頁碼目錄與索引

1、怎樣在長文檔中插入頁碼       

在Word中插入頁碼往往是從文檔（包括封面、目錄、序言、正文等）的首頁開始。但是，按照中文文檔編排的慣例，應(yīng)當(dāng)從正文的第一頁開始插入頁碼。封面、目錄、序言等都不設(shè)頁碼。根據(jù)這個要求，下面列舉兩種插入頁碼的方法。

方法一：

假設(shè)封面、目錄、序言等共有N頁，正文是N+1頁。如果要求從正文開始插入頁碼（第1頁），則需按以下步驟操作。

◎?qū)⑹髽?biāo)移至正文前一頁（即N頁）的最后面。

◎依次選擇【插入】→【分隔符】。

◎在【分隔符】對話框的【分節(jié)符類型】中選擇【下一頁】，然后單擊【確定】。此時，鼠標(biāo)箭頭自動移至正文首頁（N+1頁）的前面。

◎依次選擇【插入】→【頁碼】。

◎在彈出的【頁碼】對話框中，選定【首頁顯示頁碼】并按照需

要設(shè)置頁碼位置和對齊方式。然后單擊【格式】。在【格式】對話框中選定數(shù)字格式，點(diǎn)擊頁碼編排欄的【起始頁碼】將頁碼設(shè)為“1”。

此時，正文首頁（N+1頁）的頁碼顯示為：“1”，以后各頁按順序分別顯示為“2、3、4……”。與此同時正文前面的“N”頁也插入了頁碼，順序?yàn)椤?……N”。

如果要取消正文前面的頁碼，需采取以下步驟：

◎雙擊正文首頁插入頁碼的地方，頁面出現(xiàn)【頁眉】、【頁腳】和【頁眉頁腳】工具欄。

◎在【頁眉頁腳】工具欄中選擇【鏈接到前一個】（有的版本名稱為【同前】），此時頁腳右上方“與上一節(jié)相同”六個字即自動消失。

◎雙擊正文前“1……N”頁中的任何一個頁碼，并按Delete鍵，正文前的所有頁碼即被刪除。

◎在【頁眉頁腳】工具欄中單擊【關(guān)閉】，退出【頁眉頁腳】工具欄。

至此，從正文的第一頁開始插入頁碼的任務(wù)即已完成。

方法二：                          

◎?qū)⒐鈽?biāo)定位到文檔開始處（或按【Ctrl】+【Home】快捷鍵）。

◎依次選擇【視圖】→【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入【頁眉和頁腳】編輯狀態(tài)。

◎在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【在頁眉和頁腳間切換】按鈕，顯示頁腳區(qū)域。此時頁腳的左上角有“頁腳 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。

◎如果第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，可在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【顯示下一項(xiàng)】按鈕 ，顯示下一節(jié)（第2節(jié)）的頁腳。

◎如果第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加頁碼，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。

◎第3節(jié)如果是正文就應(yīng)該開始插入頁碼。但是頁腳的右上角顯示有【與上一節(jié)相同】提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。

◎在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【鏈接到前一個】（有的版本為【同前】）按鈕 ，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當(dāng)前頁和以后的其他頁。

◎依次選擇【插入】→【頁碼】命令。

在彈出的【頁碼】對話框中，除選定對齊方式等項(xiàng)外，單擊【格式】按鈕，在【頁碼格式】對話框中選擇一種頁碼格式，在【頁碼編排】中設(shè)置【起始頁碼】為“1”。（注意：不要將 【頁碼編排】設(shè)置為【續(xù)前節(jié)】，如果采用此設(shè)置，正文頁碼就不是從第1頁開始，而是排在封面、目錄等的頁碼之后了）

正文第1頁之后的其他頁無需再一頁一頁地設(shè)置頁碼，因?yàn)轫撃_的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，Word將會自動為每一頁設(shè)置頁碼。

2、怎樣刪除文檔中的頁碼               

◎雙擊文檔的最后一頁。

◎頁面彈出【頁眉】、【頁腳】和【頁眉頁腳】工具欄。如果【頁腳】右上方有“與上一節(jié)相同”六個字，則在【頁眉頁腳】工具欄中選擇【鏈接到前一個】（有的版本名稱為【同前】），此時頁腳右上方“與上一節(jié)相同”六個字即自動消失。如果沒有“與上一節(jié)相同”字樣，則直接進(jìn)入以下第三步。

◎雙擊文檔中任何一個頁碼，然后按Delete鍵，

◎在【頁眉頁腳】工具欄中單擊【關(guān)閉】 ，【頁眉頁腳】工具欄和所有頁碼即自行消失。

3、為長文檔設(shè)置目錄               

文檔過長，如果想閱讀中間章節(jié)的內(nèi)容，需要翻頁尋找，頗為不便。為能及時方便閱讀，可在WORD中設(shè)置具有跟蹤超鏈接功能的目錄。只要在此目錄中點(diǎn)擊有關(guān)標(biāo)題，該標(biāo)題下的所有內(nèi)容就會立即顯示在當(dāng)前頁面上。設(shè)置這種目錄的方法有兩種，無論那一種都必須分兩步走：第一步按標(biāo)題等級統(tǒng)一標(biāo)題格式；第二步，建立文檔目錄。

方法一：通過【樣式】進(jìn)行各等級標(biāo)題格式化，然后建立目錄。

◎打開WORD中的有關(guān)文檔。

◎在工具欄中依次選擇【格式】→【樣式和格式】.

◎在Word窗口右方的任務(wù)窗格下端，點(diǎn)擊【有效樣式】，出現(xiàn)【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】…每一級標(biāo)題都設(shè)置有一定的文字格式和段落格式。如不適合，可從【標(biāo)題1】開始點(diǎn)擊右側(cè)的下拉三角按鈕，然后在彈出的選項(xiàng)中單擊【修改】。

◎在【修改樣式】對話框中設(shè)置合適的標(biāo)題樣式（即文字格式和段落格式，含字體、字型、字號、行距、段落間距等選項(xiàng)）。然后單擊【確定】。

在各級標(biāo)題樣式設(shè)置好了以后，再按設(shè)定的樣式分別修改文檔中的各級標(biāo)題，方法是：

◎在文檔中先選擇一個1級標(biāo)題。再在任務(wù)窗格中選擇【標(biāo)題1】。這樣，該標(biāo)題的格式就按照【標(biāo)題1】樣式統(tǒng)一了。所有的1級標(biāo)題

都應(yīng)按照上述辦法統(tǒng)一格式。

◎在文檔中先選擇一個2級標(biāo)題。再在任務(wù)窗格中選擇【標(biāo)題2】。這樣，該標(biāo)題的格式就按照【標(biāo)題2】樣式統(tǒng)一了。所有的2級標(biāo)題

都應(yīng)按照上述辦法統(tǒng)一格式。

各級標(biāo)題格式按照設(shè)定的樣式統(tǒng)一后，就開始建立目錄。

◎?qū)⑹髽?biāo)移至目錄區(qū)（一般設(shè)在正文的前一頁），為所選標(biāo)題在目錄區(qū)設(shè)定位置。

◎依次選擇【插入】→【引用】→【索引和目錄】。

◎在【索引和目錄】對話框中打開【目錄】選項(xiàng)卡。

◎在【目錄】選項(xiàng)卡的【顯示級別】文本框中點(diǎn)擊三角按鈕，打開標(biāo)題等級清單，先選定【1級】，單擊【確定】，所有1級標(biāo)題進(jìn)入目錄。

◎所有1級標(biāo)題進(jìn)入目錄后，再在【顯示級別】文本框中依次選擇2級，頁面彈出 【是否替換所選目錄？】對話框，單擊【是】。所有2級標(biāo)題進(jìn)入目錄。

◎依照同樣方法將3級及以下等級標(biāo)題（如果有此等級標(biāo)題）進(jìn)入目錄。

全部標(biāo)題進(jìn)入目錄后，就完成了設(shè)置目錄的任務(wù)。

（注：“標(biāo)題1”、“ 標(biāo)題2” ……均代表標(biāo)題的等級，例如中文文檔中的“章”可設(shè)為“標(biāo)題1”，“節(jié)”可設(shè)為“ 標(biāo)題2”，“目”可設(shè)為“標(biāo)題３”。）

方法二，通過【大綱視圖】按等級統(tǒng)一標(biāo)題格式，然后建立文檔目錄。

◎打開WORD中的有關(guān)文檔。

◎檢查各等級標(biāo)題的格式（字體、字形、字號、字符間距、行距等）。同等級標(biāo)題的格式內(nèi)容必須相同，非同級標(biāo)題的格式內(nèi)容應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

◎依次選擇【視圖】→【大綱】。

◎在文檔中先選擇需要設(shè)置為目錄的一級標(biāo)題。

◎在【大綱視圖】（位于常用工具欄下方）的【大綱級別】欄中選定相應(yīng)的目錄級別（1級）。

◎所有的1級標(biāo)題定完后，依次定2級、3級及以下等級標(biāo)題。

至此，完成了第一步按等級統(tǒng)一標(biāo)題格式。下一步開始建立目錄，具體步驟是：

◎依次選擇【視圖】→【頁面】，切換為頁面視圖（如已是頁面視圖則不需這一步）。

◎在打開的頁面中，選定設(shè)置目錄的位置（一般設(shè)在正文的前一頁）。

◎依次選擇【插入】→【引用】→【索引和目錄】。

◎在【索引和目錄】對話框中打開【目錄】選項(xiàng)卡。（如圖）

◎在【目錄】選項(xiàng)卡中選定【顯示頁碼】、【頁碼右對齊】等復(fù)選框，并在【制表符前導(dǎo)符】文本框中選好需要的前導(dǎo)符。

◎在【目錄】選項(xiàng)卡下端的【顯示級別】文本框中點(diǎn)擊三角按鈕，，先選定【1級】，單擊【確定】，所有1級標(biāo)題進(jìn)入目錄。

◎所有1級標(biāo)題進(jìn)入目錄后，再在【顯示級別】文本框中依次選擇2級，頁面彈出 “是否替換所選目錄？”對話框，單擊【是】。所有2級標(biāo)題進(jìn)入目錄。

◎依照同樣方法將3級及以下等級標(biāo)題進(jìn)入目錄。

全部標(biāo)題進(jìn)入目錄后，就完成了設(shè)置目錄的任務(wù)。

4、怎樣使用目錄                

在Word 2003中按照以上兩種方法設(shè)置的目錄，只要點(diǎn)擊一下目錄中的項(xiàng)目，正文中相應(yīng)的標(biāo)題及其內(nèi)容就會顯示在當(dāng)前頁面的頂端。

在Word 2002中則需將鼠標(biāo)指向目錄中的某一項(xiàng)目，然后按住ctrl鍵，鼠標(biāo)變成手指型，點(diǎn)擊左鍵，該標(biāo)題下的所有內(nèi)容就會顯示在當(dāng)前頁面上。如果覺得按ctrl鍵麻煩，可依次選擇【工具】→【選項(xiàng)】，在【編輯】選項(xiàng)卡中找到并取消【用ctrl+單擊跟蹤超鏈接】復(fù)選框，即可直接點(diǎn)擊目錄中的標(biāo)題，實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)。

5、設(shè)置圖形表格目錄                   

文檔中所有的圖形（或表格）也可以設(shè)置目錄。設(shè)置圖形表格目錄的方法要分兩步走：

第一步，給每個圖形對象加上題注(如圖形名稱或說明)。

◎選擇要在目錄中出現(xiàn)的圖形。

◎依次選擇【插入】→【引用】→【題注】，打開【題注】對話框。

◎在【題注】框中對象編號的右邊輸入題注的內(nèi)容（如圖）。

◎單擊“確定”按鈕，

◎按同樣步驟對其它圖形對象上都加上題注，

第二步，制作目錄

◎?qū)⒐鈽?biāo)定位要插入目錄的地方，即目錄區(qū)。

◎依次選擇【插入】→【引用】→【索引和目錄】命令。

◎單擊【圖表目錄】選項(xiàng)卡，這里的設(shè)置和前面文檔目錄很相似，不做什么改變。

◎單擊“確定”按鈕，就在文檔中加入了一個圖形的目錄。

目錄制成后，單擊目錄中某一條文，頁面就可以顯示出相應(yīng)的圖形。

六、格式與樣式

1、文字格式

　 文字格式內(nèi)容極其豐富，除常用的字體、字形、字號外，，還有字符間距、文字效果等等。下面對如何設(shè)置文字格式列舉數(shù)例：

1、選定或更改字體  

◎選定需要更改字體的文本

◎依次選擇【格式】→【字體】，打開【字體】對話框。

◎在【字體】選項(xiàng)卡內(nèi)有宋體、魏體、隸書、楷體…，可根據(jù)需要選取其一。

依照上述步驟，可以更改字形、字號，選擇文字顏色、下劃線型以及文字效果（靜態(tài)效果，如陰文、陽文…）等。

2、選定或更改字符間距

◎選定需要更改字體的文本

◎依次選擇【格式】→【字體】。

◎在【字體】對話框中單擊【字符間距】。

◎在【字符間距】選項(xiàng)卡中有：

【縮放】，指縮小或放大文字的寬度，可通過修改文本框中的百分?jǐn)?shù)進(jìn)行調(diào)整；

【間距】，指文字與文字之間的距離，可通過修改文本框中的

數(shù)值（磅）進(jìn)行調(diào)整。

【位置】，指向上或向下移動文字的位置，可通過修改文本框中的數(shù)值（磅）進(jìn)行調(diào)整。

3、選擇動態(tài)文字效果

◎選定需要添加或更改文字效果的文本。

◎依次選擇【格式】→【字體】。

◎在【字體】對話框中打開【文字效果】選項(xiàng)卡。

該選項(xiàng)卡中有赤水情深、禮花燦爛…動態(tài)文字效果，可根據(jù)需要選取其一。（如圖）

2、段落格式     

常用的段落格式主要有【對齊方式】、【縮進(jìn)】、【間距】、【行距】等。

依次選擇【格式】→【段落】。在段落對話框中進(jìn)行以下操作：

（1）選擇對齊方式：通常用的的段落對齊方式有五種，即【左對齊】、【右對齊】、【兩端對齊】、【居中】、【分散對齊】，可根據(jù)需要選取其一。其中【左對齊】用得比較少，所以沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。通常都是用【兩端對齊】來代替【左對齊】。如果用【左對齊】，段落里最右邊不整齊，會有一些不規(guī)則的空白，而兩端對齊的段落就沒有這個問題。

（2）選擇縮進(jìn)：縮進(jìn)是指設(shè)置段落兩邊與頁面邊界的距離（以字符數(shù)為單位）。段落的縮進(jìn)有【首行縮進(jìn)】、【左縮進(jìn)】、【右縮進(jìn)】和【懸掛縮進(jìn)】四種形式。標(biāo)尺上有這幾種縮進(jìn)形式所對應(yīng)的標(biāo)記。這幾個標(biāo)記分別代表段落不同部分的位置：

【首行縮進(jìn)】標(biāo)記控制段落第一行開始的位置（比其他行空兩格），

【左縮進(jìn)】和【懸掛縮進(jìn)】兩個標(biāo)記不能分開，但是拖動【左縮進(jìn)】標(biāo)記，【首行縮進(jìn)】標(biāo)記就會跟著移動。拖動【懸掛縮進(jìn)】標(biāo)記只能影響段落中除第一行以外的其它各行左邊的開始位置，而【左縮進(jìn)】標(biāo)記則是影響到整個段落的。如果要把整個段左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進(jìn)標(biāo)記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)的量不變。

【右縮進(jìn)】標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。 需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵以后再拖動標(biāo)記，這樣就可以平滑地拖動了。

（注：也可以在【段落】對話框的【特殊格式】下拉列表中選擇【首行縮進(jìn)】和【懸掛縮進(jìn)】并輸入相應(yīng)的度量值。）

（3）選擇間距：指段落之間的距離，分段前、段后。段距一般是以行距為基準(zhǔn)的，如果段距與行距相等則設(shè)為“0”。大于或小于“0”即大于或小于行距。

（4）選擇行距：打開行距下拉列表，可以看到【單倍行距】、【1.5倍行距】、【多倍行距】、【最小值】、【固定值】等選項(xiàng)。這些選項(xiàng)每次只能選取其一。其中最小值設(shè)定為12磅，固定值可由用戶自定。

3、自動套用格式     

自動套用格式是指利用Word默認(rèn)的文檔格式制作文檔或改變文檔格式。方法是：

◎?qū)⒐鈽?biāo)定位到要輸入文本的地方或選定需要改變格式的文本。

◎依次選擇【格式】→【自動套用格式】命令。

◎在【“自動套用格式】對話框中將文檔類型選定為【常用文檔】。 然后單擊【確定】。這樣，新制作的文檔或原文檔就自動套用了Word默認(rèn)的文檔格式了。

4、設(shè)置樣式

樣式是Word應(yīng)用程序中的重點(diǎn)內(nèi)容之一。什么是樣式？簡單地說，就是格式的集合。編輯文檔過程中，通常在錄入文字后，用【字體】、【字號】等命令設(shè)置文字格式；用【兩端對齊】、【居中】等命令設(shè)置段落對齊。但是，這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，還要一一修改。使用樣式就簡單多了。

這里所說的樣式是針對文檔中的標(biāo)題、正文以及其他設(shè)置（頁眉、

頁腳、尾注等）而言的。例如：標(biāo)題的文字必然有字體、字型、字號、字符間距等格式。如果對同一類型的標(biāo)題都使用同樣格式的文字 并且加上一個名字（如“標(biāo)題1”）。這就是這一類型標(biāo)題的樣式。所以說樣式是格式的集合。正文的樣式也是這樣的。在編寫文檔以前，把正文、各類標(biāo)題以及其他設(shè)置的樣式設(shè)置好，編寫起來就省事多了。

怎樣設(shè)置樣式？首先要在菜單欄中依次選擇【格式】→【樣式和格式】命令，窗口右側(cè)彈出【樣式和格式】任務(wù)窗格(如右圖)。窗格中的正文和標(biāo)題樣式都是Word的默認(rèn)樣式（如不適用，可作修改）。然后分別設(shè)置正文樣式、標(biāo)題樣式等。

(1)設(shè)置正文樣式

【正文】樣式（ 包括文字格式和段落格式）是文檔中多種樣式的基礎(chǔ)，。很多其他的樣式都是在【正文】樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此【正文】樣式一經(jīng)設(shè)定就不要輕易修改，一旦它被修改，就會影響所有基于【正文】樣式的其他樣式的格式。設(shè)置【正文】樣式的具體步驟是：

◎依次選擇【格式】→【樣式和格式】，在窗口右側(cè)彈出【樣式和格式】任務(wù)窗格。 ◎在【樣式和格式】任務(wù)窗格中將鼠標(biāo)指針指向【正文】，就會出現(xiàn)一個活動文本框，框內(nèi)指出【正文】中的文字格式和段落格式，包括字體、字形、字號、字符間距、行距、段落間距、對齊方式等。

◎如果同意Word默認(rèn)【正文】樣式，在輸入正文的文字后，單擊【正文】，所有文字就會按照【正文】樣式顯示在文檔中。

◎如果不同意默認(rèn)【正文】樣式，可將鼠標(biāo)指針移動到【正文】樣式右側(cè)，點(diǎn)擊下拉箭頭，然后在下拉清單中選擇【修改】命令，打開【修改樣式】對話框。（如圖）

◎在【修改樣式】對話框中，選定需要的文字格式和段落格式，如：字體、字形、字號、字符間距、行距、對齊方式等，構(gòu)成一個新

的【正文】樣式。單擊該【正文】樣式，文檔中屬于正文的所有文字就會按照修改的樣式顯示出來。

（也可以在修改樣式對話框的下邊點(diǎn)擊【格式】按鈕，打開【格式】清單，再在【格式】清單中分別打開【字體】對話框和【段落】對話框，從中選取有關(guān)的格式項(xiàng)目）

(2) 設(shè)置標(biāo)題樣式

文檔中的標(biāo)題是有級別的，如章為1級、節(jié)為2級、目為3級。因此，標(biāo)題樣式也是有級別的。Word將標(biāo)題樣式分為9級，即【標(biāo)題1】～【標(biāo)題9】。但在【樣式和格式】任務(wù)窗格中只顯示了【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】、【標(biāo)題3】3個標(biāo)題樣式，如果文檔中需要的標(biāo)題級別比較多，可在【樣式和格式】任務(wù)窗格下端【顯示】下拉列表中選擇【所有樣式】，即可選擇【標(biāo)題4】～【標(biāo)題9】樣式。設(shè)置標(biāo)題樣式的具體步驟是：

首先設(shè)置【標(biāo)題1】，即1級標(biāo)題樣式：

◎在【樣式和格式】任務(wù)窗格中將鼠標(biāo)指向【標(biāo)題1】，就會出現(xiàn)一個活動文本框，框內(nèi)指出【標(biāo)題1】的文字格式和段落格式，包括字體、字形、字號、字符間距、行距、段落間距等。如果同意Word默認(rèn)【標(biāo)題1】樣式，在輸入標(biāo)題全文后，單擊【標(biāo)題1】，該標(biāo)題的文字就會按照【標(biāo)題1】樣式顯示在文檔中。文檔內(nèi)所有1 級標(biāo)題都應(yīng)按照【標(biāo)題1】樣式設(shè)置。

◎如果不同意Word默認(rèn)【標(biāo)題1】樣式，可將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，然后在下拉清單中選擇【修改】命令，打開“修改樣式”對話框。    

◎在“修改樣式”對話框中，選定需要的文字格式和段落格式，如：字體、字形、字號、字符間距、行距、對齊方式等，構(gòu)成一個新的【標(biāo)題1】樣式。單擊該【標(biāo)題1】樣式，文檔中的1級標(biāo)題就會按照修改的樣式顯示出來。文檔內(nèi)所有1 級標(biāo)題都應(yīng)按照修改的【標(biāo)題1】樣式設(shè)置。

（也可以在修改樣式對話框的下邊點(diǎn)擊【格式】按鈕，在打開的【格式】清單中再分別打開【字體】對話框和【段落】對話框，從中選取有關(guān)的格式項(xiàng)目）。

【標(biāo)題2】、【標(biāo)題3】及以下的各級標(biāo)題樣式的設(shè)置方法與上述【標(biāo)題1】的設(shè)置方法基本相同，只是標(biāo)題樣式所含的文字格式和段落格式 有所不同（例如【標(biāo)題1】設(shè)魏體2號，居中對齊；【標(biāo)題2】設(shè)宋體3號，左對齊）。

5、添加邊框和底紋

　給文字添加邊框和底紋，對于這些文字能起到突出顯示的作用，使文檔更美觀，更引人注目。添加邊框和底紋操作內(nèi)容和步驟如下：

（1） 添加段落邊框

方法一：

◎把光標(biāo)定位到要設(shè)置邊框和底紋的段落中。

◎依次選擇【格式】→【邊框和底紋】。

◎在【邊框和底紋】對話框內(nèi)，打開【邊框】選項(xiàng)卡。

◎【設(shè)置】欄內(nèi)列有【方框】，【陰影】、【三維】、【自定義】等項(xiàng)目，可根據(jù)需要選取其一。并在【線型】列表中選取一種線型。

◎單擊【顏色】下拉列表框中的箭頭，從彈出的顏色面板中選擇一種顏色。

◎在 【應(yīng)用范圍】下拉列表框中選擇【段落】，單擊【確定】，就給所選段落加上了一個邊框。

方法二：

◎選中要添加邊框的段落

◎單擊常用工具欄上的【表格和邊框】按鈕，出現(xiàn)【表格和邊框】

工具欄。

◎單擊【橫線】下拉箭頭，從彈出的面板中選擇【外側(cè)框線】、

被選取的段落周圍就出現(xiàn)了邊框。

◎單擊 【線型】列表的下拉箭頭，從顯示的大量線型中選取一款線型

◎單擊【邊框顏色】下拉箭頭，在打開的顏色面版中選定需要的顏色。

◎單擊【底紋顏色】下拉箭頭，在打開的顏色面版中選定需要的顏色。

◎單擊Enter鍵，段落邊框和底紋即已設(shè)置成功。

（2） 添加段落底紋

添加底紋的操作方法與添加邊框基本相同。在【邊框和底紋】對話框中，打開【底紋】選項(xiàng)卡。再在【填充顏色】列表中選擇一種顏色。然后把應(yīng)用范圍選擇為【段落】，單擊【確定】，段落的底紋就設(shè)置好了

（3） 添加頁面邊框和底紋

添加頁面邊框和底紋的操作方法與添加段落邊框和底紋的操作方法基本相同。打開【邊框和底紋】對話框，在【頁面邊框】選項(xiàng)卡中選擇線型、顏色，或藝術(shù)型，并將應(yīng)用范圍定為【整篇文檔】，然后單擊【確定】，頁面邊框即設(shè)置成功。

頁面底紋的設(shè)置方法與段落底紋的設(shè)置方法相同。

6、設(shè)置上下標(biāo)注     

上標(biāo)、下標(biāo)是一種特殊的字符形式。上標(biāo)位于一個字符的右上角，例如“ X2 ”下標(biāo)位于一個字符的右下角，例如“ H2 ”編寫科學(xué)技術(shù)論文時常用到這種格式，設(shè)置上下標(biāo)注的方法比較簡單：

選中需要做上標(biāo)（或下標(biāo)）的文字，然后點(diǎn)擊右鍵或者選擇【格式】菜單中的【字體】，在【字體】對話框的【效果】選項(xiàng)中，選擇【上標(biāo)】（或【下標(biāo)】）復(fù)選框然后單擊【確定】即成。（如圖）

7、快速更改文字格式及段落格式

在word中編輯文檔，有時需要從其他網(wǎng)站復(fù)制一些不同格式的文本或段落。為統(tǒng)一格式就需要更改這些文本或段落的格式。通常使用的修改方法是：分別選擇【格式】→【字體】和【格式】→【段落】，再在【字體】和【段落】對話框中選擇有關(guān)選項(xiàng)。這種方法費(fèi)時多，速度慢。如果使用【格式刷】命令和組合鍵，就可收到事半功倍之效。

（1）使用【格式刷】

◎?qū)⒐鈽?biāo)移到文檔中作為標(biāo)準(zhǔn)格式的段落，單擊左鍵。

◎在word工具欄中選擇格式刷，松開左鍵，光標(biāo)變成刷狀。

◎用刷狀光標(biāo)在需要更改格式的文本或段落上“刷”過一遍，使該文本或段落變成黑色然后松開左鍵，該文本或段落的格式就和標(biāo)準(zhǔn)格式一樣了

◎完成更改格式后，單擊“格式刷”按鈕，即可恢復(fù)正常的編輯狀態(tài)

如果有好幾個段落要更改格式的話，可在選定好段落標(biāo)準(zhǔn)格式后雙擊“格式刷”按鈕，這樣就可以連續(xù)給其他段落更改格式。

（2）使用組合鍵                                        

◎把光標(biāo)定位在標(biāo)準(zhǔn)格式段落中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式復(fù)制下來。

◎再把光標(biāo)定位到需要更改格式的段落中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就復(fù)制了過來；

其他各段格式如需更改，以此類推。

8、設(shè)置文檔背景                     

為添加色彩，改善觀瞻，可以用顏色、圖片、圖案、紋理等設(shè)置文檔背景。

（1）顏色背景。

◎依次選擇 【格式】→【背景】選項(xiàng)。

◎從彈出的顏色面板中選擇【其他顏色】，然后選擇【自定義】。

◎在彈出的調(diào)色版上按照自己的喜好調(diào)制一種顏色，然后單擊【確定】即成。

（2）圖片背景

◎依次選擇【格式】→【背景】選項(xiàng)。

◎在彈出的【顏色】版面中選擇【填充效果】（如圖）

◎在【填充效果】對話框打開【圖片】選項(xiàng)卡，并單擊【選擇圖片】。

◎在【選擇圖片】對話框中選擇一個圖片，單擊【插入】，

再單擊 【確定】，此圖片即成為文檔背景。

如果要刪除這個背景，依次選擇【格式】→【背景】，然后在彈出的【顏色】版面中選擇【無填充顏色】即可。

（3）色彩分層背景

◎依次選擇 【格式】→【背景】。

◎在彈出的【顏色】版面中單擊【填充效果】。

◎在【填充效果】對話框的【顏色】欄里選擇【預(yù)設(shè)】單選項(xiàng)，彈出【預(yù)設(shè)顏色】下拉列表。

◎【預(yù)設(shè)顏色】下拉列表中有【金色年華】、【雨后初晴】等24個項(xiàng)目，可以任選其一（如圖）。

◎在【底紋樣式】欄內(nèi)【水平】、或【垂直】、【斜上】、【斜下】、【中心輻射】等選項(xiàng)中選取其一。然后單擊【確定】即成。

（4）圖案背景

◎依上法打開【填充效果】對話框。

◎在【填充效果】對話框中打開【圖案】選項(xiàng)卡

◎在【圖案】選項(xiàng)卡內(nèi)選擇一個圖案，單擊【確定】即成。

（5）紋理背景

◎依上法打開【填充效果】對話框

◎在【填充效果】對話框中打開【紋理】選項(xiàng)卡

◎在【紋理】選項(xiàng)卡內(nèi)選擇一個圖案，單擊【確定】即成。

（注：這些設(shè)置都只能在編輯文檔時使用,不能打印出來。）

七、符    號

1、項(xiàng)目符號和編號

（１）自動編號

◎?qū)⒐鈽?biāo)移至要插入編號的地方。

◎依次選擇【格式】→【項(xiàng)目符號和編號】→【編號】。

◎【編號】選項(xiàng)卡內(nèi)有多種編號樣式，根據(jù)需要選取其一，然后單擊【確定】。當(dāng)前光標(biāo)所在地方的前面就會出現(xiàn)編號“1”。

繼續(xù)輸入或按Enter鍵，下一行的前面會自動出現(xiàn)連續(xù)編號（如“2”）。

如果不想要這個編號，按一下Backspace鍵，或者選定該編號，再單擊格式工具欄上的【編號】按鈕，該編號就消失了。

（２）項(xiàng)目符號

與編號的形式不同，項(xiàng)目符號是以圖形為主，編號是以數(shù)字或可以表示序號的字符為主。

設(shè)置項(xiàng)目符號的方法與設(shè)置編號的方法基本相同，但項(xiàng)目符號具體的符號形式較多。

◎?qū)⒐鈽?biāo)移至要插入編號的地方。

◎依次選擇【格式】→【項(xiàng)目符號和編號】→【項(xiàng)目符號】。

◎【項(xiàng)目符號】選項(xiàng)卡內(nèi)有多種編號樣式，根據(jù)需要選取其一，然后單擊【確定】。當(dāng)前光標(biāo)所在地方的前面就會出現(xiàn)所選的符號。

如果對所選的符號形式不滿意，可在選取一種形式后，單擊【自定義】按鈕，再在【自定義項(xiàng)目符號列表】對話框中點(diǎn)擊【字符】或【圖片】，然后選擇一個喜歡的符號，單擊【確定】按鈕，回到【自定義項(xiàng)目符號列表】對話框，單擊【確定】按鈕，就可以把剛才選中的符號作為項(xiàng)目符號了。

2、取消自動編號功能          

文檔編寫過程中的自動編號不好控制，需要時不編，有時不需要編號又編上了，而且不好修改。如果想取消自動編號功能，可用以下方法：

◎依次選擇【工具】→【自動更正選項(xiàng)】”。

◎在 【自動更正】對話框中，打開【鍵入時自動套用格式】選項(xiàng)卡。

◎取消 【自動編號列表】復(fù)選框中的標(biāo)志“√”，然后單擊【確定】，就不會出現(xiàn)自動編號了。

3、怎樣使用制表符                  

用Word制作或編輯文檔首先遇到的問題就是安排文字、圖表的位置問題，比如各行文字的行首在哪里對齊；圖表是放在中間還是放在右邊等等。要安排這個位置就必須在Word窗口的水平標(biāo)尺上選擇并設(shè)置一個標(biāo)志點(diǎn)。這個標(biāo)志就是制表符，這個標(biāo)志點(diǎn)就是制表位。

在水平標(biāo)尺左方的頂端保存了各種制表符，計(jì)有左對齊、居中對齊、右對齊、小數(shù)點(diǎn)對齊、豎線對齊等，還有懸掛縮進(jìn)、首行縮進(jìn)。各種制表符的使用方法大致是一樣的。這里列舉兩例來說明。

例一：在論文中插入公式

要求將公式“2A+2B=2（A+B）…… (5)”,單獨(dú)設(shè)為一個段落，位置居中；編號(5)居右。實(shí)現(xiàn)此要求的 操作方法是：

◎?qū)⒐鈽?biāo)插入文檔中的適當(dāng)位置，按Enter鍵，出現(xiàn)一個空行。

◎在空行內(nèi)輸入公式：2A+2B=2（A+B）及編號（5）。

◎在水平標(biāo)尺左端選擇居中對齊制表符

◎在水平標(biāo)尺的中間位置點(diǎn)擊左鍵，出現(xiàn)居中對齊制表符，此位置就是居中對齊制表位。

◎?qū)⒐鈽?biāo)移到公式2A+2B=2的前面，按Tab鍵，公式2A+2B=2（A+B）

(5)即自動移到所在行的中間位置上。下一步移動編號（5）。

◎在水平標(biāo)尺左端選擇右對齊制表符

◎在水平標(biāo)尺右端選擇一個位置點(diǎn)擊左鍵，設(shè)置右對齊制表位。

◎?qū)⒐鈽?biāo)移到公式編號（5）的前面，按Tab鍵，編號（5）即自動移到選定的右對齊制表位上。

例二：在文檔目錄中添加標(biāo)題。標(biāo)題名稱：“計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)慨述”。 要求標(biāo)題位置為左對齊，頁碼為右對齊，標(biāo)題與頁碼之間有前前導(dǎo)符相引（注：前導(dǎo)符是填充制表符之間所產(chǎn)生的空位的符號，一般有實(shí)線、虛線、點(diǎn)劃線等，在目錄中經(jīng)常見到就是標(biāo)題和頁碼之間的圓點(diǎn)）。 操作方法是：

◎?qū)?biāo)題：“計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)慨述”及頁碼（15）輸入目錄區(qū)。

◎在水平標(biāo)尺左端選擇左對齊制表符（目錄中的標(biāo)題一般都設(shè)在文檔左邊）。

◎在水平標(biāo)尺上選擇一個左對齊制表位，然后將光標(biāo)移到標(biāo)題前，按Tab鍵，標(biāo)題：“計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)慨述”及頁碼即自動移到選擇的左對齊制表位。

◎在水平標(biāo)尺左端選擇右對齊制表符（目錄中的標(biāo)題頁碼一般都設(shè)在文檔右邊）。

◎依次選擇【格式】→【制表位】。在【制表位】對話框的【對齊方式】中選擇“右對齊”，在【前導(dǎo)字符】中按照需要選擇一種線形（如圖）單擊【確定】，窗口回到編輯狀態(tài)。

◎?qū)⒐鈽?biāo)移到“頁碼（15）”的前面，按Tab鍵，“頁碼（15）”和前導(dǎo)符即自動移到選擇的右對齊制表位，并在標(biāo)題和頁碼之間列有前導(dǎo)符。

（注：也可以將最后兩步換位，即：先將光標(biāo)移到“頁碼（15）”的前面，按Tab鍵，使頁碼（15）進(jìn)到右對齊制表位。然后依次選擇【格式】→【制表位】。在【制表位】對話框的【對齊方式】中選擇“右對齊”，在【前導(dǎo)字符】中按照需要選擇一種線形。再單擊【確定】，就會同上法一樣按要求設(shè)置好標(biāo)題。）

4、自制符號工具欄

編輯文檔有時需要鍵盤上沒有的一些符號。這些符號雖然可以在【符號】或【特殊符號】欄目中取得，但操作比較麻煩。如果自己動手制作一個符號工具欄，將常用的某些特殊符號集中起來，不僅使用方便，還可以節(jié)約時間，提高效率。                      

Word自帶的工具欄除常用工具欄、格式工具欄外，還有一些專用的工具欄，如繪圖工具欄、頁眉頁腳工具欄等。但是仍然不能滿足需要。因此，，還是一件有趣的活動。自制符號工具欄的操作方法可以分為兩步：

第一步，將符號加入【自動圖文集】：    

◎依次選擇【插入】→【符號】命令，打開【符號】對話框。

◎在【符號】對話框中選取需要的若干符號，插入文檔空白處。

◎從中選取一個符號，然后按ALT+F3鍵，該符號即進(jìn)入【自動圖文集】。

依此方法讓其他被選取的所有符號逐個進(jìn)入【自動圖文集】。

第二步，制作工具欄：

◎依次選擇【工具】→【自定義】。

◎在【自定義】對話框中打            

開【工具欄】選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊【新建】。（圖1）

◎在【新建工具欄】對話框         

中輸入自制工具欄的名稱（例如：“常用符號”）， 然后單擊【確定】，頁面上就可以看到一個新建的【常用符號】工具欄（小方框）。

◎在【自定義】 對話框中打開【命令】選項(xiàng)卡。（圖2）

◎在【類別】清單中找到                  

并選定【自動圖文集】，然后            （圖2）

在右側(cè)【命令】列表中找到剛才加入的符號。

◎?qū)⒄业降姆栔鹨煌系叫陆ǖ摹境Ｓ梅枴抗ぞ邫谥?，然后關(guān)閉對話框，自制的符號工具欄就建好了。

使用時，點(diǎn)擊該欄中任一符號，此符號即自動顯示在文檔中。

如果要刪除自制工具欄則需按以下方法進(jìn)行：

◎依次選擇【工具】→【自定義】。

◎在【自定義】對話框中打開【工具欄】選項(xiàng)卡。

◎在【工具欄】清單中取消自制工具欄的名稱（【常用符號】），并在詢問提示框中單擊【確定】，自制的符號工具欄即被刪除。

如果要關(guān)閉自制工具欄，點(diǎn)擊該欄上的“×”號即可。需要打開時，則用右鍵點(diǎn)擊常用工具欄空白處，然后在彈出的菜單中選擇自制工具欄的名稱，該欄就會自動顯示出來。

5、自制特殊字符快捷鍵                     

自制【符號工具欄】插入符號雖然比較方便快捷，但只適用于鼠標(biāo)操作。對常用的特殊字符制作相應(yīng)的快捷鍵也可以收到事半功倍之效，是用快捷鍵方插入字符的好方法?，F(xiàn)以制作字符 “★”的快捷鍵為例，其方法是：

◎依次選擇【插入】→【符號】。

◎在【符號】對話框中找到相應(yīng)的字符“★”，然后點(diǎn)擊【快捷鍵】按鈕，所選字符會在彈出的【自定義鍵盤】對話框中顯示出來。

◎在【自定義鍵盤】對話框的【請按新快捷鍵】文本框內(nèi)輸入自己設(shè)計(jì)的與“★”相應(yīng)的快捷鍵（通常為Alt+某字符組成的組合鍵，如Alt+w），然后單擊【指定】。

以后需要在文檔中輸入“★”時，鍵入“Alt+w”即成。

（注：此法同自制【符號工具欄】比較各有特色。此法適用于鍵盤操作，但需記住快捷鍵的樣式。自制符號工具欄形象直觀，較適用于鼠標(biāo)操作。）

6、制作帶圈的字符                  

◎先在文檔中設(shè)置帶圈字符的插入點(diǎn)，或者選擇一個字符。

◎依次選擇【格式】→【中文版式】→【帶圈字符】命令（或單擊【格式】工具欄上的【帶圈字符】按鈕）。

◎在 【帶圈字符】對話框的【字符】輸入框中輸入一個字符，例如“注”（如果先已選擇了一個字符，該字符就自動進(jìn)入了【字符】輸入框），

◎單擊【確定】，在先設(shè)置的插入點(diǎn)就插入了一個帶圈的“注”字（或是先選擇的字符）。

如果要去掉這個圈，可以選取 “注”字（或是先選擇的字符），然后打開【帶圈字符】對話框，在【樣式】中選擇“無”，單擊【確定】按鈕，圈就沒有了（字符還在）。

7、怎樣輸入10以上帶圈的數(shù)字符號

在word中通過插入符號可以輸入①～⑩，但是11以上的就不行了，要輸入11～20的圓圈數(shù)字，可以輸入：246a (11)；246b (12)；246c (13)；246d (14)；246e (15)；246f (16)；

2470 (17)；2471 (18)；2472 (19)；2473 (20)。輸入前四位數(shù)字后，選中數(shù)字（不選也可以），再按alt+x.

對于大于20的圓圈數(shù)字可以按照上節(jié)【制作帶圈的字符】中的方法制作。

8、刪除手工換行符                       

通常，Word中是不用換行符的。一旦將網(wǎng)頁中的文字，復(fù)制、粘貼到Word中，網(wǎng)頁中的換行符就轉(zhuǎn)換成Word中的手動換行符（向下的小箭頭）,而且每個段落都有。如果這種手動換行符太多，一個一個地刪除，非常麻煩。簡單的辦法就是用【查找和替換】命令來解決，方法是：

◎依次選擇【編輯】→【替換】打開【查找和替換】對話框。

◎在【查找和替換】對話框中單擊【高級】按鈕。

◎從【特殊字符】下拉列表中選擇手工換行符，這時【查找內(nèi)容】文本框中顯示^l（^l代表手工換行符）

◎在【替換為】文本框中設(shè)置為空。

◎單擊【全部替換】，即可刪除所有的手工換行符。

（注：此法雖然可以全部刪除手工換行符，但是容易導(dǎo)致段落合并，甚至整個文檔分不清段落。最好是將手動換行符替換為段落標(biāo)記，然后按照下節(jié)辦法處理。）

9、清除多余的段落標(biāo)記和空行                

從網(wǎng)上下載的文檔，經(jīng)常是每行后面都有段落標(biāo)記，而正常的段落標(biāo)記之后又會有另一個段落標(biāo)記，后面跟著一個空行。要消除這些不必要的段落標(biāo)記和空行，又要保留正常的段落符號，可按以下方法處理：

（1）清除多余的段落標(biāo)記

第一步，將正常的段落符號轉(zhuǎn)換成別的字符。

◎依次選擇【編輯】→【替換】命令。

◎在【查找和替換】對話框中單擊【高級】按鈕。

◎從【特殊字符】下拉列表中選擇【段落標(biāo)記】，再重復(fù)一次。這時【查找內(nèi)容】文本框中顯示“^p^p”，（^p代表段落標(biāo)記），所以也可以在文本框中直接輸入它。

◎在【替換為】文本框中輸入文檔中沒出現(xiàn)過的字符串，如“@”，然后單擊【全部替換】，所有的正常段落標(biāo)記就被替換成特殊字符了。（如圖）。

第二步，刪去非正常段落符號。

◎按一下Ctrl+H組合鍵，彈出【查找和替換】對話框。

在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“^p”，去掉【替換為】文本框中的內(nèi)容（使【替換為】文本框?yàn)榭眨?，然后單擊【全部替換】，段落標(biāo)記就都被刪掉了。

第三步，恢復(fù)正常的段落標(biāo)記。就是把“@”全部替換成“^p”，這樣，文本中所有多余的硬段落標(biāo)記或空格就被刪掉了。

實(shí)際中的情況可能與此有所不同，但只要靈活使用【查找和替換】功能，類似的問題一般都能夠解決。

（注：靈活應(yīng)用【查找和替換】功能，能夠幫助我們解決很多問題，如查找和替換格式、段落標(biāo)記、分頁符、等等。）

（2）刪除文檔中的空行

對于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，實(shí)際上空行就是多個“段落標(biāo)記”連在一起形成的。我們用Word的替換功能就可以刪除文章中的空行。

◎依次選擇【編輯】→【替換】，，把光標(biāo)定位在【查找內(nèi)容】文本框中。

◎在【查找和替換】對話框中點(diǎn)擊【特殊字符】。

◎在彈出的項(xiàng)目清單中先后選擇【段落標(biāo)記】兩次，在輸入框中會顯示為“＾p＾p”。

◎再用上面的方法，在【替換為】文本框中插入一個【段落標(biāo)記】 “＾p”。

◎單擊【全部替換】，即可刪除所有的單行空行。對于多行空行，可按此法進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部的空行為止。

word格式排版技巧 

計(jì)算機(jī)相關(guān)的 2008-03-18 17:57:05 閱讀23 評論0   字號：大中小 訂閱

word格式排版技巧（1）---本科，碩士，博士畢業(yè)論文排版 2007-12-03 21:28 2007-12-22 15:08

）word格式排版技巧（1）---本科，碩士，博士畢業(yè)論文排版 2007-12-03 21:28

一.圖表和公式的自動編號

在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或刪除圖、表、公式時