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體制內(nèi)十年辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)：12個(gè)環(huán)節(jié)、10個(gè)細(xì)節(jié)（建議收藏） 體制內(nèi)工作可以簡要概括為，辦人辦事辦會(huì)。 有著體制內(nèi)十年辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)的我來告訴你：辦會(huì)不難，你要你掌握它的標(biāo)準(zhǔn)和流程，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的流程清單，當(dāng)再遇到這樣的時(shí)候，只需要to do list就可以了。 會(huì)前準(zhǔn)備： 1.明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)； 2.起草、發(fā)布會(huì)議通知，通知到參會(huì)人，印制參會(huì)人員名單和簽到表（對請假人員做好記錄）； 3.擬定會(huì)議議程；起草主持稿、講話稿； 4.預(yù)定會(huì)議室和會(huì)務(wù)服務(wù)：禮儀、茶水、攝影等； 5.收集并印制會(huì)議材料； 6.布置會(huì)場，調(diào)試設(shè)備：現(xiàn)場工作會(huì)還是網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)，上下座、圓桌座，還是面對面座，會(huì)標(biāo)、橫幅、席卡等； 辦會(huì)細(xì)節(jié)加分項(xiàng)： 1.通知位置高于自己的參會(huì)人時(shí)要通過你的領(lǐng)導(dǎo)通知，并在領(lǐng)導(dǎo)通知后，開會(huì)前一天，再給參會(huì)人發(fā)短信提醒：參會(huì)主題、時(shí)間、地點(diǎn)+屆時(shí)請您出席指導(dǎo)+辦公室張三，記住短信最后一定要備注上你的部門和姓名，借機(jī)給領(lǐng)導(dǎo)留下細(xì)心好印象。 2.起草會(huì)議通知，明確主題、內(nèi)容、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)、著裝、注意事項(xiàng)等。印制參會(huì)人員名單和簽到表前，仔細(xì)核對，對有疑問的名字和職務(wù)，逐一確認(rèn)，堅(jiān)決杜絕把領(lǐng)導(dǎo)的名字弄錯(cuò)。 3.布置會(huì)場時(shí)，主席臺(tái)上可提前在發(fā)言人面前放好紅色卡紙打印好的講話稿，即使發(fā)言人忘記帶講話稿，也不會(huì)讓現(xiàn)場的你手足無措。 4.文字材料，包括講話稿、主持詞等，一般有領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，不至于出太大的紕漏。 5.座次安排，主席臺(tái)座次，要慎之又慎，千萬不要出錯(cuò)。 6.印發(fā)文件。會(huì)上需印發(fā)的文件，一定要審核審核再審核，消滅一切字、詞、句、標(biāo)點(diǎn)、排版錯(cuò)誤。 7.會(huì)場布置。環(huán)境衛(wèi)生提前整理好，尤其是主席臺(tái)，重點(diǎn)是大領(lǐng)導(dǎo)的座位。音響設(shè)備燈光提前調(diào)試好。 8.通知下發(fā)。注意收集信息，誰請假了，誰替會(huì)了，統(tǒng)計(jì)好，做到心中有數(shù)。 9.會(huì)中應(yīng)急。明確分工、責(zé)任到人、各負(fù)其責(zé)，哪方面出現(xiàn)問題，都有人應(yīng)對。 10.會(huì)后復(fù)盤，并做好記錄，下次辦會(huì)時(shí)候好規(guī)避。 會(huì)中服務(wù)： 1.簽到、未到會(huì)人員電 話提醒； 2.做好會(huì)議記錄，發(fā)放資料、切換會(huì)議大屏內(nèi)容； 3.提前準(zhǔn)備錄音筆和記錄本，錄音筆提前充滿電； 這個(gè)環(huán)節(jié)，提醒大家準(zhǔn)備好錄音筆，這樣開會(huì)時(shí)就可以把注意力專注在會(huì)議本身，不用忙著做記錄。我們單位用的是科大訊飛智能錄音筆SR502，能把所有人講話實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)成文字，普通話錄音轉(zhuǎn)文字準(zhǔn)確率98%，配備高清大屏，轉(zhuǎn)寫文字實(shí)時(shí)出現(xiàn)，后期寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)極大提高效率，非常方便，它已經(jīng)成了我們單位各部門開會(huì)的必備神器。 會(huì)后總結(jié)： 1.整理匯編會(huì)議資料，將通知、議程、會(huì)議照片影像等過程性資料保存完整； 2.起草會(huì)議紀(jì)要，完善會(huì)議記錄，事項(xiàng)督辦； 3.是否需要新聞報(bào)道。新聞報(bào)道撰寫也是露臉工作之一，在體制內(nèi)做事，既要苦干，也要懂得巧干，才能取得事半功倍的效果。 |
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