ERP系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)管控的“七宗罪”

關(guān)于ERP系統(tǒng)下的財務(wù)管控，此前寫過以下這些文章。

1：ERP系統(tǒng)下財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)整方案

2：ERP系統(tǒng)下成本核算管理實施思路

3：淺析ERP下成本核算

4：ERP系統(tǒng)下分錄模板背后的邏輯

5：ERP系統(tǒng)下財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)整方案

6：ERP系統(tǒng)下成本計算的邏輯

7：會計小明的故事33-影響成本核算的ERP系統(tǒng)常見錯誤

8：會計小明的故事30-ERP系統(tǒng)檢查表象和本質(zhì)

9：會計小明的故事29 -- ERP成本核算系統(tǒng)與單據(jù)

10：會計小明的故事-ERP下成本初識

以上都是談的細(xì)節(jié)問題，本文主要從數(shù)據(jù)管控角度，談一談企業(yè)ERP系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)管控的“七宗罪”。通俗講就是企業(yè)在使用ERP過程中，因為七種原因?qū)е聰?shù)據(jù)混亂的分析。

從國家層面到企業(yè)，現(xiàn)在都在提數(shù)據(jù)化。不少大型企業(yè)已經(jīng)開始進行“數(shù)智”化轉(zhuǎn)型，但是同時不少中小企業(yè)業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)都不夠完備。

同時企業(yè)進行“數(shù)智”化轉(zhuǎn)型并不只是上線一套系統(tǒng)，系統(tǒng)只是數(shù)字化的工具，更多的企業(yè)全員數(shù)字化的思維。就拿目前大多數(shù)企業(yè)來說吧，ERP作為一項工具并沒有用好，甚至用成了EXCEL。對于中小企業(yè)來說不要談什么數(shù)字化了，先把ERP這套工具活用起來，所以本篇談下中小企業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管控的七宗罪。

以下主要用“關(guān)于鄭州眾智科技股份有限公司首次公開發(fā)行股票并在創(chuàng)業(yè)板上市申請文件的審核問詢函回復(fù)”為線索，結(jié)合本人過往ERP使用經(jīng)驗，對相關(guān)問題進行探析。

一：只知“下一步”，不知“邏輯”。

企業(yè)適用ERP系統(tǒng)的第一宗罪就是不了解系統(tǒng)數(shù)據(jù)的邏輯，當(dāng)然有的人來說系統(tǒng)就是一個工具，我知道怎么用就可以了，也就是知道在系統(tǒng)哪里點擊下一步就可以了。其實我們應(yīng)該把系統(tǒng)當(dāng)做一個機器，想當(dāng)初我國不少機器設(shè)備都是進口的，我們只需要懂怎么使用就可以了，但是并沒有懂其背后運作的邏輯，所以每次機器設(shè)備出現(xiàn)故障，都需要找國外的專家來維修，甚至還要看外國專家高興不高興，而且維修費用居高。

這是不是和企業(yè)ERP一樣呢？ERP供應(yīng)商賣給企業(yè)一套ERP并交給你操作使用規(guī)則，但是你并沒有懂其基本的運作邏輯，而且最開始的一些基礎(chǔ)設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置，都是ERP實施方提供的，后續(xù)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，如果完全找實施方，其實也要看軟件實施方是有有時間和高興。

企業(yè)懂ERP運行邏輯，不是需要和軟件開發(fā)人員一樣懂代碼，而是從數(shù)據(jù)層面，對于數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的邏輯要了解。就如同“庖丁解?！币粯?，系統(tǒng)就是刀，庖丁解牛不是刀鋒利，主要是掌握了牛的肌理，掌握了事物的客觀規(guī)律。

首先我們看一家IPO企業(yè)ERP系統(tǒng)存在的問題。

關(guān)于鄭州眾智科技股份有限公司首次公開發(fā)行股票并在創(chuàng)業(yè)板上市申請文件的審核問詢函回復(fù)

因使用用友U8系統(tǒng)初期存在存貨核算出現(xiàn)差錯，相關(guān)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系未及時報錯提示的原因及合理性。2017年下半年，公司開始使用用友U8系統(tǒng)，2018年下半年公司開始引入 U8成本模塊，在新老ERP系統(tǒng)銜接及成本模板引入過程中，因使用時間較短, 相關(guān)人員對新系統(tǒng)的運行原理及數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系認(rèn)識不充分，且ERP系統(tǒng)只進行單據(jù)流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)處理等工作，系統(tǒng)不會判斷相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及報錯，導(dǎo)致公 司未能及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存貨計價異常。同時，生產(chǎn)部門、倉庫部門、財務(wù)部門對 系統(tǒng)操作不熟練，且未能有效溝通，未及時處理相關(guān)異常。

在以上回復(fù)中，提到了“相關(guān)人員對新系統(tǒng)的運行原理及數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系認(rèn)識不充分，”，但是顯然對問題認(rèn)識不深刻，其認(rèn)為“且ERP系統(tǒng)只進行單據(jù)流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)處理等工作，系統(tǒng)不會判斷相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及報錯，導(dǎo)致公 司未能及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存貨計價異常”。要ERP系統(tǒng)自行進行數(shù)據(jù)判斷，目前還是無法做到的。

關(guān)于什么是系統(tǒng)的邏輯，簡單的方面，我曾寫過一篇文章談系統(tǒng)會計分錄模板的設(shè)置，也就會計分錄模板我們不能只是在系統(tǒng)上線初始，讓軟件實施方設(shè)置好，而是需要從單據(jù)到單據(jù)數(shù)據(jù)，到模板取數(shù)要了解取數(shù)的邏輯。

復(fù)雜一點的數(shù)據(jù)邏輯，則需要了解成本核算的邏輯。我曾在已在一上市公司（企業(yè)所用軟件為ORACLE系統(tǒng)），詢問成本崗成本核算的邏輯（主要是發(fā)現(xiàn)期末在制品為負(fù)數(shù)），成本崗的人員說“其負(fù)責(zé)成本半年，都是按照之前會計的流程操作”，我想也是不少人都是以算出結(jié)果為止，至于這個結(jié)果是否存在問題，以及在數(shù)據(jù)結(jié)果之前的背后運算邏輯可能真的沒人關(guān)心。我說“大家都不懂系統(tǒng)運算邏輯，審計機構(gòu)進行年審時如何辦”。成本會計笑著說：“事務(wù)所按照底稿填數(shù)就可以了，按照系統(tǒng)算出來的，成本料工費構(gòu)成比例在一定區(qū)間，毛利率在一定區(qū)間，最多做個成本倒扎就可以了”。成本會計說的也是，事務(wù)所的小同學(xué)哪里有時間學(xué)各種國內(nèi)外各種ERP系統(tǒng)，還是不符合底稿要求，深究系統(tǒng)計算邏輯也沒啥用。

關(guān)于ERP系統(tǒng)的邏輯，此篇因為篇幅所限，就不一一討論ERP系統(tǒng)邏輯了，后續(xù)有時間可以單獨開篇討論。

二：ERP是財務(wù)部的系統(tǒng)，不是公司各部門的系統(tǒng)。

ERP系統(tǒng)使用之罪之二，那就是ERP系統(tǒng)最終成為了財務(wù)系統(tǒng)，成為了財務(wù)部門的事情。我們知道很多中小企業(yè)最開始推動上線ERP都是財務(wù)部在主推，其他部門對于上線與否并不關(guān)心。

對于銷售，因為老板只關(guān)心銷售部把貨賣出去，至于其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，老板認(rèn)為都是財務(wù)部的事情，對于生產(chǎn)，因為老板只關(guān)心生產(chǎn)部保質(zhì)保量按期交付，至于生產(chǎn)數(shù)據(jù)要不要似乎也無所謂，成本嘛，會計去算?？墒俏覀冎溃瑢嵸|(zhì)上財務(wù)報表是各個部門一起做出來的，而財務(wù)部只是將各業(yè)務(wù)端數(shù)據(jù)通過財務(wù)計算方式，進行重新排列組合，以財務(wù)規(guī)范的形式呈現(xiàn)出來而已，如果業(yè)務(wù)端沒有數(shù)據(jù)，或者數(shù)據(jù)不規(guī)范、數(shù)據(jù)錯誤，那么財務(wù)部最后呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)也是錯誤的。

是老板不知道以上財務(wù)數(shù)據(jù)的重要性嗎？也不是，有的老板可能不知道，有的老板知道，但是認(rèn)為在現(xiàn)階段財務(wù)數(shù)據(jù)不重要。對于ERP系統(tǒng)也是一樣，各部門并不太重視業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，老板們也因為對于企業(yè)管理認(rèn)知不到位，所以ERP系統(tǒng)最后成為了財務(wù)部門的事情。

還是用鄭州眾智科技股份有限公司回復(fù)函來闡釋這個問題：出入庫審核時間差錯導(dǎo)致的計價

錯誤事項描述：

公司的進銷存系統(tǒng)分為庫存管理模塊和存貨核算模塊，庫存管理模塊根據(jù) 實物流轉(zhuǎn)情況同步生成單據(jù)，相關(guān)單據(jù)經(jīng)存貨核算模塊審核后進行計價核算。

該事項主要為公司業(yè)務(wù)人員因系統(tǒng)操作不熟練，在存貨核算模塊中審核生 產(chǎn)入庫單和銷售出庫單時，曾發(fā)生入庫審核時間晚于出庫審核時間情況，導(dǎo)致 計價異常。以后的銷售出庫即會因此計價錯誤，發(fā)生成本結(jié)轉(zhuǎn)金額錯誤，導(dǎo)致 總賬系統(tǒng)根據(jù)錯誤的銷售出庫單金額記賬，產(chǎn)生賬實不符的情況，此事項不影 響存貨數(shù)量。

舉例說明：

期初結(jié)存控制器10 0個，金額100元，單價1元/個。本月1日，生產(chǎn)入庫100 個，金額120元，單價1.2元/個。本月2日，銷售出庫199個。正常情況下，出庫 單價需根據(jù)期初結(jié)存和本期入庫金額和數(shù)量計算，即出庫前的在庫產(chǎn)品數(shù)量200 個，金額220元，單價1.1元/個，本次銷售出庫需結(jié)轉(zhuǎn)成本=199個*1.1元=218.9 元。

然而由于系統(tǒng)操作不熟練，操作人員對出庫單的審核日期早于入庫單審核 日期，即在本月2日審核銷售出庫單，本月3日審核完工入庫單，此時銷售出庫 計價依據(jù)為期初結(jié)存的數(shù)量和金額，即出庫前的在庫數(shù)量100個，金額100元， 單價1元/個，本次銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)成本=199*1=199元，出庫計價錯誤。此處計價錯誤影響較小，此事項對以后的計價存在較大影響。

接上述操作，本月2日審核出庫后，存貨核算模塊出現(xiàn)短暫的負(fù)結(jié)存（庫 存管理模塊結(jié)存情況正常）。存貨核算模塊數(shù)量-99個，金額-99元，單價1元/個, 此時結(jié)存數(shù)量為負(fù)，而各部門人員未做處理。本月3日完成審核完工入庫單，入 庫數(shù)量100個，金額120元，導(dǎo)致的結(jié)果為，結(jié)存數(shù)量1個，金額21元，單價21元 /個，結(jié)存計價出現(xiàn)重大錯誤。若之后再次發(fā)生銷售出庫單審核時間早于完工入 庫單的情況，則會導(dǎo)致系統(tǒng)按結(jié)存單價（21元/個）先行結(jié)轉(zhuǎn)成本，使得成本出 現(xiàn)重大異常。2018年和2019年，公司的處理方式為，對于出現(xiàn)負(fù)結(jié)存導(dǎo)致存貨計價異常的，在銷售出庫時生成出入庫調(diào)整單，而出入庫調(diào)整單僅調(diào)節(jié)存貨核算模塊金額及單價，相關(guān)單據(jù)并未流轉(zhuǎn)至總賬系統(tǒng)，財務(wù)對出入庫調(diào)整單的數(shù)據(jù)不做處理。

按照ERP系統(tǒng)操作流程，銷售出庫整體處理邏輯為：而且銷售出庫之前，肯定是銷售入庫，這是基本的業(yè)務(wù)邏輯。但是為什么還會出現(xiàn)以上這種問題，先出庫后入庫呢？  而且這種現(xiàn)象在不少企業(yè)都存在，不僅僅是這家IPO企業(yè)。

這就是本篇需要討論的，因為ERP系統(tǒng)最后用成了財務(wù)系統(tǒng)，各部門都不關(guān)心，都認(rèn)為自己的業(yè)務(wù)比較重要，財務(wù)數(shù)據(jù)嘛最后財務(wù)去算就可以了。銷售貨物最重要的把產(chǎn)品賣出去，雖然系統(tǒng)設(shè)置了先出庫后入庫的規(guī)則，但是規(guī)則是死的，人是活的，目前最重要的是把產(chǎn)品賣出去，至于需要不需要走系統(tǒng)，什么時間走系統(tǒng)那都不重要，因此會存在系統(tǒng)后補，或者因為設(shè)置了必須要有系統(tǒng)出庫單才能出廠大門，所以先出庫然后取得系統(tǒng)打印的銷售出庫單，后面產(chǎn)品入庫其他部門去做就可以了。

類似這種先出庫后入庫的事情太多了，還有比如不走正常流程，不規(guī)范的都通過其他入庫其他出庫，這些不規(guī)范的系統(tǒng)操作，不是流程不懂，也不是ERP太死板，核心是大家壓根認(rèn)為ERP就是一種束縛，一種負(fù)擔(dān)，甚至是財務(wù)部門給給部門上的鐐銬，所以你們財務(wù)部去追著業(yè)務(wù)部門屁股后面跑系統(tǒng)手續(xù)和流程吧。

三：業(yè)財朝天，各走一邊。

第二點講的各部門不重視ERP數(shù)據(jù)，導(dǎo)致ERP數(shù)據(jù)只有財務(wù)部門在使用，其他部門按照公司規(guī)定被動，按照完成任務(wù)式操作系統(tǒng)?？赡芨鞑块T還有另外一套線下EXCEL表格統(tǒng)計其他部門所需的數(shù)據(jù)。于是兩套數(shù)據(jù)并行運行，ERP這套數(shù)據(jù)也就是應(yīng)付公司管理規(guī)定。

因為業(yè)務(wù)部門（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購等）迫于管理，以完成任務(wù)式操作ERP系統(tǒng)，這是思想層面導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤的原因。也因此導(dǎo)致各部門線上一套數(shù)據(jù)，線下一套數(shù)據(jù)，且線上ERP數(shù)據(jù)是按照業(yè)務(wù)部門自己的理解來輸入的。

什么叫做各業(yè)務(wù)部門按照自己的理解輸入數(shù)據(jù)呢？就是沒有站在數(shù)據(jù)按照系統(tǒng)邏輯、財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范要求來操作。首先我們來看個IPO案例。

關(guān)于鄭州眾智科技股份有限公司首次公開發(fā)行股票并在創(chuàng)業(yè)板上市申請文件的審核問詢函回復(fù)

2018年及2019年存貨賬實不符的主要原因：公司存貨相關(guān)ERP系統(tǒng)可分為進銷存系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)，對于進銷存系統(tǒng)， 報告期內(nèi)公司按照相關(guān)內(nèi)控制度的規(guī)定，根據(jù)實物流轉(zhuǎn)情況生成單據(jù)進行存貨 核算，確保進銷存數(shù)據(jù)與實物流轉(zhuǎn)相符。而在2018年新老ERP系統(tǒng)銜接及成本模板引入過程中，因使用時間較短，相關(guān)人員對新系統(tǒng)的運行及數(shù)據(jù)勾稽關(guān) 系認(rèn)識不充分，對于各類非常見實物流轉(zhuǎn)情況，為確保進銷存數(shù)據(jù)與實物流轉(zhuǎn) 相符，操作人員以其他出入庫單據(jù)進行存貨核算，而相關(guān)非常規(guī)單據(jù)未流轉(zhuǎn)至總賬系統(tǒng)記賬，致使進銷存系統(tǒng)數(shù)據(jù)與總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)脫節(jié)，產(chǎn)生了賬實不符的情況。

在此回復(fù)中，發(fā)現(xiàn)總賬系統(tǒng)和進銷存系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，很大就是業(yè)務(wù)部門可能沒有按照財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范操作導(dǎo)致的。

在曾經(jīng)的企業(yè)，采購部在一次退料處理時，并沒有按照規(guī)范的要求，找到采購入庫的源單，然后關(guān)聯(lián)源單進行退料。但是采購部直接新增采購入庫單，但是在數(shù)量上填寫負(fù)數(shù)。采購理由就是反正操作這筆單據(jù)就完成了，非要關(guān)聯(lián)源單干嘛。

如果這次采購部退料處理存在一些問題，有一次采購部因為錯誤操作，直接導(dǎo)致重大盤虧。企業(yè)7月上線系統(tǒng)，因此需要把6月30日之前的采購入庫單、應(yīng)付款、在系統(tǒng)期初模塊輸入期初采購入庫單、期初應(yīng)付單，以便后續(xù)根據(jù)這種單據(jù)進行下一步操作。但是在11月份，收到7月份之前材料的發(fā)票，并由此在系統(tǒng)下推生成應(yīng)付單。采購部為了完成應(yīng)付單操作，并沒有找到期初采購入庫單，而是又一次手工新增采購入庫單，然后根據(jù)新增的采購入庫單，下推應(yīng)付單。這樣直接導(dǎo)致部分材料重復(fù)入庫，系統(tǒng)材料數(shù)據(jù)大于實際數(shù)據(jù)八九十萬。

導(dǎo)致這種問題的出現(xiàn)，就是采購部只是為了完成應(yīng)付單（制度規(guī)定根據(jù)系統(tǒng)系統(tǒng)操作的應(yīng)付單，結(jié)合其他紙質(zhì)單獨才能給供應(yīng)商付款），同時負(fù)責(zé)這部分的會計審核單獨也存在不到位，最后出現(xiàn)了重大紕漏。

四：數(shù)據(jù)日常管控獎懲制度缺失

從鄭州眾智科技股份有限公司關(guān)于ERP系統(tǒng)的回復(fù)中，其也提過了具體改善辦法。

1、具體整改層面

2020年，發(fā)行人針對存貨核算內(nèi)部控制的缺陷執(zhí)行了整改和更正，依據(jù)系 統(tǒng)單據(jù)將存貨和成本更正至正確金額，加強員工培訓(xùn)及升級ERP系統(tǒng)。具體情 況如下：

2、強化事后監(jiān)督及問責(zé)：

（1）每月1日，各部門全面復(fù)核月末單據(jù)，確 保實物流轉(zhuǎn)及單據(jù)審核匹配、不跨月；

（2）每月2日，財務(wù)部門抽查ERP系 統(tǒng)單據(jù)，公司將單據(jù)錯誤率納入人事考核，對于制單錯誤的人員予以罰款并公 示批評，對于錯誤單據(jù)立即進行整改；

（3）通過存貨核算系統(tǒng)進行卷積運算， 將成本核算結(jié)果與bom成本進行核對，對于存在異常的，查找是否為單據(jù)錯誤, 若為單據(jù)錯誤，則更正單據(jù)后再次進行卷積運算，直至成本無異常。

企業(yè)如果只是面對問題，除了及時改善之外，還要從根子上建立防控制度。否則沒有建立根本的防控制度，企業(yè)總是在堵漏洞，總是在扮演滅火隊長的角色。

那么怎么樣建立根本的系統(tǒng)規(guī)范制度呢？我認(rèn)為應(yīng)該從以下這些方面下手：

為改善公司業(yè)務(wù)流程，調(diào)動全員積極使用ERP系統(tǒng)，保證ERP系統(tǒng)能夠順利、穩(wěn)定地運行，特制定以下管理制度。適用于公司ERP系統(tǒng)各崗位操作人員。                 

（一）：制定各部門規(guī)范業(yè)務(wù)操作手冊

公司將健全ERP系統(tǒng)崗位操作使用手冊，規(guī)范各崗業(yè)務(wù)開展。采購、生產(chǎn)、銷售、綜合辦內(nèi)勤負(fù)責(zé)及時、準(zhǔn)確完成自己的工作，部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督和審核內(nèi)勤的工作；財務(wù)部應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)崗位，負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)內(nèi)的工作及其他部門工作的對接，主管會計推動財務(wù)各崗位工作的完成，財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)財務(wù)各崗位工作的完成。

（二）ERP系統(tǒng)實施各部門處理規(guī)定

1、各部門主管必須對本部門的ERP系統(tǒng)工作負(fù)責(zé)，必須合理安排好本部門人員的工作量和工作時間，以確保適時、適質(zhì)、適量地完成本職工作。

2、ERP系統(tǒng)工作要求當(dāng)事人每天的工作日清日結(jié)，不能因為手頭上有其它工作就把ERP系統(tǒng)的工作拋到一邊，這樣不單是你本部門的進度跟不上步伐，還會直接影響到相關(guān)部門的工作進度，從而拖整個公司業(yè)務(wù)完成的后腿。

3、涉及到相關(guān)部門協(xié)助才能處理的問題，相關(guān)部門要密切配合，不能因有問題而自作主張終止工作或者用不正當(dāng)?shù)姆椒ㄍ瓿?，也不能有相關(guān)部門向你部門求助時不理不睬、置之事外的現(xiàn)象發(fā)生。

4、日常工作中本部門有難題不能解決時，要及時的反饋到上級，不能埋沒問題、拖延問題，造成后果的要追究到人。

5、為提高系統(tǒng)資源利用率，ERP系統(tǒng)用戶在完成各項操作后，應(yīng)及時退出ERP系統(tǒng)避免其他用戶無法使用，也不能故意占用資源不做業(yè)務(wù)，系統(tǒng)管理員適時清退閑置站點。

6、各項業(yè)務(wù)的審核人員應(yīng)認(rèn)真履行本崗位職責(zé)，每天至少登錄系統(tǒng)1次，及時處理相關(guān)業(yè)務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時溝通、反饋，避免造成工作延誤。

7、為提高系統(tǒng)運行效率，各級審核人員應(yīng)提高服務(wù)意識，入庫、出庫審核一般應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦理完畢，存在較多問題的入庫業(yè)務(wù)處理應(yīng)在2個工作日內(nèi)辦理完畢或給予答復(fù)；其他審核應(yīng)在2個工作日內(nèi)辦理完畢，確保不影響后續(xù)業(yè)務(wù)的正常進行。

（三）處罰條例

1、相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行本制度，擇期對本制度和ERP系統(tǒng)知識的掌握進行專項考核，不合格者視情況將給與**元的處罰，再進行補考直到合格為止。

2、 部門崗位嚴(yán)格上是不能替代、調(diào)換，如遇有人事變動由部門負(fù)責(zé)人指定另一名人員補充，并監(jiān)督辦理交接手續(xù)。如因私自替代、調(diào)換給ERP系統(tǒng)的工作造成了故障和損失將對責(zé)任人罰款**元，部門負(fù)責(zé)人罰款**元。

3 、ERP系統(tǒng)崗位人員工作不到位不及時，月累計三次以上不能按計劃完成工作，對當(dāng)事人罰款**元一次。
4、因個人馬虎大意，造成錄入ERP系統(tǒng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤，給其他人員增加不必要的工作量，甚至給公司帶來經(jīng)濟損失，將酌情給予最少**元的處罰。

5、凡因不按照操作手冊規(guī)范操作的，第一次給予警告，第二次嚴(yán)重警告，必要時實施罰款**元一次。

6、各級審核人員未認(rèn)真履行職責(zé)，未及時發(fā)現(xiàn)單據(jù)錯誤、單據(jù)多輸或少輸單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失的，罰款**元起。

企業(yè)管理如何在ERP中落地？則必須根據(jù)“責(zé)權(quán)利”建立ERP運行制度。我們知道企業(yè)的管理基礎(chǔ)不僅是ERP蘊含的先進管理理念在企業(yè)落地的基礎(chǔ)，還是保障ERP項目成功實施的前提。有專家呼吁企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之前，要對企業(yè)進行必要的業(yè)務(wù)流程重組，或者流程再造，就是要強調(diào)一個好的管理基礎(chǔ)對ERP系統(tǒng)的成功實施是非常重要的。

同時ERP是具體的人員去執(zhí)行，所以必須加強人員管理。企業(yè)在ERP項目實施過程中以及后續(xù)使用過程中，不理解ERP系統(tǒng)與數(shù)據(jù)、管理和配套措施的關(guān)系，不接受化時間和精力去整理規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不認(rèn)可財務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)規(guī)范的建議，所以必須建立清晰可落地的執(zhí)行，以保障ERP系統(tǒng)可以落地執(zhí)行。

五：沒有有效溝通，ERP系統(tǒng)還是信息孤島。

要保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、及時，各部門加強溝通協(xié)作是少不了的。鄭州眾智科技股份有限公司在回復(fù)中，對于ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤甩鍋給系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)勾稽檢查功能，其實大部分系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置了數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系和檢查設(shè)置，否則也不可能點擊下一步，后臺自動計算就出現(xiàn)下一步所需的數(shù)據(jù)。但是在ERP系統(tǒng)下，要保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有錯誤，還需加強各部門的溝通協(xié)作。同時也要繼續(xù)加強和軟件實施方的溝通，上線并不代表ERP完成了使命，相反隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，應(yīng)該及時根據(jù)新業(yè)務(wù)新業(yè)態(tài)特點，和軟件實施方加強溝通，對于初始設(shè)置及時作出調(diào)整和改善。

還是先拿鄭州眾智科技股份有限公司關(guān)于ERP系統(tǒng)的回復(fù)來看：外協(xié)產(chǎn)品重復(fù)領(lǐng)用導(dǎo)致的計價錯誤

事項描述：

2018年1 -6月，公司外協(xié)領(lǐng)用原材料通過生產(chǎn)領(lǐng)料單進行出庫，即外協(xié)原材料尚未完工入庫就參與了生產(chǎn)成本的流轉(zhuǎn)。2018年7月公司上線U8系統(tǒng)成本模 塊，2018年上半年未完工外協(xié)原材料于下半年完工入庫，此時進銷存系統(tǒng)生成其他入庫單，外協(xié)產(chǎn)品的原材料金額再次入庫并被領(lǐng)用，重復(fù)參與了成本流轉(zhuǎn), 導(dǎo)致庫存商品計價錯誤，此事項不影響存貨數(shù)量。

舉例說明：

假設(shè)直接人工和制造費用為0元。2018年6月初，公司原材料庫存230元， 外協(xié)領(lǐng)出原材料100元，進銷存系統(tǒng)生成生產(chǎn)領(lǐng)料單（實際上原材料發(fā)送至外協(xié) 廠商，并未實際進入公司生產(chǎn)線），同時正常生產(chǎn)領(lǐng)料50元。外協(xié)原材料參與成本流轉(zhuǎn)，隨本月產(chǎn)成品完工入庫，本月入庫產(chǎn)成品150元，本月入庫產(chǎn)成品于本月實現(xiàn)銷售，結(jié)轉(zhuǎn)成本150元。

6月財務(wù)記賬與系統(tǒng)單據(jù)流轉(zhuǎn)相符，上述操作的結(jié)果為本月結(jié)轉(zhuǎn)營業(yè)成本150元，期末原材料結(jié)存80元。

2018年7月，外協(xié)原材料加工完成后，生產(chǎn)部門通過進銷存系統(tǒng)生成其他 入庫單，將完工的外協(xié)產(chǎn)品轉(zhuǎn)入半成品庫，入庫金額100元。本月生產(chǎn)領(lǐng)用外協(xié)件金額100元，正常領(lǐng)用原材料80元。外協(xié)件再次參與成本流轉(zhuǎn)，并隨本月產(chǎn)成 品完工入庫，則本月入庫產(chǎn)成品180元。本月入庫產(chǎn)成品于本月實現(xiàn)銷售，結(jié)轉(zhuǎn)成本180元。

上述操作的結(jié)果為，總賬系統(tǒng)上，本月結(jié)轉(zhuǎn)營業(yè)成本180元，期末存貨結(jié)存-100元。即在生產(chǎn)入庫和銷售出庫的流程中，存貨計價發(fā)生錯誤，而數(shù)量未發(fā)生錯誤。2018年6月和7月，公司累計結(jié)轉(zhuǎn)成本=150元+180元=330元， 而實際投入原材料為100元+50元+80元=230元，應(yīng)調(diào)增存貨100元，調(diào)減營業(yè)成本10 0元。

以上回復(fù)中，主要是因為“2018年1 -6月，公司外協(xié)領(lǐng)用原材料通過生產(chǎn)領(lǐng)料單進行出庫，即外協(xié)原材料尚未完工入庫就參與了生產(chǎn)成本的流轉(zhuǎn)。2018年7月公司上線U8系統(tǒng)成本模 塊，2018年上半年未完工外協(xié)原材料于下半年完工入庫，此時進銷存系統(tǒng)生成其他入庫單，外協(xié)產(chǎn)品的原材料金額再次入庫并被領(lǐng)用，重復(fù)參與了成本流轉(zhuǎn), 導(dǎo)致庫存商品計價錯誤”

對于這種現(xiàn)象，其中有一個問題，那就是采購部在輸入其他入庫單時，采購部與財務(wù)部是否進行充分的溝通。雖然我上面講了，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)該懂一些財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范，在輸入系統(tǒng)單據(jù)和數(shù)據(jù)時，需要按照財務(wù)規(guī)范的要求操作，但是有的時候因為非正常業(yè)務(wù)，不可能按照標(biāo)準(zhǔn)的操作手冊進行操作，此時則需要業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門加強溝通，對于非正常業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)角度和財務(wù)角度進行溝通，將非標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)輸入，這樣業(yè)務(wù)上可以體現(xiàn)，又能便于財務(wù)取數(shù)要求。

六：系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財稅數(shù)據(jù)混為一談

我曾寫過一篇文章《ERP系統(tǒng)下會計處理的常見誤區(qū)》，其中提到ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的混淆。

（一）：會計處理按照模板來不是按準(zhǔn)則來？

在erp系統(tǒng)下，日常的會計分錄都可以過模板設(shè)置，實現(xiàn)自動化生成。其處理機制就是供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)，在每一個環(huán)節(jié)上，根據(jù)實際業(yè)務(wù)輸入/下推相關(guān)單據(jù)，然后憑證模板設(shè)置抓取各類單據(jù)在會計上需要的關(guān)鍵信息，最后分錄就自動生成了。

因此在erp系統(tǒng)下，會計處理是否準(zhǔn)確存在兩個關(guān)鍵點，一個是各供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)在單據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，也就是如何將業(yè)務(wù)準(zhǔn)確的翻譯并輸入系統(tǒng)設(shè)置的單據(jù)中以便憑證模板準(zhǔn)確取數(shù)，二是會計分錄模板在設(shè)置的時候，如何準(zhǔn)確的設(shè)置抓取各類單據(jù)數(shù)據(jù)，形成符合要求的分錄。

實務(wù)中存在的問題除了以上兩點常見的單據(jù)輸入錯誤導(dǎo)致憑證錯誤，或者憑證模板設(shè)置錯誤導(dǎo)致分錄錯誤之外。還有致命的一點，那就是對于剛接觸系統(tǒng)，對于系統(tǒng)不熟悉的會計人員，存在主觀認(rèn)為ERP下的會計處理就是智能化處理，或者erp下的會計處理就是標(biāo)準(zhǔn)的處理。從而忽視了會計做賬最根本的要求，也就是做賬的基本法則，會計準(zhǔn)則。不管我們以前是手工帳，還是電算化，還是erp，還以后的機器人智能化記賬，都不能離開會計準(zhǔn)則的規(guī)定，脫離了準(zhǔn)則的會計處理那是沒有根源的賬務(wù)。

這個問題筆者曾接觸的情況是，某小企業(yè)上ERP半年多了，但是相關(guān)人員都從未接觸過erp系統(tǒng)，涉及憑證模板這塊都是最初erp實施顧問進行的設(shè)置，企業(yè)認(rèn)為設(shè)置好了，之后只要點擊“下一步”自動生成就可以了。筆者檢查企業(yè)其他出庫生成的分錄存在嚴(yán)重的問題（系統(tǒng)一般的銷售出庫，都是銷售出庫單。對于非銷售出庫的特殊情況，都是通過其他出庫單）。

企業(yè)人員對于其他出庫單，單據(jù)輸入沒有清晰的認(rèn)識，這半年非銷售出庫單的單據(jù)，都是走的其他出庫，但是其他出庫單這個單據(jù)，有十幾項需要勾選的項目，其中涉及的單據(jù)類型，涉及的出庫領(lǐng)料部門。企業(yè)人員都是默認(rèn)系統(tǒng)的第一項，而系統(tǒng)默認(rèn)的第一項是標(biāo)準(zhǔn)出庫單，默認(rèn)的部門是研發(fā)部。如此造成最后生成的分錄都是 借：研發(fā)支出  貸：庫存商品/原材料。由此造成的分錄，企業(yè)會計人員首先說自己不熟悉系統(tǒng)，然后說這些都是erp方設(shè)置好的，應(yīng)該不會有問題吧。

筆者當(dāng)時說，這個會計處理根據(jù)準(zhǔn)則來肯定存在問題的，會計人員說“反正其他出庫單據(jù)屬于非標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)，我們想既然系統(tǒng)默認(rèn)計入研發(fā)支出，所以沒有根據(jù)具體業(yè)務(wù)一單單區(qū)分，再說了計入研發(fā)支出還能享受加計扣除呢”聽到這話我也是醉了，剛開始我還是以為是會計業(yè)務(wù)處理不行呢，原來想通過渾水摸魚，享受加計扣除啊。筆者當(dāng)時強調(diào)一定要規(guī)范其他出庫單據(jù)輸入，以及調(diào)整分錄模板。當(dāng)時會計說：“反正是系統(tǒng)自動生成的分錄，查到了就說我們根據(jù)系統(tǒng)出來的賬”。這個鍋系統(tǒng)來背？扎心了我的ERP系統(tǒng)啊。

（二）：稅務(wù)處理也聽erp的？

在erp系統(tǒng)下，一般來說達到了系統(tǒng)處理會計分錄并進行相關(guān)稅務(wù)處理的功能，比如銷售商品流程：發(fā)出商品后，根據(jù)銷售訂單下推生產(chǎn)銷售出庫單，

分錄為

借：發(fā)出商品

貸：庫存商品

開具發(fā)票后，根據(jù)銷售出庫單下推生產(chǎn)應(yīng)收賬款，分錄為：

借:應(yīng)收賬款 

貸：主營業(yè)務(wù)收入 

貸：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（銷項稅額）

同時結(jié)轉(zhuǎn)成本：

借：主營業(yè)務(wù)成本 

貸：發(fā)出商品

收到款項后，根據(jù)應(yīng)收單下推生產(chǎn)收款單，分錄為：

借：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)收票據(jù) 

貸：應(yīng)收賬款 。

這是一般的正規(guī)業(yè)務(wù)，相關(guān)分錄只要相關(guān)單據(jù)輸入正確，分錄生產(chǎn)不存在很大的問題。但是對于非標(biāo)業(yè)務(wù)，企業(yè)存在處理盲點。比如給客戶無償贈送的樣品，在根據(jù)銷售訂單下推生產(chǎn)銷售出庫單中，有一個勾選“贈品”設(shè)置，勾選贈品后，此贈品不需要輸入價格。于是供應(yīng)鏈出庫人員，一直按照這個模式輸入，因為其認(rèn)為既然系統(tǒng)這么設(shè)置了如此操作，這么操作就對了。然后生產(chǎn)的會計是借：發(fā)出商品，貸：庫存商品 。

會計人員在檢查此分錄時，有的可能不了解業(yè)務(wù)，認(rèn)為這是正常的業(yè)務(wù)沒有太去關(guān)注，有的追溯查詢系統(tǒng)單據(jù)或者詢問了解此業(yè)務(wù)，得知是贈品。可是認(rèn)為系統(tǒng)既然這么設(shè)置的，那么肯定稅務(wù)處理就不存在問題，如果有問題，那么ERP系統(tǒng)肯定不會這么處理，畢竟ERP這么高級的東西。這么盲從erp系統(tǒng)的思維肯定是錯誤的，關(guān)于這點本人后續(xù)與erp方溝通過，他們自己也知道系統(tǒng)對于稅務(wù)的很多處理是存在問題的，需要企業(yè)根據(jù)實際稅務(wù)的需求來處理，必要時修改單據(jù)或者修改分錄模板。

七：過份依賴ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)

以上企業(yè)使用ERP的六宗罪，更多的是說企業(yè)并沒有合理、高效、準(zhǔn)確運用系統(tǒng)。因此要從了解系統(tǒng)運行邏輯入手、建立全員全局系統(tǒng)運行體系、搭建業(yè)務(wù)與財務(wù)協(xié)同規(guī)則、建立系統(tǒng)運行獎懲制度、加強各部門數(shù)據(jù)溝通、區(qū)分好系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和會計和稅務(wù)數(shù)據(jù)差異。

但是我們知道ERP系統(tǒng)用好只是基礎(chǔ)，且ERP系統(tǒng)本身在目前大數(shù)據(jù)化下，顯然是比較落后的。要知道很多大型集團都開始上線業(yè)務(wù)財務(wù)一體化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中臺系統(tǒng)等等。

因為對于多數(shù)ERP企業(yè)來說，能夠用好ERP的已經(jīng)非常不錯了，但是用好只是核算的層面，而且也是核算的粗淺的程度，要進行精細(xì)化核算，還需要建立一系列臺賬。

所需要建立的臺賬包括不限于：高新技術(shù)企業(yè)臺賬、研發(fā)費用臺賬、各稅費臺賬、應(yīng)收賬款/應(yīng)付賬款臺賬、長期待攤費用臺賬、融資租賃臺賬、承兌匯票臺賬、其他應(yīng)收/其他應(yīng)付臺賬、掛賬臺賬等。

其實過分依賴ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也可以說是過分依賴ERP實施顧問。有的企業(yè)老板甚至認(rèn)為，既然上線了ERP系統(tǒng)，那么財務(wù)數(shù)據(jù)就應(yīng)該全部從系統(tǒng)都可以獲取，如果有不可能獲取的，則應(yīng)該和實施顧問溝通，要顧問幫忙解決。這種老板的意識中，就存在一種上線了ERP就企業(yè)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)都可以萬事大吉的思維。

要知道ERP系統(tǒng)目前較之于大集團的BIP、EBC系統(tǒng)都是落后的，且ERP本身具有缺陷性，加之上線過程中實施顧問可能對于企業(yè)業(yè)務(wù)并不是非常了解，可能設(shè)置存在問題，造成妄想上線系統(tǒng)就解決企業(yè)所有數(shù)據(jù)方面的問題，是非常不可能的。因此過份依賴系統(tǒng)、過份依賴實施顧問是一種危險的傾向。

這說明ERP面對海量數(shù)據(jù)，以及對于日常精細(xì)化管理是存在不足的。對于大型企業(yè)，他們有財力和精力升級系統(tǒng)，但是對于中小企業(yè)，一段時間內(nèi)可能還是只能先用好ERP。所以在這種情況下，企業(yè)要實現(xiàn)精細(xì)化管理要求，只能在ERP數(shù)據(jù)之外，建立更多的數(shù)據(jù)臺賬，以強化對于數(shù)據(jù)的管控。但是最終我們要明白，系統(tǒng)只是工具，而管理才是靈魂，只有提升企業(yè)管理，才能讓工具為人服務(wù)。