【原】【好書推薦】如何做好時(shí)間管理——《搞定》精華分享
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關(guān)注我，讓我成為你的專屬小太陽(yáng)吧 《搞定：無(wú)壓工作的藝術(shù)》這本書，是一本時(shí)間管理指南，教你在繁重的工作壓力之下，通過(guò)有效的時(shí)間管理技術(shù)解除精神負(fù)擔(dān)，保持大腦的良好狀態(tài)，從而輕松高效地完成工作。時(shí)間管理領(lǐng)域的經(jīng)典名作，首創(chuàng) GTD 時(shí)間管理理論并提供可行方法，幫助你解除精神負(fù)擔(dān)，保持大腦良好狀態(tài)，輕松高效完成工作。本書作者戴維·艾倫，美國(guó)著名的管理思想家，時(shí)間管理領(lǐng)域的世界級(jí)權(quán)威，GTD 時(shí)間管理方法的創(chuàng)始人。我們?cè)诠ぷ髦谢径紩?huì)遇到工作量繁重，但是時(shí)間、精力又有限的情況，這給我們帶來(lái)很大壓力。你可能一天要寫上百封電子郵件，也可能同時(shí)在幾十個(gè)微信群里回復(fù)信息，在這種狀態(tài)下，你的工作狀態(tài)很難達(dá)到最好，還會(huì)影響生活的幸福感，所以，越來(lái)越多的職場(chǎng)人需要學(xué)會(huì)時(shí)間管理方法。在社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)速度越來(lái)越快的情況下，人們面臨的工作壓力越來(lái)越大，也越來(lái)越普遍，這才產(chǎn)生了對(duì)于時(shí)間管理技術(shù)的迫切需求。不過(guò)，人們進(jìn)行時(shí)間管理的基本工具仍然是備忘錄、時(shí)間表、日程表、工作計(jì)劃這些東西，很多現(xiàn)代的時(shí)間管理學(xué)流派，也就將注意力集中在了工作計(jì)劃上，將時(shí)間管理的目標(biāo)設(shè)定為更好地制定工作計(jì)劃，通過(guò)組織整理、統(tǒng)籌優(yōu)化或是選擇優(yōu)先事項(xiàng)等具體方法，讓你的日程變得條理清晰，然后妥善執(zhí)行計(jì)劃，達(dá)到避免遺漏、提高工作效率和質(zhì)量的目標(biāo)。對(duì)于人類大腦的這個(gè)特性，用電腦來(lái)打個(gè)比方就更清楚了。電腦用于運(yùn)算的核心部件是中央處理器，也就是 CPU，然后有個(gè)部件和 CPU 相連，叫做隨機(jī)存儲(chǔ)器。需要運(yùn)算的數(shù)據(jù)在輸入 CPU 之前，以及運(yùn)算結(jié)果從 CPU 輸出之后，都需要在隨機(jī)存儲(chǔ)器里短期存儲(chǔ)一下。但是，隨機(jī)存儲(chǔ)器不能堆積太多的數(shù)據(jù)，如果它被填滿了，CPU 的運(yùn)算能力就會(huì)急劇下降。手機(jī)的情況和電腦是相似的，而人類大腦也是如此，昨天的任務(wù)沒(méi)有處理完，明天的任務(wù)需要明確細(xì)節(jié)，這些占用記憶資源的內(nèi)容如果堆積過(guò)多，就會(huì)嚴(yán)重影響大腦的思考能力。戴維·艾倫最初提出 GTD 方法的時(shí)候，電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不發(fā)達(dá)，所以他在建立工作計(jì)劃系統(tǒng)的時(shí)候，主要還是依靠紙質(zhì)文件夾或是小本本，如今技術(shù)日新月異，你可以用電腦軟件、用 iPad 和手機(jī)的 App，更加方便地整理工作計(jì)劃。不過(guò)，無(wú)論是小本本還是 App，它們承擔(dān)的角色并沒(méi)有發(fā)生本質(zhì)變化。對(duì)于大腦來(lái)說(shuō)，不同載體不同形式的工作計(jì)劃系統(tǒng)，就相當(dāng)于你的外腦，外腦承擔(dān)記憶功能，就能將你的大腦解放出來(lái)，讓你擺脫壓力和焦慮，輕松而專注地處理眼前的工作。衡量這樣的一個(gè)工作計(jì)劃系統(tǒng)是否成功，并不在于載體和形式，最先進(jìn)的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的關(guān)鍵是，將工作任務(wù)整理到這個(gè)系統(tǒng)里去之后，你是否真的可以在大腦里擺脫它們。如何才能擺脫呢？有兩點(diǎn)要注意。第一，昨天的工作任務(wù)一定要按計(jì)劃完成，除了那些自己不能控制的特殊情況之外，不應(yīng)該留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在腦海里揮之不去，就會(huì)影響今天的狀態(tài)。而且，工作留尾巴還有另外一層危害：我們大腦的狀態(tài)會(huì)受到情緒的影響，你在制定工作計(jì)劃、給每一項(xiàng)工作排定完成時(shí)間的時(shí)候，就相當(dāng)于在做一個(gè)自我承諾，工作沒(méi)有按計(jì)劃完成，就相當(dāng)于自我承諾沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，雖然沒(méi)有外人來(lái)懲罰，但這種自我承諾的落空也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)心的挫折感，這種挫折情緒會(huì)進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)，影響你的大腦狀態(tài)。第二，明天的工作任務(wù)在整理到工作計(jì)劃系統(tǒng)中的時(shí)候，一定要清晰、明確、富有條理、信息充分。整理工作計(jì)劃的一方面功能，就是幫你的大腦做備忘錄。所謂的備忘，意思就是說(shuō)，你的大腦即使忘了也沒(méi)關(guān)系，因?yàn)檎淼酵饽X里的信息是充分的，等到需要的時(shí)候，看一眼就可以動(dòng)手干活。但是很多時(shí)候，人們整理工作計(jì)劃并不認(rèn)真，甚至只是寫一兩個(gè)字，代表對(duì)某件工作的提示，結(jié)果時(shí)過(guò)境遷，再看到這一兩個(gè)字的時(shí)候，并不能回憶起工作的完整內(nèi)容。一旦這種情況成了習(xí)慣，大腦也會(huì)有所保留，即使整理出了工作計(jì)劃，也不敢放心大膽地將工作任務(wù)從腦子里趕出去，結(jié)果也就始終不能擺脫緊張和焦慮了。整理妥當(dāng)?shù)墓ぷ饔?jì)劃一定要具體到行動(dòng)，當(dāng)你拿起計(jì)劃，馬上就可以執(zhí)行。像“某某產(chǎn)品市場(chǎng)營(yíng)銷方案”這樣的名詞性表述，并不是合格的計(jì)劃內(nèi)容，只有“協(xié)同某某部門討論確定某某產(chǎn)品市場(chǎng)營(yíng)銷方案”這樣的動(dòng)詞性表述，才能說(shuō)清楚你要采取行動(dòng)的具體內(nèi)容。GTD 方法將工作流程劃分為五個(gè)獨(dú)立的階段，五個(gè)階段循序漸進(jìn)，構(gòu)成了高效完成時(shí)間管理、推進(jìn)工作進(jìn)程的橫向管理系統(tǒng)。五個(gè)階段的步驟依次包括：第一，收集，要收集一切與工作相關(guān)的事務(wù)與信息；第二，理清，要理清每個(gè)項(xiàng)目的意義和相關(guān)措施；第三，整理，要組織整理形成工作清單，提出選項(xiàng)；第四，回顧，要進(jìn)行思考回顧，保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行；第五，執(zhí)行，要著手行動(dòng)，全身心地投入工作中。這五個(gè)步驟并不復(fù)雜，你在每天日常的工作和生活中，可能已經(jīng)不自覺(jué)地運(yùn)用了這套方法。設(shè)想這樣一種情形，朋友前來(lái)拜訪，你準(zhǔn)備給他做頓飯，而這個(gè)時(shí)候廚房里一團(tuán)糟，你會(huì)怎么處理呢？首先，你要確定所有需要妥善放置的東西，食材、調(diào)料、廚具、垃圾，這一步是收集；然后，你決定哪些要扔掉，哪些要留在原處，哪些應(yīng)當(dāng)重新擺放，這一步是理清；接下來(lái)，你根據(jù)要做的菜，將不用的東西放回冰箱和柜子，要用的東西擺放在順手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔進(jìn)垃圾桶，這一步是整理；然后你核對(duì)一下準(zhǔn)備的食譜，看看手頭材料和工具是否齊備，這一步是回顧；最后，點(diǎn)火，起鍋，開(kāi)始做飯，這一步就是執(zhí)行。縱向管理方法也分為五個(gè)步驟，第一步是定義目標(biāo)和原則，既要弄清楚這個(gè)工作項(xiàng)目所要達(dá)到的目標(biāo)，也要明確在處理這項(xiàng)工作項(xiàng)目的過(guò)程中，你所遵循的原則和價(jià)值觀。第二步是展望結(jié)果，描繪前景。工作項(xiàng)目成功之后，將會(huì)是一幅什么樣的景象，你應(yīng)當(dāng)在大腦里清楚勾勒出來(lái)，而且能用語(yǔ)言清晰描述出來(lái)。第三步是頭腦風(fēng)暴。有了目標(biāo)，有了關(guān)于未來(lái)成功的景象，在足夠放松的狀態(tài)下，你的大腦就開(kāi)始自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，產(chǎn)生一個(gè)一個(gè)的想法，這就是頭腦風(fēng)暴。人們發(fā)明了很多技巧和工具，幫助大腦在頭腦風(fēng)暴中更好地捕捉創(chuàng)意思維的成果，比如這幾年我們耳熟能詳?shù)乃季S導(dǎo)圖。不過(guò)，比選擇工具更重要的，是你在頭腦風(fēng)暴的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)足夠放松，給思維延展留下充分的空間。一開(kāi)始主要追求數(shù)量，不要太在意質(zhì)量，不要對(duì)自己的想法過(guò)早給予評(píng)判和質(zhì)疑，要努力打破常規(guī)和思維定式，至于對(duì)想法的評(píng)價(jià)、分析和組織，留給下一步就好了，也就是第四步，組織整理。在第四步組織整理這個(gè)階段，你要明確項(xiàng)目的關(guān)鍵，將推動(dòng)項(xiàng)目成功所需的條件整理分類，然后上一階段不是頭腦風(fēng)暴了嗎？再把獲得的成果分類填空，在每一類別內(nèi)部進(jìn)行評(píng)估，形成最佳方案。最后一步，也就是第五步，采取行動(dòng)。你要根據(jù)確定的方案，妥善分配資源，堅(jiān)持不懈，直到成功。
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