在財務(wù)軟件中巧用“反結(jié)賬”的方法

sallypeng 2007-01-28

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　　【摘要】本文擬運用財務(wù)軟件的總賬系統(tǒng)模塊可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”這一原理，來巧妙地解決目前因使用財務(wù)軟件，對已結(jié)賬的月份不能再填制憑證，或者憑證做錯需進(jìn)行試算平衡等的問題。

　　一、問題的由來

　　總賬系統(tǒng)是用友財務(wù)軟件UFERP—M8.11系列產(chǎn)品的核心產(chǎn)品，它既可單獨使用，也可與其它系列產(chǎn)品同時使用。每屆會計期末，會計都要做好結(jié)賬工作。所謂結(jié)賬，就是對分類賬各賬戶的記錄，分別加計本期發(fā)生額和期末余額，并將其余額分別結(jié)清或結(jié)轉(zhuǎn)下期，以使本期各賬戶的記錄告一段落。具體包括兩個方面：其一，結(jié)清損益類賬戶，即將本期實現(xiàn)的收入和發(fā)生的費用轉(zhuǎn)入“本年利潤”賬戶，并據(jù)以計算本期的損益；其二，結(jié)轉(zhuǎn)資產(chǎn)、負(fù)債及所有者權(quán)益類賬戶，即將這類賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下期，以便作連續(xù)記載。會計循環(huán)共有六個階段，結(jié)賬是它的第五個階段，也是編制會計報表的前提。不論在手工會計處理中，還是在計算機會計處理中，都有結(jié)賬的過程，以符合會計制度的要求，因此總賬系統(tǒng)提供了結(jié)賬功能，而且規(guī)定每月進(jìn)行一次，已結(jié)賬的月份不能再填制憑證。但在實際工作中，我們常常會遇到象在編制報表之前屬于本月未處理完的會計憑證、或者憑證做錯需進(jìn)行試算平衡而已結(jié)賬等問題，該如何應(yīng)對呢？筆者結(jié)合多年的教學(xué)經(jīng)驗和探索，發(fā)現(xiàn)可用財務(wù)軟件來“反結(jié)賬”。

　　二、利用財務(wù)軟件實現(xiàn)“反結(jié)賬”的含義及其原理

　　所謂“反結(jié)賬”，簡單地說就是對結(jié)賬的反向運用。通過用友財務(wù)軟件實現(xiàn)“反結(jié)賬”，是筆者在財務(wù)工作與教學(xué)實踐中探索出來的拓展會計電算化軟件功能的實用方法。具體地說，它是運用財務(wù)軟件的總賬系統(tǒng)模塊中可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”這一原理，來解決目前因使用財務(wù)軟件對已結(jié)賬的月份，在未進(jìn) 行報表處理之前，卻不能再填制會計憑證、修改憑證、取消憑證審核、取消簽字和試算平衡等問題。利用財務(wù)軟件實現(xiàn)“反結(jié)賬”方法的開發(fā)，對于會計電算化實際工作和財務(wù)軟件教學(xué)都有實用價值。

　　三、利用財務(wù)軟件“反結(jié)賬”方法的實際操作

　?。ㄒ唬﹩覹indows98/2000系統(tǒng)，單擊“開始”菜單，在“程序”項下的“用友財務(wù)及企管軟件UFERP—M8.11”菜單下，單擊“財務(wù)系統(tǒng)”項下的“總賬”。屏幕出現(xiàn)“注冊[總賬]”界面（如圖1），輸入相關(guān)信息（假如，賬套：[888]嶺南公司；會計年度：2006；操作日期：2006-03-02；用戶名：[001]李小丑；密碼：110），單擊[確定]按鈕，屏幕出現(xiàn)“總賬系統(tǒng)”界面。

　?。ǘ┰凇翱傎~系統(tǒng)”界面，單擊［月末處理］模塊下的［月末結(jié)賬］選項，屏幕出現(xiàn)“結(jié)賬”界面，選取欲反結(jié)賬的月份（假如2006.02已結(jié) 賬），按下[CTRL+SHIFT+F6]組合鍵，屏幕出現(xiàn)“確認(rèn)口令”界面，輸入賬套主管（[001]李小丑）的口令（密碼），單擊[確認(rèn)]按鈕，系統(tǒng) 可自動取消已結(jié)賬的月份（如2006.02，原來的“√”被去掉了），單擊[取消]按鈕，退出“結(jié)賬”界面。
　　（三）在“總賬系統(tǒng)”界面，單擊［月末處理］模塊下的［試算并對賬］選項，屏幕出現(xiàn)“對賬”界面，選是否對賬的月份（假如為2006.02），按下[CTRL+Ｈ]組合鍵，可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”（如圖2），單擊[確定] 按鈕，退出“對賬”界面。

　?。ㄋ模┰凇翱傎~系統(tǒng)”界面，單擊系統(tǒng)“憑證”主菜單下的“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，屏幕出現(xiàn)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”界面（如圖3）。選“最近一次記賬狀態(tài)”項，單擊[確定]按鈕，計算機系統(tǒng)自動對原始憑證進(jìn)行恢復(fù)（這一操作可能需要一定時間，請您耐心等待），屏幕出現(xiàn)“提示信息”界面，單擊[確定] 按鈕（表示恢復(fù)記賬完畢）。

　　（五）在“總賬系統(tǒng)”界面，單擊“填制憑證”模塊，進(jìn)入“填制憑證”界面，可進(jìn)一步對屬于本期未處理完的會計憑證進(jìn)行填制。
　　（六）在“總賬系統(tǒng)”界面，單擊“審核憑證”模塊下的［審核憑證］選項，可對原始憑證進(jìn)行取消審核（還可進(jìn)一步對原始憑證進(jìn)行修改、刪除、試算平衡等工作）。
　　通過以上的具體操作，對憑證進(jìn)行處理后，當(dāng)然可以進(jìn)行審核，記賬和結(jié)賬等工作。
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