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基于信息系統(tǒng)的部門職能建設
2008-03-28 15:19:00 陸大春
企業(yè)中的部門職能如何規(guī)劃是對企業(yè)日常管理分工的主要思路,職能如何規(guī)劃在很大程度上取決于企業(yè)所利用的管理手段和所需要達到的管理目標。接下來將和大家一起來探討一下基于信息系統(tǒng)下的各部門職能規(guī)劃,主要就一些主要崗位的一些相關職能進行描述。本文所屬企業(yè)主要為制造型的企業(yè),而且企業(yè)的各方面管理都已經(jīng)基本完善。
下圖為企業(yè)的主要組織結構圖,其中只是對一些主要的職能組織進行了羅列,對于一些其他的組織,例如上市公司的董事會、監(jiān)事會,人力資源部等,未作具體的列示。
財務部的職能轉換是一個老生常談的話題,主要的議題也就是財務部門需要能財務會計向管理會計轉換,在此我們就不過多分析。對于財務部門,在實現(xiàn)了信息系統(tǒng)管理以后,在崗位的需求上就會有所偏重。 (1)財務總監(jiān),作為一個企業(yè)的主要財務負責人員,在了解基本的財務知識和國家地方相關政策的基礎上;需要對企業(yè)的財務政策、核算體系有一個很好的理解,在必要時還要有能力進行調整;需要能夠針對現(xiàn)有的業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析和提出自己的見解;需要能夠有一定的資本運作思路和能力,可以說要求較高。 (2)核算主管,作為企業(yè)核算體系的主要建立和維護者,需要對企業(yè)的生產(chǎn)過程清楚的了解,需要能夠及時同生產(chǎn)計劃人員溝通生產(chǎn)過程的實際情況。核算體系中對存貨如何核算決定了存貨對計算出的利潤產(chǎn)生如何大的影響,所以如何真實的反應這一信息需要能夠有一個合理的存貨核算體系。核算主管往往可以作為財務總監(jiān)的一個候補,便于在財務總監(jiān)無法正常指導工作時擔任財務總監(jiān)的角色。 (3) 職能會計,也就是各種部門職能的會計,主要包括材料會計、現(xiàn)金會計、往來會計等,具體的崗位多少依據(jù)企業(yè)來確定,這部分人員的要求較低,只要能夠按照規(guī)定的步驟完成指定的操作就可以了。 信息中心的建設是信息系統(tǒng)正常運行的一個保障,一般建議建立一個大信息中心,主要的職責包括信息系統(tǒng)的運行保障、企業(yè)內(nèi)部軟件和硬件的維護、企業(yè)內(nèi)部流程規(guī)劃及管理。這樣設置的理由包括,主要是信息化建設的需要以及流程優(yōu)化過程中需要大量的協(xié)調工作,大信息中心的是在原有的ERP或者其他項目實施過程中建立的信息管理部門的基礎上擴建而成,同時對于計算機軟硬件相關的功能職責集中,便于管理。考慮到信息中心掌握著企業(yè)大部分的機密數(shù)據(jù),所以在行政設置上應該歸屬于總經(jīng)理辦公室直管。信息中心既是一個保障部門也是一個監(jiān)督部門。 物流部是指負責生產(chǎn)計劃和倉儲管理的部門,物流部的主要職能包括根據(jù)銷售部門的計劃和預算安排公司內(nèi)部的生產(chǎn)計劃、采購計劃、工序外協(xié)計劃,以及倉庫物資的管理。具體人員分工上可以分為計劃科和倉儲科,計劃科主要負責同生產(chǎn)相關的各類計劃,倉儲科主要負責倉庫的物資出入管理、日常保管。物流部的作用在于向車間和采購部下達生產(chǎn)計劃和采購計劃,車間和采購部的計劃執(zhí)行完成后再度流向物流部的倉庫。這樣設置一方面可以集中對計劃進行管理,同時可以對計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。 生產(chǎn)車間,是指負責具體生產(chǎn)任務的部門,主要的職能為按照物流部的生產(chǎn)計劃安排生產(chǎn),在生產(chǎn)完成后將產(chǎn)品及時入庫,同時對處于車間的在制品進行管理。對于工序外協(xié)計劃也可以由生產(chǎn)車間負責,便于物料的及時流轉。生產(chǎn)車間是屬于執(zhí)行部門,一方面根據(jù)物流部的要求確定生產(chǎn)什么、生產(chǎn)多少、何時生產(chǎn),另外依照技術部門的工藝要求進行生產(chǎn),盡量弱化計劃功能和調整功能。 采購部,是指具體實施采購任務的部門,主要負責按照物流部的采購計劃及時進行采購,負責對供應商進行選擇和評審,負責采購的物資進行及時跟蹤。采購部門同生產(chǎn)車間一樣也是屬于執(zhí)行部門。 技術部,是指企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)品的技術研究和工藝制定部門。技術部門一方面制定工藝,另外一方面對產(chǎn)品的質量進行監(jiān)督,特別是對于工序的質量檢驗。技術部在很大程度上是提供標準的部門,也就是提供成品和半成品等如何加工的標準,在信息系統(tǒng)的日常運行中更需要技術部能夠指定相關的標準,形成全企業(yè)內(nèi)部一致的一些標準。 質量部,是指負責企業(yè)的質量檢驗相關的部門,其自制件的質量檢驗依據(jù)是技術部的工藝要求,有一些檢驗依據(jù)是按照一定的國家或者行業(yè)標準來執(zhí)行。質量部關于自制件的小組從某種程度上可以是一個邏輯上的一組成員集合,而不一定要由專門的人來管理,其人員往往分散于各職能部門,質量部只是需要履行一定的管理職責。質量部是屬于監(jiān)督部門。 營銷部,是指負責企業(yè)市場活動和銷售活動的部門,同時為物流部提供包含銷售預測的產(chǎn)品需求。營銷部在行政設置上可以分為市場科和銷售科,對于一些內(nèi)外貿(mào)分開的企業(yè),還可以增加設置外貿(mào)科、單證科等。營銷部的主要職能在于負責市場策劃和實施工作,對企業(yè)的產(chǎn)品和形象進行正面宣傳,負責企業(yè)產(chǎn)品的銷售工作,在不能完全按照訂單生產(chǎn)的情況下提供一份盡可能準確的產(chǎn)品需求計劃。 在部門組織架構的設置上,對于財務部和營銷部來說,企業(yè)可以根據(jù)自身的情況決定是否直接向總經(jīng)理負責。 總的來說,企業(yè)的管理需要具體一定的管理基礎,例如基本的質量管理意識、計劃執(zhí)行意識等,在此基礎上,企業(yè)可以盡可能地合并一些具體職能部門,便于集中管理??梢钥闯?,本文所述的模式的總體思路為,技術部負責研制公司的產(chǎn)品、制定加工工藝并監(jiān)督加工工藝的執(zhí)行情況,銷售部門負責市場和銷售工作,提供需求到物流部,物流部根據(jù)銷售部的需求安排計劃并跟蹤計劃的執(zhí)行情況,生產(chǎn)車間和采購部負責執(zhí)行物流部的計劃并及時反饋,質量部對生產(chǎn)車間和采購部的成果的質量情況進行審核,財務部負責中間各過程的核算,信息中心為企業(yè)的正常運轉提供軟硬件的保障。本模式的主導思想為分清需求部門、計劃部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門和保障部門,加強內(nèi)部運作的閉環(huán)式管理;另外一個主導思想就是分清需求如何體現(xiàn)和如何滿足。 |
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