在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，總會(huì)出現(xiàn)一些涉及商業(yè)機(jī)密或其他重要敏感問(wèn)題的電子文件。這些文件通常僅供部分高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員查閱和使用，而對(duì)一般員工來(lái)說(shuō)，這些文件不僅不能用，最好都不知道有這些文件的存在。

“不知道文件的存在”這一操作如何實(shí)現(xiàn)呢？

最簡(jiǎn)單的方法就是單獨(dú)建立“重要文件組”，把所有重要文件都存放在組里。

如果是重要度沒(méi)那么強(qiáng)，或者不適合為這些重要文件單獨(dú)建組，在分配權(quán)限時(shí)，可使用“文件夾禁止權(quán)限”。

以上兩種方法都適用于多可文檔管理系統(tǒng)和多可檔案管理系統(tǒng)的用戶。

而如果您使用的是多可知識(shí)管理系統(tǒng)，那么還可以考慮采用“文件密級(jí)”這項(xiàng)知識(shí)管理系統(tǒng)獨(dú)有的功能。

下面簡(jiǎn)單介紹一下這三種方法：

方法一 建立重要文件組

您可以在系統(tǒng)內(nèi)建立一個(gè)獨(dú)立的組，專門(mén)用來(lái)存放重要文件。這就如同對(duì)這批重要文件進(jìn)行隔離，能簡(jiǎn)單粗暴但有效的把重要文件和非重要文件隔離開(kāi)來(lái)。

您只需要：

1、建組；

2、在組下建立文件夾；

3、通過(guò)組授權(quán)方式給相關(guān)人員授權(quán)。

以后所有上傳的文件都始終只有授權(quán)了的人才能看到。其他無(wú)關(guān)人員因?yàn)椴辉谶@個(gè)組里，看不到這個(gè)組，因此根本不可能知道、不可能接觸到、更不可能使用這些文件。

隔離始終是最有效的手段，對(duì)流行病的防控是這樣，對(duì)重要文件的保管來(lái)說(shuō)也是一樣。 

方法二 設(shè)置文件夾禁止權(quán)限

對(duì)于非企業(yè)級(jí)別的重要文件，比如那些部門(mén)級(jí)別的重要文件，可采用在部門(mén)下建立重要文件夾的辦法來(lái)隔離文件。只是在組下建立這樣的文件夾時(shí)，要小心權(quán)限的分配。因?yàn)樵O(shè)置了組的權(quán)限，也就等于對(duì)組下的所有文件夾進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置。

要想讓組下存放重要文件的文件夾對(duì)組內(nèi)的某些用戶屏蔽，可以搭配使用“文件夾禁止權(quán)限”。

方法是：

1、建立重要文件夾；

2、選擇該文件夾；

3、從文件夾菜單中調(diào)出“禁止權(quán)限”；

4、選擇需要屏蔽的用戶；

5、選擇禁止文件夾列表，系統(tǒng)會(huì)隨之同時(shí)禁止該文件夾下的文件列表。

這樣被屏蔽的用戶再次登錄系統(tǒng)后，會(huì)完全看不到這個(gè)文件夾，就好象這個(gè)文件夾完全不存在一樣。

方法三 啟用文件密級(jí)

文件密級(jí)作為多可知識(shí)管理系統(tǒng)獨(dú)有的一項(xiàng)功能，在設(shè)置文件重要度上十分簡(jiǎn)單好用。

說(shuō)它簡(jiǎn)單好用是相對(duì)于上述第二種方法而言。啟用文件密級(jí)后，不需要在組下建立單獨(dú)存放重要文件的文件夾，也不用使用禁止權(quán)限，即使重要文件和非重要文件混放在同一文件夾下也不怕。

用此方法來(lái)隱藏重要文件的操作就兩步：

1、設(shè)置用戶密級(jí)；

2、上傳文件時(shí)選定文件密級(jí)。

這里的操作重點(diǎn)是事先判定并設(shè)置好用戶的密級(jí)，決定哪些用戶可以接觸重要文件，哪些用戶只能接觸不重要的文件。在上傳文件時(shí)，選擇文件的密級(jí)程度。文件上傳后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)各成員的密級(jí)程度，來(lái)決定是否對(duì)其顯示該文件。

多可知識(shí)管理系統(tǒng)自帶四種密級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、非密。四種密級(jí)相當(dāng)于四種不同的文件重要度。被設(shè)置了密級(jí)級(jí)別的用戶只能接觸同級(jí)別和低級(jí)別的文件，而不能接觸高級(jí)別的文件。

以上圖圖例3為例，假設(shè)一份文件的密級(jí)被設(shè)置為絕密，那就只有密級(jí)為“絕密”級(jí)別的用戶總經(jīng)理才能接觸到這份文件，密級(jí)為機(jī)密、秘密的經(jīng)理們、員工們根本不會(huì)知道有這份文件，更別提級(jí)別最低的非密用戶小明了。對(duì)這些用戶來(lái)說(shuō)，這份絕密文件就像隱形一樣。

以上就是我們今天介紹的三種方式，他們都能讓敏感、重要、涉密文件在多可系統(tǒng)中成功隱形，您可以根據(jù)企業(yè)具體情況靈活選用。