Word技巧大全

Word誰都會用，高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率，有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。

Word知識點

1

提高標書效率

①快速選中文字

1、鼠標放在左側頁邊距：單擊可選中整行文字；雙擊可選中整段文字；三擊可選中整篇文字（全選一般使用快捷鍵Ctrl+A)。

2、按住Ctrl鍵再點擊文字，可選中不連續(xù)的多個文字；按住Alt鍵再點選文字，可選中矩形區(qū)域內不同行的文字。

3、按住Shift鍵再點選另外一個位置，可以選中光標間的所有文字。

②快捷使用格式刷

眾所周知，Ctrl+C是復制，Ctrl+V是粘貼。而Ctrl+Shift+C=復制格式，Ctrl+Shift+V=粘貼格式。

如果是習慣鼠標的話，雙擊格式刷可以記住格式，可以連續(xù)對多段文字內容進行設置格式，按ESC鍵或者鼠標再點擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。

③快速調整文字大小

鼠標流可以點擊A進行放大縮小；鍵盤流點擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】放大縮小。

④word表格函數運用

菜單欄表格工具——布局——數據——公式，然后設置好公式和編號格式，點擊確定。

注意：如果原始數據修改了，公式的數字是不會自動刷新的，必須手動刷新，選中公式的數字，右鍵——更新域，即可刷新！

⑤表格每頁自動生成表頭

如果Word插入的表格比較長，會延長到了下一頁，這時候需要在下一頁插入表頭。

?方法：

選中表頭——表格工具——布局——數據里面的重復標題行點一下。

⑥如何刪除表格最后多出的空行？

有時候表格最后一行會出現空行，而且刪除不了，甚至多出一頁，要如何刪除呢？

?方法：

菜單欄——段落設置——行距，設置為固定值、1磅。

⑦網頁復制過來的文字格式不對？

有時候網頁復制過來的文字會出現大量的空行，可用替換功能批量刪除。

?方法：

Ctrl+H打開查找對話框，在查找內容那里輸入^l^l（^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替換為那里輸入^p，然后點擊全部替換。

2

格式規(guī)范

①如何準確使用自動編號？

如果使用手工編號，一旦遇到文檔內容順序調整，就會帶來大量的工作了、更多的校對時間，這時候就要用到自動編號了。

②標尺的正確用法

?調出標尺：

在視圖——顯示里面把標尺打勾即可。

標尺的功能

?首行縮進：每個段落第一行空幾個格。（放在標尺的2就是空2個格，4就是空4個）

?懸掛縮進：每個段落除了第一行以外空幾個格。

?左縮進：設置文字最左邊的邊界

?右縮進：設置文字最右邊的邊界

?另外標尺上我們發(fā)現左右有個灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個是設置頁面左右邊距的。注意：操作的時候記得先選中要調整的文字那一行，再拖拽滑塊。

③靈活設置段落格式

當然還有快捷鍵法，推薦使用1.5倍行距，快捷設置。

④換頁的技巧

?方法：

不需要回車，在你認為需要換頁的文字或標點后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節(jié)省無數個回車，上面無論怎么變動，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響！

3

編輯排版

標書的Word排版要求一個相對正式的結構，涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴格要求。

主要步驟有：

①設置標題樣式

②自動生成目錄

③設置頁眉頁腳

④添加文檔封面

⑤設置標題樣式

如果希望Word可以自動根據文檔的內容來生成目錄，就需要把所有的文檔標題設置成標題樣式。

?首先我們要選中Word默認樣式里的標題1。在開始——樣式——標題1。（其他的級別選擇方式以此類推）

?默認的樣式如果不是你想要的，那么就在標題1那里右鍵——修改，然后設置你需要的文字格式。

設置的標題是不含有自動編號的，如果你需要自動編號，可以設置將標題樣式和自動編號進行關聯，讓所有設置的標題都可以自動進行編號。

?設置方法：

選中需要關聯的標題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點擊多級列表——定義新的多級列表。多級列表的位置還記得嗎？

點開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設置標題樣式和自動編號關聯。

在①處可以選擇不同級別的數字；在②處可以設置這個編號的格式，這里支持中文；在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等。

最后一步很重要，不要著急點確定，點左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式，然后在①處對1級編號鏈接到標題1，2級編號鏈接到標題2，以此類推。

②自動生成目錄

設置好了標題樣式，自動生成目錄就會非常方便，點擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄，就可以生成了。

如果內容調整了，需要更新目錄，只需要點擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質上把目錄和正文隔開，會對后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

?方法：

先將光標放在目錄的最后，點擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

③設置頁眉頁腳

先設置頁眉頁腳

?方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數頁頁眉/頁腳

?選好之后，如果想要奇數頁頁眉和偶數頁頁眉不同，雙擊進入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數頁，再編輯偶數頁的頁眉頁腳。

接下來看設置頁碼

?雙擊進入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設置目錄的時候插入了分節(jié)符，我們就要點擊取消“鏈接到前一條頁眉”

?然后點擊頁碼下拉條——設置頁碼格式，起始頁碼設置為1。

④添加文檔封面

?方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個空白頁當作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。

4

多人協作

①批注

批注不修改內容，只寫評語

首先我們選中要批注的段落（或段落里的某句話、某個詞），然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注，就可以寫評語。選擇文字后，右擊下拉菜單和使用快捷鍵也有。

②修訂

修訂可以對文檔進行修改，如果你想直接對文章內容進行修改，在審閱里面點擊修訂，這樣你在文檔里面做的修改都會被記錄下來。

如果你要給你的領導或者下屬展示你修訂的文章，可以在不關閉修訂的情況下直接保存，這樣他們會直接看到你的修訂內容。

③領導沒開修訂就改了？

總有一次，你的老板沒有開修訂，或者惡意的關了你的修訂悄悄把文檔給改了，這個時候，就需要使用另一個小技巧：比較。

打開審閱——比較——比較文檔——設置原文檔和新文檔，然后Word就會自動比較并用修訂功能標出所有的不同。

當然寫到這里，這篇實用的Word技巧長文就告一段落，相信掌握這些Word技巧，你也就成高手了。