摘　要: 從信息的特性和建筑企業(yè)組織結(jié)構(gòu)入手,分析了信息的建立和管理等方面的問題,通過對信息系統(tǒng)職責(zé)和任務(wù)的分析,闡明了信息管理系統(tǒng)的目的。信息傳輸當(dāng)前,企業(yè)信息化建設(shè)在大、中型企業(yè)已經(jīng)普遍采用,但信息系統(tǒng)應(yīng)用的效果各不相同。在建筑企業(yè)從事計算機(jī)信息系統(tǒng)管 理多年,通過學(xué)習(xí)、實踐,信息管理系統(tǒng)必須緊緊圍繞企業(yè),以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值活動來服務(wù),并以此來界定信息管理系統(tǒng)的職責(zé)和任 務(wù),從而保證正確處理信息,滿足企業(yè)提升管理的需要。 

關(guān)鍵詞:  信息管理系統(tǒng) 、 資源管理 

一、     企業(yè)信息 

在當(dāng)今的信息時代,信息泛濫、數(shù)據(jù)冗余已經(jīng)成為信息災(zāi)害。 對于一個人來說是信息,而對他人就未必有用。因此,只有充分 了解信息的基本特性,才能自覺處理好信息。如何確定信息的價 值且正確處理相應(yīng)的信息,及時送達(dá)到有關(guān)使用者手中,促進(jìn)企 業(yè)產(chǎn)生價值,這是信息資源管理人員的職責(zé)。 

（一）、信息的特性

信息有三個特性,即時間、內(nèi)容和形式特性,能夠幫助人們正 確判斷信息的價值量和使用方式。 時間特性包括兩個方面即及時性和新穎性。及時性是在人 們需要時及時獲得信息,新穎性是最新的信息。如果在需要信息 時,不能獲得正確的信息,所作出的任何決策幾乎不可能正確。 如果所獲得信息是重復(fù)的和過時的,對于信息的使用者來說,也 沒有任何價值。 例如,工程招、投標(biāo)信息,它必須是在工程招、投標(biāo)沒有進(jìn)行 以前或還不知道該工程準(zhǔn)備招、投標(biāo)時,才有價值。 內(nèi)容特性包括三個方面即準(zhǔn)確性、相關(guān)性和完整性。準(zhǔn)確性 即無差錯信息,相關(guān)性是與正要做的工作內(nèi)容相關(guān)的信息,完整 性則是全面詳細(xì)的信息。 例如,要統(tǒng)計施工產(chǎn)值,下屬公司必須上報正確的施工產(chǎn)值 數(shù)據(jù),而不是計劃生育數(shù)據(jù),且不能有數(shù)據(jù)漏項,否則,將統(tǒng)計不 出準(zhǔn)確的全公司施工產(chǎn)值。 形式特性包括兩個方面即詳盡性和呈現(xiàn)性。詳盡性要求信 息應(yīng)詳盡適當(dāng),主要是信息概括或詳盡的程度;呈現(xiàn)性是信息以 最適當(dāng)?shù)男问奖惶峁?/span>,主要是敘述、圖形、色彩、打印、影像、聲音 等形式。例如:工程中標(biāo)信息,決策者只想了解工程造價、工期、 業(yè)主特殊要求等高度概括的信息,一般語言敘述等呈現(xiàn)方式即可 達(dá)到要求。工程施工人員則還需要知道工程地質(zhì)情況、勞務(wù)隊 伍、工程進(jìn)度款等進(jìn)一步細(xì)化的信息,一般以書面呈現(xiàn)為主。反 之,則信息詳盡適當(dāng)。

（二）、信息的流向

 主要是縱向、水平兩種方式。信息縱向流動,主要是指企業(yè) 內(nèi)部各個管理體系中上、下級之間的信息流動。該信息比較容易 滿足信息的三種特性,也是企業(yè)信息主要流動方向。信息的水平流動,主要是指部門成員之間、部門與部門之間的信息流動。由 于對信息理解的不同,信息的發(fā)出和接受,很容易造成失真,造成 溝通障礙。在多人處理事物流程中,其效果屬于“木桶效應(yīng)”,取 決于桶壁最低一塊板的高度。 

（三）、信息傳輸特征 

由于信息的呈現(xiàn)方式不同,信息的傳輸媒介也不同,其最佳 傳輸工具也不同。同一個信息因傳輸工具的不同,可能會對信息 的時間、形式特性等方面產(chǎn)生影響。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同其他信息 傳輸工具比較,具有重復(fù)性、大容積、多媒體信息等方面的優(yōu)勢。 重復(fù)性:是指計算機(jī)的主要處理能力,統(tǒng)計表明用計算機(jī)所 從事的工作大部分是重復(fù)性的,或在原基礎(chǔ)上進(jìn)行的修改,這是 其它傳輸媒介所不具備的,如將同一信息發(fā)送到企業(yè)每一位員 工,計算機(jī)比電話、信函等有明顯的優(yōu)勢。 大容積:計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以傳輸幾十兆的信息數(shù)據(jù),而且 時間快,可以進(jìn)行幾十萬字的文章傳遞。 多媒體:計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以傳輸聲音、圖像等多種媒體的 信息,這是其他傳輸工具所不具備的。 計算機(jī)的上述特性,表明計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在傳輸電子數(shù)據(jù)方面具 有絕對優(yōu)勢。同其他信息傳輸方式相比,計算機(jī)信息系統(tǒng)必須將 獲取的信息電子化,對信息進(jìn)行規(guī)格確定,對處理一次性短信息 方面,同其他信息傳媒相比,計算機(jī)信息系統(tǒng)則處于競爭劣勢。 因此,信息資源的管理者必須清楚哪些信息適宜于用計算機(jī)管 理。一般建筑企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),大致分為決策層、管理層、執(zhí)行 層。不同的管理層次需要的信息不同。對于決策層來說,信息主 要集中在內(nèi)部業(yè)務(wù)、外部事件、分析報告等方面。對于內(nèi)部業(yè)務(wù) 主要側(cè)重信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性;外部事件主要包括國家政 策、市場信息變化等即時性信息,其時間特性較強(qiáng);分析報告主要 是對已發(fā)生的事情進(jìn)行總結(jié),其要求詳盡適當(dāng),在工作中屬于臨 時性任務(wù)。對于管理層來說,主要是內(nèi)部業(yè)務(wù)、上級安排的臨時 任務(wù)等方面的信息。內(nèi)部業(yè)務(wù)主要是常規(guī)的業(yè)務(wù)管理,對信息的 要求比較統(tǒng)一。對于執(zhí)行層來說,主要是內(nèi)部業(yè)務(wù)。所以,同一 個事件,因不同的管理層次,將產(chǎn)生不同的信息,呈現(xiàn)不同的方 式,分別流向相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)層次。 

二、       息資源管理 

對信息進(jìn)行管理的含義就是,為了能夠達(dá)到以恰當(dāng)?shù)男问郊?span lang="EN-US"> 時獲得正確的信息而為管理提供一些有效的方法。信息資源管 理目標(biāo)是通過人們的計劃、組織、協(xié)調(diào)等活動,實現(xiàn)對信息資源的 科學(xué)開發(fā)、合理地培植和有效地利用,以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（一）、基本職責(zé) 

首先,需要確定企業(yè)的信息需求,這是信息資源管理首先要 _搞清楚的問題。正確判斷提供的企業(yè)管理信息是否同企業(yè)管理 相適應(yīng),是否有助于企業(yè)價值鏈的運轉(zhuǎn)和企業(yè)創(chuàng)新機(jī)制的發(fā)展, 這是信息系統(tǒng)應(yīng)用成敗的關(guān)鍵。這就要求信息資源與企業(yè)管理 的關(guān)聯(lián)度必須很高,否則,信息系統(tǒng)將得不到認(rèn)可。 信息資源管理必須知道如何獲得以及在何處獲得相應(yīng)的信 息。這不是說信息資源管理者必須時刻跟蹤企業(yè)方方面面的信 息,而是制定出有關(guān)規(guī)定,約束信息的創(chuàng)建、流向,使信息平臺有 序地運行,并保證信息的安全性、合法性。 信息管理必須在當(dāng)前信息的基礎(chǔ)上采取適當(dāng)?shù)募庸ず吞幚?/span>, 即常見的數(shù)值匯總、求和等功能。 信息資源管理必須遵守法律和道德。做為國家公民必須自 覺遵守國家的法律和社會公民道德,保障信息系統(tǒng)運行的信息不 違反國家法令、法規(guī)的內(nèi)容和企業(yè)的商業(yè)機(jī)密不泄露。

（二）、處理任務(wù) 

1) 對信息的捕獲,這是信息管理的首要問題。根據(jù)信息管理 的特點,由信息管理者根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要,規(guī)定信息發(fā)布形式,由 指定的信息發(fā)布人定期、不定期發(fā)布相關(guān)的管理信息,同時利用 信息系統(tǒng)的宣傳性,鼓勵個人發(fā)布一些即時性的新聞信息,以豐 富信息系統(tǒng)的內(nèi)容。

2) 信息的傳遞。信息管理系統(tǒng)的信息傳遞 方式主要有兩種,一種是推,一種是拉。所謂推,就是利用電子郵 箱系統(tǒng),將一些信息強(qiáng)制性推銷給用戶。所謂拉,就是利用信息 發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布與用戶關(guān)聯(lián)度較大的信息,吸引用戶不斷登錄信息 管理系統(tǒng),檢索其想得到的適度信息。由于信息的詳盡程度,決 定了信息所面對不同管理層次的用戶。針對不同的用戶群體采 用不同的傳遞方式。

3) 信息的保存。信息管理系統(tǒng)上運行的信 息保存時間,主要根據(jù)信息的時間特性、信息的歷史價值的大小 來決定。信息保存期限長短,如何科學(xué)、合理的分類等幾個方面 也是信息管理具體考慮的問題。

4) 信息的交流。根據(jù)信息的呈 現(xiàn)性,選擇最能表述信息內(nèi)涵的方式,如文件最好是文本瀏覽方 式,而會議則視頻方式最佳。 

（三）、信息系統(tǒng)的管理 

信息系統(tǒng)在企業(yè)中所扮演的角色就是信息高速公路,信息管 理者相當(dāng)于交通管理員。正確評估信息系統(tǒng)的信息密度,是保障 信息傳輸暢通的先決條件。不斷規(guī)范信息的質(zhì)量,防止信息泛 濫,是信息管理者的責(zé)任之一。

三、       結(jié)語 

綜上所述,信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中,將發(fā)揮越來越重要的作 用。正確采集與企業(yè)管理密切相關(guān)的信息,保障信息以恰當(dāng)?shù)男?span lang="EN-US"> 式呈現(xiàn)正確的流向,是信息系統(tǒng)的主要功能。確定各級管理層的 信息需求,指定各類信息創(chuàng)建方式、信息流程,是信息系統(tǒng)建立時 應(yīng)充分考慮的問題。保障信息管理系統(tǒng)安全、合法、高效的運行 是信息管理人員主要職責(zé)。 總之,信息管理系統(tǒng)要緊緊圍繞如何提高企業(yè)競爭優(yōu)勢做工 作,具體地說,就是反映企業(yè)價值鏈中的信息流動情況,及時提供 當(dāng)前企業(yè)管理需要的信息,使信息資源得到科學(xué)、合理的開發(fā)利 用,以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 

參考文獻(xiàn)：

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