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現(xiàn)代公文標題寫作技巧及其“常見病”
趙忠山
(齊齊哈爾大學人文學院中文系，黑龍江 齊齊哈爾161006)
[關鍵詞]公文；標題；“常見病”
[摘 要]在現(xiàn)代公文寫作中，標題往往直接或間接揭示主題和內(nèi)容。它是公文的“眼睛”、“門戶”，是公文的重要組成部分。避免其“常見病”，可以提高公文寫作的質(zhì)量。
標題是文章的名字，也是文章的門面。在現(xiàn)代公文寫作中，標題往往直接或間接揭示主題和內(nèi)容。標題是公文的“眼睛”、“門戶”，透過它可以使讀者把握公文的總的思想，了解公文的主要內(nèi)容。因此，標題寫作要嚴肅認真，力爭準確、簡明、結構完整。 公文標題的構成要素比較固定，一般說來，一個完整的公文標題是由三個要素組成：作者、事由和文種。例如，《國家旅游局關于加強旅游業(yè)管理若干問題的請示》（一九九一年六月九日），其中“國家旅游局”為制發(fā)文件機關，即“作者”；“關于加強旅游業(yè)管理若干問題”為事由；“請示”為公文名稱，即為文種。
一、“作者”寫作技巧
所謂“作者”指的是制文機關或個人，也就是發(fā)文名義。一般寫在標題的開頭，就寫全稱或者通用的簡稱，切不可濫用縮略語。如“中國共產(chǎn)黨北京市委員會黨校”，也可用其通用的簡稱“中共北京市委黨校”。但如果用“北京黨校”就是不規(guī)范的標法。公文制作如果是三、四個單位的，應該一一標出，不得遺漏。如：《中共哈爾濱市南崗、道里、動力區(qū)黨校關于招收學員的報告》等。如果公文制作機關較多，不便一一標出時，不能用“各機關”、“各有關部門”等籠統(tǒng)的標法，要根據(jù)實際情況加以概括：制文機關是同一地區(qū)或同一系統(tǒng)的，對全部機關就可以總概括。如：《××局所屬各廠關于企業(yè)改革的報告》；如果同一地區(qū)或同一系統(tǒng)的全部機關中還缺一兩個機關的，應該予以注明。如：《××局所屬各廠（缺××廠、××廠）關于企業(yè)改革的報告》；有時同一地區(qū)或同一系統(tǒng)的相當一部分機關，常常是5個以下的可以全部標出，5個以上的可以列舉主要機關名稱并標出數(shù)量。如：《××局所屬第一紡織機械廠等六廠關于企業(yè)改革的報告》；公文作者如果是個人，還要標出所屬機關的名稱及其個人職務。如：“中共××省委書記×××”；有些公文的制發(fā)屬于某個機關的特定職能的，或者有些以地區(qū)等特征形成的公文，也可以不用標明作者。如：《××省2001年財政收支預算》等。
二、“事由”寫作技巧
所謂事由，就是對公文行文內(nèi)容加以集中和概括的部分。這一部分一般標在標題的中間，是公文標題的核心部分。事由的集中和概括，往往不是理論性的集中和概括，而是公務性的集中和概括，即要說明要辦一件什么實質(zhì)性的事情。所以要求擬寫要確切、客觀。這就需要我們認真地推敲、斟酌。通常說來，對于單一問題，可以直接標出。如：《××局關于干部任免問題的決定》；對于多個問題的，就盡量分別標出。如：《××局關于干部任免、聘用、推薦的決定、通知》；對問題多，且屬于同類性質(zhì)的，可以加以概括。如：“學生畢業(yè)論文選題”、“學生畢業(yè)論文指導”、“學生畢業(yè)論文答辯”等，就可以概括為“學生畢業(yè)論文工作”；當問題多得不能一一標出時，可以標明主要問題，其他的用“等”代替?！?#215;×大學關于教師教學、畢業(yè)論文指導等工作量計算的規(guī)定、通知》。對于會議公文的標法，如是會議名稱即能反映其內(nèi)容的會議，標明會議名稱就標明了內(nèi)容。如：《××大學關于召開職工代表大會的通知》；對于討論綜合性問題的辦公會，通常不標會議內(nèi)容。如：《××大學校長辦公會會議紀要》等；綜合性的工作計劃、總結、情況報告等，內(nèi)容涉及的問題較多，具體內(nèi)容可以不用標明。如：《××公司2001年工作計劃》；機關名稱已體現(xiàn)公文內(nèi)容的，就省略事由。如：《××市綜合治理辦公室關于綜合治理工作的報告》，就應改為《××市綜合治理辦公室工作報告》；公安、檢察、法院等單位的案件材料，必須確切地標出問題。如：《關于處理王××挪用公款的情況報告》，就不能寫成《關于處理王××案件的情況報告》；有些問題，內(nèi)容過多，文字表述過長，可以用通用的規(guī)范化簡縮，如“四個現(xiàn)代化”、“一個中心，兩個基本點”等，切忌隨意生造。
事由的用詞，一般都用介詞“關于”“對”“對于”和表述主要內(nèi)容的詞語組成介詞結構，作公文名稱的定語，以使事物更加具體、突出、鮮明。只要是屬于概括特定的事由，就應用“關于”這個介詞，以表示涉及到的人、事物、范圍。如：《××關于加強課程建設的決定》等。在運用“關于”這個介詞時，還要注意動詞的搭配，否則，介詞“關于”就無著落，事由也表述不清。如：《關于×××同志離休的請示》，就應該在“關于”后加上動詞“同意”，以表明呈報單位的意見。“對”和“對于”在使用時也要認真區(qū)別，一般說來能用“對于”的地方均可用“對”；反過來，能用“對”的地方未必能用得“對于”。
三、“文種”寫作技巧
公文的文種，就是公文的名稱。一般處于標題的最后。由于文種也能夠反映出公文的性質(zhì)和價值，因此，也是公文標題的重要組成部分。公文名稱單一，往往直接標明；公文名稱不多的，可以按重要程度一一標明；如果一份公文名稱較多，可選用兩三個很重要的文種，其余的用“等”字省略。公文名稱的性質(zhì)基本類同或相似的，可標出代表性的名稱。
總之，公文的標題是由三部分組成的，由于它在公文中起到“眼睛”、“標識”、“索引”等作用，就成為公文寫作的一項重要工作。但是，在實際應用中，我們也可以根據(jù)行文的需要和具體情況，可以省略公文的“作者”，如機關中在公文專用紙上已印有制文機關的名稱版頭，就可以省略公文的“作者”。由國家最高權力機關或國家最高行政機關制發(fā)的公文，可以省略公文的“事由”。如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。有時，公文的事由不是很重要，或者知照性的公文、極簡單的公文在行文時，我們甚至可以同時省略公文的“作者”和“事由”。如：《通知》、《布告》等。
由于公文種類繁多，應用廣泛，加之作者的事務性地制作，常常出現(xiàn)諸多不盡人意的地方，甚至于出現(xiàn)了種種錯誤。在公文標題寫作過程中，“常見病”主要有：
1、 套用標題 公文標題雖然定型化、慣用化，但是不能一級一級地套用。否則，勢必是“……通知的通知的通知”、“……決定的決定的決定”。
2、 詞不達意 擬定公文標題時，對公文內(nèi)容把握不準，甚至不對，曲解、誤解了公文內(nèi)容，或者是由于用語不當造成了這種錯誤。如：《××局黨委對××同志所犯錯誤的處理決定》，寫成了《××局黨委對××同志錯誤的處理決定》。
3、 濫用簡化 簡化、省略過于隨意，造成了含義不明，甚至表意錯誤。如：《中共××市委宣傳部關于開展五四三活動的通知》，這里將“五講四美三熱愛”省縮為“五四三活動”讓人理解起來容易產(chǎn)生錯誤。
4、 結構混亂 語句結構具有一定的語法性、邏輯性，一旦用混亂，就要影響語義的表達。如：《2001年度××大學工作計劃》，應該改為《××大學2001年度工作計劃》。
5、語句殘缺 缺少句子成份，也嚴重影響著公文的內(nèi)容表述。如：《××局關于技術引進問題的報告》，就應改為《××局與××研究所關于技術引進問題的報告》。
6、事由不一 公文講究一文一事，如果一文多事，就太雜了。如：《××局關于體制改革的報告以及改革后加強生產(chǎn)管理工作的通知》，就是兩個事由。
7、文種漏誤 一般說來，公文可以無標題，也可以省略“作者”和“事由”，但是不能省略文種而只標明事由。如：《××局關于職工的獎金問題》，就缺少了文種“決定”；公文標題中的一個事由不能同時有兩個文種。如：《關于××局申請廠房二期工程款項的批復的通知》，就有“批復”和“通知”兩個文種；有時文種還會誤用，如“請示”誤用為“報告”；“決定”誤用為“通知”等。
8、標題冗長 公文的標題寫得過長，繁瑣、冗長，會直接影響公文的效率。如：《××大學關于干部輪訓、干部培訓、崗位培訓、青年干部團校學習的計劃》，就應改為《××大學關于干部培訓的計劃》。
9、時效不當 公文講究時效性，在公文標題擬定時就要特別重視時間的正確應用，否則就會出現(xiàn)問題。如年度要標全數(shù)，季度、月份不要隨意遺漏；不能使用“前年”、“明年”等不定時間代詞來表達時間。如：《××市龍沙區(qū)舊區(qū)改造三年發(fā)展規(guī)劃》就缺少時間的限定，就不如《××市龍沙區(qū)人民政府關于1999—2001年舊區(qū)改造三年發(fā)展規(guī)劃》確切。
10、介詞誤用 公文的標題常常用到介詞“關于”、“對”、“對于”等。在應用時，要仔細研究，不可誤用。如：《××局關于對××科的請示的批復》，其中介詞就是重復運用，應當去掉“關于”；同樣，在使用“對”和“對于”兩個介詞時，也要認真區(qū)別：“對”的含義、使用范圍比“對于”廣，凡使用“對于”的都可使用“對”，而“對”不能用“對于”來代替。如：《××局對于××科的請示的批復》，這里的“對于”應改為“對”等。
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