1.制度先行，準(zhǔn)確確定勞動(dòng)合同內(nèi)容，筑好防火墻

企業(yè)要制訂和完善員工離職的相關(guān)規(guī)章制度，明確員工曠工的法律后果。

首先，在《員工手冊》或勞動(dòng)合同中明確規(guī)定，員工連續(xù)曠工達(dá)到一定天數(shù)視為嚴(yán)重違紀(jì)，根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》第三十九條規(guī)定，員工違紀(jì)行為達(dá)到嚴(yán)重程度，企業(yè)可以即時(shí)解除勞動(dòng)合同，而且不用支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

其次，在《員工手冊》或員工合同中規(guī)定，員工長期（1個(gè)月）離崗，而且未履行請假手續(xù)，或者履行了請假手續(xù)，但是逾期不歸者，企業(yè)可以通過多種方式（書面通知、公示等）催告員工返崗，經(jīng)企業(yè)催告后員工仍不返崗，視為自動(dòng)離職或企業(yè)有權(quán)解除勞動(dòng)合同。

再次，明確約定員工的有效送達(dá)地址（包括戶籍地、常住地、緊急聯(lián)系人），并約定員工變更地址的通知義務(wù)及未通知的法律后果。以便預(yù)防員工不辭而別，企業(yè)能準(zhǔn)確地聯(lián)系到員工，以便履行通知返崗程序。

最后，制定員工入職管理制度以及規(guī)章制度的簽收制度。員工入職時(shí)要如實(shí)告知員工規(guī)章制度的內(nèi)容，并讓員工予以簽字，以確保員工簽收并理解相關(guān)規(guī)章制度，一旦員工“失聯(lián)”，企業(yè)可以利用規(guī)章制度的有關(guān)內(nèi)容解除勞動(dòng)合同。

2.積極應(yīng)對員工“失聯(lián)”，避免“鴕鳥政策”

首先是員工“失聯(lián)”后，企業(yè)要及時(shí)啟動(dòng)調(diào)查程序。企業(yè)一旦發(fā)現(xiàn)員工“失聯(lián)”，應(yīng)該立即通過各種方式聯(lián)系其本人、緊急聯(lián)系人、實(shí)地走訪等，并保留所有溝通、催告的記錄（電話錄音、短信、郵件、快遞單據(jù)、走訪記錄等）。

其次是規(guī)范送達(dá)程序。企業(yè)要嚴(yán)格按照規(guī)章制度規(guī)定的程序和勞動(dòng)合同約定的地址及方式進(jìn)行送達(dá)，在送達(dá)時(shí)要優(yōu)先采取EMS郵寄，并保留簽收回執(zhí)。在窮盡所有的送達(dá)方式都無法送達(dá)時(shí)可以采取公告送達(dá)。

再次是及時(shí)作出處理，用好三封“EMS”。在用EMS送達(dá)時(shí)，盡量不要直接通知解除勞動(dòng)合同，要給員工就“失聯(lián)”行為作出解釋及采取補(bǔ)救的機(jī)會(huì)。第一封EMS是《返崗?fù)ㄖ獣坊颉断奁谡f明情況通知書》。核心是“催告”和“給予機(jī)會(huì)”。要求員工限期返崗或說明情況，并明確告知員工必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)返崗上班。

第二封EMS是《違紀(jì)通知書》。核心是“定性”（曠工構(gòu)成違紀(jì)）和“預(yù)警后果”，明確引用規(guī)章制度的具體條款，并再次強(qiáng)調(diào)如在指定期限內(nèi)不返崗/說明的后果。如依據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》第三十九條或者《員工違紀(jì)管理辦法》第XX條解除勞動(dòng)合同。

第三封EMS是《解除勞動(dòng)合同通知書》。核心是“明確解除勞動(dòng)合同”和“告知依據(jù)及程序”，要明確解除勞動(dòng)合同的具體日期、依據(jù)的法律和規(guī)章制度條款、后續(xù)手續(xù)（離職證明、檔案社保轉(zhuǎn)移）的辦理方式。對上述所有的送達(dá)通知要保留送達(dá)回執(zhí)。

最后是同步處理檔案與社保。企業(yè)在解除勞動(dòng)合同后，要為員工及時(shí)出具解除證明、辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。特別是人事檔案要書面通知員工限期辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，避免長期保管員工人事檔案給自己帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。如果員工拒不辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，要將書面通知回執(zhí)作為證據(jù)予以長期保存。同時(shí)，企業(yè)還要及時(shí)辦理社會(huì)保險(xiǎn)的停保手續(xù)，并配合員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。

3.證據(jù)歸檔，應(yīng)對潛在糾紛

一方面是完整歸檔。將與“兩不找”員工相關(guān)的所有材料（勞動(dòng)合同、考勤記錄、溝通催告記錄、送達(dá)憑證、解除勞動(dòng)合同通知、社保停繳、轉(zhuǎn)移憑證等）長期、妥善保存，電子證據(jù)做好備份，而且所有證據(jù)能夠形成完整的閉環(huán)。如企業(yè)發(fā)出的三封 EMS催告通知（保存發(fā)出通知、通知內(nèi)容以及回執(zhí)）后，員工對此未回應(yīng)（無考勤、無工作記錄佐證），企業(yè)對員工發(fā)出的社保停繳、檔案轉(zhuǎn)移通知（發(fā)出通知的證據(jù)、回執(zhí)/記錄）等。

另一方面是定期梳理。HR應(yīng)定期（如每季度/半年）梳理在冊但長期無動(dòng)態(tài)的員工名單，主動(dòng)排查潛在“兩不找”風(fēng)險(xiǎn)。對長期“失聯(lián)”的員工，HR要主動(dòng)與其本人或者用人部門聯(lián)系，了解其“失聯(lián)”原因，并根據(jù)情況進(jìn)行判斷，適時(shí)啟動(dòng)“三封 EMS”通知程序，對“失聯(lián)”員工進(jìn)行處理，主動(dòng)“排雷”，堅(jiān)決杜絕“兩不找”現(xiàn)象長期存在。

基于上述多維度分析及綜合考量，“長期兩不找”絕非小事，企業(yè)絕不能抱有僥幸心理或“鴕鳥心態(tài)”，而是應(yīng)該將“長期兩不找”納入常態(tài)化用工風(fēng)險(xiǎn)管理體系，定期審查相關(guān)制度和流程，提升HR風(fēng)險(xiǎn)意識和處理能力，及時(shí)與員工解除勞動(dòng)關(guān)系，將解除勞動(dòng)關(guān)系通知書送達(dá)給員工，為員工辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)，從而遏制法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，避免引發(fā)后續(xù)爭議。唯有將“長期兩不找”納入常態(tài)化風(fēng)控視野，以制度化、流程化、證據(jù)化的方式主動(dòng)應(yīng)對，方能有效拆解這顆懸在企業(yè)頭上的'定時(shí)炸彈’，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系的和諧穩(wěn)定與企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

編輯 | 史文莉