序言

    數(shù)據(jù)是企業(yè)最重要的資產(chǎn)。它必須小心管理和保護(hù)，特別是當(dāng)客戶委托給你的時(shí)候。近年來，快速發(fā)展的法規(guī)遵從性和隱私要求與數(shù)據(jù)的爆炸式增長交織在一起。組織必須管理比以往更多的數(shù)據(jù)，并承受不斷增加的壓力來保護(hù)這些數(shù)據(jù)。信息生命周期管理(ILM)是解決該問題的關(guān)鍵。本文探討了ILM必須具備的特性，并討論了這些功能如何幫助組織保護(hù)、管理和利用其最有價(jià)值的資產(chǎn)。

    正如《經(jīng)濟(jì)學(xué)人》(The Economist)幾年前的一句名言:“世界上最寶貴的資源不再是石油，而是數(shù)據(jù)。”與之相對應(yīng)的福布斯視角，數(shù)據(jù)可能也是“最被忽視的”資產(chǎn)。在你的企業(yè)里是這樣嗎?如果您的組織沒有實(shí)施適當(dāng)?shù)男畔⑸芷诠芾?，那么這個(gè)問題的答案可能是肯定的。

隨著數(shù)據(jù)以前所未有的速度積累，您最有價(jià)值的資產(chǎn)很可能也是您增長最快的資產(chǎn)。據(jù)《網(wǎng)絡(luò)世界》最近的報(bào)道，IDC預(yù)測，在未來幾年內(nèi)，全球數(shù)據(jù)的增長將超過50%。這對每個(gè)組織來說都是好消息，尤其對于那些能夠妥善管理數(shù)據(jù)的組織來說，更是好消息。

    然而，對于那些在管理他們最重要的資源方面做得不太好的組織來說，持續(xù)的數(shù)據(jù)爆炸只會增加他們已經(jīng)相當(dāng)可觀的信息管理頭疼的問題——而且還意味著損失巨大的機(jī)會。

    信息生命周期管理(ILM)需要一個(gè)解決方案，它能提供以下四大功能：

    1.根據(jù)需要移動、壓縮或刪除存檔數(shù)據(jù)，以提高存儲效率

    2.通過分析，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)價(jià)值

    3.識別冗余、過時(shí)或瑣碎的信息

    4.確保記錄的保存符合法規(guī)要求

    一、對歸檔數(shù)據(jù)的移動、壓縮或刪除

    數(shù)據(jù)歸檔是ILM的一個(gè)重要組成部分。要遵守政府的規(guī)定，往往需要對數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行長期存檔。信息的歸檔并不像將其轉(zhuǎn)儲到存儲庫中并將其遺忘那么簡單。歸檔數(shù)據(jù)必須謹(jǐn)慎管理。根據(jù)需要，記錄必須易于獲取。數(shù)據(jù)存儲是昂貴的，通過數(shù)據(jù)壓縮和存儲需求應(yīng)該最小化刪除不再需要的記錄。

    ILM的解決方案必須支持所有形式的數(shù)據(jù),包括電子通訊,如電子郵件、社交媒體消息,即時(shí)通訊和移動設(shè)備上的內(nèi)容。歸檔記錄必須符合公司政策和國家規(guī)定，便于搜索、訪問、審計(jì)和刪除。

    二、使用分析來增強(qiáng)歸檔數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)價(jià)值

    確保遵守法規(guī)通常是存檔數(shù)據(jù)的主要動機(jī)。但是歸檔數(shù)據(jù)通常提供的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了簡單的維護(hù)遵從性。分析可以是釋放歸檔數(shù)據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵。

    分析可以用來利用歸檔數(shù)據(jù)的價(jià)值進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和調(diào)查。分析可以從存檔數(shù)據(jù)中獲得見解，這些見解可以幫助優(yōu)化經(jīng)營和管理。分析可以揭示可能提供競爭優(yōu)勢的市場情報(bào)，也可以用來審查組織內(nèi)部的信息流，例如通過電子郵件和即時(shí)消息傳遞，執(zhí)行調(diào)查分析的能力可以幫助高度監(jiān)管的行業(yè)降低違反法規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)。

    ILM解決方案應(yīng)提供高級分析功能，如自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)能力、網(wǎng)絡(luò)和風(fēng)險(xiǎn)分析以及線性回歸。這些復(fù)雜的分析技術(shù)可以幫助識別、檢測和處理違規(guī)的活動。機(jī)器學(xué)習(xí)還可以通過從存檔的不同形式的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中提取見解來增強(qiáng)分析能力。

    三、冗余數(shù)據(jù)的識別和消除

    根據(jù)Gartner公布的估計(jì)，典型的組織花費(fèi)資源存儲的數(shù)據(jù)中，有近三分之一是冗余的、過時(shí)的或瑣碎的(ROT)。顯然，不必要的信息保留是以不必要的存儲開銷為代價(jià)的。但保留ROT的組織也會招致一些額外的懲罰，包括:

    ·安全風(fēng)險(xiǎn):無必要保留的數(shù)據(jù)為網(wǎng)絡(luò)罪犯提供了更大的目標(biāo)，并使組織面臨更大的、不必要的安全風(fēng)險(xiǎn)。

    ·潛在的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)責(zé)任:不必要地存儲信息的組織可能有一天會遇到同樣的信息在法律發(fā)現(xiàn)調(diào)查中被發(fā)現(xiàn)并被用來對付他們的情況。

    ·違反法規(guī):不必要保留的數(shù)據(jù)有時(shí)可能違反法規(guī)(特別是在醫(yī)療行業(yè))。

    ·業(yè)務(wù)生產(chǎn)率成本:歸檔數(shù)據(jù)的總量越大，針對該數(shù)據(jù)進(jìn)行的搜索的時(shí)間就會越長，越復(fù)雜。數(shù)據(jù)工作者的大部分時(shí)間都花在搜索和檢索數(shù)據(jù)上。冗余、過時(shí)的儲存將不必要地增加這些活動所花費(fèi)的時(shí)間。

    ·存儲基礎(chǔ)設(shè)施的花費(fèi):許多組織的存儲基礎(chǔ)設(shè)施往往只是為了適應(yīng)日常操作需求而緊張。儲存不需要的信息只會加劇這個(gè)普遍問題。

    冗余的、過時(shí)的數(shù)據(jù)的一個(gè)主要原因是重復(fù)記錄的存儲。據(jù)估計(jì)，60%的企業(yè)數(shù)據(jù)存儲空間被重復(fù)數(shù)據(jù)所占用。高達(dá)85%的存儲總成本用于管理重復(fù)數(shù)據(jù)。

    很明顯，任何容忍冗余、過時(shí)、瑣碎信息存儲的組織都是在浪費(fèi)資源，同時(shí)與合規(guī)、責(zé)任和安全災(zāi)難相關(guān)。但是，避免冗余積累的斗爭本身就會帶來風(fēng)險(xiǎn):可能會刪除仍然需要的數(shù)據(jù)。ILM可以幫助消除現(xiàn)有的ROT，同時(shí)防止額外的ROT產(chǎn)生，這為任何組織提供了巨大的價(jià)值。理想情況下，所選的ILM解決方案將能夠識別ROT，并自動化管理ROT的過程。

    四、確保存儲數(shù)據(jù)合規(guī)

    金融服務(wù)、醫(yī)療保健、制藥和能源行業(yè)都必須遵守有關(guān)數(shù)據(jù)存儲和管理的大量規(guī)定。雖然有些行業(yè)的監(jiān)管比其他行業(yè)更嚴(yán)格，但事實(shí)上，每個(gè)企業(yè)都要遵守一些數(shù)據(jù)存儲/管理指令的合規(guī)要求。企業(yè)可能會受制于以下一項(xiàng)或多項(xiàng)法規(guī):SEC, FINRA,Dodd-Frank, MiFID II, GDPR, HIPAA, FTC, FDA等。

對不遵守規(guī)定的懲罰可能相當(dāng)嚴(yán)厲。僅在2018年，違反HIPAA法案就導(dǎo)致了近3000萬美元的罰款。維護(hù)確保符合所有相關(guān)規(guī)定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。許多機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)這是一項(xiàng)幾乎不可能完成的任務(wù)，因此每年都會有很多違規(guī)判決和罰款。

    ILM解決方案如何幫助公司保持合規(guī)?提供以下管理功能的解決方案可以幫助企業(yè)將合規(guī)性從一個(gè)持續(xù)的頭痛的問題轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘５墓芾?

    ·Single-Pane-Of-Glass管理:如上所述,組織必須遵守的法規(guī)列表很長。任何企業(yè)，都可能需要遵守全球不同政府規(guī)定的多種法規(guī)。ILM解決方案需提供從單一接口管理所有合規(guī)活動的能力，可以將合規(guī)的難度降低幾個(gè)數(shù)量級——并顯著減少發(fā)生合規(guī)違規(guī)的機(jī)會。

    ·易于使用:ILM的合規(guī)接口應(yīng)該易于使用的所有人員。

    ·增強(qiáng)的數(shù)據(jù)捕獲:監(jiān)視和捕獲結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的能力，跨越許多不同的文件格式，是維護(hù)遵從性的關(guān)鍵。

    ·集成分析:將分析功能集成到ILM中，數(shù)據(jù)一致性分析會更加有效。

    ·易于數(shù)據(jù)檢索:維護(hù)遵從性有時(shí)需要響應(yīng)審計(jì)請求。使用強(qiáng)大的ILM查找和檢索所請求的信息應(yīng)該是一個(gè)快速而簡單的過程。

    ·數(shù)據(jù)集中:許多組織都在為基于不同數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)單獨(dú)存儲而苦惱。以這種方式隔離的歸檔數(shù)據(jù)可能會導(dǎo)致一系列遵從性方面的困難。ILM應(yīng)該能夠集中存儲所有歸檔數(shù)據(jù)，無論是結(jié)構(gòu)化的還是非結(jié)構(gòu)化的，無論數(shù)據(jù)的格式是什么。

    ·兼容性:ILM應(yīng)該提供與廣泛信息平臺的兼容性。

    近年來，要求遵守的法規(guī)有所增加，這是一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此，世界各地的公司被迫投入更多的資源來維持合規(guī)——或者為合規(guī)失敗付出代價(jià)。做出明智選擇的組織會發(fā)現(xiàn)，他們的ILM解決方案可以顯著降低保持遵從性的難度，即使面對越來越多的法規(guī)。

    五、綜述

    信息生命周期管理解決方案可以為組織提供很多的好處。這些好處包括:

    ·風(fēng)險(xiǎn)降低

    ·節(jié)約成本

    ·簡化信息管理

    ·更有效的企業(yè)治理

    本文中討論的ILM的關(guān)鍵功能為企業(yè)選擇ILM解決方案提供了一些見解，僅供參考。