提升案件流程管理

助力律所新人養(yǎng)成

團(tuán)隊協(xié)作的2.0時代

了解詳情請長按二維碼聯(lián)系諾諾多

作者：李泳霄

有度商事訴訟團(tuán)隊

單位：新疆巨臣律師事務(wù)所

微信號：lyx20081105

人才是律師事務(wù)所最重要的資產(chǎn)，但律師是自帶生產(chǎn)工具的人群，也被公認(rèn)為世界上最難管理的人，律師事務(wù)所自然成了最難管理的組織。因此，如何培養(yǎng)年輕人，讓他們迅速成長起來，成為每一個創(chuàng)業(yè)律師團(tuán)隊最大的挑戰(zhàn)。師傅帶徒弟的傳統(tǒng)方法，所耗費的時間過長，方法稍有不當(dāng)，師傅就疲于奔命，徒弟又難以精進(jìn)；也將直接導(dǎo)致業(yè)務(wù)質(zhì)量和增量受限。

為了解決這一問題，我們以美國昆毅律師事務(wù)所的“游泳池”理念為基礎(chǔ)，借鑒天同律師事務(wù)所的管理流程，同時學(xué)習(xí)了iCourt可視化及iMac課程技術(shù)，結(jié)合團(tuán)隊成員的自身情況，打造了一套案件管理流程。目的就是將年輕律師“推下水”，同時用流程來保障案件質(zhì)量。

上圖為我們的案件管理流程1.0版本，通過這套流程的運行，我們不但充分地鍛煉了年輕律師，又保障了案件的質(zhì)量，而且進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)了流程在案件管理中的三大價值：1、階段性目標(biāo)清晰；2、團(tuán)隊形成了真正的協(xié)作；3、讓極致成為可能。

在接受了iCourt團(tuán)隊寶整體的培訓(xùn)及建議后，我們又對1.0版本優(yōu)化升級，研發(fā)出目前運行的2.0版本。升級之后的流程管理，共分為四大部分，19個步驟，具體如下：

第一部分  材料處理

第一步：案件信息錄入。團(tuán)隊在印象筆記中專門制作了一個案件信息錄入表。案件協(xié)辦律師在收案后，會在流程管理要求的時限內(nèi)將案件的基本情況錄入表中并通過印象筆記在團(tuán)隊內(nèi)部共享。

第二步：材料整理。這部分工作由協(xié)辦律師將客戶提供或者我們調(diào)取的材料，按照一定的邏輯順序錄入印象筆記。經(jīng)過整理并錄入之后，團(tuán)隊成員處理個案的效率大大提高，每個成員都可以隨時調(diào)取案件資料進(jìn)行研究。下圖就是這部分工作的截圖。

當(dāng)然，所有材料整理，都離不開可視化技術(shù)的支撐，只有將復(fù)雜的材料以可視化的方式總結(jié)收錄，才能夠保證承辦律師在最短的時間內(nèi)迅速了解案件整體情況。

第三步：客戶溝通。團(tuán)隊處理的大多數(shù)商事案件都非常復(fù)雜，因此僅整理書面材料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。案件的主辦律師還需要跟客戶進(jìn)行多次溝通，以充分了解訴訟產(chǎn)生的背景、過程以及客戶希望達(dá)到的訴訟目的。但是過去團(tuán)隊忽視了對這些溝通成果的固化，以至于溝通之后很快就忘記了具體內(nèi)容，或者這些溝通的成果僅僅留在了負(fù)責(zé)溝通的律師腦海中，團(tuán)隊其他成員對此并不知曉，團(tuán)隊協(xié)作效率也因此大打折扣?，F(xiàn)在，團(tuán)隊管理者嚴(yán)格要求對每一次客戶溝通做會議記錄。針對一些特別復(fù)雜的案件，往往還會進(jìn)行全程錄音錄像。每一次溝通之后，記錄者會按照流程要求將記錄內(nèi)容的電子版本發(fā)送給客戶。這樣，不僅提高了工作效率和案件處理質(zhì)量，也優(yōu)化了客戶體驗。

第四步：案件大事記。案件協(xié)辦律師將案件材料按照時間順序逐一記錄下來，同時做出一張時間軸的圖表。主辦律師可以根據(jù)這張可視化圖表快速高效的審閱案件相關(guān)事實，而無需在大量的材料及案件事實中來回穿梭翻閱。這要求團(tuán)隊成員必須熟練掌握可視化思維，運用可視化技術(shù)。所以剛進(jìn)入我們團(tuán)隊的年輕律師，我們都會為其報名iCourt的可視化課程，幫助其快速掌握可視化技術(shù)及軟件。主辦律師在快速審閱了可視化圖表并抓住案件的重點問題后，就可以要求協(xié)辦律師在材料整理及隨后的案件檢索工作中對這些重點問題加以關(guān)注。這樣，案件主辦律師就能高效利用時間，把時間精力放在重要的問題上。

第五步：法律檢索。這一步要求必須窮盡所有的法律法規(guī)和案例，在案例檢索上，我們聚焦該案件的受理法院、受理法院的上級法院以及最高人民法院的案例，然后將檢索出來的全部案例錄入印象筆記中。這些法規(guī)和案例成為我們后期進(jìn)行案件策略分析的法律基礎(chǔ)，是案件處理中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了節(jié)約時間成本，同時盡可能的窮盡檢索途徑，我們一般使用iCourt推薦的iLaw大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行檢索，同時運用iCourt大數(shù)據(jù)課程上老師教授的檢索技巧，為出庭律師打下扎實的法律基礎(chǔ)。

這部分工作中，需要強(qiáng)調(diào)的就是留下檢索痕跡，方便后期驗證。只要法律檢索這個工作做好了，那么在今后做重復(fù)類似的案件當(dāng)中，就會成為一個知識寶庫，也為團(tuán)隊的知識管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

第二部分  案件分析 

第六步：圖表匯總。這部分工作需要將案件制作的所有圖表集中匯總，主要目的是方便后期辦案和管理節(jié)省時間。

第七步：撰寫策略報告。在上完iCourt寫作課程后，團(tuán)隊意識到必須要將律師無形的工作轉(zhuǎn)換為有形的產(chǎn)品，而策略報告是整個工作的第一個可視化產(chǎn)品，我們要求收案后四十八小時之內(nèi)完成。做到在四十八小時之內(nèi)完成的秘訣還是分工，團(tuán)隊在接受委托后，根據(jù)寫作課上張健老師的策略報告指引結(jié)合案件的實際情況，我們會第一時間進(jìn)行任務(wù)分割，團(tuán)隊成員每個人負(fù)責(zé)其中的一部分，這就保證了在兩天之內(nèi)提交成果。

策略報告作出后，主辦律師需要對其進(jìn)行審核和確認(rèn)。策略報告就是給客戶作出的第一手全面分析方案。能不能建立委托關(guān)系很大程度上就取決于這個分析方案能否征服客戶。因此，一個完美的策略報告無論對于團(tuán)隊還是對于客戶都至關(guān)重要。

第八步：準(zhǔn)備代理手續(xù)。在跟客戶約談之前我們會將所有的代理手續(xù)準(zhǔn)備好，如果客戶談判比較順利，有可能當(dāng)時簽約。簽約后，這些代理手續(xù)將第一時間進(jìn)入印象筆記。

第九步：庭前閱卷。因為團(tuán)隊辦理的案件以二審和再審案件居多，庭前閱卷就成為重要的工作環(huán)節(jié)。閱卷之后我們還需要做一個思維導(dǎo)圖，將閱卷材料進(jìn)行分組、分類，用思維導(dǎo)圖描述出來。由于這部分工作有很高的技術(shù)含量，基本上我們需要由協(xié)辦律師和主辦律師共同參與完成。

第十步：團(tuán)隊會議。第二部分完成之后，整個案件的框架和方案已經(jīng)形成。我們需要進(jìn)行一次團(tuán)隊會議對方案進(jìn)行確認(rèn)，在這個環(huán)節(jié)中，團(tuán)隊成員都要發(fā)表意見，重新梳理策略，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

第三部分  庭前準(zhǔn)備

第十一步：庭前準(zhǔn)備。庭前準(zhǔn)備的文書中，我們要求全面的可視化。包括起訴狀、上訴狀、答辯狀、證據(jù)目錄、代理意見等全部文書和庭審文件，都要以可視化思維為出發(fā)點，提供醒目、極簡的文書和材料，發(fā)問提綱和辯論提綱則完全用思維導(dǎo)圖制作。

第十二步：模擬法庭。真對抗、真法庭是我們在這個環(huán)節(jié)中的鐵律，為此團(tuán)隊專門吸納了辭職法官，負(fù)責(zé)組織模擬法庭。在準(zhǔn)備模擬法庭之前，團(tuán)隊成員通過抽簽方式確定已方和對方。模擬法庭中我們會進(jìn)行全程錄像，以便在結(jié)束之后進(jìn)行回放復(fù)盤，讓每個人看到自己模擬法庭中的表現(xiàn)，找到問題，不斷提升。模擬法庭最大的價值就在于反饋，它能夠及時地將你的表現(xiàn)進(jìn)行反饋，及時進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)個案情況及客戶需求，我們也會邀請客戶參與，聽取客戶的意見，最重要的是讓客戶在法庭審理之前對案件中存在的風(fēng)險和問題有清醒充分的認(rèn)識，從而客觀冷靜的面對判決結(jié)果。

在模擬法庭這個流程中，最重要的工作是庭后的復(fù)盤。我們會根據(jù)我們的模擬法庭應(yīng)用指引，討論庭審中最關(guān)心的問題是否得到解決、合議庭爭議最大的問題、作出判決最難的問題；雙方律師在庭審中的表現(xiàn)；我方律師下一步的準(zhǔn)備重點和出庭策略。同時，還要站在對方律師的角度，討論庭審中最薄弱的環(huán)節(jié)、最自信的要點，我方律師庭審中的表現(xiàn)，以及我方律師下一步的準(zhǔn)備重點和出庭策略。

模擬法庭復(fù)盤之后，出庭律師會進(jìn)行策略性安排，并將策略安排的書面報告發(fā)送給客戶，讓客戶體驗和感知到我們的工作成果。通過策略報告、團(tuán)隊會議和模擬法庭，我們已經(jīng)將一個案件至少準(zhǔn)備了三次。因此，這套流程不但鍛煉了隊伍，而且也是對客戶的高度負(fù)責(zé)，雖然成本時間和人力很高，但是能夠保證案件質(zhì)量，值得一直做下去。

第十三步：法庭審理。團(tuán)隊奉行球隊文化，鼓勵成員之間的競爭和協(xié)作，保證優(yōu)秀者能夠脫穎而出。因此，通過最終表決，模擬法庭中表現(xiàn)最好的律師才能夠參與真實庭審。出庭成為了對年輕律師的獎勵。我們通過這一系列流程就是要告訴團(tuán)隊的每名成員，法庭是每個律師向往的圣地，就像每個球員都渴望上場打球，并獲得勝利一樣。

第十四步：庭審報告。參加正式庭審的律師需要根據(jù)庭審情況，按照團(tuán)隊的庭審報告寫作指引，將開庭的爭議焦點、新情況、我方的表現(xiàn)及得失、下一步工作重點和計劃等作出書面報告，在24小時內(nèi)發(fā)送給客戶。

第十五步：庭后文件。這是我們每個律師都會去做的工作，庭后文件包括代理意見，補(bǔ)充意見等內(nèi)容，這是所有律師的標(biāo)準(zhǔn)動作，在此不再贅述。

第四部分  結(jié)案工作

第十六步：裁判文書。裁判文書掃描放入印象筆記中，備注欄中標(biāo)注裁判文書的收到日期、繳費截止日期、申訴期等所有與期限有關(guān)的信息，并通過筆記的提醒功能進(jìn)行工作提醒，以確保在日期截止期限前兩個工作日及時告知客戶。

第十七步：結(jié)案報告。有人說，如果你對一件事情堅持一萬小時就會就成專家。其實，這所謂的一萬小時不僅是干夠一萬小時，而是不斷刻意練習(xí)的一萬小時。結(jié)案報告正是刻意練習(xí)的成果，結(jié)案報告要求把之前的所有工作通過可視化的方法，將整個案件圖文并茂的總結(jié)出來，不僅要總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、得失利弊，更要總結(jié)裁判規(guī)則、法官思維。

結(jié)案報告也讓負(fù)責(zé)客戶案件跟進(jìn)的法務(wù)人員受益良多?？蛻舻姆▌?wù)拿到圖文并茂的結(jié)案報告能夠第一時間向公司負(fù)責(zé)人準(zhǔn)確反饋案件情況，這就增加了客戶與團(tuán)隊的粘合度。當(dāng)然這個環(huán)節(jié)要求速度，就是你在判決書收到之后用最快的時間向客戶反饋，這也是客戶體驗過程中非常重要的環(huán)節(jié)。

第十八步：結(jié)案卷宗。案件處理完畢，全部流程結(jié)束后，客戶會收到一個設(shè)計和裝幀精美的卷宗。與眾不同，不僅體現(xiàn)在案件的處理過程中，也體現(xiàn)在案件處理完畢后的服務(wù)。

第十九步：知識管理。案件處理完畢，協(xié)辦律師會將案件中的難點要點問題，以及圖表文本等全部歸類，匯總在知識管理庫里。比如將與合同解除、合同撤銷這一類問題有關(guān)的裁判規(guī)則和相關(guān)文件進(jìn)行歸類整理。經(jīng)過不斷積累完善，知識管理庫成為團(tuán)隊一筆寶貴財富，也是具有核心價值的部分。

對于上述流程，我們需要強(qiáng)調(diào)的一點是：流程不僅包括內(nèi)部成員的協(xié)作，而且還包括與客戶的溝通，我們在向他們傳遞信息時，應(yīng)當(dāng)特別重視他們的體驗，而可視化思維和技術(shù)的運用，是提升客戶體驗的最佳選擇。因此，在我們團(tuán)隊，律師新思維的培養(yǎng)是團(tuán)隊文化建設(shè)的重中之重，而iCourt的12門核心課程正是促進(jìn)年輕律師最快速成長的途徑。

凱文.凱利在《必然》一書中說到：“在我們所處的新時代，流程完勝產(chǎn)品”。用流程來管理你的案件和項目，同樣也是這個時代的必然。