在EXCEL中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來(lái)加快數(shù)據(jù)的錄入速度，而且在工作過(guò)程中還可以隨時(shí)查看各自所做的改動(dòng)。當(dāng)多人一起在共享工作簿上工作時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。在一個(gè)共享工作簿中，各個(gè)用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。
一、設(shè)置共享工作簿
我們可以先舉個(gè)例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個(gè)用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在001、002、003、004號(hào)機(jī)器上同時(shí)操作，這四臺(tái)機(jī)器都已經(jīng)與000號(hào)電腦通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接了起來(lái)，學(xué)生學(xué)籍資料信息2002.xls存放在000號(hào)機(jī)器的硬盤E:\上。
1、在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯” 標(biāo)簽，如圖所示。
2、選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級(jí)”標(biāo)簽中可以對(duì)“自動(dòng)更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個(gè)人視圖屬性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級(jí)”標(biāo)簽中的各個(gè)參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊[確定]即可。
3、出現(xiàn)提示時(shí)，保存工作簿。
4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問(wèn)到的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源上（如000號(hào)機(jī)器的E:\）。
二、使用共享工作簿
1、查看沖突日志
沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時(shí)所作的更改保存的信息，信息包括每個(gè)更改的作者、進(jìn)行更改的時(shí)間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。
查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過(guò)的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨(dú)的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：
?。?）在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令。
（2）選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_(kāi)啟工作簿共享和沖突日志。
?。?）選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，Excel會(huì)以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。
（4）選中“在新工作表中顯示修訂”選項(xiàng)，將啟動(dòng)沖突日志工作表。
?。?）單擊[確定]按鈕，當(dāng)彈出對(duì)話框提示保存工作簿時(shí)，請(qǐng)?jiān)俅螁螕鬧確定]按鈕，保存工作簿。
2、合并工作簿
當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時(shí)，Excel需要共享工作簿的每個(gè)備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時(shí)如果天數(shù)超過(guò)指定的保留時(shí)間，就不能再合并備份。保險(xiǎn)的辦法是將沖突日志保留足夠長(zhǎng)的時(shí)間，或是輸入一個(gè)極大的天數(shù)，例如1000天。
合并工作簿具體操作如下：
（1）在欲合并的另一個(gè)工作簿文件之中，打開(kāi)共享工作簿的備份。
?。?）單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。
?。?）如果有提示，請(qǐng)保存共享工作簿。
?。?）在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對(duì)話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個(gè)備份，然后單擊[確定]按鈕。
?。?）重復(fù)第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。
做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時(shí)編輯、瀏覽約定的工作簿，同時(shí)000號(hào)操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個(gè)工作簿。為方便實(shí)際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實(shí)姓，方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺x項(xiàng)→常規(guī)→用戶姓名→輸入姓名→確定”，這樣在打開(kāi)“共享工作簿”彈出的對(duì)話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開(kāi)始使用時(shí)間。為了避免幾個(gè)用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計(jì)一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開(kāi)始錄入，讓乙從工作薄的第200行開(kāi)始……但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時(shí)編輯批注和建立超鏈接，這兩項(xiàng)只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行。
提示
1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”項(xiàng)即可，不過(guò)這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。
2、對(duì)工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)訪問(wèn)和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個(gè)密碼來(lái)保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：
?。?）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對(duì)話框（如圖）。
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（2）選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關(guān)閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態(tài)時(shí)輸入密碼，請(qǐng)?jiān)凇懊艽a”框中鍵入密碼，然后在出現(xiàn)提示時(shí)再次輸入以便確認(rèn)。為工作簿提供共享保護(hù)以后，其他用戶就不能撤消工作簿共享狀態(tài)或者關(guān)閉沖突日志了，除非知道正確的密碼。
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