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1.總則
信息管理是分公司的一項(xiàng)基本管理制度，是企業(yè)正確決策的前提和依據(jù)。為使分公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本辦法。 2.信息的定義 2.1信息是指在分公司整個(gè)管理過程中，人們產(chǎn)生、運(yùn)用和輸入、輸出信號(hào)的總稱。 2.2分公司信息的內(nèi)容包括： 2.2.1分公司的資料、文件和有關(guān)制度； 2.2.2分公司的各類工作報(bào)告、計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、通知、重要工作安排及反饋等； 2.2.3外部與分公司業(yè)務(wù)和管理有關(guān)的事件、管理案例、報(bào)道、文件等。 2.3網(wǎng)絡(luò)信息的內(nèi)容包括：與分公司業(yè)務(wù)和管理有關(guān)的圖片、文字和聲音等各種傳播信息的載體。 3.管理原則和體制 3.1分公司按集中與分散結(jié)合、縱向與橫向結(jié)合的原則建立信息管理系統(tǒng)。 3.2分公司級(jí)信息管理由分公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，各職能部門、項(xiàng)目組（以下簡(jiǎn)稱各部門）負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)的信息管理工作。 3.3分公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài)，及時(shí)、準(zhǔn)確地將相關(guān)信息在公司內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布或傳遞給分公司相應(yīng)部門。 3.4分公司各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息。 3.5分公司職員應(yīng)樹立高度的保密意識(shí)，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。 4.管理責(zé)任 4.1各部門負(fù)責(zé)人是本部門信息工作的第一責(zé)任人，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。 4.2總經(jīng)理辦公室信息管理員負(fù)責(zé)分公司信息的反饋和收集，并對(duì)各部門信息傳遞進(jìn)行監(jiān)管工作。 4.3各部門設(shè)一名信息管理員（可以兼任），負(fù)責(zé)收集部門各項(xiàng)信息。 5.信息處理程序 分公司信息處理流程包括信息的收集、加工、傳遞、貯存、使用等幾個(gè)環(huán)節(jié)； 5.1信息的收集 5.1.1各部門信息管理員須于每周四下午3點(diǎn)00（因?yàn)槊恐芩?7:30前要公布在OA，可預(yù)留時(shí)間統(tǒng)計(jì)）分前將本部門本周的《信息匯報(bào)表》收集發(fā)送至總經(jīng)理辦公室信息管理員；各部門信息管理員每月25日下班前將本部門本月的《信息匯報(bào)表》交至總經(jīng)理辦公室信息管理員，由總經(jīng)理辦公室信息管理員匯總后發(fā)送至分公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門參閱。 5.1.2 總經(jīng)理辦公室信息管理員負(fù)責(zé)分公司各部門每周、每月信息報(bào)送的監(jiān)督、執(zhí)行情況；記錄、整理分公司各項(xiàng)重要工作，每月對(duì)分公司全月的信息進(jìn)行總結(jié)。 5.1.3各部門須及時(shí)將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息，按規(guī)定要求發(fā)送到總經(jīng)理辦公室信息管理員處或發(fā)送給分公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門，其中重大、突發(fā)事件，事發(fā)后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)總經(jīng)理辦公室或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所采取措施應(yīng)在1個(gè)工作日之內(nèi)上報(bào)。分公司信息管理員負(fù)責(zé)督促以上信息及時(shí)有效傳遞。 5.1.4所有以分公司名義對(duì)外信息的發(fā)布均由總經(jīng)理辦公室信息管理員操作，各部門需對(duì)外發(fā)布信息的，須將相關(guān)文件交至總經(jīng)理辦公室信息管理員備案?？偨?jīng)理辦公室信息管理員發(fā)布信息時(shí)若有鏈接文件，除鏈接HTML文件外，應(yīng)同時(shí)在指定文件夾備份文檔。 5.1.5各部門向其他部門或分公司全體發(fā)送工作郵件須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽批，否則將視為無效信息。 5.2.信息的存儲(chǔ) 5.2.1建立信息檔案，總經(jīng)理辦公室和各部門信息管理員負(fù)責(zé)將分公司和本部門的有關(guān)信息及時(shí)分類存檔，分公司和各部門各項(xiàng)制度、重要通知、重要事件處理報(bào)告等文件還須打印存檔，信息管理員須能及時(shí)找到已存檔的有關(guān)信息。 5.3信息的使用 5.3.1為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據(jù)、素材； 5.3.2為貫徹分公司各部門日常經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)服務(wù)，即信息自上而下的傳遞； 5.3.3為分公司各部門日常經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)服務(wù)，由各個(gè)信息系統(tǒng)自行使用信息或上下傳遞； 5.3.4為分公司協(xié)調(diào)工作服務(wù)，即信息平行的傳遞； 5.3.5為特定的咨詢問題服務(wù)； 5.3.6為適應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門和有關(guān)部門需要服務(wù)； 5.3.7為公共關(guān)系目的服務(wù)。 6.信息的反饋 6.1建立信息反饋機(jī)制，評(píng)估信息管理效果、效率，改進(jìn)信息管理作業(yè)。 6.2 分公司所有職員在接收到信息(內(nèi)部及外部)之后，必須盡快給對(duì)方回復(fù)。 7.分公司內(nèi)部網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)使用權(quán)限規(guī)定 7.2各部門及各位職員必須采用給定的賬號(hào)上分公司內(nèi)部網(wǎng)，并對(duì)賬號(hào)嚴(yán)格保密，不得泄露給外界（他人）使用。 7.3各部門對(duì)上網(wǎng)賬號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次，如本部門有人員離職，應(yīng)交接其在職時(shí)所有工作涉及的電子文檔，立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。 7.4不得利用互聯(lián)網(wǎng)及E-mail信箱從事危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。 7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露分公司機(jī)密，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息。 7.6使用電子郵箱時(shí)，應(yīng)遵守互聯(lián)網(wǎng)國(guó)際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件；不得向其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)的發(fā)送分公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)機(jī)密等保密信息。分公司信息管理員須定期對(duì)各賬號(hào)使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。 8.關(guān)于網(wǎng)上投訴的回復(fù) 8.2信息管理員須每日瀏覽之平管理外部網(wǎng)、部門網(wǎng)頁(yè)及其他相關(guān)網(wǎng)站，收集相關(guān)網(wǎng)上留言，轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門及分公司領(lǐng)導(dǎo)。 8.3投訴涉及各部門的內(nèi)容由各部門進(jìn)行回復(fù)，并發(fā)送部門領(lǐng)導(dǎo)審核；涉及分公司的投訴由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)答復(fù)。 9.關(guān)于信息安全 9.1總經(jīng)理辦公室信息管理員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)分公司信息的管理，任何文字文件及電子文檔未經(jīng)請(qǐng)示不得擅自刪除。 9.2分公司職員在使用自帶移動(dòng)硬盤及U盤等存儲(chǔ)設(shè)備后，應(yīng)及時(shí)清理移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上的與分公司相關(guān)的信息，不得將帶有工作機(jī)密的U盤等借給他人使用。 9.3分公司職員使用筆記本電腦時(shí)，在將筆記本電腦帶離分公司時(shí)，應(yīng)做好筆記本電腦內(nèi)的分公司信息保密工作。 9.4分公司所有職員都有保護(hù)分公司信息安全的責(zé)任和義務(wù)，都應(yīng)養(yǎng)成自覺保護(hù)分公司信息安全的習(xí)慣。 10.內(nèi)部管理溝通渠道 10.1開放式辦公 分公司要求所有經(jīng)理人員都必須主動(dòng)敞開自己的辦公室大門，讓職員能夠走進(jìn)他們的辦公室提出問題和意見，同時(shí)也要求所有的經(jīng)理人員經(jīng)常走出辦公室，關(guān)注下屬的想法和情緒。分公司提倡坦誠(chéng)布公的交流，職員可以將自己的任何想法和疑問向經(jīng)理提出，并不會(huì)應(yīng)因此受到指責(zé)和批評(píng)。 10.2總經(jīng)理約會(huì) 如職員需要與集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)面談，可以通過職員關(guān)系專員安排，保證在申請(qǐng)后正常工作日36小時(shí)內(nèi)有答復(fù)，讓職員有機(jī)會(huì)走進(jìn)高層領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。 10.3職員關(guān)系專員 設(shè)立職員關(guān)系專員崗，接受和處理職員表達(dá)的想法、意見和建議，保證在正常工作日36小時(shí)內(nèi)有答復(fù)，并為職員的身份保密。 10.4工作面談（轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、崗位變動(dòng)、工作評(píng)估、離職） 10.4.1新職員即將轉(zhuǎn)正時(shí)，職員的上司必須與職員進(jìn)行轉(zhuǎn)正面談，了解職員加入分公司后的工作體會(huì)，給予職員試用期的工作評(píng)價(jià)，并明確告知職員轉(zhuǎn)正后的薪金級(jí)別。 如果有調(diào)薪和崗位變動(dòng)發(fā)生，職員的上司應(yīng)該及時(shí)與職員面談，解釋分公司的決定，傾聽職員的意見。 10.4.2進(jìn)行工作評(píng)估和職業(yè)發(fā)展承諾時(shí)，職員的上司須與職員進(jìn)行評(píng)估面談、職業(yè)發(fā)展面談，就職員的工作表現(xiàn)和潛力進(jìn)行評(píng)估和反饋，并對(duì)職員今后的工作和職業(yè)發(fā)展提出建議。 10.4.3如果職員即將離開分公司，職員的上司須與職員進(jìn)行離職面談，聆聽職員選擇離開的原因，同時(shí)，職員還可以申請(qǐng)與任何一位信任的職員進(jìn)行離職面談。 10.5工作討論和會(huì)議 分公司的績(jī)效管理體系要求管理者在制定目標(biāo)的時(shí)候傾聽團(tuán)隊(duì)的意見，共同分享愿景。這樣的討論和工作會(huì)議要求在日常管理中持續(xù)不斷的進(jìn)行。 10.6E-MAIL、OA、BBS 分公司有暢順的電子郵件系統(tǒng)，當(dāng)面對(duì)面的交流不適合時(shí)，職員可以給任何人發(fā)送郵件，解決工作中的疑問和困惑。如職員有意見需要直接向執(zhí)行總經(jīng)理反映，可以在郵件系統(tǒng)中直接發(fā)送執(zhí)行總經(jīng)理。電子郵件應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，并應(yīng)只發(fā)給真正需要聯(lián)系的人員。還可利用OA及OA系統(tǒng)中的BBS發(fā)表留言,但是發(fā)表的話題及留言一定要真實(shí)有效。 10.7職員申訴 職員申訴方式可采用面談和書面兩種形式，如選用書面方式，請(qǐng)職員務(wù)必在申述書上署名并附上聯(lián)系方式，以便申述能夠得到及時(shí)解決。如職員通過通道10.5反映情況，卻得不到直接主管認(rèn)同的話，可以繼續(xù)向部門經(jīng)理或更上一層反映。從解決問題的角度出發(fā)，鼓勵(lì)職員盡量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如職員認(rèn)為有必要通過渠道10.3時(shí)，同樣也可以直接向執(zhí)行總經(jīng)理申訴。 10.8滿意度調(diào)查 分公司通過定期的不記名意見調(diào)查向職員征詢對(duì)分公司業(yè)務(wù)、管理等方面的意見，了解職員對(duì)工作環(huán)境的整體滿意程度，職員可完全憑自己的真實(shí)想法反饋而無須任何顧慮。 10.9分公司的信息發(fā)布渠道（分公司網(wǎng)站、視頻會(huì)議、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)、公告板等） 分公司擁有內(nèi)、外部網(wǎng)站，并有專人進(jìn)行維護(hù)和更新，分公司有各種各樣的業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)，在重要的辦公通道還設(shè)置公告板等，讓職員方便、快捷的了解業(yè)界動(dòng)態(tài)、分公司業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)和重要事件、通知。 10.10職員意見箱 在分公司本部設(shè)置職員意見箱，意見箱的鑰匙直接放在執(zhí)行總經(jīng)理處或其授權(quán)人專管，方便職員任何時(shí)候都可以通過意見箱向分公司反饋信息。 10.11執(zhí)行總經(jīng)理個(gè)人網(wǎng)站或博客 職員可在分公司執(zhí)行總經(jīng)理的博客上發(fā)布信息，反饋意見或建議，執(zhí)行總經(jīng)理會(huì)定期給予回復(fù)。 |
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