打造共享服務(wù)中心的一體化報賬處理平臺

songsgt 2019-04-17

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報賬系統(tǒng)，是財務(wù)共享服務(wù)中心最重要的系統(tǒng)之一。它是員工費用、供應(yīng)商、客戶、資產(chǎn)、總賬、稅金、薪酬等財務(wù)報賬業(yè)務(wù)的一體化處理平臺，可以通過人工填報或業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的方式，采集各類業(yè)務(wù)信息，并通過與共享運營系統(tǒng)的配合，高效完成財務(wù)業(yè)務(wù)處理。
    報賬系統(tǒng)使報賬業(yè)務(wù)突破了時間與空間的限制，擺脫了線下繁瑣、冗長的流程，可以在財務(wù)共享服務(wù)中心得到廣泛應(yīng)用。
    一體化處理平臺
    筆者認為，報賬系統(tǒng)應(yīng)是企業(yè)員工、供應(yīng)商和客戶的報賬業(yè)務(wù)一體化處理平臺。
    在前端，報賬系統(tǒng)與費用APP、進項發(fā)票系統(tǒng)及銷項開票系統(tǒng)對接，高效采集企業(yè)三大核心利益相關(guān)者的報賬信息，根據(jù)預(yù)設(shè)的審批權(quán)限和規(guī)則，自動推送報賬單給相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導審批。然后，流轉(zhuǎn)至共享運營系統(tǒng)由財務(wù)人員審核。在審核通過后，報賬信息流轉(zhuǎn)至后端的會計核算和資金系統(tǒng)，完成相應(yīng)的入賬和付款（如圖1所示）。
    報賬系統(tǒng)應(yīng)具備10個功能模塊（如圖2所示），滿足員工、供應(yīng)商和客戶不同業(yè)務(wù)、不同層級的報賬需求。
    一是幫助式填單，報賬簡單快捷。系統(tǒng)可以根據(jù)單據(jù)類型、字段設(shè)定提示信息，輔助員工填單；單據(jù)模板內(nèi)嵌紅綠燈規(guī)則，對錯誤信息予以警示，減少出錯率，有效解決面臨的多種報賬單錯填漏填的問題，極大地優(yōu)化報賬體驗。
    二是分流程設(shè)立報賬模塊，全面支撐報賬業(yè)務(wù)。系統(tǒng)支持根據(jù)不同行業(yè)、不同企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，分流程設(shè)立貼合企業(yè)實際情況的報賬模塊，例如員工費用報銷、供應(yīng)商結(jié)算、客戶開票收款、薪酬、資產(chǎn)、總賬等，并在報賬模塊內(nèi)分別嵌入多種常用的報賬單據(jù)模板。豐富靈活的單據(jù)模板，可以為各類業(yè)務(wù)提供支撐，提升財務(wù)數(shù)據(jù)歸集和統(tǒng)計分析的效率。
    三是支持多層級多維度查詢和報表分析。業(yè)務(wù)人員可以自助填單，對其提交的每份單據(jù)進行跟蹤查詢；業(yè)務(wù)領(lǐng)導可以按照權(quán)限對其審批的所有單據(jù)進行記錄查詢，了解各節(jié)點處理意見及結(jié)果；財務(wù)人員可以按多種統(tǒng)計方式查詢統(tǒng)計報賬單發(fā)生情況，自定義多維度統(tǒng)計報表，并進行圖形化展示。
    四是支持移動和多種審批方式，滿足及時便捷性的需求。報賬系統(tǒng)支持按照業(yè)務(wù)、單據(jù)類型等自動分配工作流，業(yè)務(wù)領(lǐng)導可以在獲取系統(tǒng)推送的審批信息中進行同意、加簽等審批動作，并可以委托審批。系統(tǒng)的移動審批應(yīng)用更廣泛，極大地滿足了用戶報賬及時便捷性的需求。
    五是合同信息隨時調(diào)閱，合同支付實時跟蹤。報賬系統(tǒng)基于電子影像系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對供應(yīng)商采購、客戶銷售合同的無紙化調(diào)閱，同時提供手工錄入功能。通過與合同系統(tǒng)對接，打造統(tǒng)一的合同管理臺賬，實現(xiàn)合同信息控制及跟蹤。
    節(jié)約報賬成本加強內(nèi)部控制
    報賬系統(tǒng)能夠幫助實現(xiàn)員工出差順心、領(lǐng)導管控放心、財務(wù)報賬省心，切實提高公司的效益。
    一是提高報賬效率，節(jié)約報賬成本。報賬系統(tǒng)使員工和領(lǐng)導可以跨地域在線提交或?qū)徟鷨螕?jù)，將財務(wù)人員從低效重復的工作中解放出來，轉(zhuǎn)向更能為企業(yè)創(chuàng)造價值的工作，對于各個層級用戶來說可以提高效率，優(yōu)化體驗。
    二是規(guī)范報賬流程，提高員工滿意度。報賬系統(tǒng)將以前模糊不清的報賬流程固定下來，讓“申請-審批-審核-付款”全流程直觀透明地展示在員工面前，員工可以自行查詢報賬進度，極大地提高員工滿意度。
    三是加強內(nèi)部控制，實時掌控信息，助力企業(yè)實現(xiàn)精細化管理。報賬系統(tǒng)前端與商旅系統(tǒng)、供應(yīng)商協(xié)同平臺等對接，后端連接會計核算、資金和稅務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，減少信息孤島，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)一點錄入，全程共享。管理者能夠?qū)崟r監(jiān)控和查詢各分支機構(gòu)財務(wù)活動信息，助力企業(yè)更好的地實現(xiàn)精細化管理。