寫出精準(zhǔn)“會(huì)議紀(jì)要”，必須知道的幾個(gè)要點(diǎn)

CDrLee 2021-09-29

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一、會(huì)議紀(jì)要是什么？

會(huì)議紀(jì)要是一種記載和傳達(dá)會(huì)議基本情況或主要精神、議定事項(xiàng)等內(nèi)容的規(guī)定性公文，具有內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、表達(dá)的要點(diǎn)性、稱謂的特殊性等基本特點(diǎn)。對(duì)機(jī)關(guān)工作人員而言，會(huì)議紀(jì)要是一種常見的公文文種。

與“會(huì)議記錄”有啥區(qū)別？簡(jiǎn)言之，會(huì)議記錄是事務(wù)文書而非公文，只是會(huì)議情況的原始記錄，當(dāng)然也是寫好會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)材料；會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是對(duì)會(huì)議記錄的歸納和概括，是再加工的過程，來源于但又不同于會(huì)議記錄。

二、撰寫會(huì)議紀(jì)要，得堅(jiān)持“三個(gè)必須”，做到“三個(gè)弄清”

“三個(gè)必須”：必須如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不能憑空捏造，否則將違反紀(jì)實(shí)要求；必須圍繞會(huì)議成果進(jìn)行提煉和概括，重點(diǎn)介紹會(huì)議成果，切忌流水賬；必須反映集體意志，一般用第三人稱寫，常以“會(huì)議”作為表述主體，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議要求”等。

“三個(gè)弄清”：弄清會(huì)議目的，通盤了解會(huì)議情況；弄清與會(huì)各方最終達(dá)成了什么共識(shí)；弄清會(huì)議相關(guān)材料的核心要義。

三、會(huì)議紀(jì)要有幾種類型？

機(jī)關(guān)工作人員日常接觸最多的會(huì)議紀(jì)要大致有兩種，即辦公會(huì)議紀(jì)要和專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議紀(jì)要有哪些要素？

主要由標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款幾部分組成。

①標(biāo)題。必須寫明確，不能僅以“會(huì)議紀(jì)要”為題。主要有以下幾種寫法。

寫法一：會(huì)議名稱文種。

寫法二：召開會(huì)議的機(jī)關(guān) 內(nèi)容文種。

寫法三：會(huì)議名稱紀(jì)要內(nèi)容文種。

寫法四：正副標(biāo)題。正標(biāo)題闡述會(huì)議主旨和意義，副標(biāo)題交代會(huì)議名稱和文種。

②正文。主要由會(huì)議概況、會(huì)議的精神與議定事項(xiàng)組成

組成一：會(huì)議概況。這一部分是引子，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的基本情況，包括會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人員和會(huì)議主題。

組成二：會(huì)議的精神與議定事項(xiàng)。這一部分是重點(diǎn)，分集中概述式、條項(xiàng)式、發(fā)言摘錄式3種常見寫法。

③結(jié)尾和落款。應(yīng)嚴(yán)格按照黨政機(jī)關(guān)公文格式要求擬寫。

五、如何寫好會(huì)議紀(jì)要？

①心得一：會(huì)議準(zhǔn)備有必要

做好“五項(xiàng)”準(zhǔn)備：了解會(huì)議議程、熟悉會(huì)議文件、掌握與會(huì)人員名單、熟悉會(huì)議環(huán)境、準(zhǔn)備記錄設(shè)備。

②心得二：會(huì)中記錄有技巧

把握“四個(gè)”要點(diǎn)：精力集中、全神貫注，抓大放小、記錄關(guān)鍵詞，多記“臨場(chǎng)發(fā)揮”內(nèi)容，著重記主要領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)講話。

③心得三：會(huì)后整理講方法

做到“四個(gè)”注意：注意條理清晰、注意用語規(guī)范、注意忠于原意、注意領(lǐng)導(dǎo)意圖。

④心得四：審核確認(rèn)不可少

抓好“三個(gè)”流程：自我檢查、反復(fù)修改，報(bào)請(qǐng)直屬領(lǐng)導(dǎo)審核。

⑤心得五：閉環(huán)執(zhí)行更重要

堅(jiān)持“一個(gè)”原則：會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)不是完結(jié)，還應(yīng)密切跟蹤、常態(tài)督導(dǎo)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，有交辦就要見實(shí)效。

仔細(xì)比對(duì)。會(huì)議紀(jì)要報(bào)審過程中，會(huì)逐級(jí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽修改。紀(jì)要起草人員應(yīng)珍惜各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的修改批示，勤于、善于比對(duì)初稿與修改稿的差別，體會(huì)琢磨領(lǐng)導(dǎo)的用意，特別是著重修改的地方，尤其要注意體會(huì)把握。

完善筆記。用記錄本來記錄會(huì)議召開的情況，會(huì)議過程往往氣氛嚴(yán)肅、時(shí)間緊張，即使記錄人員下筆速度很快，也難免有內(nèi)容來不及記錄，紀(jì)要發(fā)放完成后便是補(bǔ)充記錄本的最佳時(shí)機(jī)。

整理保存。記錄本、會(huì)議錄音、會(huì)議文件等，是會(huì)議的客觀見證者，要特別注意存檔保管，以便隨時(shí)查證。

撰寫會(huì)議紀(jì)要，看起來是個(gè)不起眼的工作，但它非常考驗(yàn)一個(gè)人的基本素養(yǎng)、文字功底和職場(chǎng)情商。

四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)與您分享：

No.1 寫好會(huì)議紀(jì)要是職場(chǎng)加分項(xiàng)

會(huì)議紀(jì)要必不可少，目的是確認(rèn)會(huì)議議定的具體事項(xiàng)，成為今后一階段的工作指南。會(huì)議紀(jì)要一般需要報(bào)送給相關(guān)責(zé)任人，包括各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事，寫好會(huì)議紀(jì)要，能給你的職場(chǎng)加分。

No.2 會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的升級(jí)版

會(huì)議記錄極具個(gè)人風(fēng)格，工整詳細(xì)、隨手涂鴉都可，只要能記明白會(huì)議過程中的相關(guān)討論、發(fā)言、結(jié)論就行。會(huì)議記錄主要是給自己看，幫助自己在需要用的時(shí)候復(fù)原記憶，理清思路。

會(huì)記紀(jì)要?jiǎng)t是根據(jù)會(huì)議記錄整理而成的升級(jí)版，需要根據(jù)本單位會(huì)議紀(jì)要的格式、模板、公文書寫要求寫作，是未來某項(xiàng)具體工作的行動(dòng)方案。

No.3 會(huì)議紀(jì)要至少包括8個(gè)基本要點(diǎn)

一份完整有效的會(huì)議紀(jì)要，要記錄清楚會(huì)議的8項(xiàng)內(nèi)容：包括會(huì)議背景、目的要求、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、主要議題、形成的決議。如果會(huì)議還有未達(dá)成共識(shí)的事項(xiàng)、未解決的問題，也要一并記錄下來。

No.4 會(huì)議紀(jì)要要簡(jiǎn)明扼要

與會(huì)議記錄不同，會(huì)議紀(jì)要不追求事無巨細(xì)、面面俱到，注重的是邏輯清晰、簡(jiǎn)明扼要。會(huì)議紀(jì)要最核心的內(nèi)容我把它總結(jié)為“5個(gè)什么”：什么時(shí)間商量的？我們要做什么事情？由什么人來負(fù)責(zé)？什么時(shí)間完成？要達(dá)到什么效果？列成清單式，一目了然。

總結(jié)一下：

會(huì)議紀(jì)要看起來不過短短篇幅，但實(shí)際要做的工作還有很多。比如：做好會(huì)議之前的準(zhǔn)備工作，了解與會(huì)人員的資料信息，快速有效利用會(huì)議資料，掌握行文邏輯思路，善于總結(jié)提煉要點(diǎn)，注意用詞嚴(yán)謹(jǐn)，等等。建議您，不妨花點(diǎn)時(shí)間，仔細(xì)揣摩練習(xí)會(huì)議紀(jì)要的寫作，您會(huì)有意想不到的收獲！

精心準(zhǔn)備，心中有數(shù)

每次開會(huì)撰寫紀(jì)要都像考試，或大考或小考，或急難重或緩易輕，需要有一個(gè)認(rèn)真?zhèn)淇嫉男膽B(tài)，提前把問題想全面，認(rèn)真作好準(zhǔn)備。

掌握會(huì)議議程。有些單位撰寫紀(jì)要和籌辦會(huì)議的職能沒有設(shè)在同一部門，這就需要紀(jì)要寫作人員會(huì)前主動(dòng)聯(lián)系辦會(huì)部門，第一時(shí)間拿到會(huì)議議程，掌握會(huì)議主題、參會(huì)部門、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等信息，做到手腳不亂。

熟悉背景資料。有的會(huì)議是之前會(huì)議的延續(xù)和再部署，關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)開場(chǎng)可能直奔主題，這時(shí)就很有必要把之前的會(huì)議紀(jì)要、背景材料等找出來，熟悉情況，對(duì)于全面理解把握本次會(huì)議內(nèi)容會(huì)有很大幫助。

預(yù)習(xí)會(huì)議材料。一些議題重要的會(huì)議，如傳達(dá)學(xué)習(xí)貫徹中央最新精神、中央領(lǐng)導(dǎo)同志重要指示批示等，相關(guān)部門一般會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好講話提綱，紀(jì)要寫作人員應(yīng)盡量在會(huì)前拿到全部材料，了解清楚主要內(nèi)容，提前進(jìn)入狀態(tài)，做到胸有成竹。

精準(zhǔn)記錄，膽大心細(xì)

做好現(xiàn)場(chǎng)記錄是一項(xiàng)基本功，也是寫好會(huì)議紀(jì)要的有力保障。

要全程參會(huì)。充分聽取與會(huì)人員發(fā)表意見，對(duì)討論過程中的邏輯關(guān)系有清晰的認(rèn)識(shí)，這是對(duì)議定事項(xiàng)進(jìn)行高質(zhì)量歸納整理的重要前提。

要抓住重點(diǎn)。一些會(huì)議持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，紀(jì)要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無法高度集中等狀況，這時(shí)需要集中“優(yōu)勢(shì)兵力”，重點(diǎn)緊盯一把手講話，以及主要副職、主匯報(bào)人發(fā)言，確保關(guān)鍵信息無一遺漏。

要拾零為整。會(huì)議中，如果某位與會(huì)人員的發(fā)言得到主要領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間肯定，說明主要領(lǐng)導(dǎo)非常認(rèn)可，這類內(nèi)容需要迅速標(biāo)在本上，后期整理寫作紀(jì)要時(shí)注意補(bǔ)充。

要標(biāo)記時(shí)碼。在可攜帶錄音設(shè)備的會(huì)場(chǎng)作記錄時(shí)，當(dāng)聽到分量重、理論強(qiáng)、舉措實(shí)的發(fā)言內(nèi)容時(shí)，可以迅速掃一眼錄音時(shí)碼，作上標(biāo)記，后期整理時(shí)定向確認(rèn)，大大節(jié)省查找時(shí)間。

要核對(duì)人員。一般情況下，會(huì)議議程上的參會(huì)人員均會(huì)到場(chǎng)，但偶爾也會(huì)有臨時(shí)未到、他人代替等情況，需要紀(jì)要寫作人員及時(shí)“掃描”現(xiàn)場(chǎng)，確認(rèn)到會(huì)人員，嚴(yán)格忠實(shí)于會(huì)場(chǎng)，在紀(jì)要中加以體現(xiàn)。

來源應(yīng)用寫作中心

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來自： CDrLee > 《職場(chǎng)公文》

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