在Excel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，為了提高錄入效率，用戶往往希望能夠在錄入關(guān)鍵數(shù)據(jù)后自動(dòng)錄入其他對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)這種快速錄入的方法很多，本文介紹在Excel中使用公式來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速錄入的3種方法。

1、啟動(dòng)Excel并打開工作簿，工作簿中“工資表”的結(jié)構(gòu)如圖1所示。打開“統(tǒng)計(jì)表1”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工資表!$A:$I,MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0),0))”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào)，則其右側(cè)相應(yīng)單元格中將自動(dòng)輸入對(duì)應(yīng)的信息，如圖2所示。

圖1　“工資表”的結(jié)構(gòu)

圖2　使用VLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲得信息

提示

MATCH()函數(shù)可以在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng)，并返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域中的相對(duì)位置。VLOOKUP()函數(shù)可以搜索單元格區(qū)域的第一列，然后返回該區(qū)域相同行上單元格中的值。在這里，使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的第2行獲取對(duì)應(yīng)字段的位置列號(hào)，使用VLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的A列搜索對(duì)應(yīng)的員工編號(hào)并返回編號(hào)所定義行的信息，這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。

2、打開“統(tǒng)計(jì)表2”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工資表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工資表!$A$2:$A$20,0)，01)”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào)，則其右側(cè)的單元格中自動(dòng)錄入其他信息，如圖3所示。

圖3　使用HLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

HLOOKUP()函數(shù)在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，其可以在表格或數(shù)組中指定行同一列中返回一個(gè)數(shù)值。其與VLOOKUP()函數(shù)的區(qū)別在于，其是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首行搜索值，返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函數(shù)是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首列搜索值，返回同一行第N列的值。在這里，使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的A列搜索員工編號(hào)的位置行號(hào)，使用HLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的第2行搜索列字段，返回對(duì)應(yīng)列字段及其信息，這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。

3、打開“統(tǒng)計(jì)表3”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=INDEX(工資表!$A:$I,MATCH($A3,工資表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0))”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào)，則其右側(cè)的單元格中自動(dòng)錄入其他信息，如圖4所示。

圖4　使用INDEX()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

INDEX()函數(shù)可以返回表格或區(qū)域中的值或?qū)χ档囊?。這里使用兩個(gè)MATCH()函數(shù)分別獲取員工編號(hào)和列字段的位置列號(hào)，然后使用INDEX()函數(shù)來引用行列號(hào)交叉區(qū)域的單元格的內(nèi)容，這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。