函的寫法

一、函的分類

1．公函與便函     

公函是正式的公文，像一般公文一樣，有文件頭、有發(fā)文字號、有標題、有公章，總之，嚴格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒有文件頭，沒有發(fā)文字號，甚至可以沒有標題。但正文之后，要有機關署名、日期和公章。我們在本章介紹的，主要是作為正式文件的公函。

2．發(fā)函和復函 

      主動制發(fā)的函為發(fā)函，回復對方來函的函稱為復函。一般情況下，對方發(fā)來的是函，回復的也應該是函，但有時可以靈活處理。譬如前面說過，上級發(fā)函向下級詢問有關情況，下級回復時用函雖然不為錯，但有更合適的文種可選擇，那就是答復報告。再如，對下級機關的請示，上級機關的辦公部門(一般與下級機關在級別上是平級的)在接到授權的情況下，可以給以答復，但不能使用批復，只能用函的形式。

3、商洽函、詢問函和請批函 

      按內容和目的分類，函可以分為多種類型。主要是商洽函、詢問和答復函、請批函。

    此外，還有通知事項的函、催辦事宜的函、轉送材料的函等等。

二、函的寫法

(一)、函的標題、字號和主送機關

1．函的標題     

作為正式公文的函，其標題和一般公文的寫法一樣，由發(fā)文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的復函》、《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機關名稱的寫法，如《關于請求批準××市節(jié)約能源中心編制的函》。

2．函的發(fā)文字號     

公函要有正規(guī)的發(fā)文字號，寫法與一般公文相同，由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函，可以在發(fā)文字號中顯示“函”字。如《國務院公報》2000年第10號同時發(fā)表了國務院辦公廳以“國辦函〔2000〕××號”為發(fā)文字號的七篇復函。3．函的主送機關     函的行文對象一般情況下是明確、單一的，所以多數(shù)函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多，也有排列多個主送機關的情況，如《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》(國辦函〔1993〕2號)的主送機關，有七個之多：“國家計委、經貿辦、農業(yè)部、商業(yè)部、經貿部、紡織部、技術監(jiān)督局”。

（二）、函的正文

1．發(fā)函緣由

      這是函的開頭部分，主要用來說明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復函，則先引用對方來函的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，說明緣由。這部分結束時，常用一些習用的套語轉入下一部分，如“現(xiàn)將有關情況說明如下”、“現(xiàn)就有關問題函復如下”等。

2．事項     

   這是函的主體部分，有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答復、有關事項提請批準等主要內容，都在這一部分予以表達。

3．希望請求     

這是結尾部分，向對方提出希望或請求?；蛳Ｍ麑Ψ浇o予支持和幫助，或希望對方給予合作，或請求對方提供情況，或請求對方給予批準等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等慣用結語收束。     

    函的寫作要注意用語的分寸，因是平行文，語言要平和禮貌，但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。