「配圖攝影 by 張輝」

我經(jīng)常會階段性的陷入忙碌。每當此時，我都會反思：這樣忙碌的工作節(jié)奏是否能持續(xù)？

一兩天這樣忙，一兩周這樣忙沒問題。但長期陷于忙碌會帶來大問題，比如會陷入低效工作的惡性循環(huán)中—— 因為工作效率降低，會讓我在同樣一件事情上花更多的時間，也會增加做出錯誤判斷的概率，而所有的錯誤后面都需要加倍償還。這樣的惡性循環(huán)會讓我在今后付出更多的時間，也會影響到團隊，讓團隊陷入到瞎忙的狀態(tài)。

下面是我的思考，方案和后續(xù)的結果，供同樣忙碌的你參考。

第一、壓縮自己能掌控的會議時間

什么是自己能掌控的會議？其實就是自己發(fā)起或者自己團隊的會議。我計劃把這些會議的時間長度減少25%以上。

比如，原來一小時的會議接下來控制在45分鐘以內。最典型的其實是面試，我想把面試時間從1小時壓縮到45分鐘，已經(jīng)嘗試幾次，效果特別好。希望后續(xù)可以將面試時間（單人面試）壓縮到30分鐘 —— 事實上，這正是《重新定義公司》一書中Google推薦的面試時間。

行動項：多人面試時間壓縮到45分鐘，單人面試時間壓縮到30分鐘。

后續(xù)的結果：我們把面試時間都統(tǒng)一為30分鐘。我發(fā)現(xiàn)，只要是把面試的問題框架設計好，30分鐘足以判斷一個人是否匹配當前的崗位，以及他突出的優(yōu)缺點是什么。

第二、在日程中留出休息時間

我計劃每天中午12點到13：30之間，還有晚上18：00之后盡量不安排會議。中午不安排會議的原因很簡單，讓自己和同事能按時午餐，這樣對胃比較好，同時可以在午間稍作調整，下午的狀態(tài)就會比較好。

如果中午連軸轉，下午的狀態(tài)會非常差。我沒有喝咖啡的習慣，在我看來，靠濃咖啡「續(xù)命」其實是透支身體，是對身體欠債。而自然規(guī)律是：有債必償。

晚上留出時間，是希望自己可以在下班之后閉關一小時，獨自思考。如果缺少這樣的時間，工作就會缺少深度。忙碌一天而沒有認知的提升，這是最令人遺憾的事情。每天為思考工作保留一小時時間，是自己和團隊成長的必要條件，希望自己在下一個100天能做到這件事。

行動項：

1、日程中設立重復事項，預先占用每天中午和晚上18點之后的時間，減少這兩個時段的會議安排。

2、每天在下班后有一小時的深思時間。

后續(xù)的結果：

在午飯和晚飯時安排的會議減少了很多 —— 這說明一個問題，如果你不提前安排自己的時間，自然會有其他人幫你安排時間。所以，獲得主動的方法是主動安排自己的時間。

第三、對一些會議邀請說NO

過去大家邀請我參會，我一般都會說YES。但后面我會選擇性地說NO，或者讓團隊的同學去參加。對會議邀請進行選擇，會讓自己更加明確自己的核心職責，同時也給團隊提供鍛煉的機會。

行動項：

1、每天有意識地拒絕一些會議邀請，并記錄自己的拒絕的理由和相關安排。逐漸積累「說Yes」和「說No」的模式，從而為優(yōu)化參加會議積累數(shù)據(jù)。

后續(xù)的結果：

我已經(jīng)習慣于在每周、每天開始的時候集中處理會邀，對每個會邀都選擇明確的回復，是參加、拒絕還是待定。而且，我發(fā)現(xiàn)一旦習慣這樣明確的回復，也會有更多掌控自己時間的自信。因為無論是Yes還是No都有非常明確的理由。

此外，我正在考慮如何通過其他方式來有效地減少團隊會議，比如通過結構化的文檔，通過一些更先進的協(xié)作工具。這些進展都會隨時和大家分享。

第四、影響周邊同事的開會習慣

經(jīng)常借助各種機會、場合，影響身邊同事改變開會習慣，包含但不限于：只開必要的會議，只邀請必要的參會人，會前準備議題，設定會議目標，讓參會者會前完成必要的「作業(yè)」，會上嚴控流程等等。從而逐漸減少會議的頻次和時長。

我們處在一個辦公室的生態(tài)中，光你自己改變沒有用，必須與大家一起來改變才可以。當然，如果需要產(chǎn)生長期有效的影響，我們需要建立一套會議系統(tǒng)，能準確地統(tǒng)計大家參會的時長是第一步，后續(xù)能有會議類型，系統(tǒng)能支持標準類型的會議流程，開會時依賴系統(tǒng)組會、開會，完成會議紀要和會后跟進，獲得會議的閉環(huán)數(shù)據(jù)，才能有機會從根本上優(yōu)化會議。

行動項：

思考「會議系統(tǒng)」—— 一套可以用戶會議全生命周期管理的線上系統(tǒng)。

后續(xù)的結果：

有越來越多的例會有了明確的流程和標準，包含會前材料的準備，會中的主持，會后的跟進。當然，如何成為「專業(yè)」的會議主持人，如何訓練大家成為專業(yè)的會議主持人，如何把這些專業(yè)沉淀在系統(tǒng)中，目前還在探索中。

第五、將個人的時間顆粒度變小

將我自己可以安排的最小時長從30分鐘縮短到15分鐘，甚至10分鐘。這樣的話，過去30分鐘能做完的事情，現(xiàn)在15分鐘甚至10分鐘就能做完了。尤其是一些1對1溝通，有些只是簡單事項的確認，當面聊5-10分鐘就能完成，無需專門的會議，因為一安排會議就至少是30分鐘。這樣可以讓開會的雙方都能有意識地提升效率。

行動項：

按照15-10分鐘做自己時間的切片，安排事項。

后續(xù)的結果：

我現(xiàn)在越來越習慣于用看似碎片化的時間來完成一些關鍵要事，比如通過10-15分鐘的寫作記錄內心聲音，通過5-10分鐘的運動來堅持鍛煉。但同時我意識到一件事，我們必須承認自己的注意力和精力是有限資源。在精力不足的時候，可能10-15分鐘的碎片時間更適合用來主動休息，比如冥想或者打盹兒，而非處理工作或者刷手機。

以上是抵御忙碌的若干思考，如果自己每天能在日程中找到20%的余閑時間，用于調節(jié)節(jié)奏和深思熟慮，從長期看，這樣的余閑時間安排會被加倍回報，尤其在決策質量和團隊成長兩方面。這種優(yōu)化不僅對自己有價值，對團隊、對公司也很有價值。如果可以推而廣之，將讓整個組織受益。