文檔庫(kù)是可以在基于 Windows SharePoint Services 的網(wǎng)站上與工作組成員共享的文件集。例如，您可以創(chuàng)建項(xiàng)目的公用文檔庫(kù)，工作組成員可以使用其 Web 瀏覽器查找文件，閱讀文件和進(jìn)行批注。使用 Microsoft Office 2003 的用戶可以簽出和編輯文件，就像它們駐留在本地驅(qū)動(dòng)器或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器上一樣。

默認(rèn)情況下，工作組網(wǎng)站附帶有名為“共享文檔”的內(nèi)置文檔庫(kù)，它在“快速啟動(dòng)”欄及“文檔和列表”頁(yè)上列出。

關(guān)于本教程

本教程將向您介紹在利用 SharePoint 文檔庫(kù)時(shí)如何使用一些最基本的功能。

目標(biāo)

學(xué)完本教程后，您將知道如何：

• 創(chuàng)建文檔庫(kù)
• 創(chuàng)建文件夾以及在它們之間導(dǎo)航
• 向文檔庫(kù)添加文件
• 簽出、編輯和簽入文件。
• 設(shè)置文件屬性
• 刪除文檔和文件夾

本教程的結(jié)尾處有一些鏈接，它們指向有關(guān)如何使用文檔庫(kù)的更高級(jí)功能（例如，Web 討論和內(nèi)容審批）的信息。

假設(shè)您是 Contoso 公司新網(wǎng)站的所有者，希望共享一些在 Microsoft Office Excel、PowerPoint 和 Word 中創(chuàng)建的文件。這些文件是為即將進(jìn)行的對(duì) Trey Research 的客戶訪談準(zhǔn)備的。您想創(chuàng)建一些具有支持?jǐn)?shù)據(jù)的演示文稿、文檔和電子表格。

開(kāi)始之前

要完成本教程，您需要一個(gè) Windows SharePoint Services 網(wǎng)站和一個(gè)空文檔庫(kù)。最好不在工作組正在使用的網(wǎng)站上試驗(yàn)這些教程。系統(tǒng)管理員可以為您創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)站，或者您自己在工作組的當(dāng)前網(wǎng)站下創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)站（如下一部分中所述）。如果您沒(méi)有運(yùn)行 Windows SharePoint Services 的服務(wù)器，但可以訪問(wèn) Internet，則可以注冊(cè)宿主 Windows SharePoint Services 試用版。

創(chuàng)建練習(xí)網(wǎng)站

 注釋   如果您是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員或具有“創(chuàng)建子網(wǎng)站”權(quán)利的網(wǎng)站用戶組的成員，則可以在當(dāng)前網(wǎng)站下創(chuàng)建子網(wǎng)站。如果您不是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，請(qǐng)讓網(wǎng)站管理員為您創(chuàng)建子網(wǎng)站。確保您是新子網(wǎng)站中“網(wǎng)站設(shè)計(jì)者”或“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員。

1. 在頂部鏈接欄上，單擊“創(chuàng)建”。
2. 在頁(yè)底部的“網(wǎng)頁(yè)”部分中，單擊“網(wǎng)站和工作區(qū)”。
3. 在“標(biāo)題和說(shuō)明”部分中，鍵入新網(wǎng)站的名稱（如“文檔庫(kù)教程”）和說(shuō)明。

   例如，您可以鍵入“使用文檔庫(kù)的練習(xí)網(wǎng)站”作為此網(wǎng)站的說(shuō)明。

4. 在“網(wǎng)站地址”部分，鍵入 Web 地址 (URL)。

   系統(tǒng)已為您提供了該地址的第一部分。對(duì)于第二部分，請(qǐng)鍵入“document-library-tutorial”。

5. 在“權(quán)限”部分中，單擊“使用與父網(wǎng)站相同的權(quán)限”。
6. 單擊“創(chuàng)建”。
7. 在“模板選擇”頁(yè)上，單擊“工作組網(wǎng)站”，然后單擊“確定”。

網(wǎng)站在創(chuàng)建之后將出現(xiàn)在您的瀏覽器中。

下載示例文檔

要完成本教程，您需要轉(zhuǎn)到 Microsoft 下載中心（英文） 下載一組練習(xí)文檔。請(qǐng)按照下載頁(yè)上的說(shuō)明將文件保存到計(jì)算機(jī)。

 注釋   如果您更想使用一組自己的文檔，可以改用自己的文檔。提供練習(xí)文檔是為了便于完成本教程。

有了用于練習(xí)的網(wǎng)站和文檔后，您還需要?jiǎng)?chuàng)建文檔庫(kù)（如下一部分中所述）。確保您是新網(wǎng)站上“管理員”或“網(wǎng)站設(shè)計(jì)者”網(wǎng)站用戶組的成員，或者具有“添加和自定義網(wǎng)頁(yè)”權(quán)利的網(wǎng)站用戶組的成員。

創(chuàng)建和配置文檔庫(kù)

您已經(jīng)具有了要使用的網(wǎng)站和一些文檔，可以創(chuàng)建文檔庫(kù)和建立一些文件夾了。

創(chuàng)建文檔庫(kù)

1. 在頂部鏈接欄上，單擊“創(chuàng)建”。
2. 在“創(chuàng)建網(wǎng)頁(yè)”頁(yè)上，單擊“文檔庫(kù)”。
3. 在“名稱”框中，鍵入“Trey Research 訪問(wèn)”。

   

4. 在“說(shuō)明”框中，鍵入“即將與 Trey Research 召開(kāi)的客戶會(huì)議的支持文件”。
5. 在“導(dǎo)航”部分中，單擊“是”以便指向此文檔庫(kù)的鏈接放置在主頁(yè)的“快速啟動(dòng)”欄上。

   

   在只有幾個(gè)列表和庫(kù)的網(wǎng)站中，在此處選擇“是”是一個(gè)好主意?！翱焖賳?dòng)”欄上有指向文檔庫(kù)的鏈接，網(wǎng)站用戶就可以更輕松地找到該文檔庫(kù)。但是，在具有許多列表和庫(kù)的網(wǎng)站中，您會(huì)希望只包括最常用的列表和庫(kù)，否則“快速啟動(dòng)”欄將會(huì)太長(zhǎng)。

6. 在“文檔版本”部分中，單擊“否”。對(duì)于將包含其開(kāi)發(fā)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間的文件的文檔庫(kù)，啟用文檔版本是一個(gè)好主意。不過(guò)，您不用更改本教程中的文件，因此不需要保存版本。
7. 單擊“創(chuàng)建”。

即會(huì)出現(xiàn)顯示新文檔庫(kù)默認(rèn)視圖的頁(yè)。

創(chuàng)建文件夾

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，單擊“新建文件夾”。
3. 在“新建文件夾”頁(yè)的“名稱”框中，鍵入“演示文稿”。
4. 單擊“保存并關(guān)閉”。
5. 重復(fù)這些步驟，然后創(chuàng)建兩個(gè)名為“電子表格”和“文檔”的文件夾。

在文件夾之間移動(dòng)

1. 要轉(zhuǎn)到“演示文稿”文件夾，請(qǐng)單擊其名稱。
2. 要上移回頂級(jí)文件夾，請(qǐng)單擊“上移”。

給文檔庫(kù)添加欄

您在給文檔庫(kù)添加欄時(shí)，會(huì)添加一種用戶可為該庫(kù)中的文件設(shè)置的新屬性。您可以要求用戶為某一欄（或者也可以是多欄）輸入信息。通過(guò)添加欄（屬性），可以使為進(jìn)行檢索而對(duì)文件進(jìn)行的排序、篩選和組織更加容易。

默認(rèn)情況下，所有文檔庫(kù)都附帶有使您可以編輯文件名稱和標(biāo)題的欄。還有一些 Windows SharePoint Services 為獲取信息（例如，上次編輯文件的用戶的姓名、上次保存文件的日期和時(shí)間）而維護(hù)的欄。對(duì)于即將進(jìn)行的對(duì) Trey Research 的訪問(wèn)，您將添加一欄，以便文檔所有者可以指定離完成他們的文件還有多長(zhǎng)時(shí)間。

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，單擊“修改設(shè)置和欄”。
3. 在“欄”部分中，單擊“添加新欄”。
4. 在“名稱和類型”部分的“欄名”框中，鍵入“狀態(tài)”，然后單擊“選項(xiàng)(可供選擇的菜單)”。

   

5. 在“欄的可選設(shè)置”部分中，鍵入“每個(gè)文件的狀態(tài)”作為欄的說(shuō)明。
6. 在“要求此欄包含信息”中，單擊“是”。
7. 在“分行鍵入每個(gè)選項(xiàng)”框中，將占位符文本替換為以下項(xiàng)：

   未開(kāi)始

   正在編寫(xiě)

   工作組審查

   法律審查

   完成

8. 在“顯示選項(xiàng)使用”選項(xiàng)中，單擊“下拉菜單”。

   在本例中也可以使用“單選按鈕”選項(xiàng)。“復(fù)選框”選項(xiàng)允許用戶選擇多個(gè)狀態(tài)。

9. 在“允許‘填充’選項(xiàng)”選項(xiàng)中，單擊“否”。

   如果您知道類別數(shù)隨著時(shí)間的推移將會(huì)增加，最好啟用此選項(xiàng)。不過(guò)，在此示例中，您希望控制要出現(xiàn)哪些文件狀態(tài)選項(xiàng)，以便更容易地跟蹤進(jìn)度。

10. 在“默認(rèn)值”中，確保選中了“選項(xiàng)”。列表中的第一個(gè)項(xiàng)目（本例中為“未開(kāi)始”）是默認(rèn)值。
11. 確保選中了“添加到默認(rèn)視圖”復(fù)選框。
12. 在頁(yè)的底部單擊“確定”。

已經(jīng)添加了“狀態(tài)”欄，可以向庫(kù)中添加一些文件了。

向文檔庫(kù)添加文檔

本教程將說(shuō)明向圖片庫(kù)上載圖片的三種方法。 Windows SharePoint Services 提供其中的第一種方法，即單次上載。 Office 2003 提供用于上載多個(gè)文檔的工具，或者您可以從 Office 2003 程序內(nèi)將文件直接保存到文檔庫(kù)。

從 Web 瀏覽器上載單個(gè)文件

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，單擊前面創(chuàng)建的“演示文稿”文件夾。
3. 單擊“上載文檔”。
4. 在“上載文檔”頁(yè)上，單擊“瀏覽”瀏覽到包含前面下載的示例文檔的文件夾。
5. 單擊文件“Project Status.ppt”，然后單擊“打開(kāi)”。
6. 單擊“保存并關(guān)閉”。

   Microsoft Office PowerPoint? 2003 演示文稿文件將出現(xiàn)在文檔庫(kù)中?！盃顟B(tài)”屬性設(shè)置為創(chuàng)建該欄時(shí)選擇的默認(rèn)值。

7. 重復(fù)上述步驟，添加示例文件“Recommending a Strategy.ppt”。

 注釋   您可以按此方法將任何其他文件添加到文檔庫(kù)。例如，您可以轉(zhuǎn)到“我的文檔”文件夾，并從那里添加文件。

上載多個(gè)文檔

下面的步驟將教您如何上載多個(gè)文檔（如果所用計(jì)算機(jī)上安裝了 Office 2003 ）。盡管您將在 Web 瀏覽器的 Windows SharePoint Services 中工作，但是，如果安裝了 Office 2003 ，則您將只能看到下面提到的“上載多個(gè)文件”鏈接。在下面的示例中，您將把示例性 Microsoft Office Excel 2003 電子表格文件和 Microsoft Office Word 2003 文檔分別添加到前面創(chuàng)建的“電子表格”和“文檔”文件夾中。

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，單擊前面創(chuàng)建的“文檔”文件夾。
3. 單擊“上載文檔”。
4. 在“上載文檔”頁(yè)上，單擊“上載多個(gè)文件”。
5. 轉(zhuǎn)到將練習(xí)文件下載到的文件夾。
6. 選擇兩個(gè) Word 文件（“Memo_Draft.doc”和“Memo_Final.doc”），方法是選中各文件旁邊的復(fù)選框。
7. 單擊“保存并關(guān)閉”。
8. 在提示您確認(rèn)要上載文件時(shí)，單擊“是”。

   這兩個(gè)文件將出現(xiàn)在文檔庫(kù)中。“狀態(tài)”屬性設(shè)置為創(chuàng)建該欄時(shí)選擇的默認(rèn)值。

9. 重復(fù)上面的步驟，將兩個(gè) Excel 電子表格文件（“Cost analysis with pareto chart1.xls”和“Start-up capital estimate1.xls”）放到“電子表格”文件夾中。

  注釋  

• 您也可以使用“資源管理器”視圖將多個(gè)文件復(fù)制到文檔庫(kù)。在“請(qǐng)選擇視圖”窗格中，單擊“資源管理器視圖”，然后從 Windows 資源管理器窗口，將所需文件拖到文檔庫(kù)中。
• 如果您熟悉網(wǎng)絡(luò)路徑的使用，則也可以使用安裝 Windows SharePoint Services 作為協(xié)作文件存儲(chǔ)庫(kù)中介紹的方法將文件復(fù)制到文檔庫(kù)。

使用文檔庫(kù)中的文件

您已經(jīng)將文件添加到文檔庫(kù)，可以學(xué)習(xí)如何簽出文件，打開(kāi)它以進(jìn)行編輯，然后更改文件屬性。

取出文檔

對(duì)于文檔庫(kù)文件，您總是應(yīng)該先取出某個(gè)文件，然后再打開(kāi)它并進(jìn)行更改。這樣可以防止其他用戶在您已經(jīng)取出了文件的情況下打開(kāi)它并進(jìn)行更改。如果某個(gè)用戶在您已經(jīng)取出了文件的情況下查看該文件，他或她將看到所簽出的最后一個(gè)版本，而不是您正在使用的版本。一旦您將文件送回，用戶就可以看到您做出的更改。

簽出文件

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，指向文件“Memo_Draft.doc”以顯示向下箭頭。
3. 單擊向下箭頭以顯示一個(gè)菜單，然后單擊“簽出”。

在簽出文件之后，菜單上的“簽出”選項(xiàng)將變成“簽入”。您可以使用此選項(xiàng)，在完成對(duì)文件的更改后將它簽入回來(lái)。但是，在此教程中，您將使用 Office Word 2003 中的“簽入”選項(xiàng)。

打開(kāi)文件以進(jìn)行編輯

現(xiàn)在，“Memo_Draft.doc”文件已被簽出，您可以在 Microsoft Word 中打開(kāi)它。下面的步驟介紹如何使用 Office Word 2003 打開(kāi)文件以進(jìn)行編輯。有關(guān)將 Microsoft Word 2002 或 Microsoft Word 2000 與 Windows SharePoint Services 一起使用的信息，請(qǐng)參閱好、更好、最好：Windows SharePoint Services 與 Microsoft Office 的集成。

1. 轉(zhuǎn)到前面創(chuàng)建的“Trey Research 訪問(wèn)”（如果尚未轉(zhuǎn)到它）：在頂部鏈接欄上，單擊“文檔和列表”。在“文檔和列表”頁(yè)上，單擊“Trey Research 訪問(wèn)任務(wù)”。
2. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，指向“Memo_Draft.doc”以顯示向下箭頭。
3. 單擊向下箭頭以顯示一個(gè)菜單，然后單擊“在 Microsoft Office Word 中編輯”。

Office Word 2003 將打開(kāi)，顯示此文件。“共享工作區(qū)”窗格也會(huì)打開(kāi)。通常，在打開(kāi)文件以進(jìn)行編輯之后，您會(huì)做一些更改。但在本教程中不需要這樣做。

 注釋   在 Web 瀏覽器中使用文檔庫(kù)時(shí)，如果單擊文件的名稱，則該文件以只讀模式打開(kāi)。如果出現(xiàn)這種情況，而且您希望編輯文件并保存所做更改，則只需關(guān)閉該文件并使用上面列出的步驟編輯文檔即可。請(qǐng)不要使用 Office 2003 程序中的“另存為”選項(xiàng)以另一名稱將文件保存回文檔庫(kù)。這樣會(huì)導(dǎo)致工作組成員在嘗試查找要更新的正確文件時(shí)出現(xiàn)混亂。

從應(yīng)用程序內(nèi)設(shè)置文檔的屬性

現(xiàn)在，您已經(jīng)知道如何簽出文件并在 Office 2003 程序中打開(kāi)它，您可以學(xué)習(xí)如何設(shè)置文件的屬性了。

1. “Memo_Draft.doc”文件在 Office Word 2003 中應(yīng)該仍處于打開(kāi)狀態(tài)，而且“共享工作區(qū)”窗格也是打開(kāi)的。如果此窗格沒(méi)有打開(kāi)，請(qǐng)單擊“視圖”，然后單擊“任務(wù)窗格”。
2. 單擊“文檔信息”選項(xiàng)卡。
3. 將“狀態(tài)”屬性更改為“正在編寫(xiě)”。

從應(yīng)用程序內(nèi)簽入文件

您已經(jīng)設(shè)置了屬性，可以簽入文件并關(guān)閉 Office Word 2003 了。

1. 單擊“文件”，然后單擊“簽入”。
2. 單擊“文件”，然后單擊“退出”。

如果文檔庫(kù)中的文件缺少必需的屬性設(shè)置，將會(huì)提示您提供它們。在提供后， Office Word 2003 將關(guān)閉。

通過(guò)使用 Web 瀏覽器設(shè)置文檔的屬性

您已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何使用“共享工作區(qū)”頁(yè)（在 Office 2003 程序中）設(shè)置屬性。現(xiàn)在，您將學(xué)習(xí)如何使用 Web 瀏覽器設(shè)置屬性。這是很方便的，因?yàn)樗试S您在不打開(kāi)應(yīng)用程序的情況下更改屬性。

1. 在“Trey Research 訪問(wèn)”文檔庫(kù)中，轉(zhuǎn)到“電子表格”文件夾。
2. 將指針懸停在“Start-up capital estimate1.xls”上面，然后單擊箭頭以顯示下拉菜單。
3. 在下拉菜單上，單擊“編輯屬性”。
4. 在“狀態(tài)”字段中，選擇“完成”。
5. 單擊“保存并關(guān)閉”。

建議的后續(xù)步驟

祝賀您學(xué)完了本教程！現(xiàn)在，您已經(jīng)學(xué)習(xí)了使用文檔庫(kù)的基礎(chǔ)知識(shí)，下面是對(duì)其他任務(wù)的一些建議，您可以嘗試完成這些任務(wù)以了解 Windows SharePoint Services：

• 學(xué)習(xí)如何使用 SharePoint 列表  完成教程使用 SharePoint 列表（第 1 部分） 和 使用 SharePoint 列表（第 2 部分）。
• 學(xué)習(xí)如何為 SharePoint 網(wǎng)站管理用戶和設(shè)置權(quán)限  完成教程為基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的網(wǎng)站管理用戶和設(shè)置權(quán)限
• 學(xué)習(xí)如何使用 Web 瀏覽器自定義 SharePoint 網(wǎng)站  完成教程在 Web 瀏覽器中自定義 SharePoint 網(wǎng)站
• 學(xué)習(xí)如何更改“快速啟動(dòng)”欄  閱讀文章使用 FrontPage 2003 更改 Windows SharePoint Services 快速啟動(dòng)欄。
• 學(xué)習(xí)如何將列表移動(dòng)到電子表格  閱讀文章 將 SharePoint 列表導(dǎo)出到電子表格中。
• 測(cè)驗(yàn)?zāi)闹R(shí)  做一個(gè)測(cè)驗(yàn)以確定您是否是 Windows SharePoint Services 高手。

在學(xué)完本教程后，您很可能希望刪除練習(xí) SharePoint 網(wǎng)站或僅刪除練習(xí)文檔庫(kù)，以免浪費(fèi)服務(wù)器資源。（您必須是網(wǎng)站的“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，才能刪除文檔庫(kù)。如果您不是“管理員”網(wǎng)站用戶組的成員，則可以讓為您創(chuàng)建文檔庫(kù)的人員刪除文檔庫(kù)。）

刪除網(wǎng)站

1. 在網(wǎng)站的頂部鏈接欄上，單擊“網(wǎng)站設(shè)置”。
2. 在“網(wǎng)站設(shè)置”頁(yè)上，單擊“轉(zhuǎn)到網(wǎng)站管理”。
3. 在“網(wǎng)站管理”頁(yè)的“管理和統(tǒng)計(jì)”部分中，單擊“刪除此網(wǎng)站”。
4. 在確認(rèn)頁(yè)上，單擊“刪除”。

刪除文檔庫(kù)

1. 在顯示文檔庫(kù)的頁(yè)上，在“操作”下單擊“修改設(shè)置和欄”。
2. 在“常規(guī)設(shè)置”下，單擊“刪除此文檔庫(kù)”。
3. 單擊“確定”。

 注釋   文中提及的示例公司、組織、產(chǎn)品、域名、電子郵件地址、徽標(biāo)、人員、地點(diǎn)和事件均屬虛構(gòu)。無(wú)意聯(lián)系任何真實(shí)的公司、組織、產(chǎn)品、域名、電子郵件地址、徽標(biāo)、人員、地點(diǎn)或事件，且不應(yīng)作出有此類聯(lián)系的推斷。