導(dǎo)讀10大經(jīng)典的項目管理工具：①項目組成員表、②項目范圍說明書、③Project & WBS、④項目進度計劃表、⑤項目風(fēng)險管理表、⑥項目溝通計劃表、⑦項目會議紀要、⑧項目狀態(tài)報告、⑨項目變更管理表、⑩項目總結(jié)表。簡簡單單的10張工具表格，濃縮了項目管理的知識與方法。 《10大經(jīng)典的項目管理工具》系列，一張思維導(dǎo)圖回顧往期精彩： 項目范圍說明書：用好這張表，就能把項目講清楚，經(jīng)典的管理工具 工作結(jié)構(gòu)分解WBS表：管好項目的人和事，事事有人管，人人有事做 項目進度計劃表，具體可執(zhí)行的工作計劃，項目管理不再是瞎忙 項目風(fēng)險管理表，集風(fēng)險識別、分析、應(yīng)對、跟蹤于一體的實用工具 項目溝通計劃表：用好這張表，搞定干系人，才是項目經(jīng)理該干的事 那，此節(jié)，我們接下來分享，10大經(jīng)典的項目管理工具之第7張工具表《項目會議紀要》。 第七張工具表：《項目會議紀要》做過項目的都會有這樣的體會，會議真是多，大大小小的各種類型的會議，每天的站會、每周的例會、每個月的匯報會議、各種專題的碰頭會議、每個階段的匯報會議、各種形式的研討會、各種交付物的評審會議、動員會等等。 會議，從一對一的面談會議到多達幾十號人的'大會'，其實，都是一種職場中常用的溝通方式，就某個問題在一定范圍內(nèi)達成共識的過程。 項目經(jīng)理，在項目實施過程中，要花80%以上的時間，用在溝通上，而，最常見的溝通方式，就是開會，可想而知，會議的重要性，甚至說，會議的效率也就成了決定項目成敗的關(guān)鍵因素之一。 可，同時，我們也發(fā)現(xiàn)了，會議一多，這效果反而不好了，尤其是，開'大會'，開會時，討論異常激烈，可是，會后才發(fā)現(xiàn)，貌似啥也沒干成，要解決的問題，照樣還是問題，要推進的事情，照樣停滯不前？ 沒錯，這就是《項目會議紀要》的意義，告別無效會議，讓你的項目會議不再白開，要過程有過程、要成果有成果！ 如下示例： 《項目會議紀要》，包含了7個部分的內(nèi)容：①基本信息、②會議目標、③參與人員、④發(fā)放材料、⑤發(fā)言記錄、⑥會議決議（核心）、⑦發(fā)放范圍。
在使用《項目會議紀要》時，如下幾個要點： 要點①、記錄與紀要不一樣：會議記錄，是流水賬式的記錄會議過程，而，會議紀要，則是在記錄的基礎(chǔ)上整理總結(jié)，既突出重點又不失過程，所以，一般是會上用記筆記的方法記錄會議，會后專人整理會議紀要。 要點②、會前準備+會中控制+會后跟進：高效會議的基本流程。
要點③、會議角色和職責(zé)要清晰：這是每項工作都該有的基礎(chǔ)，會議也要如此。召集人是誰，負責(zé)制定目標、選擇人員、提供材料、確定時間地點等；主持人是誰，負責(zé)控制會議節(jié)奏、引導(dǎo)議題等；記錄人是誰，負責(zé)會議記錄和整理紀要等；主要決策人是誰，負責(zé)決策什么內(nèi)容等等，這些都要在與會人員中標識出來。 要點④、未達成共識的'決議'：達成共識的決議事項，這部分一般不會漏，可是，有時候，種種原因，有一些事項未能達成共識。這些，也是決議事項的一部分，也要記錄形成行動計劃。比如，誰補充什么樣的材料，什么時候，再次會議討論等。 要點⑤、開大會不如開小會：俗話說人多嘴雜，與會人員一多，達成共識就越難，所以，選擇與會人員時要慎重，并且，會前指定什么人就某個問題發(fā)表自己的觀點，這樣，會議的效率就不會低下。 好了，做個小結(jié)《項目會議紀要》，高效會議的落地工具，解決了項目實施過程中最重要的溝通方式-會議的效率問題。做到會前充分準備、會中有效控制、會后跟進監(jiān)督，才能讓會議不白開，既有過程，還有結(jié)果！ 概括如下：
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