作者：廖夢(mèng)涵

單位：尤揚(yáng)律師事務(wù)所

來(lái)源公眾號(hào)：尤揚(yáng)律師事務(wù)所

公眾號(hào)ID：youyanglaw

編者按

時(shí)間作為律師的一大成本，如何從復(fù)雜繁瑣、重復(fù)率大、耗時(shí)長(zhǎng)的工作中脫身而出去研究更有價(jià)值的專業(yè)性問(wèn)題，一直是許多律師的苦惱之處。本篇廖夢(mèng)涵律師將與大家分享，其是如何借助日常辦公軟件來(lái)提高工作效率、從重復(fù)繁瑣的工作中解放出來(lái)的。

一、常用辦公軟件在辦案過(guò)程中的運(yùn)用

1、文件夾分類建檔技能

（1）以案件為分類依據(jù)

對(duì)于文件夾分類管理，需求不同，就有不同的分類方法。對(duì)于多數(shù)辯護(hù)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，按照總框架可以分為兩大類。

第一類是以案件為分類依據(jù)。例如在刑事辯護(hù)業(yè)務(wù)中，可以按照接受案件的年份+當(dāng)事人+罪名等方式來(lái)命名文件夾，如2017彭某某受賄、貪污案，2017代表的是接受案件的年份，方便電腦根據(jù)數(shù)字前后順序排列，醒目簡(jiǎn)單。彭某某代表的是嫌疑人或被告人的姓名，后附罪名方便記憶、快速鎖定文件夾。

于是檢索定位順序就是【案件】→【刑事案件】→【2017彭某某受賄貪污案】→【訴訟文書(shū)】→《申請(qǐng)有專門知識(shí)的人出庭申請(qǐng)書(shū)》。

以案件為分類依據(jù)

（2）以資料庫(kù)為分類依據(jù)

對(duì)于律師而言，除了案件本身需要有科學(xué)、合理、規(guī)范的建檔外，其他許多輔助資料也需要服務(wù)于案件本身。筆者稱之為“資料庫(kù)”，諸如刑事業(yè)務(wù)中經(jīng)常遇到的訴訟文書(shū)模板、法律法規(guī)、最新司法解釋、量刑有關(guān)文件及合同模板等等。

應(yīng)根據(jù)自身具體情況和辦案需要，利用瑣碎時(shí)間進(jìn)行分類、匯總并建檔，用之即取。就如同“我一直在蓄那一桶水，直到有一天只需一瓢飲”。舉例：以要尋找2016年底頒發(fā)施行的“電信網(wǎng)絡(luò)司法解釋”為例。順序?yàn)?，【資料】→【刑事法律法規(guī)】→【詐騙】→2016年12月19《關(guān)于辦理電信網(wǎng)絡(luò)詐騙等刑事案件適用法律若干問(wèn)題的意見(jiàn)》。

資料庫(kù)為分類依據(jù)

2、資料檢索技能

（1）線下檢索——Finder功能

線下檢索是建立在前述已經(jīng)有規(guī)范、科學(xué)及合理的文件夾建檔工作之上的，也就是說(shuō)要檢索的東西首先一定自己保存的有，其次由于各種原因一時(shí)不知從哪個(gè)文件夾入手去尋找。那么這個(gè)時(shí)候就需要我們的一個(gè)線下檢索技能，以蘋果mac操作系統(tǒng)為例，在總菜單里點(diǎn)擊【Finder】→右上角【搜索框】輸入信息（例如輸入“受賄量刑”）→選中需要的【文檔】

（2）線上檢索技能——Alpha辦公系統(tǒng)、刑事法寶、搜狗·微信搜索等

a. Alpha 辦公系統(tǒng)檢索

辦理刑事案件過(guò)程中，離不開(kāi)的技能就是檢索技能。Alpha辦公系統(tǒng)，按照【工具】→【大數(shù)據(jù)】→【案例】的順序即可進(jìn)行檢索；值得一提的是三維立體檢索模式，即：從具體案由（橫向脈絡(luò)）、主審法官（縱向脈絡(luò)）、上級(jí)法院（高度脈絡(luò)）三個(gè)維度出發(fā)進(jìn)行檢索。點(diǎn)擊導(dǎo)出檢索報(bào)告，就形成了Excel表格式的《大數(shù)據(jù)檢索報(bào)告》。

b.刑事·法寶檢索

刑事法寶裁判規(guī)則、專家精釋、法律依據(jù)、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)分析五個(gè)板塊功能，是辦理刑事案件最為合適、及時(shí)和便利的檢索工具。

c. 搜狗·微信檢索

進(jìn)入搜狗搜索引擎界面，選取“微信”菜單，在搜索框輸入關(guān)鍵字，點(diǎn)擊搜文章按鈕，即彈出與關(guān)鍵字有關(guān)的文章。搜狗微信檢索功能，一般適用于搜索法官、檢察官、刑事律師撰寫(xiě)的個(gè)人專業(yè)性文章。對(duì)于自己辯護(hù)思路形成、平時(shí)刑事文章寫(xiě)作等有啟發(fā)和幫助作用。

3、word文檔及表格制作技能

（1）制作刑事閱卷摘要（含質(zhì)證意見(jiàn)）等

全國(guó)律協(xié)剛公布的《律師辦理刑事案件規(guī)范》第七十七條明文規(guī)定：“在開(kāi)庭審理前，辯護(hù)律師應(yīng)當(dāng)研究證據(jù)材料、有關(guān)法律、判例，熟悉案件涉及的專業(yè)知識(shí)，擬定辯護(hù)方案，準(zhǔn)備發(fā)問(wèn)提綱、質(zhì)證提綱、舉證提綱、辯護(hù)提綱等?！边@是通過(guò)行業(yè)規(guī)范的方式對(duì)辯護(hù)律師的執(zhí)業(yè)水平提出更高水準(zhǔn)、更加嚴(yán)格的要求。

筆者以往面對(duì)無(wú)論簡(jiǎn)單抑或復(fù)雜的案件，均會(huì)依據(jù)案件辯護(hù)目的和思路的不同需要，進(jìn)行閱卷摘要（含質(zhì)證意見(jiàn)）、案例檢索、有關(guān)法律法規(guī)等材料的準(zhǔn)備工作。通過(guò)不斷的摸索和積累，發(fā)現(xiàn)Word辦公軟件中插入表格功能最為好用。

在制作閱卷摘要時(shí)，可充分利用表格功能中的“拆分”、“合并”、“背景色”等菜單功能，使其一目了然，更加便捷的服務(wù)于案件工作需要。

示例：閱卷摘要

（2）制作案例檢索報(bào)告

在制作案例檢索報(bào)告的時(shí)候，可以選取不同的緯度來(lái)鎖定檢索范圍。例如，鎖定罪名案由、省市地區(qū)、管轄法院、年份、一審二審、判決裁定等，再通過(guò)輸入案件需要的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。利用Word插入表格的功能進(jìn)行整合，方便服務(wù)于辦案，同時(shí)也可以提交給法院作為參考資料。

示例：高利轉(zhuǎn)貸案例檢索報(bào)告

示例：非法經(jīng)營(yíng)案例檢索報(bào)告

（3）制作【案件有關(guān)法律法規(guī)】、【罪名量刑標(biāo)準(zhǔn)】、【刑事辯護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)項(xiàng)目】等其他表格化文檔

除了制作閱卷摘要、案例檢索報(bào)告等，Word插入表格功能還可應(yīng)用于其他需要的地方。例如，案件有關(guān)法律法規(guī)的匯總、罪名的量刑標(biāo)準(zhǔn)、刑事辯護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)項(xiàng)目等。且在多數(shù)情況下，這些服務(wù)于案件的文檔表格，可一次做成，反復(fù)使用。遇到類似案件，可能只需要修改極少部分內(nèi)容。下圖分別示例：

示例：有關(guān)法律法規(guī)

示例：罪名量刑標(biāo)準(zhǔn)

示例：刑事辯護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)文本

4、Excel、思維導(dǎo)圖MindManager、visio等其他軟件技能

（1）Excel表格技能——求和功能、生成統(tǒng)計(jì)圖等。

刑事案件能夠利用到Excel表格的場(chǎng)合并不多見(jiàn)，但Excel表格的“求和”功能著實(shí)厲害。在幾十起甚至上百起職務(wù)犯罪的數(shù)額當(dāng)中，當(dāng)事人或者辯護(hù)人對(duì)其中部分有異議時(shí)，就會(huì)遇到核算核減問(wèn)題。

利用Excel表格的“求和”功能，則不會(huì)出現(xiàn)耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)等問(wèn)題?？蛑心繕?biāo)數(shù)據(jù)后，右下方即自動(dòng)顯示“求和”總數(shù)據(jù)、“平均”數(shù)值等。另外，Excel表格還有生成條形、扇形統(tǒng)計(jì)圖等功能，這可以在刑事案件或業(yè)務(wù)拓展等方面得到運(yùn)用。

Excel框中自動(dòng)求和功能

Excel生成統(tǒng)計(jì)圖功能

（2）思維導(dǎo)圖MindManager——樹(shù)狀圖制作

刑事案件當(dāng)中很多板塊需要用可視化方式進(jìn)行表達(dá)，例如重大復(fù)雜案件中所有證據(jù)材料的羅列、經(jīng)濟(jì)犯罪案件中資金流向等。

思維導(dǎo)圖MindManager就可以將這些通過(guò)樹(shù)狀圖等可視化的方式表達(dá)出來(lái)；另外，思維導(dǎo)圖也可以導(dǎo)出為圖片、word、pdf等格式，輕松有效的和其他辦公平臺(tái)相結(jié)合，給工作帶來(lái)效率和便捷。

思維導(dǎo)圖之資金流向圖

（3）Word插入SmartArt功能 / Visio ——案件流程圖制作

Visio被運(yùn)用在刑事案件中，首先可制作事件時(shí)間發(fā)展軸，從而對(duì)案件當(dāng)中重要事件前后順序有直觀把握，為邏輯思維和辯護(hù)思路提供生動(dòng)的依據(jù)。

其次，Visio軟件還可以服務(wù)于刑事案件訴訟可視化，制圖讓刑事律師可以更順暢、直觀的向當(dāng)事人說(shuō)明整個(gè)刑事案件三個(gè)階段的基本情況、律師的工作內(nèi)容以及當(dāng)事人最為關(guān)心的犯罪嫌疑人的強(qiáng)制措施情況。充分地讓當(dāng)事人了解、體驗(yàn)并接納刑事律師的流程化、精細(xì)化辯護(hù)工作和服務(wù)。

Visio之刑事案件流程圖

二、將辦公工具應(yīng)用于辦案過(guò)程的意義

為什么要輔助現(xiàn)代辦公工具應(yīng)用、融入于律師的日常辦案工作中？這其中蘊(yùn)含著諸多的原因和意義。無(wú)論對(duì)于當(dāng)事人、律師、辦案機(jī)關(guān)，還是對(duì)于團(tuán)隊(duì)內(nèi)部、知識(shí)管理體系，用工具助力律師的辦案過(guò)程，這將會(huì)是一件有價(jià)值有意義的事情。

1、使辦案過(guò)程可視化、流程化

從客戶體驗(yàn)方面講，用辦公工具記錄案件辦理過(guò)程及總結(jié)報(bào)告，可以讓當(dāng)事人和委托人以看得見(jiàn)方式體驗(yàn)律師服務(wù)，可以讓當(dāng)事人從對(duì)結(jié)果單純的追求中解脫出來(lái)，在過(guò)程中對(duì)律師進(jìn)行配合。即使沒(méi)有達(dá)到預(yù)期，也不會(huì)有怨言有矛盾，甚至?xí)蚵蓭煂I(yè)化和精細(xì)化的工作而致以尊重，因?yàn)樗麄冎缆蓭熕鶅A注的大量的時(shí)間、精力、經(jīng)驗(yàn)和心血。除此之外，還可以提高刑事律師的溢價(jià)能力。

從團(tuán)隊(duì)協(xié)同方面講，工具可以提高專業(yè)刑事律師團(tuán)隊(duì)的工作效率。刑事辯護(hù)業(yè)務(wù)橫向板塊可以分為無(wú)罪辯護(hù)、輕罪辯護(hù)、量刑辯護(hù)、程序辯護(hù)、證據(jù)辯護(hù)等等；刑事辯護(hù)業(yè)務(wù)縱向可以分為律師會(huì)見(jiàn)、偵查階段的工作、審查起訴階段的工作、庭前準(zhǔn)備、參加庭審、結(jié)案歸檔、客戶溝通等等。

將常用辦公工具應(yīng)用于上述團(tuán)隊(duì)作業(yè)中每個(gè)步驟中，不僅在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部起到方便討論、記錄流程等作用，而且也是律師工作的成果展示。因此辦公工具的運(yùn)用，也是實(shí)現(xiàn)刑事辯護(hù)團(tuán)隊(duì)協(xié)同作業(yè)的關(guān)鍵一招。

對(duì)法律職業(yè)共同體方面講，其實(shí)，辯護(hù)律師也可以成為檢察官、法官辦案的協(xié)助者。盡管公訴人與辯護(hù)律師系訴辯對(duì)抗關(guān)系，刑事法官保障律師辯護(hù)權(quán)利的道路依舊漫長(zhǎng)。

但是，刑事律師也可以通過(guò)這樣一種方式成為檢察官、法官的協(xié)助者。例如，當(dāng)我們把表格化或圖表化的閱卷摘要和質(zhì)證意見(jiàn)給檢察官和法官的時(shí)候，檢察官、法官會(huì)心中有數(shù)、并初步掌握了律師意見(jiàn)。這不僅為檢察官、法官的工作減輕了負(fù)擔(dān)，同時(shí)也是用一種看得見(jiàn)的方式為律師贏得尊重。

2、進(jìn)行律師時(shí)間管理，提高工作效率

所有的律師都知道律師的第一成本是時(shí)間，但并非所有的律師充分做到了高效、有序的時(shí)間管理。“在律師這條充滿挑戰(zhàn)與榮耀的路上，時(shí)間是你最大的敵人”。

因此，個(gè)別律師進(jìn)入發(fā)展瓶頸的制約因素之一，即是未逃出無(wú)高效有序時(shí)間管理的魔咒。例如，如果平時(shí)能夠善于利用辦公工具，養(yǎng)成建檔、歸類、總結(jié)的習(xí)慣，對(duì)于工作效率方面有百利而無(wú)一害。

養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣比較難，但是形成一個(gè)不良習(xí)慣卻很容易。尤其是對(duì)于年輕律師而言，缺乏有效的時(shí)間管理，你可能會(huì)親手毀掉短暫卻尤為珍貴的發(fā)展期。

3、形成刑事業(yè)務(wù)知識(shí)管理體系

一個(gè)律師的綜合能力可以通過(guò)后天不斷的訓(xùn)練得到提升，但這是一個(gè)相對(duì)漫長(zhǎng)的過(guò)程，與一個(gè)人的家庭背景、成長(zhǎng)環(huán)境、性格等因素均有關(guān)聯(lián)。但是技能卻能夠突破這些因素，在較快的時(shí)間內(nèi)有效的掌握，因此技能本身非常重要。

知識(shí)管理也是如此，知識(shí)本身層出不窮、浩如煙海，律師有限的精力和時(shí)間也無(wú)法涉及全部。而形成知識(shí)管理體系則不同，管理傳遞出的是邏輯思維、匯總整合等，是對(duì)知識(shí)本身的有效提取、利用及整合，因此知識(shí)管理比知識(shí)本身更重要。

而常用辦公技能就是知識(shí)管理中的一部分；以堅(jiān)持提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平為前提，練就一項(xiàng)技能，形成一套知識(shí)管理體系，方如鳥(niǎo)之雙翼、車之兩輪，大有裨益。用工匠精神對(duì)待每一個(gè)案件，才是使用工具的意義所在。

三、技術(shù)驅(qū)動(dòng)法律，思維和邏輯是關(guān)鍵

對(duì)于律師而言，工具的最大意義就是為解放重復(fù)繁瑣的勞動(dòng)，降低失誤，提高工作效率，從而讓律師專注于案件中那些“只有律師才能解決”的事情。

但工具本身又服務(wù)于內(nèi)容、思想和邏輯，只有先對(duì)案件本身有了充分的認(rèn)識(shí)和把控，并在此基礎(chǔ)上確立辯護(hù)思路，如何運(yùn)用工具的問(wèn)題自然游刃有余、迎刃而解。其中的方法、理念，不僅因案件而異，同時(shí)因人而異。

如今市場(chǎng)背景下，各方均對(duì)刑事辯護(hù)律師提出更加嚴(yán)格、更高水準(zhǔn)的要求，刑事律師不妨通過(guò)對(duì)辦公軟件的熟練運(yùn)用，使其最大效率地服務(wù)于律師工作和案件本身。由此，堅(jiān)定地走專業(yè)化和精細(xì)化辯護(hù)之路，可能是一個(gè)不錯(cuò)的方向。

專欄編輯：常若星 | 排版編輯：陳玥