新加坡科技工程有限公司（Singapore Technologies Engineering）的首席信息官?gòu)堈癯?（Teo Chin Seng）表示，只有在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的“內(nèi)容和意圖”能被重新找出來(lái)時(shí)，大型的存儲(chǔ)系統(tǒng)才有存在的價(jià)值。張認(rèn)為信息對(duì)于該公司在工程方面的核心競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要，因此他更關(guān)心的是管理信息，而不是管理存儲(chǔ)。存儲(chǔ)頂多是ERP系統(tǒng)的一個(gè)備份。

　　張振成說(shuō)：“如果你將公司的ERP備份數(shù)據(jù)在線存儲(chǔ)了7年，等到需要的時(shí)候，你將無(wú)法重新激活這些歷史數(shù)據(jù)。為什么？因?yàn)槟愕姆?wù)器可能已經(jīng)進(jìn)行了兩次更新?lián)Q代，而你的4.6版本的ERP現(xiàn)在已經(jīng)是2008版。數(shù)據(jù)都在里面，沒(méi)有問(wèn)題，但是不包含有用的信息。”

　　激活數(shù)據(jù)

　　在新加坡召開的一個(gè)主題為信息生命周期管理（information lifecycle management，簡(jiǎn)稱ILM）的圓桌會(huì)議上，StorageTek南亞公司新加坡和泰國(guó)的總經(jīng)理Ong Chee Beng對(duì)張振成的觀點(diǎn)表示認(rèn)同：“這關(guān)乎的不是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，而是數(shù)據(jù)中包含的信息和內(nèi)容。數(shù)據(jù)必須對(duì)公司有利用價(jià)值。電子郵件問(wèn)題就很有代表性。其數(shù)量每年增長(zhǎng)45%，而其存儲(chǔ)成本每年只下降20%-25%。結(jié)果只是為了保存電子郵件，你需要的錢就一年比一年多，而實(shí)際上到手的錢能與上一年持平就算幸運(yùn)！”

　　歷史數(shù)據(jù)的激活和再利用是個(gè)折磨人的問(wèn)題，張振成對(duì)此抱悲觀態(tài)度。談到他所在的公司，他表示：“沒(méi)錯(cuò)，我們存儲(chǔ)近7年的數(shù)據(jù)作備份。但是我一直懷疑，將來(lái)你能否在這些陳舊的數(shù)據(jù)中找到你需要的信息。”

　　發(fā)行Cashcard的新加坡網(wǎng)絡(luò)支付供應(yīng)商N(yùn)etwork for Electronic Transfers（簡(jiǎn)稱NETS）的首席技術(shù)官Lim Khee Ming指出他的公司得保存9年內(nèi)的交易數(shù)據(jù)。他解釋說(shuō)：“關(guān)于Cashcard業(yè)務(wù)，9年內(nèi)我們有法律責(zé)任。該卡5年內(nèi)有效，還有4年的償還期。”

　　Lim說(shuō)NETS使用單寫多讀（write-once-read-many，WORM）光盤系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。“我們大多數(shù)人都認(rèn)為把數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)保存起來(lái)就萬(wàn)事大吉，事實(shí)并非如此。由于存儲(chǔ)的時(shí)間跨度長(zhǎng)，當(dāng)我們需要換個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)，當(dāng)初的存儲(chǔ)系統(tǒng)供應(yīng)商可能已經(jīng)無(wú)法提供支持了。”

　　幾年前NETS更換系統(tǒng)，Lim必須保證數(shù)據(jù)的順利轉(zhuǎn)移。“我們提出了各種要求，例如要導(dǎo)出存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。”他說(shuō)，他們當(dāng)時(shí)使用的是WORM光盤存儲(chǔ)，其隨機(jī)存取的速度要比線性磁帶存儲(chǔ)快很多。即便如此，數(shù)據(jù)導(dǎo)出仍然是個(gè)緩慢而痛苦的過(guò)程。

　　法定義務(wù)

　　許多法律法規(guī)要求公司將數(shù)據(jù)保存若干年。例如，IT管理者人人皆知的美國(guó)的薩班斯·奧克斯利法案（Sarbanes-Oxley Act 2002）。根據(jù)該法案，如果上市公司的首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官?zèng)]有報(bào)告準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)狀況，不僅要接受嚴(yán)厲的罰款，還會(huì)被抓去蹲監(jiān)獄。

　　法案第404款要求，公司要對(duì)這些報(bào)告進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)管，并對(duì)內(nèi)部監(jiān)管的有效性記錄在案，同時(shí)進(jìn)行評(píng)估。因?yàn)樨?cái)務(wù)報(bào)告基于數(shù)據(jù)和流程的電子化管理，因此公司在信息系統(tǒng)中使用的IT技術(shù)會(huì)影響公司對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)部監(jiān)管。

　　除此之外，公司還要遵守巴塞爾協(xié)議（Basel Ⅱ）這一繁復(fù)的法規(guī)，其中包括了金融實(shí)體進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的一整套規(guī)則。為了量化風(fēng)險(xiǎn)，公司必須向中央銀行提供包括信用、運(yùn)營(yíng)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等所有方面的歷史數(shù)據(jù)。

　　富通銀行（Fortis Bank SA/NV）下屬的 MeesPierson Asia的IT主管Poon Kit Meng說(shuō)：“作為一家歐洲銀行，我們受限于巴塞爾協(xié)議。如果在信息管理報(bào)告方面，我們沒(méi)有達(dá)到某些標(biāo)準(zhǔn)，央行會(huì)調(diào)高我們的資本資產(chǎn)比率，沒(méi)人喜歡這樣。”

　　他表示，面對(duì)緊迫的信息上報(bào)要求，許多銀行根本應(yīng)付不過(guò)來(lái)，因此報(bào)告的截止時(shí)限由年末調(diào)至次年年中。Poon說(shuō)，令人啼笑皆非的是，現(xiàn)在歐洲各央行正經(jīng)歷信息過(guò)載（overload）。“他們要的東西很多，我們搞不清他們具體要什么，就把所有東西都給他們。”

　　防止過(guò)載

　　新加坡T-Systems公司是一家系統(tǒng)服務(wù)提供商，其業(yè)務(wù)性質(zhì)要求大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。其南亞區(qū)IT運(yùn)營(yíng)副總裁齊內(nèi)安（Christoph Zilian）說(shuō)：“目前的存儲(chǔ)量達(dá)到了5.2PB。”1PB等于一百萬(wàn)GB。

　　但是，他的公司不希望無(wú)謂地制造更多數(shù)據(jù)，要鼓勵(lì)大家不要多次制造同樣的數(shù)據(jù)，如將一封帶有1MB附件的電子郵件發(fā)給公司里的20個(gè)人。這意味著電子郵件服務(wù)器要存儲(chǔ)20MB的數(shù)據(jù)，而實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容只有1MB。

　　T-Systems提出三步走的方法來(lái)解決電子郵件過(guò)載問(wèn)題：第一，建立使用公司電子郵箱的行為規(guī)范，例如刪除不重要或私人性質(zhì)的內(nèi)容。第二，持續(xù)培訓(xùn)。不要想當(dāng)然地認(rèn)為人人都知道如何使用電子郵件和附件。另外，提醒他們除了電子郵件，還有其他溝通方式，如電話。第三，發(fā)路徑，而不是附件。T-Systems引入了一個(gè)全面整合的文件平臺(tái)，以容納其巨大的項(xiàng)目文件。該平臺(tái)具有文件版本控制功能，因此服務(wù)器上一個(gè)文件只有一個(gè)版本。當(dāng)你要提到某個(gè)文件時(shí)，發(fā)鏈接，而不是把整個(gè)文件作為附件上傳。

　　引入了這項(xiàng)改進(jìn)后，齊內(nèi)安說(shuō)：“突然間，我們的存儲(chǔ)空間使用量銳減30%。”公司的正式業(yè)務(wù)伙伴憑密碼也可以獲取這些文件。

　　Bok Hai Suan是系統(tǒng)集成公司NCS的信息系統(tǒng)部門的總監(jiān)，他認(rèn)為，要確定哪些電子郵件應(yīng)該保存，確實(shí)不容易。

　　Bok說(shuō)：“如果公司的銷售人員通過(guò)電子郵件同意為客戶做某件事，只要客戶手里有這封電子郵件，公司就承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。”所以行事謹(jǐn)慎的公司會(huì)保存所有郵件。

　　Bok的方案是為公司確立信息政策。從業(yè)務(wù)的角度看數(shù)據(jù)問(wèn)題，該政策試圖確定數(shù)據(jù)該存儲(chǔ)多長(zhǎng)時(shí)間，存儲(chǔ)哪些。要考慮的其他方面還包括風(fēng)險(xiǎn)管理和公司治理的要求。“進(jìn)行深度計(jì)劃之前，我們會(huì)全面、細(xì)致地審查是否有了足夠的存儲(chǔ)。我們可不想等到發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)不夠時(shí)，再去花錢買更多的存儲(chǔ)空間。”

　　Poon建議公司的信息管理政策應(yīng)該由一個(gè)執(zhí)行委員會(huì)來(lái)主導(dǎo)。他認(rèn)為，信息管理的責(zé)任不在IT部門，而在公司高層。

　　并非萬(wàn)能

　　信息生命周期管理（ILM）是IT治理的一個(gè)方式。Ong稱是StorageTek公司在三年前發(fā)明了這一術(shù)語(yǔ)，但也認(rèn)為ILM不是萬(wàn)能藥。“我們認(rèn)為ILM還在改進(jìn)。有些客戶幾年來(lái)一直在進(jìn)行ILM，而且效果不錯(cuò)。但還有很多客戶覺(jué)得ILM有些名不副實(shí)。ILM的關(guān)鍵在于以合理的成本將數(shù)據(jù)和信息安置在合適的地方。”

　　他提醒說(shuō)，成本失控的危險(xiǎn)是存在的。“如果你要隨時(shí)讀取5.2PB的數(shù)據(jù)，你就要把這些數(shù)據(jù)保存在主存儲(chǔ)系統(tǒng)內(nèi)，并且每天或者每月進(jìn)行備份。5.2PB到最后就放大至原來(lái)的若干倍。大家可能都皆大歡喜，只有客戶例外。因?yàn)榭蛻粜枰獮楦叱杀敬鎯?chǔ)買單。”

　　Ong進(jìn)一步解釋說(shuō)：“如果5.2PB的數(shù)據(jù)中，有10%包含了目前而言很重要、有價(jià)值的交易數(shù)據(jù)，那么你必須判斷其他的90%是否同樣重要、有價(jià)值。如果這90%仍然重要，但在特定時(shí)候沒(méi)有價(jià)值，那么將所有數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在主存儲(chǔ)系統(tǒng)內(nèi)并進(jìn)行多份備份的做法，就值得商榷。”

　　新加坡National Healthcare Group的首席信息官Linus Tham從醫(yī)療保健行業(yè)的角度指出，該行業(yè)的IT應(yīng)用存在某種程度的滯后。在該行業(yè)其實(shí)并不存在ILM，因?yàn)?#8220;在許多方面，IT對(duì)我們而言都是新事物”。受紙質(zhì)文檔傳統(tǒng)的影響，數(shù)字化信息都要打印出來(lái)。例如，現(xiàn)在X光影像都是數(shù)字文檔，但為了存檔還要出膠片。

　　Tham表示：“我們下一個(gè)方案要讓醫(yī)生在網(wǎng)上完成文檔處理，不再使用紙質(zhì)文檔。因此我們正在將所有信息數(shù)據(jù)化。難點(diǎn)在于，過(guò)渡要順利，成本要合理。”醫(yī)療行業(yè)的兩類重要信息，處方信息和化驗(yàn)結(jié)果，正在進(jìn)行數(shù)字化。Tham將此類信息歸為“可處理”數(shù)據(jù)。這些信息不像醫(yī)生的臨床記錄那么零散。“面對(duì)這些數(shù)據(jù)，我們?nèi)绾螌⑵浣M織在一起？如何應(yīng)用于臨床診斷？如何總結(jié)出最佳實(shí)踐的規(guī)則？這才是我們努力的方向，而不是從生命周期的角度進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。”

　　Tham說(shuō)數(shù)字化也會(huì)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。新模式采用后，可處理數(shù)據(jù)都以電子文檔呈交醫(yī)生，同樣醫(yī)生會(huì)給出電子指令。該模式的前提是流程中執(zhí)行指令的人能共享同樣的數(shù)據(jù)。但是，系統(tǒng)出問(wèn)題時(shí)會(huì)怎樣？沒(méi)有了紙質(zhì)記錄，你又不能告訴醫(yī)生：用老辦法，把你的指令寫在紙上吧。

　　“這樣的情形要求我們重新審視系統(tǒng)的穩(wěn)定性。所以我們會(huì)告訴大家，數(shù)碼文檔和電子郵件的管理很重要，但是紙質(zhì)文檔也同樣不可忽視，”Tham補(bǔ)充道。

　　最后，與會(huì)的IT經(jīng)理形成共識(shí)：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要安全，要便宜；不管數(shù)據(jù)多“老”，都要能輕松找到，能派得上用場(chǎng)。此次會(huì)議的主持人John Liu是MIS Asia雜志的編輯，他指出：“我們必須要注意數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移和存儲(chǔ)，同時(shí)我們要讓存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能有利用價(jià)值。”

　　從數(shù)據(jù)到信息，再?gòu)男畔⒌街R(shí)，正是這些轉(zhuǎn)化讓更合理、更快速的管理決策成為可能。這其實(shí)也就是公司內(nèi)IT存在的目的。