檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)編寫管理體系文件時(shí)，首先要項(xiàng)層設(shè)計(jì)《通用要求》條款一質(zhì)量手冊一程序文件一記錄表格對照表，管理體系文件要保證覆蓋《通用要求》中所適用的全部要素，質(zhì)量手冊、程序文件、記錄表格間要結(jié)構(gòu)合理、相互關(guān)聯(lián)、無縫銜接，并根據(jù)各部門及崗位職責(zé)，自下而上和自上而下地編寫既符合《通用要求》的要求，又符合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況的管理體系各層文件，這一環(huán)節(jié)也十分重要，如下表所示（僅供參考)。

管理體系文件的編寫原則及方法

一、管理體系文件編寫原則

  編寫管理體系文件時(shí)，要貫徹“該寫的都得寫到”的原則。但由于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢測性質(zhì)的不同或檢測對象的行業(yè)特點(diǎn)要求，某些個(gè)別條款對某種類型的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)不適用，因此在體系文件中可以進(jìn)行裁前管理體系文件編寫的基本要求是:寫你要做的，即《通用要求》和《特殊要求》(適用時(shí)) 要求的要寫到。文件的編寫應(yīng)遵循以下原則;

1.系統(tǒng)全面的原則

  檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)建立的管理體系是對質(zhì)量活動中的各個(gè)方面綜合起來的一個(gè)完整的系統(tǒng)。管理體系各要素之間不是簡單的集合， 而是具有一定的相互依賴、相互配合、相互促進(jìn)和相互制約的關(guān)系，形成了具有一定活動規(guī)律的有機(jī)整體。在編寫管理體系文件時(shí)必須樹立系統(tǒng)的觀念，從檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的整體出發(fā)進(jìn)行策劃、設(shè)計(jì)、編排。對影響檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢測工作質(zhì)量的各項(xiàng)活動進(jìn)行全過程、全要素、全方位的控制?？刂茟?yīng)是閉環(huán)的和便于互相監(jiān)督的，管理體系要 覆蓋要求的所有要素，對影響檢測質(zhì)量的全部因素進(jìn)行有效的控制。

2.科學(xué)合理的原則

  管理體系文件的編制要用標(biāo)準(zhǔn)化帶動規(guī)范化，質(zhì) 量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和各種記錄等文件的編寫都離不開標(biāo)準(zhǔn)化文件的指導(dǎo)，適時(shí)采用最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

  管理體系文件的合理性則要求結(jié)合檢測工作的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，對本檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)以往質(zhì)量管理的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，這樣才能有效地指導(dǎo)檢測工作。文件之間要做到層次清楚、接口明確，從第一層次文件質(zhì)量手冊可查詢到相關(guān)的第二層次程序文件，從第二層次程序文件可查詢到相關(guān)的第三層次文件〈作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量 記錄等) ，以保證文件結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序、接口嚴(yán)密、相互關(guān)聯(lián)。文件在必要時(shí)允許有交叉，但邏輯性要強(qiáng)。

3.有效協(xié)調(diào)的原則

  管理體系文件應(yīng)現(xiàn)行有效，即有利于減少、消除和預(yù)防質(zhì)量問題的產(chǎn)生。出現(xiàn)質(zhì)量問題能及時(shí)識別并迅速糾正，使質(zhì)量活動始終處于受控狀態(tài)，始終滿足國家和地方的法律法規(guī) 規(guī)章及其他要求，保證管理體系的充分性和持續(xù)適用人性。

4.簡便適用的原則

  管理體系文件要在符合《通用要求》和《特殊要求》(適用時(shí)) 要求的前提下，遵循“最簡單，最易懂，最易行”的原則編寫，并保證管理體系文件的規(guī)定都 能在實(shí)際工作中完全做得到，充分反映檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢測和管理工作的實(shí)際。編寫管理體系文件時(shí)始終要考慮到可操作性，便于實(shí)施、檢查、記錄和追溯。

5.全員參與的原則

  管理體系文件是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理體系的文件化，為避免管理體系運(yùn)行中的偏離，應(yīng)確保各個(gè)崗位和單位〈部門)的每一位員工都熟知自己應(yīng)該做什么、如何做。實(shí)踐證明，在編寫的過程中始終堅(jiān)持全員參與、“我寫我做”的原則，認(rèn)真聽取一線員工的意見，充分調(diào)動他們的積極性和創(chuàng)新精神，上下反復(fù)溝通，融《通用要求》和《特殊要求》(適用時(shí))于檢測工作的方方面面才能保證管理體系文件的科學(xué)性、可操作性和有效性。

二、管理體系編寫方法

1.自上而下的編寫方法

  按質(zhì)量方針和目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄表格的順序編寫。此方法有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，對文件編寫人員人掌握《通用要求》等標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢測知識要求較高，用此方法編寫文件所需時(shí)間較長。

  2.自下而上的編寫方法

  按基礎(chǔ)性文件、程序文件、質(zhì)量手冊的順序編寫。此方法適用于原管理基礎(chǔ)較好的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)，但如無文件總體方案設(shè)計(jì)指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

  3.兩邊擴(kuò)展的編寫方法

  先編寫程序文件，再開始質(zhì)量手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫。此方法的實(shí)質(zhì)是從分析活動、確定活動程序開始，有利于《通用要求》等標(biāo)準(zhǔn)的要求與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的實(shí)際緊密結(jié)合，用此方法可縮短文件編寫時(shí)間。