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之前的下屬最近剛做了主管，聊天的時(shí)候向我吐槽： “自從當(dāng)上主管后，我怎么變得越來(lái)越忙了，感覺(jué)每天時(shí)間不夠用啊。”其實(shí)對(duì)于很多首次做主管的朋友都會(huì)有這種感受。因?yàn)榻巧倪@種轉(zhuǎn)變，你的下屬、平級(jí)部門，上級(jí)對(duì)你越來(lái)越高的要求和期望等等往往會(huì)需要花費(fèi)更多的時(shí)間。
而評(píng)價(jià)一個(gè)管理者是否有效的標(biāo)準(zhǔn)之一，是他的時(shí)間管理能力。企業(yè)提拔你做管理者，其實(shí)是想讓你在有限的時(shí)間里，為他創(chuàng)造更多的價(jià)值。但對(duì)于時(shí)間足夠重視及如何有效管理，往往是很多管理者容易忽視的。大多管理者在時(shí)間的運(yùn)用上都有以下幾種困惑：銷售總監(jiān)M，每天的工作總讓她疲憊不堪。 1、為完成年度銷售目標(biāo)需要將大部分的時(shí)間去服務(wù)于客戶，這是立身之本；2、還要做好團(tuán)隊(duì)的日常工作分配和指導(dǎo)，3、同時(shí)還得及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作的進(jìn)展和完成情況。 并且當(dāng)你帶2個(gè)下屬，和你管理10個(gè)人團(tuán)隊(duì)時(shí)，你個(gè)人可掌握的時(shí)間就會(huì)越少。職位越高，管理幅度越大的管理者，越容易感覺(jué)時(shí)間不夠用。 我在面試管理者職位的時(shí)候，有一個(gè)必問(wèn)的問(wèn)題：“請(qǐng)您列舉一下占用您時(shí)間最多的三項(xiàng)工作是什么，分別占用了您多少時(shí)間？”。很多人當(dāng)時(shí)都無(wú)法作答，需要停下來(lái)好好思考一下，因?yàn)樗麄冋娴牟挥浀米约旱臅r(shí)間花在哪了。更可怕的是，他們不僅不知道時(shí)間花在哪了，甚至?xí)X(jué)得這不重要。不知道時(shí)間花在哪了，甚至發(fā)現(xiàn)自己的很多時(shí)間如果大多浪費(fèi)在了一些毫無(wú)價(jià)值的工作上，你自然就有心理上的這種焦慮。企業(yè)招一個(gè)高層，一定是希望他在最短的時(shí)間里帶來(lái)價(jià)值，這個(gè)時(shí)候時(shí)間的緊迫性自然會(huì)增加他的壓力。并且隨著組織對(duì)管理崗位有不斷更高的要求，對(duì)其時(shí)間的要求就會(huì)加大。陳春花在《管理的常識(shí)》一書(shū)中提到，一般“有效的管理者”的第一個(gè)特征就是會(huì)對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理。所謂的“時(shí)間的有效管理”即確定重要的事，確定優(yōu)先順序，每件事情都有時(shí)間的設(shè)定，都能合理地解決。
而《卓有成效的管理者》書(shū)中，德魯克大師給到我們關(guān)于時(shí)間管理，有兩項(xiàng)重要的方法：
醫(yī)生給病人看病，不會(huì)一上來(lái)就給病人開(kāi)藥，而是會(huì)問(wèn)他“你哪里不舒服，今天都吃了些什么，出現(xiàn)這個(gè)癥狀有多長(zhǎng)時(shí)間了”等等。管理工作也是如此。如果完全靠記憶，恐怕說(shuō)不清楚自己的時(shí)間是怎么打發(fā)的，也就無(wú)從診斷。有效診斷的方法之一，就是記錄你的工作時(shí)間，以此判斷你時(shí)間的實(shí)際運(yùn)用情況是否良性。有段時(shí)間覺(jué)得自己工作效率低下，我就開(kāi)始嘗試堅(jiān)持每天記錄下來(lái)自己今天做了哪些事情，分別花了多長(zhǎng)時(shí)間。一個(gè)月之后通過(guò)記錄發(fā)現(xiàn)：- 1/3的時(shí)間花在了日常的會(huì)議上；
- 1/3的時(shí)間是在處理那些突發(fā)的、臨時(shí)發(fā)起的一些工作上；
- 公司級(jí)、部門級(jí)重點(diǎn)工作竟然只分到可憐的1/3，而原則上要占到至少2/3的時(shí)間才對(duì)。
從那時(shí)開(kāi)始，我會(huì)在第二天上班之前對(duì)照前一天的工作記錄進(jìn)行復(fù)盤：- 有沒(méi)有聚焦在重要的事情上，目前做的這些動(dòng)作是不是圍繞大目標(biāo)在進(jìn)行；
- 今天哪些任務(wù)時(shí)間浪費(fèi)的有點(diǎn)多、由此分析一下哪些是可以取消的、哪些是可以授權(quán)的、哪些又是可以向公司提出改善意見(jiàn)的，從而盡量地減少無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。
通過(guò)對(duì)時(shí)間的診斷，找出哪些是有價(jià)值的和無(wú)效的，從而發(fā)現(xiàn)和改善時(shí)間管理上的問(wèn)題，做可以掌控時(shí)間的主人，讓時(shí)間運(yùn)用的更有效。當(dāng)我通過(guò)診斷發(fā)現(xiàn)，有很多時(shí)間是浪費(fèi)在日常的會(huì)議上，而讓人苦惱的是，有些會(huì)議因?yàn)槭枪镜囊?guī)定，或集團(tuán)的安排，你不得不參加。這就是規(guī)模大的企業(yè)會(huì)存在因組織臃腫，或組織不健全、信息未共享、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員過(guò)多等等導(dǎo)致你不得不浪費(fèi)掉很多時(shí)間。所以，時(shí)間管理的第一要訣“找到浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，盡可能消除它”： 1、分清楚哪些是浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，對(duì)組織效益無(wú)益的活動(dòng)；2、在自己可調(diào)整的范圍內(nèi)盡可能的消除這些活動(dòng)；3、如果是你暫時(shí)無(wú)法改變的，也應(yīng)及時(shí)提報(bào)給公司，做整體的慢慢改善。 很多管理者都是因?yàn)閭€(gè)人業(yè)績(jī)出色而被提拔，當(dāng)他剛做管理者時(shí)，會(huì)習(xí)慣于自己做，覺(jué)得自己做更放心，效率也更高。 就會(huì)導(dǎo)致他被事務(wù)性工作所束縛，很多事情都等著他親力親為，就會(huì)淪為被時(shí)間推著走的人。所以，時(shí)間管理的第二要訣“適時(shí)授權(quán)”：大膽減少自己的時(shí)間，把可由別人做的事情交付給他人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事；培養(yǎng)“信任”文化，讓你相信團(tuán)隊(duì)可以，團(tuán)隊(duì)才會(huì)真的可以；“授權(quán)”在時(shí)間上的管理，是管理者有效性的一大改進(jìn)。有一次，我特意觀察了一下，我們老板有一天早晨，自他進(jìn)入辦公室那一刻開(kāi)始，到當(dāng)天下班的時(shí)間，一共有6位員工去找他，他主動(dòng)叫進(jìn)去的有兩次，而剩余的四次全是各部門的部門長(zhǎng)去找他匯報(bào)和請(qǐng)示工作。導(dǎo)致下班了他才有自己的時(shí)間專注于處理自己的事情。當(dāng)時(shí)間被分割成許多段時(shí)，就等于沒(méi)有時(shí)間。而如果時(shí)間能集中，即使只有一個(gè)工作日的1/4，也足以辦理幾件大事。反之，零零碎碎的時(shí)間，縱然總數(shù)有3/4個(gè)工作日，對(duì)關(guān)鍵工作起到的作用也會(huì)很小。我一般會(huì)從這兩點(diǎn)來(lái)集中安排時(shí)間：首先，會(huì)把一些可以短時(shí)間就能完成的工作，且性質(zhì)類似的工作放在一起做。比如每天早上，在上班的途中，我就會(huì)把今天需要和團(tuán)隊(duì)，和其他部門溝通協(xié)調(diào)的事情在路上花個(gè)十幾分鐘處理掉。這種安排的好處，一是會(huì)更好地提醒他們每天的重要工作，以及“我關(guān)注的工作”，團(tuán)隊(duì)才會(huì)把他們的時(shí)間聚焦在你安排的任務(wù)上，幫助你去達(dá)成你的工作目標(biāo)。提前和其他部門溝通，等于也是先爭(zhēng)取到他們的時(shí)間，時(shí)間就是資源，先把資源占到，再安排接下來(lái)的事情，就會(huì)更從容有效。其次，每天會(huì)集中一個(gè)時(shí)段專注于處理自己的工作：如果遇到下屬或跨部門來(lái)溝通時(shí)，我一般不會(huì)馬上回應(yīng)及行動(dòng)，而是會(huì)先問(wèn)一下“我需要先處理手頭一個(gè)急事，你的這個(gè)事情我xx分鐘后幫你解決或再和你溝通可以嗎？”。一是避免被習(xí)慣性打斷，或被不那么重要而緊急的事情所消耗；同時(shí)，別人找你并不真的就一定需要你的幫助，有的時(shí)候只是習(xí)慣了找別人更方便。所以，時(shí)間管理的第三要訣是“集中安排和處理”：- 把同類性質(zhì)的、簡(jiǎn)單零碎的工作進(jìn)行集中處理；
- 每天留出專門的時(shí)段專注于你自己的工作，尤其是重點(diǎn)工作。
當(dāng)一個(gè)管理者，職位越高，其不能自行支配的時(shí)間也就越多，所以，如何通過(guò)各種有效的辦法系統(tǒng)管理你的時(shí)間就變得尤為重要。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，一個(gè)有效的管理者通常并不是一開(kāi)始就著手工作，而往往會(huì)從時(shí)間安排上著手。他們不是以計(jì)劃為起點(diǎn)，而是清楚自己的時(shí)間用在什么地方才是起點(diǎn)，然后管理好自己的時(shí)間，為自己為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。
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