在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，合理的資源分配將可以為企業(yè)規(guī)避一定程度上的資金風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供保障和管理控制。那么你知道如何才能搭建好企業(yè)內(nèi)的預(yù)算管理系統(tǒng)嗎？本篇文章里，作者便進(jìn)行了總結(jié)分析，一起來看一下。

我們常說這樣幾句話“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，就是我們對(duì)有限資源的分配和計(jì)劃。

對(duì)于企業(yè)也是如此，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需要資源，更需要合理的資源配置，如果把70%的資金用于吃喝玩樂的應(yīng)酬，那企業(yè)資金能用到實(shí)處的也多不了。就比如部門團(tuán)建需要預(yù)先申請(qǐng)，使用部門的團(tuán)建成本，上次我們團(tuán)建就因?yàn)椴块T預(yù)算不足而沒去成環(huán)球影城。

因此，預(yù)算管理就是合理的分配企業(yè)財(cái)務(wù)、實(shí)物以及人力資源去實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，并在整個(gè)實(shí)施過程中全程控制的內(nèi)部管理活動(dòng)。實(shí)施預(yù)算管理是保證公司戰(zhàn)略按計(jì)劃實(shí)施、確保各部門經(jīng)營(yíng)目標(biāo)順利達(dá)成，強(qiáng)化內(nèi)部管理控制以及降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要管理手段。

預(yù)算管理是一個(gè)集“預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析”等復(fù)雜體系為一體的企業(yè)管理活動(dòng)，為了提高管理效率和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，并且可以實(shí)時(shí)監(jiān)控控制整個(gè)預(yù)算過程，因此需要建立一個(gè)能夠覆蓋全部預(yù)算管理循環(huán)的信息化系統(tǒng)，也就是預(yù)算管理系統(tǒng)。

一、預(yù)算管理流程架構(gòu)

預(yù)算管理系統(tǒng)完成預(yù)算的編制及基礎(chǔ)管理模塊，預(yù)算控制部分通過預(yù)算數(shù)據(jù)以及控制策略，為業(yè)務(wù)提供預(yù)算控制服務(wù)，業(yè)務(wù)發(fā)生以后調(diào)用預(yù)算控制服務(wù)來進(jìn)行預(yù)算的處理。

預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和預(yù)算金額數(shù)據(jù)，其中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)又包括：

• 組織信息：同時(shí)同步組織及組織層級(jí)，同步之后可通過組織代碼等查詢；
• 預(yù)算科目：同步預(yù)算科目及科目層級(jí)，并校驗(yàn)科目唯一性；
• 預(yù)算科目與核算科目mapping：此關(guān)系用于將核算科目轉(zhuǎn)換層預(yù)算科目。

預(yù)算策略是基于預(yù)算組織、預(yù)算科目、控制周期等配置實(shí)現(xiàn)的預(yù)算策略。

預(yù)算控制服務(wù)是利用預(yù)算金額與預(yù)算控制策略組合實(shí)現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，提供給外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)；外圍系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)占用明細(xì)回傳給預(yù)算控制系統(tǒng)，更新預(yù)算可用金額，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的預(yù)算控制。

二、系統(tǒng)集成關(guān)系

差旅申請(qǐng)：事前出差申請(qǐng)系統(tǒng)，差旅申請(qǐng)通過后，TA單推送至攜程商旅，員工即可預(yù)訂飛機(jī)票，預(yù)算控制系統(tǒng)提供給差旅申請(qǐng)控制服務(wù)，差旅申請(qǐng)返回業(yè)務(wù)明細(xì)。

費(fèi)用報(bào)銷主要作用為個(gè)人費(fèi)用與部分公司費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷；預(yù)算控制系統(tǒng)提供給費(fèi)用報(bào)銷控制服務(wù)，費(fèi)用報(bào)銷返回業(yè)務(wù)明細(xì)。

預(yù)算系統(tǒng)主要管理公司預(yù)算編制、審批、分析等作用；預(yù)算系統(tǒng)把預(yù)算數(shù)據(jù)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)傳送給預(yù)算控制部分。

人事系統(tǒng)將人員相關(guān)信息傳送給預(yù)算控制。

采購(gòu)管理主要用于對(duì)公采購(gòu)管理，管理供應(yīng)商、采購(gòu)申請(qǐng)、詢比價(jià)、采購(gòu)訂單、收貨等內(nèi)容。

三、預(yù)算控制

預(yù)算控制平臺(tái)是基于預(yù)算編制結(jié)果及預(yù)算控制策略來對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制的平臺(tái)。其中，預(yù)算控制策略通過設(shè)置組織、項(xiàng)目、預(yù)算科目、控制強(qiáng)度、控制周期、年等維度組合定義該平臺(tái)用來控制業(yè)務(wù)流程的規(guī)則。

其中包括預(yù)算控制策略子系統(tǒng)，預(yù)算控制服務(wù)子系統(tǒng)，預(yù)算調(diào)撥子系統(tǒng)以及配置管理、接口管理、預(yù)算控制分析等模塊組成。

凍結(jié)：指業(yè)務(wù)單據(jù)提交審批，預(yù)算被保留，但未實(shí)際使用預(yù)算。

占用：預(yù)算已經(jīng)實(shí)際使用，即相關(guān)業(yè)務(wù)流程已經(jīng)完成。

控制強(qiáng)度：

• 不控制：只統(tǒng)計(jì)預(yù)算執(zhí)行情況，不進(jìn)行控制，提醒，可以繼續(xù)業(yè)務(wù)流程。
• 警告：如超預(yù)算，需加批，走預(yù)算外流程。
• 控制：如果超過預(yù)算，則不可進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)流程。

控制周期，計(jì)算預(yù)算控制額度的時(shí)間范圍，例如 季度，表示以季度范圍計(jì)算預(yù)算可用額度。

控制策略主要通過組織、項(xiàng)目、預(yù)算科目、控制強(qiáng)度、控制周期、年等維度組合定義該平臺(tái)用來控制業(yè)務(wù)流程的規(guī)則；與預(yù)算余額表組合提供預(yù)算控制服務(wù)。

四、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步

可以手動(dòng)或者系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行同步，將預(yù)算管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步至預(yù)算控制系統(tǒng)。

預(yù)算控制系統(tǒng)對(duì)同步的數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷，如果已經(jīng)存在則更新已有數(shù)據(jù)，如果不存在則新增同步過來的數(shù)據(jù)。

五、預(yù)算控制流程

業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗(yàn)節(jié)點(diǎn)，通過“部門、科目、時(shí)間、金額”等參數(shù)，向預(yù)算控制平臺(tái)請(qǐng)求預(yù)算控制服務(wù)，因預(yù)算科目與核算科目編碼不一致，預(yù)算控制平臺(tái)需要針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的參數(shù)及mapping表進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后，根據(jù)參數(shù)查找預(yù)算控制策略，比如取款控制周期、累計(jì)等。

預(yù)算校驗(yàn)：業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗(yàn)點(diǎn)，提供校驗(yàn)參數(shù)（主要包括，業(yè)務(wù)單號(hào)、行號(hào)，部門、會(huì)計(jì)科目、年度、期間、行金額）至預(yù)算控制平臺(tái)，預(yù)算控制平臺(tái)自動(dòng)根據(jù)相關(guān)參數(shù)獲取預(yù)算控制策略及預(yù)算可用余額，與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，若業(yè)務(wù)單據(jù)為多行，則對(duì)每行進(jìn)行校驗(yàn)比較，輸出控制結(jié)果，根據(jù)控制結(jié)果進(jìn)行后續(xù)流程。

預(yù)算凍結(jié)：業(yè)務(wù)流程預(yù)算校驗(yàn)通過（包括預(yù)算充足，控制強(qiáng)度為警告、不控制）之后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)返給預(yù)算控制平臺(tái)預(yù)算凍結(jié)明細(xì)，若業(yè)務(wù)單據(jù)為多行則按行提供，寫入凍結(jié)/占用明細(xì)表，同時(shí)更新預(yù)算余額表。預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)?zhí)峤粚徟?，也作為預(yù)算凍結(jié)，更新預(yù)算余額表。

預(yù)算占用：已凍結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，如果通過審批（財(cái)務(wù)復(fù)核點(diǎn)）之后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)將凍結(jié)數(shù)據(jù)信息傳輸給預(yù)算控制平臺(tái)，釋放預(yù)算、轉(zhuǎn)為占用預(yù)算。系統(tǒng)先釋放凍結(jié)數(shù)據(jù)，再生成占用，如果釋放和占用出現(xiàn)錯(cuò)誤，則將錯(cuò)誤信息通知業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

預(yù)算沖回：業(yè)務(wù)單據(jù)被終止（包括審批退回、主動(dòng)撤回等）后 ，業(yè)務(wù)系統(tǒng)向預(yù)算控制平臺(tái)提交詳情（包括單據(jù)編號(hào)、公司、部門、行號(hào)、科目、金額、年度、期間等）進(jìn)行預(yù)算沖回。

六、預(yù)算余額表

預(yù)算余額表主要記錄預(yù)算執(zhí)行匯總情況，可以直觀的看到預(yù)算余額、占用余額等情況，同時(shí)也為預(yù)算控制服務(wù)提供余額基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

其中“組織、項(xiàng)目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復(fù)”，需單獨(dú)記錄調(diào)撥中金額；預(yù)算原金額為從預(yù)算同步過來數(shù)據(jù)，記錄預(yù)算版本，預(yù)算原金額不更新更改。

預(yù)算金額=預(yù)算原金額-調(diào)撥金額

預(yù)算余額（QTD）=本月預(yù)算金額-本月凍結(jié)金額-本月占用金額

預(yù)算余額（YTD）=本季預(yù)算金額-本季凍結(jié)金額-本季占用金額

七、凍結(jié)與占用明細(xì)

主要提供查詢預(yù)算凍結(jié)、占用明細(xì)信息。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)需在個(gè)校驗(yàn)點(diǎn)將單據(jù)詳細(xì)信息傳送至預(yù)算控制平臺(tái)，校驗(yàn)點(diǎn)包括凍結(jié)、占用、沖回點(diǎn)；數(shù)據(jù)校驗(yàn)通過后，存儲(chǔ)業(yè)務(wù)明細(xì)數(shù)據(jù)同時(shí)更新預(yù)算余額表；記錄業(yè)務(wù)明細(xì)是否已經(jīng)更新預(yù)算余額表。

八、預(yù)算調(diào)撥

主要提供預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)，預(yù)算掉申請(qǐng)查詢等功能。

其中，預(yù)算調(diào)撥金額小于等于預(yù)算余額，預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)審批前視同凍結(jié)預(yù)算。

九、預(yù)算控制與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成

在業(yè)務(wù)發(fā)生流程里，在每一個(gè)事件發(fā)生的節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)對(duì)預(yù)算進(jìn)行不同程度的控制，以達(dá)到預(yù)算控制的目的。

通過費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程可以看出來，預(yù)算控制并不是一次性動(dòng)作，而是每一個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)都需要相關(guān)的控制操作，比如申請(qǐng)時(shí)占用、通過是耗用、不通過時(shí)沖回等。

預(yù)算占用按照明細(xì)行進(jìn)行占用處理，一旦有一行超預(yù)算則整單超預(yù)算，以下是費(fèi)用報(bào)銷的校驗(yàn)過程。

專欄作家