我們?cè)趯懝ぷ骺偨Y(jié)時(shí)，會(huì)遇到兩個(gè)問題，一個(gè)是沒有內(nèi)容可寫？另一個(gè)是內(nèi)容太多，不知道該寫些什么？沒內(nèi)容可寫讓人很尷尬，內(nèi)容太多不知道如何去寫也讓人很難受。

試想一下，如果我們把“行動(dòng)—成果”表中列出的幾十個(gè)甚至上百個(gè)的信息依次列出來，那將是一幅什么樣的場(chǎng)面。

當(dāng)信息量很大、內(nèi)容很多時(shí)，我們就需要使用歸類分組的原則進(jìn)行處理，這一方面可以使我們厘清自己的寫作思路，另一方面也能讓讀者更容易理解和記憶。

一、MECE原則

MECE原則是麥肯錫公司的咨詢顧問巴巴拉·明托在《金字塔原理》一書中提出的一個(gè)很重要的原則。

MECE由Mutually、Exclusive、Collectively、Exhaustive四個(gè)單詞的首字母組成，意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。

相互獨(dú)立，要求同一分類中的各個(gè)信息之間是相互排斥的，信息之間不能出現(xiàn)重疊。

完全窮盡，是一個(gè)相對(duì)概念，在一個(gè)信息組中，相對(duì)于上一層的結(jié)論，其對(duì)應(yīng)下一層的那些信息必須是完全窮盡的，不能有所遺漏，也不能超越上一層的范疇。

MECE原則看似簡(jiǎn)單，但要真正踐行并落到實(shí)處，是不容易做到的。

對(duì)于普通職場(chǎng)人士，要徹底地貫徹MECE原則，更需要花費(fèi)許多時(shí)間和精力。

二、分類的兩種形式

分類就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，將對(duì)象劃分為不同的種類。很多時(shí)候，同樣的對(duì)象，選取的標(biāo)準(zhǔn)不同，分類的結(jié)果也會(huì)存在很大差異。

在結(jié)構(gòu)思考力理論體系中，我們將“分類”分為兩種形式：開放式分類和封閉式分類。

1.開放式分類

開放式分類，就是根據(jù)實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將需要表達(dá)呈現(xiàn)的信息分為不同的類別。

開放式分類由我們自由地選定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，然后依據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。這是一個(gè)自己構(gòu)建模型的過程。

這里的自由就是不受限制，只要分類后信息是清晰的、準(zhǔn)確的，符合實(shí)際需求即可。每一種分類方式?jīng)]有好壞對(duì)錯(cuò)之分，是否合適要看實(shí)際環(huán)境的需求。

這種自由也是相對(duì)的，無論選取哪一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，最后分類的結(jié)果一定是要遵循MECE原則。

2.封閉式分類

封閉式分類，就是選擇人們約定俗成的、通用的以及成熟而穩(wěn)定的模型或框架，對(duì)信息進(jìn)行分類，使信息能夠與模型的要素一一對(duì)應(yīng)。

封閉式分類是一種“拿來主義”，需要直接套用現(xiàn)成的模型和框架。比如，常用的5W1H、SWOT；市場(chǎng)營銷中常用的4P、4C；質(zhì)量管理中的“人機(jī)料法環(huán)”、PDCA等等。

這些工具和模型經(jīng)過大量實(shí)踐檢驗(yàn)，已經(jīng)為我們熟知和認(rèn)可，是一種穩(wěn)定的思維框架，能夠?yàn)槲覀兲峁┏墒斓姆诸惙绞健?/span>

我們只需要將需要整理的信息與模型的構(gòu)成要素進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，就可以完成清晰的分類。

例如，我們?cè)趯懝ぷ骺偨Y(jié)時(shí)，就可以直接調(diào)用“PDCA”模型，從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)方面著手，就會(huì)使總結(jié)的結(jié)構(gòu)更加清晰，也讓人更加容易理解。

這兩種分類方法，在生活和工作中隨處可見，其本質(zhì)上都是建立一種結(jié)構(gòu)化、框架性的思維方式。

在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，通過分類，可以把看起來多而且雜亂的信息劃分得清清楚楚，不僅有助于自己對(duì)信息的梳理，也能讓讀者一目了然；不僅有利于對(duì)自己的思路進(jìn)行條理性分析，而且有助于清晰高效地溝通表達(dá)。

三、有效分類

分類是每個(gè)層次上都需要深入思考的問題，既要滿足清晰合理的要求，又要符合人們的認(rèn)知習(xí)慣。好的分類需要我們對(duì)手頭的信息進(jìn)行深入理解，并仔細(xì)挖掘其中隱藏的關(guān)系。

在描述成果時(shí)務(wù)必要做到清晰、明確，并盡量使用數(shù)據(jù)說話。

很多職場(chǎng)人士在寫工作成果時(shí)顯得非常內(nèi)斂，表達(dá)起來遮遮掩掩、模棱兩可。

有的人習(xí)慣于使用似是而非的詞語，包括“基本上”“大概”“幾乎”等，使用這些詞匯描述工作成果，會(huì)讓人感覺缺乏力度和可信度，不知所云。

有的人在成果描述上很模糊，如“加大”“初步實(shí)現(xiàn)”“有效提升”等，讓讀者心生疑問，加到多大？何為初步？怎樣才算有效？提升了多少？

事實(shí)上，很多人都喜歡說這些“正確的廢話”和“套話”，這樣寫成果總結(jié)是沒有任何意義的。

許多人在寫年度總結(jié)時(shí)，經(jīng)常從“工作、生活、學(xué)習(xí)”三個(gè)方面對(duì)自己過去的一年進(jìn)行總結(jié)，這是一種最常用的分類方式，甚至可以作為一種分類模型來使用。生活又可以進(jìn)一步細(xì)分為身體和精神，概括起來可以說“身心”如何，這樣分類更偏向于成果導(dǎo)向，更容易讓讀者快速抓住核心點(diǎn)。

如果一項(xiàng)行動(dòng)產(chǎn)生了多個(gè)或多方面的成果時(shí)，可以用成果1、成果2、成果3，或者A方面成果、B方面成果、C方面成果等一一進(jìn)行羅列。這樣在成果梳理時(shí)就能做到思路清晰，帶著明確的目的提煉工作成果，有利于下一步的總結(jié)概括。

四、用系統(tǒng)的眼光看世界

我們要用系統(tǒng)的眼光看世界，學(xué)會(huì)挖掘成果背后的價(jià)值。

在使用“行動(dòng)—成果”表時(shí)，我們會(huì)感覺到：一方面平時(shí)的工作記錄像“流水賬”，只停留在表面“行為”；另一方面，看似辛苦忙碌的工作并沒有體現(xiàn)出多大的價(jià)值。

因此，“行動(dòng)—成果”表除了梳理信息，更多地是一個(gè)“思考”工具。利用這個(gè)工具，不僅要知道自己做了什么，更要思考做了這些事之后，工作取得了哪些實(shí)質(zhì)性的成效？個(gè)人能力得到了怎樣的提升？崗位價(jià)值從何處得以體現(xiàn)？只有這樣，我們的工作才會(huì)更有意義。

世間萬物都是相互作用、相互關(guān)聯(lián)的。只有把零散的信息和知識(shí)組織起來，并整合為一個(gè)思維框架，才能形成正確的判斷，從而做出準(zhǔn)確的決策。

這是一種“模型”思維，一方面可以自己創(chuàng)建模型；另一方面則是日常的積累。當(dāng)大腦中的模型足夠多時(shí)，就可以隨時(shí)借鑒和調(diào)用，應(yīng)用于各種情景。