郵件合并指的是在郵件文檔(即主文檔)的固定內(nèi)容中合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料(即所謂的數(shù)據(jù)源)，從而批量生成需要的郵件文檔。郵件合并的功能除了能夠批量處理信函和信封這些與郵件有關(guān)的文檔之外，還可以用來(lái)快捷地批量制作標(biāo)簽、工資條和成績(jī)單等。在批量生成多個(gè)具有類(lèi)似性能的文檔時(shí)，郵件合并功能能夠大大提高工作效率。下面以創(chuàng)建學(xué)生成績(jī)分?jǐn)?shù)條為例來(lái)介紹Word郵件合并功能的使用方法。

1、啟動(dòng)Excel 2013，在Excel中創(chuàng)建并保存數(shù)據(jù)表，如圖1所示。

圖1　創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

2、創(chuàng)建一個(gè)空白Word文檔，在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡中單擊“紙張大小”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表框中選擇“其他頁(yè)面大小”選項(xiàng)，如圖2所示。打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，設(shè)置頁(yè)面的“寬度”和“高度”值，如圖3所示。

圖2　選擇“其他頁(yè)面大小”選項(xiàng)

圖3　設(shè)置“寬度”和“高度”值

3、完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，然后在文檔中創(chuàng)建標(biāo)題和表格，如圖4所示。

圖4　創(chuàng)建標(biāo)題和表格

4、在功能區(qū)中打開(kāi)“郵件”選項(xiàng)卡，單擊“開(kāi)始合并郵件”組中的“開(kāi)始郵件合并”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“信函”選項(xiàng)，如圖5所示。

圖5　選擇“信函”選項(xiàng)

5、在“郵件”選項(xiàng)卡的“開(kāi)始郵件合并”組中單擊“選擇收件人”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，如圖6所示。在打開(kāi)的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇作為數(shù)據(jù)源的文件，這使用前面保存的Excel文檔，如圖7所示。

圖6　選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)

圖7　選擇Excel文檔

6、單擊“打開(kāi)”按鈕關(guān)閉對(duì)話框后，Word給出“選擇表格”對(duì)話框，選擇文檔中的工作表后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框，如圖8所示。

圖8　選擇工作表

7、在文檔中單擊將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到文字“姓名”的后面，再單擊“郵件”選項(xiàng)卡“編寫(xiě)和插入域”組中的“插入合并域”按鈕上的下三角按鈕。在打開(kāi)的下拉列表中選擇“姓名”選項(xiàng)，如圖9所示。此時(shí)插入點(diǎn)光標(biāo)處插入了一個(gè)域，如圖10所示。

圖9　選擇“姓名”選項(xiàng)

圖10　插入域

8、將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到表格的單元格中，單擊“插入合并域”按鈕打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，在“域”列表框中選擇需要插入的域，如圖11所示。然后單擊“插入”按鈕即可將其插入到單元格中。

圖11　在表格中插入域

9、在“郵件”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽結(jié)果”組中單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，按鈕預(yù)覽插入域后的效果，如圖12所示。然后單擊“完成”組中的“完成并合并”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，如圖13所示。

圖12　單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕

圖13　選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)

10、打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇“全部”單選按鈕后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框，如圖14所示。此時(shí)，Word將創(chuàng)建一個(gè)新文檔，新文檔將按照所選工作表中的人名和分?jǐn)?shù)信息分頁(yè)填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容，如圖15所示。

圖14　“合并到新文檔”對(duì)話框

圖15　在新文檔中創(chuàng)建分?jǐn)?shù)條

本文已經(jīng)收錄至：《Office 2013應(yīng)用技巧實(shí)例大全》 - Word2013應(yīng)用篇