時(shí)間管理必學(xué)5大心法

逸香閣居士麗人 2019-10-16

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在日常生活中，拖延癥深深的拖累著每一個(gè)想做好自己本職工作的年輕人，很多人忙忙碌碌一天，還是為自己沒有完成的工作而憂心，怎么最高效地利用時(shí)間，變成了很多年輕人津津樂道的話題。其實(shí)啊，網(wǎng)絡(luò)上也有很多教程、公眾號(hào)文章在傳授時(shí)間管理的技巧，但是大多數(shù)人也只是看了看，沒有堅(jiān)持下去。這原因有很多：有些人是看了嫌一條條堅(jiān)持麻煩，有的人呢，是看的時(shí)候覺得都說到點(diǎn)子上了，但是做的時(shí)候，這些方法都被拋之腦后。那么有沒有一套“內(nèi)功心法”能將時(shí)間管理的武功精髓融會(huì)貫通呢？別急，我這還真有一套時(shí)間管理的“內(nèi)功心法”，我將它稱之為“時(shí)間管理12345法則”。這套法則，其實(shí)沒有什么新奇的地方，大多數(shù)都是非常經(jīng)典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實(shí)有效。任何一個(gè)人，經(jīng)過一段時(shí)間的練習(xí)，都可以掌握，并應(yīng)用到自己的生活和工作中。

01

一件事情

這個(gè)“一件事情”理解起來其實(shí)很簡單，就是說我們在工作的時(shí)候，在特定的時(shí)間，只做一件特定的事情。很多人在工作的時(shí)候，都喜歡一心二用：例如邊寫文邊聽歌，寫報(bào)告的時(shí)候，用手機(jī)查查資料，順便刷刷抖音；收郵件的時(shí)候，又被彈窗的小新聞所吸引；查看公司微信群里的信息，又想順便跟朋友聊天……我想絕大多數(shù)的人，在工作的時(shí)候，有意無意的都會(huì)有這個(gè)習(xí)慣。那么這樣做，會(huì)產(chǎn)生什么樣的結(jié)果呢？答案很簡單，當(dāng)你一天的工作時(shí)間過去之后，你啥都沒有做成。原因也很簡單，你沒有獲得足夠的專注。而專注，才是做好一件事情的必要條件。

在現(xiàn)在這個(gè)工作節(jié)奏中，年輕人總是會(huì)出現(xiàn)自己今天的工作內(nèi)容沒有完成，明天還會(huì)有新的工作內(nèi)容，周而復(fù)始但是有總是找不到原因，因而感到深深的焦慮。這種焦慮究其原因，是因?yàn)閷π畔⒌摹安话捕ǜ小?。我們工作的過程中，只要是有網(wǎng)的環(huán)境，都會(huì)接受到大量的信息，所以就需要花大量的時(shí)間去處理這些信息。其實(shí)，我們每天接受到的信息，99%都是無用的，或者說是無關(guān)緊要的。那么最有用的事情是什么呢？就是你手頭上正在做的本職工作。把一件事情保質(zhì)保量的做好，才是一個(gè)人對自己最好的交代。當(dāng)你做好每一件事情的時(shí)候，你獲得最大的收益，不是你做好的工作給自己帶來的經(jīng)濟(jì)收益，而是你收獲到了專注的習(xí)慣，而專注的習(xí)慣，才是使你走上成功的必要品質(zhì)。

其實(shí)啊，很多人在工作中，堅(jiān)持了專注做好自己本職工作的行為，但是他們往往會(huì)發(fā)現(xiàn)兩種情況：一是對于結(jié)果和預(yù)期的不確定，二是長時(shí)間缺乏反饋的空虛感。他們因此陷入迷茫，懷疑自己是否做得正確，這種不安感會(huì)迫使人會(huì)去尋求更短期、能夠獲得即時(shí)反饋的行為，讓自己的獲得感的得到體現(xiàn)，體會(huì)到新鮮感和刺激感。如果你總被這種心態(tài)所操控，那你可能真的很難做成任何一件事，并且無法將事情做到極致，而這也就是你和真正的“優(yōu)秀人才”之間的差異所在。

02

兩個(gè)步驟

當(dāng)你有一個(gè)新工作需要去做的時(shí)候，不要著急下手，按照這兩個(gè)步驟去做：

首先思考：它能夠在一兩分鐘內(nèi)快速完成？

其次行動(dòng)：如果可以，立刻著手完成它；如果不行，把它記下來，安排時(shí)間去做。

舉一個(gè)很簡單的例子，當(dāng)你花了一個(gè)小時(shí)，做完了你的本質(zhì)工作后，你的同事讓你給他一個(gè)上次活動(dòng)的通訊稿，你該怎么做？

首先，你需要思考，找到這份通訊稿，是否需要很久，這份稿件是有成品，還是需要再加工整合，如果需要整合，是不是很簡單？如果真的需要花很久才能做到的話，那你就可以回復(fù)他：我現(xiàn)在很忙，有空了，我再幫你弄。然后將這件事記在你的備忘錄上，等你的本職工作做完了，你再去做。

那么，進(jìn)行這兩個(gè)步驟的目的是什么呢？其實(shí)就是為了避免我們自身的工作計(jì)劃受到干擾。很多人在工作的時(shí)候，都會(huì)有這么一種困惑：一天工作下來，感覺自己做了很多事，但是什么都沒做完，這是什么原因呢？這是因?yàn)槲覀円惶斓臅r(shí)間，都是在處理：“臨時(shí)的事情”和“應(yīng)急的事情”。其實(shí)，每個(gè)人制定的工作計(jì)劃，都有可能受到干擾，如何最大化地保證計(jì)劃的效果，降低干擾呢？這個(gè)時(shí)候，這兩個(gè)步驟就十分重要了，它有利于對所有干擾進(jìn)行快速預(yù)判：是立刻執(zhí)行，還是寫到計(jì)劃里面，等待下一步去執(zhí)行。做好預(yù)判之后，再按照預(yù)判結(jié)果去行動(dòng)。

那么，執(zhí)行這兩個(gè)步驟的時(shí)間是多少呢？我想以兩分鐘為限是最好的。把這些臨時(shí)的，預(yù)期外的事情分為“立刻去做”和“規(guī)劃去做”兩個(gè)部分，這樣就能實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和意外的一個(gè)平衡：既可以把細(xì)小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久；又可以避免計(jì)劃中斷，一直忙于應(yīng)對外界的影響。其實(shí)，任何事情來臨后，需要你處理之前，你都可以進(jìn)行這兩個(gè)步驟：“思考”和“行動(dòng)”。對于一件事情，我們預(yù)估他超過兩分鐘，就需要另外安排時(shí)間去做，然后我們再對他進(jìn)行分析：這個(gè)任務(wù)，是需要馬上就做完的，還是需要進(jìn)一步的規(guī)劃和加工，然后再去做的。如果是后者，那么我們就可以在任務(wù)清單上，留出多余的思考和行動(dòng)時(shí)間，然后再在空閑的時(shí)候，按照我們預(yù)先設(shè)想的行動(dòng)時(shí)間和行動(dòng)步驟，完成預(yù)留的任務(wù)。

03

三個(gè)清單

上面提到，我們需要去規(guī)劃我們的任務(wù)，然后根據(jù)輕重緩急做一個(gè)任務(wù)計(jì)劃書，那么我們該如何給任務(wù)安排一個(gè)合理的時(shí)間段呢？其實(shí)所有的任務(wù)，我們都可以分為三大類：

1）可以明確執(zhí)行的（Action）；

2）需要進(jìn)行思考的（Focused）

3）簡單，瑣碎，不重要的（Dessert）。

第一類，可立刻明確執(zhí)行的，你可以盡量用一整段時(shí)間，集中精力去做，在這期間，屏蔽一切干擾。在做這類工作期間，每段時(shí)間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你自制力強(qiáng)，而且狀態(tài)好，并且注意力集中，那么時(shí)間也可以適當(dāng)?shù)难娱L。

第二類任務(wù)，就是需要思考的系統(tǒng)性任務(wù)，這類任務(wù)一般需要分成幾個(gè)部分，有的部分需要在放松和休息的時(shí)候去做，因?yàn)檫@樣可以激活大腦不同的區(qū)域，讓負(fù)責(zé)執(zhí)行的部分得到休息，同時(shí)維持大腦的活躍和動(dòng)力。以寫文章為例，我們可以將寫文章分解成多個(gè)部分，比如說思考結(jié)構(gòu)，尋找選題還有就是找到切入點(diǎn)，這種創(chuàng)意類或者說是靈感類的工作，我們就可以放在例如乘車、走路、吃飯等時(shí)間去做，這樣既可以在放松狀態(tài)下做事，又可以利用好這部分時(shí)間。

第三類瑣碎簡單的事情，我們可以選擇在自己狀態(tài)低落，情緒消沉的時(shí)候去做。其實(shí)，這些簡單的事情，在任何時(shí)候都可以做，但是如果在情緒不好時(shí)候做的話，一方面，可以做完這些積壓的事情，另一方面，則可以在做這些事情的時(shí)候，不斷累積自己的成績感，讓自己快速擺脫低迷的狀態(tài)。其實(shí)，很多時(shí)間管理的課程，要求你優(yōu)先做好困難的事情，這樣到最后，你做任何工作就會(huì)越來越簡單，越來越順手；有的會(huì)說，先做簡單的事情，累計(jì)你的成就感，讓你充分相信你自己的工作能力。那么到底該如何去做呢？這就是要看你的狀態(tài)。如果你狀態(tài)好，精力又充沛，那你就先做需要?jiǎng)?chuàng)造力的事情；如果你狀態(tài)不好，你就做一些簡單成功的事情；如果你想快速回復(fù)狀態(tài)，你就做一些有明確方向的工作，只要根據(jù)這份「AFD清單」，你一天的時(shí)間都可以好好運(yùn)用，不至于浪費(fèi)。

04

四個(gè)象限

那么，有明確方向的工作和有需要?jiǎng)?chuàng)造力的工作，我們需要按照什么順序去做呢？這里用到一個(gè)直觀的辦法：四象限法。

簡單介紹一下：

四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個(gè)維度畫一個(gè)平面直角坐標(biāo)系。

我們將坐標(biāo)系四個(gè)象限分為：重要且緊急；重要不緊急；不重要但緊急；不重要且不緊急。

接著，再根據(jù)這四個(gè)象限的內(nèi)容，安排不同的應(yīng)對策略：

1）重要且緊急的事優(yōu)先去做。

它們應(yīng)該被寫在「Action」中，有明確的執(zhí)行步驟和標(biāo)準(zhǔn)，可以立刻行動(dòng)，不需要經(jīng)過思考。

2）重要不緊急的事，每天安排固定時(shí)間去做。

它們有兩類。一類是每天堅(jiān)持的習(xí)慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應(yīng)該寫入「Action」，并有明確的執(zhí)行步驟和方式。第二類，是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務(wù)。這一類，應(yīng)該處于「Focused」之中，通過安排碎片時(shí)間思考，對它們進(jìn)行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉(zhuǎn)移到「Action」，并設(shè)定好具體的執(zhí)行步驟和時(shí)間。

3）不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

這一類事情，包括回應(yīng)，對接等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做（也就是對他來說是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結(jié)果為先，快速落地，不要在上面花費(fèi)太多時(shí)間。

4）不重要且不緊急的事，不要去做。

這種事情，除了浪費(fèi)我們的時(shí)間，沒有任何價(jià)值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

05

五分鐘

當(dāng)你面對一個(gè)工作時(shí)，不管工作的難易程度和復(fù)雜程度，先告訴自己：

什么都不要想，先做5分鐘再說。

理想情況下，當(dāng)你去執(zhí)行有明確目標(biāo)的任務(wù)時(shí)，你應(yīng)該將工作做一個(gè)簡單的規(guī)劃：該做什么，用什么方式做，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么樣的，要用到那些資源……當(dāng)你做好這些規(guī)劃的時(shí)候，你就可以立馬著手去做，但是在實(shí)踐中，很多時(shí)候未必能做的那么好，你可能有個(gè)困難解決不了，也可能會(huì)因?yàn)閱栴}復(fù)雜而畏手畏腳，也可能是因?yàn)樽约簺]有接受過這個(gè)領(lǐng)域，而導(dǎo)致耽于思考，沉吟不定。其實(shí)，這才是最浪費(fèi)效率的做法。

很多時(shí)候，有些任務(wù)明確了，計(jì)劃也做好了，但是在你反復(fù)的思考中，你的時(shí)間不知不覺就被拖延了，有時(shí)候想了一上午，抬頭一看，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)要吃午飯了，我還什么都沒做呢。這其實(shí)不能全部歸結(jié)于拖延癥，而是潛意識(shí)里會(huì)對這項(xiàng)工作有種種疑慮和擔(dān)憂：我做不好這項(xiàng)工作怎么辦，要是出錯(cuò)了該怎么辦，是不是會(huì)有更簡單的方法去解決這個(gè)工作？這些問題剛剛我們就已經(jīng)解釋過了，我們在完成工作之前，只用做兩步：思考和執(zhí)行。執(zhí)行的時(shí)候，我們就不用花時(shí)間去思考，思考應(yīng)該單獨(dú)花時(shí)間去做，如果你在執(zhí)行的時(shí)候還在想思考的問題，那說明你該提升你的思考能力了。

當(dāng)你思考好了工作的完成步驟之后，你要做的就是保持這種習(xí)慣：先做五分鐘，人總是這樣，邁出第一步很難，但一旦你邁出了第一步，你就很難停下來了，這就是“契可尼效應(yīng)”：做了一件事，如果你停下來，你就會(huì)總是想著這件事了，這樣會(huì)降低你在其它事情上的投入狀況。所以，消滅拖延癥最好的辦法，就是先動(dòng)起來，用行動(dòng)倒逼思考，養(yǎng)成習(xí)慣之后，就不會(huì)再有拖延癥了。

最后，復(fù)習(xí)一下這套「12345法則」。

一件事情（核心）

兩個(gè)步驟（任務(wù)記錄）

三個(gè)清單（任務(wù)規(guī)劃）

四個(gè)象限（策略分析）

5分鐘（執(zhí)行）

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