如何又好又快地完成單位

年度工作報(bào)告起草工作

一個(gè)單位，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，年度工作報(bào)告都是最重要、最大型的綜合性材料。是對(duì)單位一年來(lái)，方方面面工作的集中總結(jié)分析，對(duì)來(lái)年工作的科學(xué)謀劃和宏觀指導(dǎo)。這一性質(zhì)，決定了其寫(xiě)作的特殊性、復(fù)雜性、艱巨性，并在單位上下有極強(qiáng)的關(guān)注度。

筆者已從事大型國(guó)有企業(yè)文秘工作十年有余，年年參與單位年度工作報(bào)告起草工作，甚覺(jué)頭痛，有過(guò)很多刻骨銘心的教訓(xùn)，期望通過(guò)對(duì)自己切身體會(huì)的總結(jié)，起到拋磚引玉之用。

簡(jiǎn)單概括地講，年度工作報(bào)告寫(xiě)作可歸納為啟動(dòng)、準(zhǔn)備、實(shí)施、修正、反饋、存檔分析六個(gè)階段。

一、啟動(dòng)階段

啟動(dòng)是前提，要做到未雨綢繆，突出一個(gè)“早”字。結(jié)合工作實(shí)際，應(yīng)在當(dāng)年10月底發(fā)出收集各基層單位基礎(chǔ)材料的通知（按年度工作會(huì)議在春節(jié)前15天左右召開(kāi)計(jì)劃，趕早不趕晚），要充分考慮到充足的時(shí)間，是保證基層單位報(bào)送高質(zhì)量基礎(chǔ)材料的前提條件，盡量讓大家早作思想準(zhǔn)備和行動(dòng)準(zhǔn)備。通知要制定清晰的工作計(jì)劃、標(biāo)明截稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)、明確具體的工作要求、指出正確的工作方向，甚至可以細(xì)化到要求寫(xiě)清楚哪幾個(gè)方面的內(nèi)容。切忌發(fā)通知時(shí)，要求籠籠統(tǒng)統(tǒng)，讓人看了不明就里。感覺(jué)年年通知一個(gè)樣，看與不看沒(méi)區(qū)別。

二、準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備是基礎(chǔ)，要做到全副武裝，突出一個(gè)“全”字。歸納起來(lái)，就是“人財(cái)物”的準(zhǔn)備。

首先是“人”：所謂“搭臺(tái)唱戲”，要唱好起草年度工作報(bào)告這出大戲，得先配備起一個(gè)強(qiáng)有力的寫(xiě)作班子。是一個(gè)人主筆，N個(gè)人配合，還是鐵路警察各管一段的形式，是一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)完成，還是組織整個(gè)單位的精兵強(qiáng)將來(lái)共同參與，要事先明確責(zé)任主體和工作組織形式。寫(xiě)作班子一定要由單位分管文秘的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)親自牽頭，才便于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，號(hào)令群雄。如果有單位主要領(lǐng)導(dǎo)親自過(guò)問(wèn)，寫(xiě)作工作的推動(dòng)力和協(xié)調(diào)力將會(huì)更加有效。

其次是“財(cái)”：這里的財(cái)不是指金錢(qián)，平時(shí)工資是800元還是1000元都已經(jīng)予以兌現(xiàn)，單位一般不會(huì)為此項(xiàng)工作準(zhǔn)備專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。此處所指的“財(cái)”，是比金錢(qián)還要寶貴的財(cái)富——時(shí)間。所有參與項(xiàng)目的人員，要保證在這個(gè)時(shí)間段盡量不受打擾，心無(wú)旁騖地專(zhuān)注于此項(xiàng)工作。在工作啟動(dòng)之前，把所有其他未完成的工作迅速消化掉，啟動(dòng)這項(xiàng)工作后，被單位拉差的零散任務(wù)，應(yīng)告知部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人，盡量協(xié)調(diào)其他人完成。一定要記住，年末歲尾的關(guān)鍵時(shí)期，作為一名專(zhuān)職文秘人員，其他工作干不好，領(lǐng)導(dǎo)不見(jiàn)得會(huì)找你麻煩，如果這件工作沒(méi)干好，領(lǐng)導(dǎo)遲早會(huì)找上門(mén)來(lái)。

然后是“物”：主要是指寫(xiě)作的物理空間，物理設(shè)備。如果時(shí)間緊任務(wù)重，可找一個(gè)專(zhuān)門(mén)的地方，把力量集中起來(lái)辦大事?，F(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)也都很開(kāi)明，只要是為了工作，不超出原則的事情都可以一路綠燈?？梢哉?qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)找個(gè)僻靜的小酒店或者農(nóng)家樂(lè)，把寫(xiě)作小組成員集中起來(lái)工作。實(shí)在不行，就在單位找個(gè)小會(huì)議室，或者夜深人靜的時(shí)候把自己鎖在辦公室，有條不紊地開(kāi)展工作。但不管是在哪個(gè)地方，一定要保證網(wǎng)絡(luò)正常、通訊暢通、交通便利、食宿有保障，否則工作起來(lái)就會(huì)心神不寧，紕漏百出，導(dǎo)致效率低下。

三、實(shí)施階段

實(shí)施是核心，要做到精益求精，突出一個(gè)“精”字。實(shí)施階段是年度工作報(bào)告起草工作的重中之重，可分為前、中、后三期進(jìn)行把控。

（一）前期：吃透基礎(chǔ)資料，調(diào)研把準(zhǔn)情況。

一是吃透資料。經(jīng)過(guò)啟動(dòng)階段后，基層單位（子公司、分公司、單位各部門(mén)）的基礎(chǔ)資料應(yīng)該已準(zhǔn)備妥當(dāng)，并匯集到我們起草人員手中。此時(shí)，就要細(xì)心地閱讀這些材料，按照自己的需要對(duì)材料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。對(duì)寫(xiě)得不清楚的、或者應(yīng)寫(xiě)未寫(xiě)的，要通過(guò)二次三次的后續(xù)溝通，對(duì)基礎(chǔ)材料進(jìn)行完善。

二是調(diào)研情況。一個(gè)單位無(wú)論大小，均是五臟俱全。以筆者所在的國(guó)家級(jí)開(kāi)發(fā)區(qū)為例，就是資金、土地、招商、民生，大小事項(xiàng)均有涉及，開(kāi)發(fā)進(jìn)入成熟軌道，還會(huì)涉及社會(huì)事業(yè)等工作。僅憑基層單位報(bào)送的材料，很難深度掌握全面情況。因此需要對(duì)單位各個(gè)板塊的分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行訪談，他們將站在整個(gè)單位的角度和高度來(lái)總結(jié)出今年工作的重點(diǎn)、亮點(diǎn)，點(diǎn)出明年的重難點(diǎn)，能夠站在全局，深入細(xì)致地思考分析問(wèn)題。

（二）中期：搭設(shè)框架立起萬(wàn)丈高樓，理清邏輯保證條分縷析。

中期是實(shí)施報(bào)告起草工作的核心中的核心，關(guān)鍵中的關(guān)鍵，應(yīng)尤為重視。

首先舉個(gè)例子，人長(zhǎng)得是否帥氣，其骨架起著決定性的作用。文章是否大氣磅礴，能否有血有肉，也全靠文章的框架決定。因此，搭設(shè)文章框架是正式起草的第一步工作。從一級(jí)標(biāo)題到二級(jí)、三級(jí)標(biāo)題，甚至到具體的點(diǎn)，都要事先謀劃好、預(yù)設(shè)好。

其實(shí)是文章的行文要講究邏輯。先說(shuō)什么、再說(shuō)什么，要符合事物發(fā)展的規(guī)律。比如開(kāi)發(fā)區(qū)的常規(guī)總結(jié)就是先說(shuō)錢(qián)，因?yàn)橛辛隋X(qián)才能辦事。然后就是土地，有了土地才能讓開(kāi)發(fā)項(xiàng)目有實(shí)施的物理空間。然后就是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最后才是項(xiàng)目招商及落地?？偨Y(jié)起來(lái)就是“資金為征地服務(wù)、征地為建設(shè)服務(wù)、一切都為招商服務(wù)”。同時(shí)，也要符合領(lǐng)導(dǎo)表述習(xí)慣的邏輯。例如在數(shù)字統(tǒng)計(jì)上，有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡總分式，有的喜歡分總式?？傊⒅剡壿嫷哪康木褪且ＷC行文條分縷析，前后關(guān)照對(duì)應(yīng)，不能前后自相矛盾，甚或是內(nèi)容之間風(fēng)馬牛不相及。

（三）后期：注重“四煉”——煉字、煉形、煉情、煉韻味。

1、煉字。文章要字斟句酌，要有“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)根須”的勤奮。尤其是一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)標(biāo)題，和每段文字起始句，都是作報(bào)告和聽(tīng)報(bào)告的人最注目的地方。這就好似我們常常講的“標(biāo)題黨”，標(biāo)題好看了，至少第一印象會(huì)讓人感覺(jué)整個(gè)文章眉清目秀。

2、煉形。對(duì)句與句之間、段與段之間要注重起承轉(zhuǎn)合，不能東一錘子、西一榔頭，感覺(jué)說(shuō)了不少，結(jié)果卻是不成句、不成段、不成文。或者上下段之間聯(lián)系得很牽強(qiáng)，讓人看后有云山霧罩之感。

3、煉情。重點(diǎn)是要結(jié)合工作的實(shí)際情況，把一些能夠調(diào)動(dòng)氣氛、在情感上引起共鳴的內(nèi)容要寫(xiě)出來(lái)。譬如說(shuō)到亮點(diǎn)工作的時(shí)候，就要對(duì)相關(guān)的工作單位、部門(mén)甚至是個(gè)人提出來(lái)當(dāng)場(chǎng)表?yè)P(yáng)。這種表?yè)P(yáng)的效果比事后發(fā)1000元獎(jiǎng)勵(lì)都更能提振精氣神，更有鼓勵(lì)作用。針對(duì)那些為了工作而作出了重大貢獻(xiàn)（如獲得了國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)、在科研上取得重大突破）甚至犧牲在崗位上的先進(jìn)人物事跡，更是要用簡(jiǎn)短精煉卻又是濃墨重彩的語(yǔ)言好好的畫(huà)龍點(diǎn)睛一下。這就好比在戲劇里面展示情感沖突，形成行文高潮。一個(gè)能夠讓人聽(tīng)后有感動(dòng)的工作報(bào)告才是高質(zhì)量的工作報(bào)告，那種四平八穩(wěn)味同嚼蠟毫無(wú)情感的八股式報(bào)告應(yīng)該大膽地扔進(jìn)歷史故紙堆。

4、煉韻味。每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格不同，思維各異，表達(dá)有別。有的嚴(yán)謹(jǐn)有序、有的氣勢(shì)雄渾、有的方圓有度、有的卻是教條式導(dǎo)師腔。不管是哪種哪種形式，總之要能夠把會(huì)議需求和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格有效結(jié)合起來(lái)的東西就是好東西，這種好的東西就是韻味。這種韻味需要富有領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人風(fēng)格和特色的語(yǔ)言來(lái)傳情達(dá)意，這種富有魅力和特色的語(yǔ)言得長(zhǎng)期積累，并對(duì)其提煉到富含思想、富有理論的高度。

（四）注重“四對(duì)應(yīng)”

在寫(xiě)作階段，要充分結(jié)合工作實(shí)際，著重把握好材料的“四對(duì)應(yīng)”。

1、總結(jié)部分有“兩對(duì)應(yīng)”：一要注重與年初下達(dá)的目標(biāo)計(jì)劃相對(duì)應(yīng)。全年工作是全面完成、超額完成，或者是欠進(jìn)度完成，要認(rèn)真分析，作出定性判斷。這種定性會(huì)影響到整個(gè)行文的套路，甚至?xí)檎麄€(gè)工作報(bào)告定調(diào)，有時(shí)候，在工作報(bào)告主標(biāo)題上都會(huì)有所反應(yīng)。

二要注重與上級(jí)單位在各種場(chǎng)合下達(dá)的重要工作任務(wù)相對(duì)應(yīng)。如市政府或主管部門(mén)對(duì)招商項(xiàng)目、民生工程關(guān)注較多，會(huì)在各種工作會(huì)、調(diào)研會(huì)上下達(dá)重大的工作任務(wù)，這些任務(wù)就一定要作好回答工作，完成得好就總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)，完成得不好要找出原因和整改舉措。這種內(nèi)容也基本決定了一年工作亮點(diǎn)的多少。

2、計(jì)劃部分有“兩對(duì)應(yīng)”：一要與單位提前召開(kāi)的務(wù)虛會(huì)、董事會(huì)、年度工作安排會(huì)、年度投資分析會(huì)對(duì)應(yīng)。這些會(huì)議往往在年度工作會(huì)之前召開(kāi)，目的就是對(duì)次年經(jīng)濟(jì)形勢(shì)進(jìn)行全面分析，提前謀劃全年工作，制定大致或者明確的工作目標(biāo)甚至經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。這些都是單位領(lǐng)導(dǎo)集體尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考和充分醞釀后制定的工作思路，應(yīng)有效地反映到報(bào)告中。

二要與上級(jí)單位的戰(zhàn)略部署、重大決策相對(duì)應(yīng)。尤其是黨代會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、各級(jí)政府的經(jīng)濟(jì)工作會(huì)，或者中央領(lǐng)導(dǎo)和地方主要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研過(guò)程中召開(kāi)的會(huì)議，要在報(bào)告中對(duì)其指示精神有所反映，甚至對(duì)調(diào)研中提到的工作任務(wù)在報(bào)告中進(jìn)行明確。這些工作有可能就是下一年工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和亮點(diǎn)。

四、修正階段

修正是保障，要做到快馬加鞭，突出一個(gè)“快”字。完成送審稿是年度工作報(bào)告寫(xiě)作的一個(gè)決定性階段，形成送審稿最后階段的工作有較強(qiáng)的技巧性。不能只停留在寫(xiě)作班子成員細(xì)致審改的層面，要將寫(xiě)作稿子的責(zé)任進(jìn)行細(xì)分，讓單位每個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)以及每個(gè)基層單位和部門(mén)都來(lái)分擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。將全稿分發(fā)到單位分管領(lǐng)導(dǎo)、單位各部門(mén)負(fù)責(zé)人、基層單位主要負(fù)責(zé)人手中，要求所涉人員對(duì)材料的數(shù)據(jù)、有關(guān)對(duì)工作定性的說(shuō)法等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致審定，簽字認(rèn)可以示負(fù)責(zé)，限定時(shí)間將修改內(nèi)容反饋到寫(xiě)作小組。

寫(xiě)作人員綜合各方修改意見(jiàn)，完成修訂成稿后，立即交負(fù)責(zé)牽頭年度工作報(bào)告寫(xiě)作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)（或者負(fù)責(zé)作報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)）審閱，并根據(jù)修改意見(jiàn)及時(shí)修訂，立即再度送審確認(rèn)后形成終稿。

五、反饋階段

反饋是重點(diǎn)，要做到不厭其煩，突出一個(gè)“勤”字。這里所指的重點(diǎn)有兩層含義，一是重要的點(diǎn)，二是需要引起重視的點(diǎn)。很大程度上，是強(qiáng)調(diào)此項(xiàng)工作應(yīng)高度重視。因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)長(zhǎng)年累月寫(xiě)材料的人，很難天天熱情洋溢地對(duì)待這項(xiàng)工作，也大都會(huì)在長(zhǎng)年累月中將激情消耗殆盡，最后只是因?qū)ω?zé)任的信守不得已而為之。大都是將材料交到領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)在工作會(huì)上將報(bào)告念出來(lái)，就高呼萬(wàn)歲，心里感慨總算熬過(guò)一劫，少有人還有心思去繼續(xù)對(duì)材料進(jìn)行反復(fù)揣摩。然而，實(shí)際工作中，這道工序卻至關(guān)重要。因?yàn)樗P(guān)系到這個(gè)材料是否能夠從“完成向完善再向完美”實(shí)現(xiàn)蛻變。

反饋階段就是結(jié)合在工作會(huì)上和會(huì)后，領(lǐng)導(dǎo)和其他參會(huì)人員或多或少會(huì)對(duì)報(bào)告提出意見(jiàn)和看法，有的領(lǐng)導(dǎo)在作報(bào)告過(guò)程中思維活躍，適時(shí)補(bǔ)充內(nèi)容，常常妙語(yǔ)連珠，時(shí)有靈光閃現(xiàn)，提出很多有思想、有見(jiàn)地的觀點(diǎn)和內(nèi)容，如何有效地吸取這些意見(jiàn)和觀點(diǎn)，對(duì)材料進(jìn)行深度的完善，是相當(dāng)值得去做的一件事情。

六、存檔分析階段

分析是支撐，要做到如琢如磨，突出一個(gè)“細(xì)”字。這個(gè)階段對(duì)當(dāng)次工作任務(wù)的完成沒(méi)有實(shí)際意義，但對(duì)下一次類(lèi)似工作的完成卻意義重大。全面完善后已趨完美的稿子如果存檔后就不再打開(kāi)，將毫無(wú)意義。應(yīng)時(shí)不時(shí)拿出來(lái)與其他經(jīng)典的稿子作對(duì)比、分析，找出每一稿的優(yōu)缺點(diǎn)，對(duì)寫(xiě)作技巧作必要的反省，把技藝層面的東西作深度的概括、提煉，上升到一定程度的理論高度，更好地指導(dǎo)后續(xù)寫(xiě)作工作，真正達(dá)到事半功倍的效果。

總之，年度工作報(bào)告起草是專(zhuān)職文秘人員必須面對(duì)的一件耗時(shí)耗力、勞心費(fèi)神的工作，要豪情滿懷地面對(duì)、沉心靜氣地思考、不厭其煩地推動(dòng)，方可見(jiàn)到成效。起草前要做好“沙盤(pán)推演”，確保每個(gè)節(jié)點(diǎn)都了然于心，達(dá)到“胸中陳兵百萬(wàn)，遇事處變不驚”的境界。起草后要做好“戰(zhàn)術(shù)復(fù)盤(pán)”，不斷總結(jié)教訓(xùn)，凝結(jié)經(jīng)驗(yàn)，方能免除“兩句三年得，一吟雙淚流”的窘迫。

 (該文發(fā)表于全國(guó)辦公類(lèi)核心期刊《辦公室業(yè)務(wù)》2013年11月份刊)