讓員工手動(dòng)填 Excel 再匯總，用騰訊文檔或飛書文檔，大家在線實(shí)時(shí)填寫，自動(dòng)匯總，5 分鐘就能搞定；

2. 如果你公司經(jīng)常要發(fā)通知、傳文件，不用來(lái)回發(fā)郵件，用企業(yè)微信或釘釘，發(fā)個(gè)群公告、傳個(gè)文件，所有人都能看到，還能確認(rèn)誰(shuí)看了、誰(shuí)沒(méi)看；

3. 如果你公司財(cái)務(wù)經(jīng)常要做報(bào)銷審核，不用手動(dòng)核對(duì)票據(jù)，用 “報(bào)銷吧” 這類小工具，員工上傳票據(jù)照片，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別金額、校驗(yàn)真?zhèn)?，?cái)務(wù)只要審核一下就行，效率能提高 50%。

我有個(gè)朋友開(kāi)了家小型廣告公司，就 5 個(gè)人，以前經(jīng)常因?yàn)閭魑募⒏姆桨赋臣埽?比如設(shè)計(jì)師改了方案，忘了發(fā)最新版，客戶拿到的是舊版；或者文案寫了文案，要來(lái)回發(fā)郵件給設(shè)計(jì)師、客戶，特別麻煩。后來(lái)他們用了飛書的 “云文檔”，所有人都在一個(gè)文檔里改方案、提意見(jiàn)，實(shí)時(shí)同步，再也沒(méi)因?yàn)槲募姹境尺^(guò)架，效率提高了 30%。

所以你看，向工具要效能，不是要你花大價(jià)錢，而是要你找到適合自己公司的小工具，花小錢辦大事。如果你不知道該用什么工具，可以讓員工去調(diào)研，現(xiàn)在的年輕人都懂這些，讓他們推薦，既能找到合適的工具，又能提高他們的積極性，一舉兩得。

三、增效最大的 “攔路虎”：不是沒(méi)錢，是 “舍不得”

聊到這兒，可能有老板會(huì)說(shuō)：“馬老師，您說(shuō)的這些我都懂，可我就是舍不得花錢，舍不得招人，舍不得買工具，舍不得改流程?！?其實(shí)這才是增效最大的攔路虎：不是沒(méi)錢，是 “成本思維” 在作祟。

我見(jiàn)過(guò)太多這樣的老板：

1. 寧可讓月薪 2 萬(wàn)的銷售總監(jiān)花半天做 PPT，也舍不得花 2000 塊請(qǐng)個(gè)外包設(shè)計(jì)師，覺(jué)得 “外包貴”；

2. 寧可讓員工每天花 1 小時(shí)手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)，也舍不得花 500 塊買個(gè)數(shù)據(jù)錄入工具，覺(jué)得 “手動(dòng)也能做”；

3. 寧可讓項(xiàng)目延期損失客戶，也舍不得簡(jiǎn)化審批流程，覺(jué)得 “流程多才能控風(fēng)險(xiǎn)”。

這些老板犯了一個(gè)共同的錯(cuò)誤：只看到了 “看得見(jiàn)的成本”，卻沒(méi)看到 “看不見(jiàn)的損失”。

我給你舉個(gè)真實(shí)的例子。有個(gè)做軟件的王老板，去年接了個(gè) 100 萬(wàn)的項(xiàng)目，客戶要求 3 個(gè)月交付。項(xiàng)目組有 5 個(gè)程序員，每天要花 2 小時(shí)手動(dòng)測(cè)試軟件漏洞，本來(lái) 3 個(gè)月能完成的項(xiàng)目，拖到了 4 個(gè)月?？蛻舨粷M意，扣了 20 萬(wàn)尾款，還再也沒(méi)給過(guò)訂單。

我跟王老板說(shuō)：“你要是當(dāng)時(shí)花 5 萬(wàn)塊買個(gè)自動(dòng)化測(cè)試工具，程序員不用手動(dòng)測(cè)試，3 個(gè)月就能按時(shí)交付，不僅能拿到 20 萬(wàn)尾款，還能留住客戶，以后可能還有更多訂單。你現(xiàn)在省了 5 萬(wàn)塊，卻損失了 20 萬(wàn)尾款加未來(lái)的訂單，這劃算嗎？”

王老板后來(lái)后悔了：“馬老師，我當(dāng)時(shí)就覺(jué)得 5 萬(wàn)塊太貴了，沒(méi)想到損失這么大。”

其實(shí)增效的本質(zhì)，是從 “成本思維” 轉(zhuǎn)向 “投資思維”，不要只看今天花了多少錢，要看明天能賺多少錢；不要只看眼前的節(jié)省，要看長(zhǎng)期的收益。

我再給你舉個(gè)例子。有家做餐飲連鎖的公司，有 10 家門店，每家門店每天要花 2 小時(shí)手工統(tǒng)計(jì)營(yíng)業(yè)額、食材損耗，然后上報(bào)給總部?？偛控?cái)務(wù)還要花 3 小時(shí)匯總數(shù)據(jù)，經(jīng)常出錯(cuò)。后來(lái)他們花了 8 萬(wàn)塊上了一套門店管理系統(tǒng)，門店數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步到總部，統(tǒng)計(jì)時(shí)間從 5 小時(shí)壓縮到了 10 分鐘，還不會(huì)出錯(cuò)。

你算一算：每家門店每天省 2 小時(shí)，10 家門店一年省 7300 小時(shí)，按每小時(shí)成本 50 塊算，一年省 36.5 萬(wàn)；總部財(cái)務(wù)省 3 小時(shí)，一年省 1095 小時(shí)，按每小時(shí)成本 100 塊算，一年省 10.95 萬(wàn)?？偣惨荒晔?47.45 萬(wàn)，而系統(tǒng)投入才 8 萬(wàn)，半年就能回本。這就是 “投資思維”， 花 8 萬(wàn)，一年賺 47 萬(wàn)，多劃算。

如果你還是覺(jué)得 “沒(méi)錢投入”，我教你一個(gè)方法：先從小處著手，花小錢試錯(cuò)。比如你想優(yōu)化報(bào)銷流程，先花 500 塊買個(gè)簡(jiǎn)單的報(bào)銷工具，試試效果；如果你想優(yōu)化數(shù)據(jù)匯總，先讓員工用免費(fèi)的共享文檔，看看效率有沒(méi)有提升。效果好，再加大投入；效果不好，損失也不大。

記住，增效不是 “一步到位”，是 “循序漸進(jìn)”。你今天做一點(diǎn)優(yōu)化，明天做一點(diǎn)改進(jìn)，慢慢積累，就能看到大變化。

四、怎么判斷增效有沒(méi)有用？看這三點(diǎn)就夠了

很多老板跟我說(shuō)：“馬老師，我也做了增效措施，可怎么知道有沒(méi)有用？” 其實(shí)判斷標(biāo)準(zhǔn)很簡(jiǎn)單，就看三點(diǎn)：客戶響應(yīng)速度、員工無(wú)效時(shí)間、管理者時(shí)間分配。

第一看：客戶響應(yīng)速度是不是更快了

客戶是公司的 “衣食父母”，客戶響應(yīng)速度快了，說(shuō)明公司效率高了，訂單自然會(huì)多。

比如你原來(lái)客戶提個(gè)需求，要 3 天才能回復(fù)，現(xiàn)在 1 天就能回復(fù)；原來(lái)客戶下單后，要 15 天才能交貨，現(xiàn)在 10 天就能交貨；原來(lái)客戶有投訴，要 5 天才能解決，現(xiàn)在 2 天就能解決。這些都是增效的效果。

我有個(gè)做家具定制的朋友，原來(lái)客戶咨詢定制方案，要 3 天才能出設(shè)計(jì)圖，客戶經(jīng)常等不及就走了。后來(lái)他優(yōu)化了設(shè)計(jì)流程，用了設(shè)計(jì)軟件模板，1 天就能出設(shè)計(jì)圖，客戶響應(yīng)速度快了，訂單量比原來(lái)多了 40%。

所以你可以定期做客戶調(diào)研，問(wèn)問(wèn)客戶：“我們的響應(yīng)速度比以前快了嗎？你滿意嗎？” 也可以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：“客戶需求平均響應(yīng)時(shí)間是多少？比上個(gè)月快了多少？” 數(shù)據(jù)不會(huì)騙人，客戶的反饋也不會(huì)騙人。

第二看：?jiǎn)T工無(wú)效時(shí)間是不是減少了

員工無(wú)效時(shí)間少了，說(shuō)明員工把更多時(shí)間花在了有價(jià)值的事上，效率自然會(huì)高。

比如你原來(lái)員工每天有 2 小時(shí)在做無(wú)效工作，現(xiàn)在減少到了 1 小時(shí)；原來(lái)員工每周要開(kāi) 5 個(gè)沒(méi)結(jié)果的會(huì)，現(xiàn)在減少到了 2 個(gè)；原來(lái)員工每天要填 3 張重復(fù)的表格，現(xiàn)在只填 1 張。這些都是增效的效果。

你可以定期跟員工溝通，問(wèn)問(wèn)他們：“現(xiàn)在的工作效率比以前高了嗎？無(wú)效工作比以前少了嗎？” 也可以看數(shù)據(jù)：“員工平均每天的有效工作時(shí)間是多少？比上個(gè)月多了多少？” 員工的感受是最真實(shí)的，數(shù)據(jù)也能驗(yàn)證。

第三看：管理者時(shí)間分配是不是更合理了

管理者是公司的 “掌舵人”，管理者把更多時(shí)間花在戰(zhàn)略思考上，公司才能走得遠(yuǎn)。

比如你原來(lái)管理者 70% 的時(shí)間在 “救火”，解決流程糾紛、處理員工矛盾、應(yīng)對(duì)客戶投訴，只有 30% 的時(shí)間在思考戰(zhàn)略；現(xiàn)在管理者 30% 的時(shí)間在 “救火”，70% 的時(shí)間在思考戰(zhàn)略，比如拓展新市場(chǎng)、研發(fā)新產(chǎn)品、優(yōu)化商業(yè)模式。這些都是增效的效果。

你可以自己記錄一下時(shí)間分配：“我每天花多少時(shí)間在救火上？花多少時(shí)間在戰(zhàn)略上？比上個(gè)月有沒(méi)有改進(jìn)？” 也可以跟其他管理者溝通，看看他們的時(shí)間分配是不是更合理了。

只要這三點(diǎn)都有改進(jìn)，說(shuō)明你的增效措施是有效的；如果沒(méi)有改進(jìn)，說(shuō)明你還需要調(diào)整措施，找到問(wèn)題所在。

結(jié)語(yǔ)：增效，是企業(yè)最好的 “造血干細(xì)胞”

今天跟大家聊了這么多，其實(shí)核心就一句話：止血讓企業(yè)活下來(lái)，增效讓企業(yè)活得好。

止血是 “節(jié)流”，就像給企業(yè)輸急救血，能保住命，但不能讓企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展；增效是 “開(kāi)源”，就像給企業(yè)注入造血干細(xì)胞，能讓企業(yè)自己產(chǎn)生血液，長(zhǎng)久健康發(fā)展。

我干了 40 年財(cái)務(wù)，見(jiàn)過(guò)太多企業(yè)因?yàn)橹粫?huì) “節(jié)流” 而倒閉，也見(jiàn)過(guò)太多企業(yè)因?yàn)樯瞄L(zhǎng) “開(kāi)源” 而崛起。比如華為，不是靠砍成本發(fā)展起來(lái)的，是靠提升研發(fā)效率、市場(chǎng)響應(yīng)效率、管理效率，才成為全球領(lǐng)先的企業(yè)；比如豐田，不是靠省原材料發(fā)展起來(lái)的，是靠?jī)?yōu)化生產(chǎn)流程、提升員工效率、降低浪費(fèi)，才成為全球最大的汽車制造商。

所以我希望各記住：省錢不是企業(yè)的長(zhǎng)久之計(jì)，增效才是企業(yè)的唯一活路。 你把效率提上去了，成本自然會(huì)降下來(lái)，利潤(rùn)自然會(huì)漲上去。

下一篇文章，咱們要聊降本增效的最高境界 —— 進(jìn)化篇。為什么有的企業(yè)在經(jīng)濟(jì)寒冬里能逆勢(shì)成長(zhǎng)？為什么有的企業(yè)把降本增效變成了核心競(jìng)爭(zhēng)力？我會(huì)跟大家分享那些 “活得好” 又 “走得遠(yuǎn)” 的企業(yè)的秘訣。

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