|
ZD至頂網(wǎng)CIO與應(yīng)用頻道 04月07日 專欄：模板可以讓你在眾多文檔中重復(fù)使用相同的結(jié)構(gòu)和風(fēng)格。不幸的是，因?yàn)槌晒κ褂媚０逍枰芏鄬I(yè)知識，所以人們會對模板產(chǎn)生誤解，無法充分利用模板。在本文中，一些技巧幫你提升模板體驗(yàn)。 我們的具體說明是針對Word 2016的，但是與早期版本之間的差別很小。文中沒有可下載的演示文件。 這些技巧也適用于Word 2003模板，你需要通過文件菜單創(chuàng)建和訪問。你可以通過工具菜單中的選擇命令發(fā)現(xiàn)大多數(shù)選項(xiàng)。 1、從零開始創(chuàng)建模板 當(dāng)你把模板運(yùn)用到一個文檔中的時候，Word會把模板的樣式和結(jié)構(gòu)運(yùn)用到新的文檔中，這個模板的所有東西都會展現(xiàn)在新文檔中。這種承接是很好的，但是如果你是基于一個現(xiàn)有文檔創(chuàng)建模板的話，可能會產(chǎn)生意外的后果。 有兩種方式創(chuàng)建模板： - 你可以打開一個新的文檔，根據(jù)需要進(jìn)行修改，然后把這個文件作為一個模板文件進(jìn)行保存。 - 你可以把一個現(xiàn)有的.docx文檔保存成模板，其中包含了你希望從模板中獲得的所有樣式和結(jié)構(gòu)部分。 第二種方法可能會帶來不愉快的意外，因?yàn)槟悴⒉皇强偰芟氲闷瓞F(xiàn)有.docx文件中的一切。相比之下，從零開始創(chuàng)建的模板，只包含你特意添加的元素。因此，我建議你從零開始創(chuàng)建模板，將現(xiàn)有文檔的樣式拷貝到這個模板中。（我將告訴你怎么在一分鐘內(nèi)做到。） 2、不要管Normal.dotx了 因?yàn)槟０逯泄逃械某薪有袨?，我建議你不要更改Word的Normal.dotx模板。你做的每個改變都會產(chǎn)生相應(yīng)的后續(xù)文件，包括模板。你可能會認(rèn)為這是你想要的，但實(shí)際上很小的一個更改就可能導(dǎo)致無法在數(shù)月時間內(nèi)解決的意外后果。我建議你盡可能不要管Normal.dotx了，根據(jù)需要創(chuàng)建自定義模板吧。 3、打消位置焦慮 用戶經(jīng)常擔(dān)心Word在哪保存模板文件。這不是一個秘密，但是Word的確會試圖把模板集合起來給你帶來更無縫的體驗(yàn)。當(dāng)你從保存類型的下拉列表中選擇Word Template（*.dotx）的時候，Word會自動把這個模板保存在一個指定文件夾中（如圖A）。你可以把這個模板保存在其他地方，但是我不建議這么做；讓W(xué)ord來幫你處理這些事情吧，你不會遇到那么多麻煩的。 圖A Word在一個特定文件夾中保存模板 4、更改默認(rèn)文件夾 如果你必須控制Word保存自定義模板文件的話，你可以按照下面的步驟更改Word的默認(rèn)模板文件夾設(shè)置： 點(diǎn)擊文件選項(xiàng)卡，選擇“選項(xiàng)” 在左窗格中選擇“保存”。 在“保存”文檔欄中，更改默認(rèn)個人模板位置文件夾（如圖B）。 完成后單擊“確定”。 圖B 你可以更改默認(rèn)模板文件夾 更改默認(rèn)文件夾扔包含Word在內(nèi)，所以采用模板仍然是一個無縫的過程。如果你手動保存一個模板到另一個位置（我并不建議這么做），那么你不會像獲得其他模板那樣輕松地獲得這個模板。 5、應(yīng)用模板 采用自定義模板的最佳時機(jī)是當(dāng)你使用“新建”選項(xiàng)（在文件選項(xiàng)卡上）創(chuàng)建文檔的時候。Word會顯示兩個模板類別：特色和個性化。要選擇其中一個自定義模板，你需要點(diǎn)擊個性化選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊你想要采用的自定義模板。Word會根據(jù)指定的模板打開一個新的文檔。 在應(yīng)用了模板之后，這個模板中的所有樣式都將在新建文檔中顯示。但是不要忘了特色模板。你可能會發(fā)現(xiàn)其中正好有你想要的，這會為你節(jié)省下大量時間。 6、利用個性化列表 Word羅列了你已經(jīng)在個性化模板（#5）列表的默認(rèn)模板文件夾中保存的文件。如果你看不到有羅列的特定模板，而你希望能通過“個性化”鏈接輕松訪問的話，你必須將這個模板保存在默認(rèn)文件夾中。我重復(fù)下——為了獲得最佳的模板體驗(yàn)，你必須讓W(xué)ord控制這個過程。 7、拷貝一個現(xiàn)有的樣式 你可以從零構(gòu)建一個樣式，或者你可以從一個現(xiàn)有的文檔進(jìn)行拷貝。只需要選擇一個帶有你希望拷貝的樣式的段落，將這個段落拷貝到剪貼板。然后，文檔這個模板文件，將剪貼板中的樣式內(nèi)容粘貼到模板文件中。選擇并刪除這個內(nèi)容，保存你的模板文件。樣式仍然在這個模板文件中，盡管你已經(jīng)刪除了樣式內(nèi)容。注意：這個拷貝技巧適用于所有文件，不只是模板文件。 8、拷貝多個樣式 樣式拷貝提供了一個快速方法，將現(xiàn)有樣式運(yùn)用于模板中，但如果你希望拷貝多個樣式的話，這個過程將是枯燥乏味的。要將來自一個模板的多個樣式包含進(jìn)來的話，可以按照下面的步驟使用“樣式管理器”： - 點(diǎn)擊“樣式”組對話框啟動器以打開“樣式”面板 - 點(diǎn)擊“管理樣式”（如圖C） - 在出現(xiàn)的“管理樣式”對話框中，點(diǎn)擊“導(dǎo)入/導(dǎo)出”按鈕以顯示“樣式管理器”（如圖D）。 圖C 點(diǎn)擊“管理樣式”選項(xiàng) 圖D 將樣式從一個文件拷貝到另一個文件 左側(cè)列表顯示了現(xiàn)有文檔中的樣式；右側(cè)你會看到活動中的模板樣式。用戶經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)這個界面有些混亂，因?yàn)樗浅ｌ`活。你可以選擇關(guān)閉一個或者關(guān)閉這兩個文件，打開其他文件——或者不這么做。總而言之，你希望這個文件中包含了你要拷貝的樣式，以及你將這些樣式拷貝到的模板。選擇你希望拷貝的樣式（在源文件中），點(diǎn)擊“拷貝”，將這個樣式拷貝到模板文件中。 9、更改應(yīng)用的模板 如果你運(yùn)用了錯誤的模板，或者你需要將一個模板運(yùn)用到一個現(xiàn)有文檔中（而不是當(dāng)創(chuàng)建文檔的時候這么做），請執(zhí)行以下操作： - 點(diǎn)擊“文件”選項(xiàng)卡，選擇“選項(xiàng)”。在左側(cè)面板中，選擇“加載項(xiàng)”。從“管理”下拉列表中，選擇“模板”（如圖E），然后點(diǎn)擊“確定”。或者如果“開發(fā)者”選項(xiàng)卡可用的話，你可以點(diǎn)擊這個選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊“文檔”組中的“文檔模板”。（這是一個了解目前使用哪個模板的簡單方法。） - 點(diǎn)擊“附加”，Word會顯示本地保存的模板 - 選擇你希望運(yùn)用的模板，點(diǎn)擊“打開” - 查看“自動更新文檔樣式”選項(xiàng)（如圖F），將會用相同名稱的模板中的樣式更新現(xiàn)有文檔中的樣式。 - 點(diǎn)擊“OK”。 圖E 附件一個新模板很容易 圖F 自動更新樣式 事后附加模板不會更改手動格式化。此外，模板中沒有類似名稱部分的話，現(xiàn)有文檔中的樣式不會改變。 不要將“自動更新文檔樣式”選項(xiàng)與針對樣式的“自動更新”選項(xiàng)混淆了。第二個選項(xiàng)是更新底層樣式，顯示的是手動格式化帶來的變化。 這個選項(xiàng)會出發(fā)Word最容易被誤解的行為，所以我建議要非常謹(jǐn)慎地使用這個選項(xiàng)，否則，你會發(fā)現(xiàn)當(dāng)你想只更新選定文本的時候，所有類似樣式的內(nèi)容都更新了——而且你可能不知道如何撤銷操作。 10、插入模板名稱 如果你有多個模板，你會發(fā)現(xiàn)在文檔中打印模板名稱很容易。你可以這按照下面的方法插入一個字段來做到這一點(diǎn)： - 把光標(biāo)定位到你希望插入的模板名稱中 - 點(diǎn)擊“插入”選項(xiàng)卡，從“快速組件”下拉列表（在“文本”組中）選擇“字段” - 在“字段名”列表中，選擇“模板”（如圖G） - 選擇一個格式化選項(xiàng)，根據(jù)需要檢查路徑名選項(xiàng) - 點(diǎn)擊“OK” 圖G 你可以在文檔中顯示模板名稱 特別提示：管理多個用戶 模板有時候會沒有明顯的原因而發(fā)生改變。這通常發(fā)生在企業(yè)環(huán)境中，模板保存在所有人都可以使用的服務(wù)器中。下面就是一個簡單的例子： Joan基于Letterhead2.dotx創(chuàng)建了一封信 然后，John也這么做，但是他更新了Letterhead2.dotx中的一兩個樣式 隨后Joan打開了她的一封信，發(fā)現(xiàn)格式化已經(jīng)發(fā)生變化了。這是因?yàn)镴oan的信顯示的是John對底層模板Letterhead2.dotx所做的變更。所幸的是，有方法管理被多個用戶使用的模板。最好方法是培訓(xùn)用戶不要更改模板。不幸的是，用戶總是在沒有意識到的情況下更改了模板。為了避免出現(xiàn)問題，按照如下步驟把模板設(shè)置為只讀： - 使用“文件資源管理器”（或者“我的電腦”）來定位服務(wù)器上的模板文件。 - 右鍵點(diǎn)擊它，從菜單中選擇“屬性” - 在“常用”選項(xiàng)卡中，查看“只讀”選項(xiàng)（如圖H）并點(diǎn)擊確定 圖H 為了保持模板，把它設(shè)置為只讀 任何人都可以把模板設(shè)置為只讀來保護(hù)它免受不必要的更改。如果你需要修改模板的話，只需要重復(fù)這個步驟，在打開模板前取消只讀屬性。 |
|
|
