前面艷子老師分享了11個數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)課程，相信小伙伴都知道了數(shù)據(jù)透視表有多牛，但創(chuàng)建透視表前數(shù)據(jù)源一定要規(guī)范，你知道嗎？請問過我為什么無法創(chuàng)建透視表的小伙伴速來圍觀！

一、數(shù)據(jù)源表頭必須是1行，不能是多行

有的小伙伴喜歡用多層表頭，比如下圖中的銷售情況表，表格的第1行和第2行都是表頭信息，且第1行還有合并單元格，這類表無法創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，提示數(shù)據(jù)透視表字段名無效。

解決辦法：將2行表頭改為1行

二、數(shù)據(jù)源中不能有空行和空列

EXCEL是依據(jù)行和列的連續(xù)位置識別數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，所以當數(shù)據(jù)被強行分開后，EXCEL認為它們之間沒有任何關(guān)系，于是很多分析功能都會受影響。當你用CTRL+A全選表格時，也只能選中光標所在單元格四周連續(xù)的單元格區(qū)域。所以保持數(shù)據(jù)之間的連續(xù)性非常重要。如下表中，既有空行又有空列，這樣的表無法直接利用Excel的分類匯總和數(shù)據(jù)透視表匯總！

解決辦法：刪除空行和空列。

如何快速刪除表中的空行和空列呢？

1、快速刪除空行方法：選中任1列→F5定位→選空值→右鍵菜單選擇刪除→刪除整行

2、快速刪除空列方法：選中任1行→F5定位→選空值→右鍵菜單選擇刪除→刪除整列

動圖演示如下：

三、數(shù)據(jù)源不能有合并單元格

工作中，合并單元格的情況比較普遍，有些領(lǐng)導就是喜歡看合并單元格后的表格，認為這樣更直觀，但卻使數(shù)據(jù)難以直接用數(shù)據(jù)透視表匯總或者匯總數(shù)據(jù)不對，甚至用函數(shù)計算都受限！

解決辦法：刪除合并單元格（如果領(lǐng)導一定看合并的，可用格式設(shè)置使表格看起來是合并的，實際并不是合并的，不過一般不建議這樣做）

操作步驟：

取消合并單元格：選擇合并的單元格→取消合并→按F5定位空值→【=】→鍵盤【↑】鍵→再按【Ctrl+Enter】

如果想要只是看起來是合并的，可提前將有合并單元格的列復制到表格旁邊，取消合并后用格式刷刷回格式再刪除多余的列即可，這樣就不會影響數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建和公式的設(shè)置了。

動圖演示如下：

四、數(shù)據(jù)源中不能有多余的合計行

包含合計行的表格很常見，由于混淆源數(shù)據(jù)表和分類匯總表的概念，很多人一邊記錄源數(shù)據(jù)，一邊求和。導致數(shù)據(jù)無法使用Excel數(shù)據(jù)透視表匯總，而且當數(shù)據(jù)源更新時，處理很麻煩，易出錯。

解決辦法：為數(shù)據(jù)添加新的屬性列，然后篩選并刪除合計行。

動圖演示如下：

五、數(shù)據(jù)源不能包含文本型數(shù)字

在實際工作中，由于很多系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)都是文本型數(shù)字，導致數(shù)據(jù)透視表不能進行求和、求平均等數(shù)字統(tǒng)計，只能按文本計數(shù)統(tǒng)計，不能滿足實際統(tǒng)計需要。

解決辦法：將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)為數(shù)值型

文本型數(shù)字轉(zhuǎn)為數(shù)值型的方法：轉(zhuǎn)換方法有多種，可以用加0、乘1或分列等方法。建議用最簡單的方法：選中文本型數(shù)字，點擊單元格旁邊的黃色感嘆號下的【轉(zhuǎn)換為數(shù)字】即可，1秒就搞定！

動圖演示如下：

六、數(shù)據(jù)源中的日期格式要規(guī)范

不規(guī)范的日期數(shù)據(jù)會給工作帶來很多問題，比如無法按年、季、月統(tǒng)計，無法計算合同到期時間等......

解決辦法：可用公式或分列等方法將日期規(guī)范，最簡單的是用替換法。

替換法動圖演示如下：

七、 數(shù)據(jù)源中不應有重復記錄

數(shù)據(jù)源中包含重復記錄時，會導致統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)不準確，影響決策。

解決辦法：在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表前，必須先刪除重復項。

快速刪除重復值方法：選中包含重復值的數(shù)據(jù)區(qū)域→點【數(shù)據(jù)】→【刪除重復值】在彈出的對話框中選擇判定重復的條件，確定后即可快速批量刪除重復數(shù)據(jù)，方便快捷，1秒搞定！

動圖演示如下：

八、數(shù)據(jù)源必須完整，不能殘缺不全。數(shù)據(jù)源不完整有2種情況

1、缺少某種屬性列。比如要統(tǒng)計每月、每個地區(qū)的銷量，結(jié)果數(shù)據(jù)源表中根本沒有日期和銷售地區(qū)屬性列，怎么統(tǒng)計分析呢？這種情況的解決辦法是：保證數(shù)據(jù)源的完整，方便統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。

2、數(shù)據(jù)源表中有空白單元格。數(shù)據(jù)源表的單元格沒數(shù)據(jù)也不能留白，否則可能會影響數(shù)據(jù)分析結(jié)果，比如有些看起來是空白的單元格中原來有數(shù)據(jù)，只是沒顯示，最嚴謹?shù)脑磾?shù)據(jù)記錄方式是空白單元格都填上0。

空白單元格批量錄入0的方法：選中數(shù)據(jù)區(qū)域→按F5選擇空值→輸入0后按【Ctrl+Enter】即可。

九、數(shù)據(jù)源不能在一個單元格里記錄復合屬性

1、比如部門和姓名不要放在一個單元格，否則不方便按部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。

解決辦法：用公式、分列或智能填充的方法將不同屬性的文本放在不同的列。

2、比如數(shù)值和單位不要放在一個單元格，否則只能計數(shù)統(tǒng)計，不能求和及求平均等。

解決辦法：用公式、分列等方法將數(shù)值和單位分開，Excel2013以上版本可以用智能填充，快速又方便。如果領(lǐng)導確實喜歡看單位與數(shù)據(jù)在一個單元格，可以采取自定義格式的方法，這樣看起來是有單位，但不影響計算。

智能填充方法：先輸入一個數(shù)值明確規(guī)則，再將光標放在下一個單元格按CTRL+E，1秒搞定！

既顯示單位，又不影響計算操作方法：如下圖所示，選中數(shù)值單元格，右鍵設(shè)置單元格格式，將格式設(shè)為【G/通用格式'元'】

動圖演示如下：

十、數(shù)據(jù)源最好是一個真正的“表”——“超級表”

超級表功能超級強大，比如：它自帶篩選器，可快速匯總統(tǒng)計，自動識別數(shù)據(jù)區(qū)域范圍，自動填充公式和格式等等。所以數(shù)據(jù)源最好是一個超級表，這樣就可以自動識別數(shù)據(jù)源區(qū)域，形成動態(tài)數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)透視表和圖表可隨時更新。

普通表轉(zhuǎn)超級表的辦法：方法1、鼠標定位在數(shù)據(jù)區(qū)域任一單元格，點【插入】→【表格】；方法2、按快捷鍵【Ctrl+T】；方法3、【開始】→【套用表格格式】）。

具體可看我分享的課程：

數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源有哪些規(guī)范要求，你知道了嗎？歡迎小伙伴留言討論，如果覺得好用的話，點個贊，轉(zhuǎn)發(fā)支持一下唄！更多的EXCEL數(shù)據(jù)透視表課程，可以關(guān)注 “EXCEL學習微課堂”回看前面的相關(guān)課程。