編者按：

采購需求是采購管理的源頭，實(shí)現(xiàn)高效、規(guī)范采購必須從源頭上提升需求管理能力。本文論述了采購需求管理的內(nèi)涵及價(jià)值，分析了當(dāng)前采購需求管理存在的問題，提出了加強(qiáng)需求管理的措施，包括構(gòu)建內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)采購需求審查，完善采購品類管理機(jī)制，開展需求標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，打造專業(yè)采購團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)采購需求調(diào)研論證，建立需求評(píng)價(jià)與監(jiān)督機(jī)制等，為進(jìn)一步提升企業(yè)采購管理水平提供參考。

隨著社會(huì)分工的不斷細(xì)化，現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已不是各企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，而是各企業(yè)背后整條供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)要持續(xù)發(fā)展，需要不斷從外部采購優(yōu)質(zhì)資源，將供應(yīng)商作為企業(yè)能力的延伸，滿足自身經(jīng)營和創(chuàng)新需要。采購需求是采購管理的起因和核心，采購要達(dá)到降本增效、防范風(fēng)險(xiǎn)、支持業(yè)務(wù)經(jīng)營的目標(biāo)，必須從源頭上提升需求管理能力。

一

企業(yè)采購需求管理的內(nèi)涵及價(jià)值

（一）采購需求管理的內(nèi)涵

采購需求是指采購人為實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)擬定的采購標(biāo)的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求。其中，技術(shù)要求是指對(duì)采購標(biāo)的的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)等；商務(wù)要求是指取得采購標(biāo)的的時(shí)間、地點(diǎn)，財(cái)務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍），付款條件，包裝和運(yùn)輸，售后服務(wù)，保險(xiǎn)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與保密要求等。

采購需求管理有狹義與廣義之分。狹義的需求管理主要指編制需求的過程。廣義的需求管理包含需求的編制、審核、執(zhí)行、反饋、評(píng)價(jià)等內(nèi)容。需求是采購活動(dòng)的“原料”，影響著整個(gè)采購活動(dòng)的質(zhì)量，可以說采購活動(dòng)就是落實(shí)需求的過程。因此，從采購全流程管理的角度來看，企業(yè)采購需求管理包含上述廣義需求管理的各項(xiàng)內(nèi)容，最終解決買什么、買多少、何時(shí)買、怎么買、買的效果好不好的問題。

（二）采購需求管理的價(jià)值

1.優(yōu)化外部資源引入，提升企業(yè)經(jīng)營績效

企業(yè)是各種資源的集合體，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)來源于其所擁有的資源，通過對(duì)資源的識(shí)別、占有與配置來獲取持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。采購是企業(yè)從外部獲取資源的主要途徑，要保證采購活動(dòng)為企業(yè)帶來的是增值效應(yīng)，即以合理的成本獲得市場(chǎng)上的優(yōu)質(zhì)資源，彌補(bǔ)自有資源上的短板，就必須認(rèn)真制定采購需求。對(duì)采購人而言，好的采購需求反映了企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展目標(biāo)和策略，保證了采購標(biāo)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性和前瞻性。對(duì)供應(yīng)商而言，明確的采購需求向其傳達(dá)了清晰準(zhǔn)確的供求信息和功能取向，幫助供應(yīng)商提升產(chǎn)品服務(wù)的適配性，為采購人創(chuàng)造更大價(jià)值。

2.持續(xù)降低采購總擁有成本，為“過緊日子”做準(zhǔn)備

采購部門要充分發(fā)揮降本增效作用，必須考慮兩個(gè)要素，一是降低總擁有成本，二是持續(xù)降本，實(shí)現(xiàn)這兩點(diǎn)都離不開科學(xué)合理的采購需求。首先，在測(cè)算采購成本時(shí)，不僅考慮采購標(biāo)的物的購置成本，還應(yīng)考慮在全生命周期內(nèi)的運(yùn)營維護(hù)成本，即總擁有成本，包括運(yùn)輸交付、退貨換貨、維修維保、備品備件、版本升級(jí)等。在采購實(shí)踐中，運(yùn)營維護(hù)成本接近或高于產(chǎn)品本身購置成本的情況并不鮮見。其次，采購壓降成本分為兩個(gè)層次：低層次降本是通過談判和競(jìng)爭(zhēng)壓降采購價(jià)格，本質(zhì)是壓縮供應(yīng)商的利潤空間，對(duì)持續(xù)降本的貢獻(xiàn)有限；高層次降本是通過價(jià)值分析合理制定需求，即依據(jù)“價(jià)值=功能/成本”原則，在滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的前提下，去除冗余功能需求，簡(jiǎn)化過度復(fù)雜功能需求，降低不必要的高成本需求，使采購價(jià)值最大化，實(shí)現(xiàn)持續(xù)降本。

3.形成有效權(quán)力制約，提升采購公平公正性

集中采購部門要發(fā)揮好需求部門與供應(yīng)商之間的“隔離網(wǎng)”作用，避免集權(quán)模式下需求部門的“一言堂”地位所導(dǎo)致的采購決策風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)與道德風(fēng)險(xiǎn)，不能僅停留在形式合規(guī)、程序合規(guī)層面，而是應(yīng)深入到采購項(xiàng)目實(shí)質(zhì)，全面嚴(yán)格審查采購需求，憑借對(duì)采購標(biāo)的物行業(yè)與品類特點(diǎn)、市場(chǎng)商情的掌握，從采購角度提出專業(yè)審查意見，避免需求存在傾向性和歧視性，嚴(yán)守采購公平公正的底線。

二

企業(yè)采購需求管理存在的主要問題

（一）對(duì)采購需求的重要性理解不到位

采購工作敏感復(fù)雜，規(guī)章制度多，違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)大。為保證合規(guī)，需求部門往往秉持“程序至上主義”，即認(rèn)為采購工作的第一要?jiǎng)?wù)是按制度履行程序，只要經(jīng)過集中采購，流程和結(jié)果就是合規(guī)的，從而忽視了需求管理這一采購工作的基石。在這種思想的影響下，需求部門簡(jiǎn)單倉促論證需求，抓緊交給采購部門走流程。而采購部門面對(duì)紛繁復(fù)雜涉及各行各業(yè)的采購需求，受自身人力及專業(yè)知識(shí)所限，審查的深度及廣度難免有所欠缺。

（二）采購需求存在多種瑕疵

在實(shí)際工作中，采購需求主要存在以下五方面瑕疵：第一，采購需求必要性不充分，存在“貪大求全”“低用高配”“重復(fù)購買”等情形。第二，采購需求以小拖大，被供應(yīng)商進(jìn)行釣魚式營銷，首次采購規(guī)模較小，供應(yīng)商低價(jià)中標(biāo)，后續(xù)不斷增加采購需求，供應(yīng)商提高報(bào)價(jià)，迫使采購人高價(jià)延續(xù)采購。第三，需求指標(biāo)不夠具體明確，僅做原則性的籠統(tǒng)描述，導(dǎo)致供應(yīng)商響應(yīng)需求和報(bào)價(jià)的彈性過大，難以有效篩選出優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)，且不利于成本控制。第四，采購需求存在傾向性和歧視性，為特定供應(yīng)商或量身定制，或者以不合理?xiàng)l件限制和排斥其他供應(yīng)商，給采購活動(dòng)的公平競(jìng)爭(zhēng)帶來隱患。第五，采購需求缺乏前瞻性、系統(tǒng)性和整體性，對(duì)分散需求或多年需求缺少統(tǒng)籌，倒逼采購部門對(duì)同類事項(xiàng)進(jìn)行多次采購，降低集中采購規(guī)模效應(yīng)和工作效率。

（三）采購需求缺乏科學(xué)論證

采購是一門專業(yè)性、綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，融合了經(jīng)管學(xué)科以及采購標(biāo)的物相關(guān)行業(yè)等不同領(lǐng)域的知識(shí)。要制定出科學(xué)合理的采購需求，一是要具備相關(guān)專業(yè)人才，二是需要潛心研究、多方比對(duì)、科學(xué)論證，這兩點(diǎn)要素在部分采購項(xiàng)目中都存在缺位。一方面，企業(yè)員工大多是企業(yè)主營業(yè)務(wù)相關(guān)專業(yè)人才，懂主營業(yè)務(wù)，但未必能全面掌握業(yè)務(wù)相關(guān)貨物服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)、生產(chǎn)工藝和行業(yè)特性。另一方面，大多數(shù)需求部門沒有專人專崗負(fù)責(zé)需求管理工作，而是由采購事項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)人員兼職制定采購需求，其本職工作任務(wù)已較為繁重，且未必具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，難以對(duì)采購需求進(jìn)行全面深入論證。基于以上實(shí)際情況，部分項(xiàng)目采購需求或通過網(wǎng)上搜索下載、向同業(yè)索取等非專業(yè)渠道獲取，或直接照抄之前類似項(xiàng)目，甚至由個(gè)別潛在供應(yīng)商代寫。

三

企業(yè)加強(qiáng)采購需求管理的措施

（一）構(gòu)建內(nèi)部控制體系，壓實(shí)需求部門主體責(zé)任

采購涉及重點(diǎn)資源引入和大額資金支出，是企業(yè)經(jīng)營的支持保障，也是企業(yè)管理的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。要全流程、系統(tǒng)性地做好采購需求管理工作，制度建設(shè)、權(quán)責(zé)劃分是前提和基礎(chǔ)。第一，應(yīng)在制度中明確由需求部門對(duì)采購需求編制負(fù)主體責(zé)任，以此促進(jìn)其改變以往重流程、輕實(shí)質(zhì)的固有認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)需求調(diào)查研究。第二，圍繞需求管理，構(gòu)建覆蓋立項(xiàng)論證、預(yù)算審批、需求編制與審查、履約驗(yàn)收等全流程合作制約機(jī)制，明確需求部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門工作職責(zé)與流程。第三，分層次構(gòu)建內(nèi)控合規(guī)、審計(jì)檢查、紀(jì)檢派駐等相關(guān)部門對(duì)采購工作的審查監(jiān)督、檢查調(diào)查、責(zé)任追究機(jī)制，傳導(dǎo)廉潔合規(guī)理念，形成長效治理體系。

（二）加強(qiáng)采購需求審查，提升需求質(zhì)量

采購部門應(yīng)立足自身崗位職責(zé)，履行好采購需求審查職責(zé)，從必要完整性、科學(xué)適當(dāng)性、具體準(zhǔn)確性、合法合規(guī)性四個(gè)方面開展審查。必要完整性指采購需求以滿足企業(yè)實(shí)際需要及財(cái)務(wù)管理制度為前提，充分整合同類采購需求，統(tǒng)籌考慮采購標(biāo)的全生命周期內(nèi)涉及的各類因素。在實(shí)踐中，對(duì)于長期使用的采購標(biāo)的物，在首次采購時(shí)就統(tǒng)籌確定合理期限內(nèi)的升級(jí)維保及備品備件費(fèi)用，不僅可以充分利用首次采購時(shí)的買方優(yōu)勢(shì)提高議價(jià)能力，還能大大減少后續(xù)相關(guān)維修維保事項(xiàng)采購工作量?？茖W(xué)適當(dāng)性指采購需求應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)和采購標(biāo)的的市場(chǎng)主流發(fā)展方向，符合國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，指標(biāo)設(shè)置高低適當(dāng)，避免過高需求造成“奢侈采購”，以及過低需求造成“無效采購”。在實(shí)踐中，對(duì)于如家具、物業(yè)等通用性采購標(biāo)的，政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等權(quán)威機(jī)構(gòu)制定的采購需求技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有很大的參考示范作用，企業(yè)可結(jié)合自身需求參考使用。具體準(zhǔn)確性指采購需求應(yīng)當(dāng)表述規(guī)范、清晰和準(zhǔn)確，說明采購標(biāo)的的功能、應(yīng)用場(chǎng)景、目標(biāo)等基本要求，并盡可能明確其中的客觀、量化指標(biāo)。合法合規(guī)性指采購需求應(yīng)符合招標(biāo)采購、行業(yè)監(jiān)管及民商事相關(guān)法律法規(guī)，最大限度地保證市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，不設(shè)置帶有歧視性、傾向性或者排他性的標(biāo)準(zhǔn)要求。

（三）完善采購品類管理機(jī)制，開展需求標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

企業(yè)采購標(biāo)的物品類繁多，涉及多個(gè)行業(yè)，要兼顧采購需求質(zhì)量與采購工作效率，必須梳理各品類特點(diǎn)，歸集同一品類需求，變分散式采購為集約式采購，同時(shí)開展需求標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)同類采購事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

在品類管理方面，一是確定各品類的需求歸口管理部門，由其定期梳理各品類產(chǎn)品特點(diǎn)與市場(chǎng)行情，開展需求評(píng)估分析，研究相關(guān)品類的關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；二是采購部門與需求部門加強(qiáng)協(xié)同合作，根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)與未來工作計(jì)劃，做好采購需求預(yù)測(cè)與整合工作，避免分散采購和急用急采導(dǎo)致需求重復(fù)論證、倉促制定。在實(shí)踐中，筆者所在企業(yè)根據(jù)采購標(biāo)的物的采購規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)化與屬地化程度，分級(jí)制定年度集中采購目錄，確定重點(diǎn)采購品類；結(jié)合業(yè)務(wù)部門職責(zé)與項(xiàng)目具體需求，劃分重點(diǎn)品類需求歸口管理部門；通過集中采購計(jì)劃統(tǒng)計(jì)與管理工作，進(jìn)一步整合分散在不同部門的同類需求；在采購前統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)需求全量，由歸口管理部門聯(lián)合使用需求部門、其他相關(guān)專業(yè)部門共同論證技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以此提升采購需求管理質(zhì)效。

在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，一是針對(duì)需要頻繁采購的常用貨物和服務(wù)，明確需求要素，分類編制需求標(biāo)準(zhǔn)化范本；二是對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化程度高的貨物和服務(wù)，制定標(biāo)準(zhǔn)化性能指標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收辦法等，進(jìn)行統(tǒng)一管理；三是建立采購需求信息共享機(jī)制，發(fā)布各品類采購需求優(yōu)秀范例，提高后續(xù)同類需求編制效率。在實(shí)踐中，筆者所在企業(yè)根據(jù)采購標(biāo)的特點(diǎn)編制了多種需求及合同標(biāo)準(zhǔn)化范本，幫助需求部門快速掌握該類采購標(biāo)的的需求特點(diǎn)、要素及法律權(quán)利義務(wù)，出臺(tái)了履約驗(yàn)收專項(xiàng)管理辦法，規(guī)范驗(yàn)收指標(biāo)設(shè)置，并通過行內(nèi)采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享，定期發(fā)布采購優(yōu)秀案例。

（四）打造專業(yè)采購團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)采購需求調(diào)研論證

采購是一項(xiàng)跨部門工作，僅僅依靠采購部門單打獨(dú)斗，難以保障需求科學(xué)合理，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮多方力量，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門、行外專業(yè)人士的協(xié)同合作，提高采購需求質(zhì)量。第一，采購部門員工要注重自身能力建設(shè)，樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，不僅要加強(qiáng)對(duì)采購制度、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，也要不斷提升企業(yè)主營業(yè)務(wù)、采購標(biāo)的相關(guān)行業(yè)知識(shí)的深度和廣度，從采購角度對(duì)采購需求提出專業(yè)化、高質(zhì)量的審查和完善意見。第二，加強(qiáng)跨部門溝通合作，必要時(shí)可打破部門界限，采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)，就較大采購事項(xiàng)成立專項(xiàng)采購小組，聯(lián)合業(yè)務(wù)主管部門、使用需求部門、采購部門、內(nèi)部采購專家?guī)靸?nèi)專家群策群力，共同論證采購需求，在原本垂直形態(tài)組織系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人力資源與信息的彈性共享。第三，對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、僅依靠企業(yè)內(nèi)部員工難以保證需求質(zhì)量的項(xiàng)目，可以通過正規(guī)合法渠道，委托外部專家、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)開展需求論證。必要時(shí)，可面向不少于3家市場(chǎng)主流供應(yīng)商開展需求調(diào)查，收集多方產(chǎn)品行業(yè)信息，經(jīng)甄別比較后采納其中合理化建議。

（五）建立采購需求評(píng)價(jià)與監(jiān)督機(jī)制，打造陽光采購工程

采購需求管理的內(nèi)容不僅包括制定與審查，還包括執(zhí)行、反饋和評(píng)價(jià)，應(yīng)定期考察采購需求和采購結(jié)果是否滿足預(yù)期目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)不足，為今后的采購工作提供決策參考，以此形成管理閉環(huán)。在評(píng)價(jià)方面，一是制定采購需求評(píng)價(jià)指標(biāo)，從合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效益性三方面出發(fā)，考察采購需求在執(zhí)行過程中是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，技術(shù)指標(biāo)設(shè)置與采購規(guī)模是否合理適當(dāng)，所購標(biāo)的物是否為企業(yè)帶來了降本增效的正向收益；二是打通評(píng)價(jià)渠道，收集最終用戶對(duì)采購標(biāo)的物的使用評(píng)價(jià)，取得真實(shí)的第一手評(píng)價(jià)信息。在監(jiān)督方面，暢通渠道廣泛接受社會(huì)監(jiān)督，優(yōu)先公開招標(biāo)或公開征集供應(yīng)商，在企業(yè)門戶網(wǎng)站及采購文件中公開受理質(zhì)疑投訴的聯(lián)系方式，歡迎供應(yīng)商及其他利害關(guān)系人對(duì)采購需求提出質(zhì)疑，避免需求存在傾向性條款和歧視性條款，提升采購客觀公正性以及透明度。

作者：高 倩  王欣宇

作者單位：中國農(nóng)業(yè)銀行總行采購中心

來源：《招標(biāo)采購管理》2023年第3期

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