讀了一本好書，看的時(shí)候感覺醍醐灌頂，幾天之后卻什么都想不起來了。
收藏了很多干貨文章，第二次想看的時(shí)候卻再也找不到了。
以前寫過的PPT和報(bào)告，需要復(fù)用的時(shí)候，找不到又要重新寫。
面對知識和資料，我們經(jīng)常都有過記不住、找不到、沒存檔的經(jīng)歷。每次發(fā)生時(shí)痛苦不堪，事后又好了傷疤忘了疼，不斷反復(fù)，始終處于瞎忙，重復(fù)造輪子的狀態(tài)。
同樣的問題，晚清半圣曾國藩也碰到過，在他中了進(jìn)士留京之后，想要整理一套《曾氏家訓(xùn)》，想從經(jīng)、史、子、集里選擇一些精華，融合自己的想法提煉寫成家訓(xùn)。然而在寫的過程中，他卻很苦惱，在給家人的信中寫到：“割裂零碎，毫無線索?！?/p>
原本覺得自己才高八斗，可以信手拈來的事情，結(jié)果現(xiàn)實(shí)狠狠的打擊了他，知識未成體系，自然無法融合輸出。然而在覺察到自己的問題之后，他很快找到解決的方法。
曾國藩在給弟弟的家書中寫到：“余自十月初一立志自新以來，雖懶惰如故，而每日楷書寫日記，每日讀史十頁，每日記《茶余偶談》一則，此三事未嘗一日間斷。”
從中可以看到，他每天要做的就是三件事：寫日記，讀書，記筆記。這其實(shí)就是一個(gè)完整的知識管理的過程。
寫日記：記錄每天的工作和生活，是客觀的記錄，這些記錄可以提供觀察自身的機(jī)會，通過日記反思自己的言行舉止，記錄自己的成長。
讀書：每天做到定量的輸入，保證自己不斷學(xué)習(xí)新知識。
做筆記：記錄自己讀書心得、與朋友閑聊產(chǎn)生的靈感等。
這三件事，他遵循每天堅(jiān)持，實(shí)時(shí)記錄的準(zhǔn)則，不斷加深自己的知識底蘊(yùn)，同時(shí)他還建立了一套輸出系統(tǒng)：把自己識人用人新的寫成《冰鑒》，把如何做人做事寫成《挺經(jīng)》，把日常思考寫成家書。曾國藩通過一套完整的知識筆記系統(tǒng)，完成了從普通人到半圣的蛻變。
曾國藩
我們可以看到他的知識管理包含了的知識輸入、儲存、知識融合和輸出。那么普通人如何搭建自己的知識筆記系統(tǒng)，更好的自我管理呢？下面就通過三個(gè)方面來講解。
構(gòu)建筆記系統(tǒng)有什么好處？
如何搭建自己的知識筆記系統(tǒng)？
如何使用筆記系統(tǒng)，完善知識體系，提高工作效率。
01 構(gòu)建筆記系統(tǒng)有什么好處
1.筆記可以加強(qiáng)記憶
我們經(jīng)常說：“好記性比如爛筆頭”。美國心理學(xué)家巴納特為此做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)，來研究筆記做與不做對學(xué)習(xí)的影響。
實(shí)驗(yàn)中，心理學(xué)家找來大學(xué)生，讓工作人員把一篇1800個(gè)單詞構(gòu)成的文章，以每分鐘120個(gè)的速度讀給他們聽。大學(xué)生被分為三組，每組用不同的方式學(xué)習(xí)：A組需要一邊聽課一邊記筆記；B組學(xué)習(xí)時(shí)，工作人員為他們提供了要點(diǎn)筆記，他們可以聽課的時(shí)候看筆記；C組什么都不做，就是單純的聽課。
學(xué)習(xí)后，所有學(xué)生進(jìn)行記憶測試，結(jié)果表明A組（做筆記）的學(xué)生成績最好，B組（邊聽邊看筆記）的學(xué)生排第二，C組（什么都不做）的學(xué)生最差。
心理學(xué)家分析主要因?yàn)槭牵和ㄟ^做筆記，協(xié)同了視覺、聽覺兩個(gè)大腦的區(qū)域進(jìn)行信息傳遞，加深信息的聯(lián)系，記憶效果就更強(qiáng)。
同樣的，哈佛大學(xué)自主學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)表明：“做筆記有助于提高人們不同想法之間的鏈接處理機(jī)制?！?/p>
由此可見做筆記是提高記憶的有效方式。
筆記加強(qiáng)記憶
2.筆記可以儲存知識，建立知識體系
經(jīng)常聽到有人抱怨寫作沒東西可寫，這讓我想起一個(gè)故事。
有一學(xué)生問季羨林，“做學(xué)問可有捷徑？我的論文實(shí)在憋不出來了?！?/p>
季羨林呵呵笑了：“論文豈是憋出來的？”然后說了一句，“水喝多了，尿自然就有了?！?/p>
話糙理不糙，很精辟，不論寫作、思考都需要你肚子里有“貨”。那沒“貨”怎么辦？自然就是平時(shí)多注意囤“貨”。
工作生活中，經(jīng)常有碰到各種信息、故事、感悟、靈感等，這些素材都需要及時(shí)記錄，儲存到筆記系統(tǒng)中。一方面可以保存這些素材，任何時(shí)候要用到都可以找到，另一方面，你在記錄的時(shí)候，大腦會進(jìn)行知識的整理，比如某個(gè)領(lǐng)域的素材記錄多了，你會發(fā)現(xiàn)對這個(gè)領(lǐng)域的理解也越來越深刻，如果對這些筆記信息加以整理，就可以梳理這個(gè)領(lǐng)域體系化的知識。
3.筆記可以提高工作效率
在工作中，經(jīng)常需要寫工作總結(jié)，職場新人剛開始寫，可能因?yàn)椴粫懶枰獊砘匦薷膸状?，最終才得到老板和同事的認(rèn)可。總結(jié)報(bào)告是一件經(jīng)常做的事情，那么一份得到認(rèn)可的總結(jié)內(nèi)容是否可以保存到筆記系統(tǒng)，當(dāng)下次需要寫的時(shí)候，直接復(fù)制這個(gè)內(nèi)容，在上面修改內(nèi)容即可。
這就是模板思維，很多工作都是有模板的，比如開會、做一場活動、寫報(bào)告、寫郵件等。當(dāng)你的工作經(jīng)驗(yàn)形成模板，可以不斷復(fù)用的時(shí)候，你就不用每次在工作上重新造輪子，這樣效率就能得到極大的提高。
在企業(yè)管理中，模板思維有另一個(gè)專業(yè)名詞叫做SOP（Standard Operation Procedure），中文名是標(biāo)準(zhǔn)工作流程。當(dāng)你的工作都形成SOP并記錄在筆記系統(tǒng)的時(shí)候，每次碰到類似的工作，找到這個(gè)SOP就可以馬上執(zhí)行。
小結(jié)：構(gòu)建個(gè)人的筆記系統(tǒng)，是進(jìn)行知識管理的最好方式。通過把你大腦中看不到的知識，用筆記的方式，數(shù)字化的呈現(xiàn)出來，然后對知識進(jìn)行轉(zhuǎn)化、吸收、融合升級，提高知識的使用效率，最終達(dá)到自我管理和成長。
筆記系統(tǒng)
02 如何搭建自己的筆記系統(tǒng)
搭建筆記系統(tǒng)，一共有3個(gè)步驟，分別是：筆記工具的選擇、建立筆記分類和思維導(dǎo)圖、分類編碼和命名。
第一步：筆記工具的選擇
目前國內(nèi)外有很多筆記軟件，像印象筆記、有道云筆記、onenote、為知筆記等很多的筆記軟件，新人面對這么多軟件可能會無從下手，這里提供3個(gè)選擇的標(biāo)準(zhǔn)，作為參考。
1.隨時(shí)隨地記錄：很多信息和靈感都是臨時(shí)出現(xiàn)的，比如跟朋友聊天時(shí)，獨(dú)自看書時(shí)，做地鐵時(shí)都有可能，這些信息如果不及時(shí)去記錄，就會很快被遺忘。因此我們需要一個(gè)能夠隨時(shí)隨地，多方式（語音、拍照、文字）記錄的筆記系統(tǒng)。
2.跨平臺同步：現(xiàn)在的硬件升級非?？欤謾C(jī)可能2-3年就要換一臺。家里和公司用的是不同的電腦，甚至不同的操作系統(tǒng)。這時(shí)候軟件的跨平臺跨設(shè)備使用就非常重要。
3.多級分類結(jié)構(gòu)：一般建議分類功能需要支持3級以上，因?yàn)榉诸愄偃莶幌绿蟮闹R結(jié)構(gòu)，比如你存放讀書筆記的資料，書名是一層，第二次是書的章節(jié)，第三層是書的章節(jié)筆記。這里就至少需要三層。
基于這三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，印象筆記和有道云筆記都滿足，具體選擇哪個(gè)就看個(gè)人喜好。
第二步：建立筆記的分類
1.什么是分類
分類的類型哲學(xué)家約翰·杜威說：“分類就是知識本身?！?/p>
如果一個(gè)不具備分類能力的人，那么他的知識就是這樣的（下圖左），而一個(gè)懂得分類的人，我們能看到他的知識結(jié)構(gòu)是這樣的（下圖右）。
分類不僅僅是歸類，它更是邏輯的梳理。舉一個(gè)例子，我們都玩過一個(gè)玩具叫做樂高。樂高有很多的零件，大的小的、長的短的各種形狀都有。假設(shè)我們的每一個(gè)知識就是一個(gè)樂高零件。沒有分類過的零件，就是散亂的到處堆放，是沒有用的玩具。很多人會做到第二步，就是把樂高零件進(jìn)行分類整理，比如按照顏色區(qū)分，按照大小區(qū)分。
而真正的歸類，是把零件組合起來，組裝成一個(gè)可以使用的玩具，當(dāng)我們需要用的時(shí)候，直接拿來就可以玩。知識的歸類也是如此，沒有邏輯、沒有結(jié)構(gòu)的知識點(diǎn)，無法馬上使用。
筆記整理的核心競爭力不是擁有了塊狀的分類碎片，而是獲得了一個(gè)完整的整體。而要想擁有整體的知識，我們需要將碎片化筆記分類，重新組合，形成體系。
2.分類的原則
巴巴拉·明托在《金字塔原理》中提出的一個(gè)很重要的原則，叫做MECE原則，意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。通過這個(gè)原則，可以做到不重疊、不遺漏的分類。
相互獨(dú)立意味著問題的細(xì)分是在同一維度上并有明確區(qū)分、不可重疊的，完全窮盡則意味著全面、周密。
舉例來說，如果你對書進(jìn)行分類，按照自己的喜好進(jìn)行，分為喜好的和不喜歡的，或者按照時(shí)間分類，分為今年、去年、前年等，那么這本書到底放在哪個(gè)分類下，你的這個(gè)分類適合所有書籍嗎？分類的維度多而且不統(tǒng)一，就會導(dǎo)致不知道把東西放哪里，或者放了一個(gè)地方就找不到了。
在這里我們可以借鑒很多成熟的模型，比如做戰(zhàn)略分析，就用做競爭分析就用波特五力模型，時(shí)間管理就用四象限法則等。這些成熟的模型基本都符合MECE原則。那么對于個(gè)人筆記系統(tǒng)，可以分類工作、學(xué)習(xí)、生活、興趣愛好，每個(gè)人也可以按照MECE原則設(shè)計(jì)自己的分類。
3.用思維導(dǎo)圖畫出筆記的分類
當(dāng)你了解了分類和它的原則之后，就是搭建筆記系統(tǒng)的實(shí)操階段。筆記系統(tǒng)分類的設(shè)計(jì)，就像管理一個(gè)圖書館，你需要清楚的知道一共有多少本書，這些書是哪個(gè)學(xué)科的，放在哪里。
這個(gè)設(shè)計(jì)的過程可以通過思維導(dǎo)圖軟件來完成，思維導(dǎo)圖可以方便的調(diào)整分類的結(jié)構(gòu)和順序，幫你建立清晰的分類結(jié)構(gòu)大圖。
分類
第三步：筆記分類的編碼和命名
當(dāng)我們定了分類，下一步就是開始內(nèi)容的填充，這時(shí)候又面臨了一個(gè)新的問題，就是如何給目錄結(jié)構(gòu)起名。很多人的電腦文件夾也是隨意起名，缺乏明確的命名規(guī)則，導(dǎo)致每次查找總是大海撈針，把自己急的搔首撓耳。
在這里推薦使用，杜威十進(jìn)制編碼系統(tǒng)（簡稱DDC）。它是廣為全球各地圖書館使用的分類法，被全球超過135個(gè)國家的圖書館使用，在美國，有95%的公共圖書館及學(xué)校圖書館使用它。
舉例來說，一級目錄就是100-工作，200-學(xué)習(xí)，300-生活，400-興趣愛好，二級目錄我們拿工作來細(xì)分，可以是110-工作日志，120-工作項(xiàng)目，130-工作復(fù)盤，三級目錄可以是111-1月份日志，111-2月份日志。
03、如何整理運(yùn)用你的筆記系統(tǒng)
搭建好筆記系統(tǒng)后，最怕把它當(dāng)做一個(gè)倉庫使用，不斷往里面塞東西，但不整理不使用，就跟收藏文章不看、下載資料不用一樣，僅僅是用囤積來滿足學(xué)習(xí)的感覺。這就背離了搭建筆記知識庫的初衷。
這里我們用GTD的流程，幫助實(shí)現(xiàn)信息的流動和管理，讓筆記系統(tǒng)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)起來?！禛etting Things Done》（中文名《搞定1：無壓工作的藝術(shù)》）是一本時(shí)間管理的書籍，書中提出的對工作中任務(wù)的管理方式，同樣適用于信息管理。運(yùn)用GTD的思維在筆記系統(tǒng)可以分為三個(gè)核心步驟：筆記的儲存、筆記信息的轉(zhuǎn)化和吸收、筆記的刪除。
第一步：筆記的儲存
《Getting Things Done》中提到：你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。
當(dāng)你的大腦想要記住太多信息的時(shí)候，精力都被消耗在記憶上，就導(dǎo)致沒有太多精力做好重要的工作。因此及時(shí)把信息記錄下來，儲存在筆記系統(tǒng)上，釋放大腦的內(nèi)存，你就有能量思考這些信息如何處理。
因此我們需要一個(gè)收集和存儲的“籃子”，所有信息第一時(shí)間都放到這個(gè)籃子里面。這個(gè)籃子里存放了你一天所有信息流，比如工作上要做的事情，看到一篇文章覺得需要好好學(xué)習(xí)先收藏放進(jìn)來，一個(gè)突然冒出的好玩的想法等等。總之，把今天所有的事情，都放到這個(gè)籃子里面。
這樣做的好處是：
不用擔(dān)心忘記什么事情。
可以看到今天的信息量，相當(dāng)于把你一天的事情數(shù)據(jù)化。
可以把注意力集中，更好的思考每個(gè)信息的處理。
筆記儲存
第二步：筆記信息的轉(zhuǎn)化和吸收
當(dāng)我們完成第一步，把信息都放在一個(gè)籃子里面之后，下一步就需要處理這些信息，結(jié)合《Getting Things Done》和我自己實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出幾個(gè)信息處理的原則。
信息的處理原理
今日必須完成：把當(dāng)天需要馬上處理的工作，列成清單，然后按照時(shí)間管理四象限區(qū)分重要緊急性，逐一去完成。完成之后，可以把這條信息轉(zhuǎn)移到你的工作日志歸檔文件中，比如2020-3-8日工作日志。對于學(xué)習(xí)的事項(xiàng)也是一樣的操作。
未來要做的事情：這些事情不是馬上要做的，有的可能已經(jīng)明確時(shí)間，則標(biāo)記出日期；有的可能還沒有想好什么時(shí)候做，那就放入“將來”目錄中。
輔助或參考性資料：有些信息可能具有參考價(jià)值，需要你反復(fù)學(xué)習(xí)，或者用到時(shí)候再引用。這類資料可以放入“參考文獻(xiàn)”目錄中。
項(xiàng)目信息：有些事情不是今天一天完成，可能是一個(gè)長期項(xiàng)目。這類信息就需要轉(zhuǎn)入項(xiàng)目專項(xiàng)目錄中，在項(xiàng)目里面進(jìn)一步整理信息的歸處。
刪除信息：收集的時(shí)候，什么都放進(jìn)來，就難免出現(xiàn)一些一時(shí)沖動放進(jìn)來的信息，這些信息沒有什么價(jià)值，經(jīng)過你二次分辨，就可以刪除。
根據(jù)原則對信息做了分類之后，緊接著就是執(zhí)行。對于工作的事項(xiàng)，我們在此不做贅述，這里更多的介紹知識類信息的執(zhí)行處理方法。
著名作家大前研一曾經(jīng)講過，在日本麥肯錫公司，員工學(xué)習(xí)新知識時(shí)，閱讀資料和消化資料所花費(fèi)的時(shí)間比例是1:3。
由此可見，真正想要將知識轉(zhuǎn)化為自己的知識，需要付出2倍于閱讀的時(shí)間。
我們拿收藏進(jìn)來的一篇文章舉例，你可以把有用的案例、金句、觀點(diǎn)拆到自己對應(yīng)的素材庫目錄中。這對于寫作尤為重要，平時(shí)不斷積累論點(diǎn)論據(jù)故事，當(dāng)你要寫一篇文章需要用到這些故事的時(shí)候，就可以直接調(diào)用。
文章的轉(zhuǎn)化相對簡單，那么對于一本書的學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化，相對復(fù)雜一些，可以分為摘錄、觀點(diǎn)、金句、案例、知識結(jié)構(gòu)等。你需要用自己的話把作者將的邏輯和觀點(diǎn)梳理出來，根據(jù)自己的理解，集合自己的知識重組輸出。當(dāng)你能夠按照自己的邏輯清楚的表達(dá)出來，才代表你初步掌握，之后可能需要反復(fù)優(yōu)化自己的輸出，加深理解，最后做到理解。
GTD流程
第三步：刪除信息
這里的刪除不同于第二步中的刪除，第二步的刪除更多的是在儲存的“籃子”目錄中進(jìn)行。而此時(shí)的刪除是對整體的筆記系統(tǒng)。知識不斷更新迭代，有些知識過時(shí)了，有些在自己能力成長后不用了，就像手機(jī)不斷升級，過去的功能手機(jī)被淘汰一樣。
這里我們借鑒日本雜物管理大師山下英子的《斷舍離》的理念作為原則，簡單來說，斷代表不買、不收取不需要的東西，舍代表處理掉堆放在家里沒用的東西，離代表舍棄對物質(zhì)的迷戀，關(guān)注自己是否需要。
那么把這個(gè)理念應(yīng)用到知識庫管理中，就有如下3個(gè)原則。
斷：已經(jīng)收集卻長時(shí)間都沒有用到一次的筆記，或者過時(shí)的信息，可以刪除了。
舍：刪除自己不會用的知識，刪除不能指導(dǎo)自己思想和行為的知識。
離：舍棄對知識的收和管執(zhí)念，而是關(guān)注如何完善知識體系，讓知識更好的運(yùn)用。
在吸收和轉(zhuǎn)化的過程中，會不斷有新的筆記產(chǎn)生，因此，每周、每月都要定期的去檢查，及時(shí)清理。
小結(jié)：筆記系統(tǒng)的管理是一個(gè)比較個(gè)性化的事情，因?yàn)槊總€(gè)人的知識體系和工作都不一樣。因此我們可以結(jié)合自己的實(shí)際情況，找到最適合自己并容易堅(jiān)持做下去的筆記管理方式。
04 總結(jié)
《學(xué)習(xí)之道》講到一個(gè)概念，能力錯(cuò)覺：大多數(shù)人不斷重復(fù)閱讀筆記或課本，卻很少有人在學(xué)習(xí)時(shí)進(jìn)行自我測驗(yàn)或做提取練習(xí)，當(dāng)課本擺在眼前，大腦會產(chǎn)生錯(cuò)覺，以為學(xué)習(xí)材料也同樣存入了大腦，可這只是小和尚念經(jīng)，沒有真正學(xué)到。
也許你以為自己掌握了很多知識，當(dāng)你嘗試把他們寫出來的時(shí)候，你會發(fā)現(xiàn)在自己的記憶中，只有一些模糊的概念，而無法真正的使用它們。建立筆記系統(tǒng)就是對你所有知識的一次提取練習(xí)，通過這個(gè)過程，對自己的知識體系進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。
筆記系統(tǒng)的建立，是把你大腦的精力，從繁瑣無價(jià)值的記憶中解放出來，讓大腦做更重要的事情——思考。用思考把知識體系完善，完成自我管理和成長。
