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ERP實(shí)施的項(xiàng)目管理 對ERP項(xiàng)目所有方面的計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控，是為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時(shí)間、成本，以及產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。 以下是結(jié)合實(shí)施ERP項(xiàng)目的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，介紹ERP項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。 一、典型的項(xiàng)目管理循環(huán) 1. 項(xiàng)目開始 項(xiàng)目開始階段主要針對ERP項(xiàng)目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析，制定項(xiàng)目的總體安排計(jì)劃，并以“項(xiàng)目合同”的方式由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司確定項(xiàng)目責(zé)任和授權(quán)。在項(xiàng)目開始階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容： 需求評估對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。 項(xiàng)目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。 可行性分析 根據(jù)項(xiàng)目的期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。 項(xiàng)目總體安排 對項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，制定ERP項(xiàng)目的總體計(jì)劃。 項(xiàng)目授權(quán) 由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目合同，明確雙方職責(zé)，并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對咨詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理的授權(quán)。 2. 項(xiàng)目選型 在明確了項(xiàng)目的期望和需求后，系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為： 篩選候選供應(yīng)商 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求，綜合分析評估可能的候選軟硬件供應(yīng)商的產(chǎn)品，篩選出若干家重點(diǎn)候選對象。 候選系統(tǒng)演示 重點(diǎn)候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求，向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示。 系統(tǒng)評估和選型 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)演示結(jié)果對重點(diǎn)候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細(xì)分析，向企業(yè)提供參考意見；企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見，確定初步選型，在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后，最終決定入選系統(tǒng)。 在項(xiàng)目選型階段的主要項(xiàng)目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險(xiǎn)控制，包括：正確全面評估系統(tǒng)功能，合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求，綜合評價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品功能和價(jià)格、技術(shù)支持能力等因素，以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行為。 3. 項(xiàng)目計(jì)劃 項(xiàng)目計(jì)劃階段是ERP項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施的啟動(dòng)階段，主要進(jìn)行的工作包括：確定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施范圍、定義遞交的工作成果、評估實(shí)施過程中主要的風(fēng)險(xiǎn)、制定項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間計(jì)劃、成本和預(yù)算計(jì)劃、人力資源計(jì)劃等。 確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍 對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談，了解用戶的詳細(xì)需求，據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄，明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實(shí)施的詳細(xì)范圍。 定義遞交的工作成果 企業(yè)與實(shí)施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實(shí)施過程中和實(shí)施結(jié)束時(shí)需要遞交的工作成果，包括相關(guān)的實(shí)施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。 評估實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn) 由實(shí)施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況對實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，對預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。 制定項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃 在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施的總體計(jì)劃，編制詳細(xì)的實(shí)施時(shí)間安排。 制定成本和預(yù)算計(jì)劃 根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計(jì)劃，結(jié)合實(shí)施時(shí)間安排，編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計(jì)劃。 制定人力資源計(jì)劃 確定實(shí)施過程中的人員安排，包括具體的實(shí)施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員；對用戶方面參與實(shí)施的關(guān)鍵人員，需要對其日常工作作出安排，以確保對實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)間投入。 4. 項(xiàng)目執(zhí)行 項(xiàng)目執(zhí)行階段是實(shí)施過程中歷時(shí)最長的一個(gè)階段，貫穿ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。實(shí)施的成敗與該階段項(xiàng)目管理進(jìn)行的好壞休戚相關(guān)。在項(xiàng)目執(zhí)行階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容包括： 實(shí)施計(jì)劃的執(zhí)行 根據(jù)預(yù)定的實(shí)施計(jì)劃開展日常工作，及時(shí)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持等問題。 時(shí)間和成本的控制 根據(jù)實(shí)施的實(shí)際進(jìn)度控制項(xiàng)目的時(shí)間和成本，并與計(jì)劃進(jìn)行比較，及時(shí)對超出時(shí)間或成本計(jì)劃的情況采取措施。 實(shí)施文檔 對實(shí)施過程進(jìn)行全面的文檔記錄和管理，對重要的文檔需要報(bào)送項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)和所有相關(guān)的實(shí)施人員。 項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào) 以項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告的形式定期向?qū)嵤╉?xiàng)目的所有人員通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進(jìn)一步解決的問題。 項(xiàng)目例會(huì) 定期召開由企業(yè)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實(shí)施咨詢?nèi)藛T參加的項(xiàng)目實(shí)施例會(huì)，協(xié)調(diào)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題。 會(huì)議紀(jì)要 對所有的項(xiàng)目例會(huì)和專題討論會(huì)等編寫出會(huì)議紀(jì)要，對會(huì)議作出的各項(xiàng)決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文檔記錄，并分發(fā)給與會(huì)者和有關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施人員。 5. 項(xiàng)目評估及更新 項(xiàng)目評估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控，就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目評估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。在項(xiàng)目評估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有： 階段性評估 對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評估，小結(jié)實(shí)施是否按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果，如果出現(xiàn)偏差，研究是否需要更新計(jì)劃及資源，同時(shí)落實(shí)所需的更新措施。 項(xiàng)目里程碑會(huì)議 在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段，召開項(xiàng)目里程碑會(huì)議， 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實(shí)施進(jìn)度及成果，并動(dòng)員部署下一階段的工作。 質(zhì)量保證體系 通過對參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授，編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔，從而建立起質(zhì)量保證體系，確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。 6. 項(xiàng)目完成 項(xiàng)目完成階段是整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目的最后一個(gè)階段。此時(shí)，工作接近尾聲，已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施成果。在這一最后階段，仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開展，切莫掉以輕心： 行政驗(yàn)收 結(jié)合項(xiàng)目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo)，對項(xiàng)目實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。 項(xiàng)目總結(jié) 對項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。 經(jīng)驗(yàn)交流 交流分享在實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 正式移交 系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用，由企業(yè)的計(jì)算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。貫穿上述六個(gè)項(xiàng)目管理階段全過程的工作是：項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理，以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制。 二、項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理 質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。 1. 建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃，通過項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的期望，作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容： 工作范圍和項(xiàng)目具體步驟； 基本時(shí)間估計(jì)和成本預(yù)算； 財(cái)務(wù)預(yù)測和資金計(jì)劃； 工作詳細(xì)安排； 質(zhì)量要求； 項(xiàng)目小組滿意程度； 最終用戶滿意程度； 企業(yè)管理層和出資人滿意程度。 2. 觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況 通過項(xiàng)目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道，收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息，觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有： 正式渠道，如：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目里程碑會(huì)議，各種會(huì)議紀(jì)要等； 非正式的渠道，如：與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。 比較項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過回答兩個(gè)問題：“項(xiàng)目進(jìn)展如何？”和“如果發(fā)生了與項(xiàng)目計(jì)劃的偏離，是如何造成的？”。 表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評價(jià)項(xiàng)目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷，從而及時(shí)采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行評估，始終是項(xiàng)目小組和企業(yè)高級管理層的責(zé)任。 4. 采取糾正措施 在比較項(xiàng)目實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時(shí)將實(shí)施項(xiàng)目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式： 重新制定項(xiàng)目計(jì)劃； 重新安排項(xiàng)目步驟； 重新分配項(xiàng)目資源； 調(diào)整項(xiàng)目組織形式和項(xiàng)目管理方法。 在對企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)分析中，我們意識到，ERP項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)包括：軟件風(fēng)險(xiǎn)——如軟件功能風(fēng)險(xiǎn)和軟件選擇風(fēng) 險(xiǎn)；實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)——如項(xiàng)目組織風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間和進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)、 成本控制風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險(xiǎn)、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn) 、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險(xiǎn)等。對ERP項(xiàng)目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理和控制，是項(xiàng)目管理貫穿ERP項(xiàng)目全過程的重要內(nèi)容。 以下是對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的方面和工具作一介紹。 1. 風(fēng)險(xiǎn)管理模型 對于一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理，首先需要對項(xiàng)目本身有著深刻的認(rèn)識和理解，通過理解項(xiàng)目去識別項(xiàng)目潛在的各種風(fēng)險(xiǎn)。 在對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識別的基礎(chǔ)上，評估進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)。經(jīng)過識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和測試風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)，篩選確定剩余的、需要著重注意的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并對這部 分的剩余風(fēng)險(xiǎn)作出進(jìn)一步的說明。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，針對這部分風(fēng)險(xiǎn)采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和控制，從而最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)。 在上述風(fēng)險(xiǎn)管理模型中，可以發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項(xiàng)目階段，識別的潛在風(fēng)險(xiǎn)可能數(shù)量很多；經(jīng)過評估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的控制點(diǎn)， 對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行篩選，去除那些可以運(yùn)用通常的項(xiàng)目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而使實(shí)施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險(xiǎn)上；在確定了 剩余風(fēng)險(xiǎn)后，有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制，最終使實(shí)施的整體風(fēng)險(xiǎn)能夠得到有效的控制。 可以看出，風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)質(zhì)就是：識別風(fēng)險(xiǎn)、篩選風(fēng)險(xiǎn)、控制重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)、最終降低風(fēng)險(xiǎn)。 2. 風(fēng)險(xiǎn)管理的具體內(nèi)容 通常風(fēng)險(xiǎn)管理可以分為四個(gè)步驟：識別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目表現(xiàn)。 識別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。需要注意的是：風(fēng)險(xiǎn)識別是貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的全過程 的，而不僅僅是項(xiàng)目的開始階段；可能的風(fēng)險(xiǎn)包括各種內(nèi)部因素和外部因素；在識別風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)（即風(fēng)險(xiǎn)帶來的威脅）和正面效應(yīng)（即 潛在的機(jī)會(huì)）。 衡量風(fēng)險(xiǎn)，主要是對識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時(shí)還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具，包括“風(fēng)險(xiǎn)評估矩陣”，“預(yù)期投資回報(bào)率”、“模擬”和“決策樹”等工具。 管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個(gè)步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過程中，需要對風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)（即潛在的機(jī)會(huì)）制定 增強(qiáng)措施，對風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng)（即可能的威脅）制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險(xiǎn)，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以 控制，對負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外，在處理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)需要注意“及時(shí)性”——即在第一時(shí)間對各種突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)作出判斷并采取措 施；以 及“反復(fù)性”——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險(xiǎn)需要經(jīng)常進(jìn)行回顧，確保風(fēng)險(xiǎn)能夠得到穩(wěn)定長期的控制。 ---- 最終，我們需要對項(xiàng)目過程進(jìn)行監(jiān)控，檢查風(fēng)險(xiǎn)控制的實(shí)際效果，評價(jià)項(xiàng)目的整體表現(xiàn)。綜上所述，項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目管理循環(huán)，從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管 理控制等不同方面對項(xiàng)目進(jìn)行控制，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所預(yù)期的成果和目標(biāo)。項(xiàng)目管理對ERP項(xiàng)目的成功進(jìn)行、對各種實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的管理控制有著至關(guān)重要的作用。 |
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