6月28日，美國總統(tǒng)辦公室管理和預(yù)算執(zhí)行局（OMB）聯(lián)合國家檔案館和檔案管理局（NARA），向聯(lián)邦行政部門和機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)出關(guān)于向電子檔案過渡的備忘錄（M-19-21號，以下簡稱《備忘錄》）。該備忘錄取代了2012年的《政府檔案管理指令》和2014年的《電子郵件管理指南》，成為聯(lián)邦機(jī)關(guān)徹底向電子檔案管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)志。目前，NARA已具備長期保存電子檔案的能力和基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)該備忘錄的規(guī)定，到2022年底，美國聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有涉及檔案的業(yè)務(wù)，以及與NARA之間的工作，如檔案保管期限表審批、檔案移交、檔案利用、信息公開、行政指導(dǎo)、監(jiān)督檢查等將全部轉(zhuǎn)為在線進(jìn)行，將全面邁入電子檔案管理時代。多年來，NARA勇于接受信息化挑戰(zhàn)，并在聯(lián)邦檔案管理方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)與電子政務(wù)的趨同發(fā)展。

一直以來，美國政府通過多重互補(bǔ)的方式推動包括電子政務(wù)在內(nèi)的政府現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。2018年，總統(tǒng)管理議程（PMA）以美國公眾的名義建立起頂層架構(gòu)。PMA設(shè)立了14個跨機(jī)構(gòu)優(yōu)先項(xiàng)目目標(biāo)，轉(zhuǎn)型勢必涉及多重目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，向電子或“無紙化”政府轉(zhuǎn)型是其中的一個主要目標(biāo)。

此外，在2018年美國政府提出的《21世紀(jì)政務(wù)實(shí)施決議：改革方案與重組建議》中，就包括聯(lián)邦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)程序及檔案管理向全電子化轉(zhuǎn)型以及2022年12月31日終止NARA接收紙質(zhì)檔案的建議。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，備忘錄專門規(guī)定了應(yīng)當(dāng)采取的措施和步驟。

聯(lián)邦政府每年在形成、使用和存儲聯(lián)邦原始（紙質(zhì)及其他非電子形式）檔案上，要花費(fèi)納稅人數(shù)億美元和數(shù)萬小時，確保大量原始檔案的維護(hù)、管理、安全等。同時，原始檔案的利用需要人們在現(xiàn)場或電子郵件方式與政府溝通，不能通過在線服務(wù)，不僅增加了公民的負(fù)擔(dān)，并且限制紙質(zhì)檔案中有價值的聯(lián)邦數(shù)據(jù)發(fā)揮作用。因此，理應(yīng)采取更加有效的電子方式進(jìn)行檔案管理。

為鼓勵機(jī)關(guān)降低成本，將相關(guān)檔案業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)向電子環(huán)境，以支持PMA及改革方案的實(shí)施，《備忘錄》聚焦檔案管理并向聯(lián)邦機(jī)關(guān)發(fā)出指令，依照所有檔案管理法律法規(guī)，將檔案管理全面向電子環(huán)境轉(zhuǎn)型。

 《備忘錄》指出：確保所有聯(lián)邦機(jī)關(guān)以電子格式+相應(yīng)的元數(shù)據(jù)方式，形成、保存和管理檔案；遵循檔案管理法律法規(guī)；制定計劃，關(guān)閉機(jī)關(guān)運(yùn)行的紙質(zhì)其他原始檔案存儲設(shè)施、將檔案向NARA所屬的聯(lián)邦檔案中心或商業(yè)存儲設(shè)施移交。

《備忘錄》第一節(jié)為所有機(jī)關(guān)遵守《聯(lián)邦檔案法》，為采取電子檔案管理的要求而設(shè)定最后期限；第二節(jié)為NARA及聯(lián)邦人事管理局（OPM）提出的具體要求，以保障第一節(jié)所設(shè)立目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第一節(jié) 所有機(jī)關(guān)實(shí)施指南

所有聯(lián)邦機(jī)關(guān)必須滿足以下目標(biāo)，以開始向電子政府全面轉(zhuǎn)型。

1.1 到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以電子形式管理所有永久電子檔案。

到2019年12月31日，聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有永久電子檔案應(yīng)當(dāng)完全實(shí)現(xiàn)電子化，以便最終以電子形式移交并由NARA接收。從2016年以來所要求的聯(lián)邦機(jī)關(guān)以電子形式管理所有（無論是永久還是臨時）電子郵件檔案的要求仍繼續(xù)有效。

1.2 到2022年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以“電子+相應(yīng)元數(shù)據(jù)”方式管理所有永久檔案。

到2022年12月31日，聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有永久檔案應(yīng)當(dāng)完全實(shí)行電子化管理，并最終以電子形式向NARA移交并由其接收。本規(guī)定不適用于2022年12月31日前已經(jīng)由NARA接收進(jìn)館或者已經(jīng)移交至聯(lián)邦檔案中心存儲的永久檔案。2022年12月31日以后，依照NARA法規(guī)及移交指南，除已經(jīng)被NARA批準(zhǔn)的例外情況，所有機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以“電子+相應(yīng)元數(shù)據(jù)”方式向NARA移交永久檔案。

1.3 到2022年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以電子形式管理所有臨時檔案，或?qū)⑵浯鎯υ谏虡I(yè)檔案存儲設(shè)施。

到2022年12月31日，聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有臨時檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)最大程度的電子形式管理。所有臨時檔案，或者將其存儲在商業(yè)檔案存儲設(shè)施。一些例外的機(jī)關(guān)可以繼續(xù)以原始形式形成和存儲檔案，但屬于2022年12月31日以后移交的非現(xiàn)行檔案，必須轉(zhuǎn)到商業(yè)存儲設(shè)施。本條不適用于在2022年12月31日以前已經(jīng)移交到聯(lián)邦檔案中心存儲的臨時檔案。

2022年12月31日，所有機(jī)關(guān)必須關(guān)閉機(jī)關(guān)運(yùn)行的檔案存儲設(shè)施，并將非線性、臨時檔案移交至聯(lián)邦檔案中心或商業(yè)檔案存儲設(shè)施。2022年12月31日后應(yīng)當(dāng)移交的臨時、原始檔案，必須轉(zhuǎn)存至符合NARA檔案存儲要求的商業(yè)存儲設(shè)施。

1.4 聯(lián)邦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《聯(lián)邦檔案法》及其法規(guī)要求，進(jìn)行健全有效檔案管理工作。

機(jī)關(guān)必須做到以下做法，以保證機(jī)關(guān)檔案合理保管、存儲并按照相應(yīng)的處置期限表規(guī)定進(jìn)行移交。

指定一名至少是部長助理或同級別的高級機(jī)關(guān)官員（SAO）負(fù)責(zé)檔案管理。該SAO應(yīng)確保機(jī)關(guān)遵守所有適用的檔案管理法律法規(guī)及方針，包括《備忘錄》的規(guī)定要求，SAO負(fù)有直接責(zé)任；

指定一名機(jī)關(guān)檔案官（ARC），負(fù)責(zé)監(jiān)督機(jī)關(guān)檔案管理要求及實(shí)施，ARC必須持有NARA頒發(fā)的聯(lián)邦檔案管理培訓(xùn)證書；

每年要告知機(jī)關(guān)所有工作人員，應(yīng)依法依規(guī)負(fù)有檔案管理責(zé)任，并針對機(jī)構(gòu)實(shí)際情況提供培訓(xùn)；

確保NARA批準(zhǔn)的檔案保管期限表能覆蓋機(jī)關(guān)形成或者保管的所有檔案，且當(dāng)其達(dá)到處置期限時，永久檔案要向國家檔案館移交；

確保當(dāng)業(yè)務(wù)工作方式轉(zhuǎn)型為電子工作流程時，NARA批準(zhǔn)的檔案保管期限表能及時更新。

第二節(jié) NARA與OPM實(shí)施指南

NARA與OPM應(yīng)當(dāng)采取措施，協(xié)助所有機(jī)關(guān)全面向電子檔案管理轉(zhuǎn)型。

2.1 到2020年，NARA應(yīng)當(dāng)修改檔案管理法規(guī)和指南，保證聯(lián)邦機(jī)關(guān)向全面電子檔案管理轉(zhuǎn)型。

到2020年9月30日，NARA應(yīng)當(dāng)頒布更新的法規(guī)和指南，為全面電子檔案管理，包括電子檔案存儲、格式、元數(shù)據(jù)及移交指南，提供明確的標(biāo)準(zhǔn)。NARA應(yīng)當(dāng)提供現(xiàn)代化流程，實(shí)現(xiàn)有效的檔案保管期限設(shè)定、移交及永久電子檔案的全電子化接收。

NARA應(yīng)當(dāng)發(fā)布更新的法規(guī)及明確的方針，允許機(jī)關(guān)對所形成的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，并對原始檔案作出相應(yīng)的處置。

2.2 此外，NARA應(yīng)當(dāng)建立程序，對以電子系統(tǒng)替代原始檔案應(yīng)對公共需求有困難的，成本超過收益的，或者因法律法規(guī)或政策障礙等其他理由不能替代等情況，發(fā)布《備忘錄》的例外條款。

2.3 到2020年，OPM應(yīng)當(dāng)修改職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案館及檔案管理職業(yè)系列增加電子檔案管理的責(zé)任及功能。

到2020年12月31日，OPM應(yīng)當(dāng)發(fā)布職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)更新，為檔案館工作者和檔案館技術(shù)人員及檔案和信息管理工作者，增加有關(guān)電子檔案的任務(wù)及責(zé)任。

2.4 到2022年，NARA應(yīng)當(dāng)不再接收移交機(jī)關(guān)的永久或者臨時的原始檔案，并且應(yīng)當(dāng)僅接收電子格式+相關(guān)元數(shù)據(jù)的檔案。

2022年12月31日以后，NARA應(yīng)當(dāng)全面不再接收新移交機(jī)關(guān)的永久或者臨時的原始檔案。NARA應(yīng)繼續(xù)對已經(jīng)移交到聯(lián)邦檔案中心的原始檔案進(jìn)行存儲和提供服務(wù)，直到其保管期滿。檔案保管期限到期后，NARA應(yīng)將永久原始檔案接收進(jìn)館，并對臨時檔案進(jìn)行妥善處置。

2023年1月1日起，所有其他依法移交的永久檔案必須完全是電子格式，且無論檔案形成時是否是電子格式。其后，應(yīng)當(dāng)要求機(jī)關(guān)在移交前對永久原始檔案進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化和移交工作必須符合NARA的法規(guī)和移交指南以及元數(shù)據(jù)相關(guān)要求。