玩轉(zhuǎn)WPS表格 - 數(shù)據(jù)錄入

hercules028 2022-05-13

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學(xué)會多種錄入數(shù)據(jù)的方式，是熟練玩轉(zhuǎn)WPS表格的基礎(chǔ)！下面請和小編一起，一起學(xué)習(xí)WPS的數(shù)據(jù)錄入技巧吧！

數(shù)據(jù)錄入的技巧

合理正確地錄入數(shù)據(jù)，對后續(xù)的數(shù)據(jù)處理與分析尤為重要，掌握科學(xué)的操作方法和技巧，可以有效提高工作效率，使枯燥、煩瑣的數(shù)據(jù)錄入工作變得簡單易行。本章主要介紹在WPS 表格中錄入各種類型的數(shù)據(jù)及將外部數(shù)據(jù)源導(dǎo)入WPS表格中的相關(guān)技巧。

了解數(shù)據(jù)的類型

當(dāng)用戶向工作表的單元格中輸入內(nèi)容時(shí)，WPS表格會自動對輸入的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行判斷。WPS表格可識別的數(shù)據(jù)類型有數(shù)值、日期或時(shí)間、文本、公式、錯(cuò)誤值與邏輯值等。

進(jìn)一步了解WPS表格所能識別單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)的類型，可以最大限度地避免因數(shù)據(jù)類型錯(cuò)誤而造成的麻煩。

1. 輸入數(shù)值：

任何由數(shù)字組成的單元格輸入項(xiàng)都被當(dāng)作數(shù)值。數(shù)值里也可以包含一些特殊字符。

1）負(fù)號：如果在輸入數(shù)值前面帶有一個(gè)負(fù)號（-），WPS表格將識別為負(fù)數(shù)。

2）正號：如果在輸入數(shù)值前面帶有一個(gè)正號（+）或不加任何符號，WPS表格都將識別為正數(shù)，但不顯示符號。

3）百分比符號：在輸入數(shù)值后面加一個(gè)百分比符號（%），WPS表格將識別為百分?jǐn)?shù)，并且自動應(yīng)用百分比格式。

4）貨幣符號：在輸入數(shù)值前面加一個(gè)系統(tǒng)可識別的貨幣符號（如￥），WPS表格會識別為貨幣值，并且自動應(yīng)用相應(yīng)的貨幣格式。

另外，如果在輸入的數(shù)值中包含有半角逗號和字母E，且放置的位置正確，那么，WPS 表格會識別為千位分隔符和科學(xué)計(jì)數(shù)符號。如“8 , 600”和“5 E+ 5”，WPS表格會分別識別為 8600 和 5 乘以 10 的 5 次冪，即 500 000，并且自動應(yīng)用貨幣格式和科學(xué)記數(shù)格式。而對于 86 , 00 和E55 等則不會被識別為數(shù)值。

2. 輸入日期和時(shí)間：

在WPS表格中，日期和時(shí)間是以一種特殊的數(shù)值形式存儲的，被稱為“序列值”。序列值介于一個(gè)大于等于 0，小于 2958466 的數(shù)值區(qū)間。因此，日期型數(shù)據(jù)實(shí)際上是一類包含在數(shù) 值數(shù)據(jù)范疇中的特殊數(shù)值。日期和時(shí)間系列值經(jīng)過格式設(shè)置，以日期或時(shí)間的格式顯示，所以用戶在輸入日期和時(shí)間時(shí)需要用正確的格式輸入。在默認(rèn)的Windows中文操作系統(tǒng)下，使用短杠（-）、斜杠（/）和中文“年月日”間隔等格式為有效的日期格式（如“2013 - 1 - 1”是有效的日期），都能被 WPS 表格識別，具體如表 2-1 所示。

表2-1 日期輸入的幾種格式

雖然以上幾種輸入日期的方法都可以被WPS表格識別，但還是有以下幾點(diǎn)需要注意：

1）輸入年份可以使用 4 位年份（如 2002），也可以使用兩位年份（02）。

2）當(dāng)輸入的日期數(shù)據(jù)只包含年份（4 位年份）與月份時(shí)，系統(tǒng)會自動將這個(gè)月的 1 日作為它的日期值。

3）當(dāng)輸入的日期只包含月份和天數(shù)時(shí)，系統(tǒng)會自動將當(dāng)前年份值作為它的年份。

注意：

輸入日期的一個(gè)常見誤區(qū)是將點(diǎn)號“.”作為日期分隔符，WPS表格會將其識別為普通文本或數(shù)值，如 2012 . 8 . 9 和 8 . 10 將被識別為文本和數(shù)值。

由于日期存儲為數(shù)值的形式，因此它繼承著數(shù)值的所有運(yùn)算功能。例如，可以使用減法運(yùn) 算得出兩個(gè)日期值的間隔天數(shù)。

日期系統(tǒng)的序列值是一個(gè)整數(shù)數(shù)值，一天的數(shù)值單位就是 1，那么 1 小時(shí)就可以表示為 1 / 24 天，1 分鐘就可以表示為 1 /（24×60）天等，一天中的每一時(shí)刻都可以由小數(shù)形式的序列值來表示。同樣，在單元格中輸入時(shí)間時(shí)，只要用WPS表格能夠識別的格式輸入就可以了。

表 2-2 列出了WPS表格可識別的一些時(shí)間格式。

表2-2 WPS 表格可識別的時(shí)間格式

3. 輸入文本：

文本通常是指一些非數(shù)值性的文字、符號等。一些不需要計(jì)算的數(shù)值，如銀行卡號、身份證號碼等也可以保存為文本格式。當(dāng)輸入的數(shù)值長度超過 11 位時(shí)，WPS表格會自動在開頭部分加上半角單引號“'”，將其存儲為文本格式，而無須其他特殊設(shè)置。

在一些系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中，經(jīng)常會有一些文本型的數(shù)字。如需將這些文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為可計(jì)算的數(shù)值格式，可以選中包含文本型數(shù)字的單元格區(qū)域，此時(shí)屏幕上會自動出現(xiàn)“錯(cuò)誤提示”按鈕。單擊“錯(cuò)誤提示”下拉按鈕，在下拉菜單中選擇【轉(zhuǎn)換為數(shù)字】命令，如圖 2-1 所示。

圖2-1 使用“錯(cuò)誤提示”按鈕轉(zhuǎn)換文本型數(shù)字

除此之外，還可以選中數(shù)據(jù)區(qū)域后，依次單擊【開始】→【格式】命令，在下拉菜單中選擇【文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值】命令，如圖 2-2 所示。

圖2-2 使用功能區(qū)菜單轉(zhuǎn)換文本型數(shù)字

注意：

如果需要以數(shù)值格式保存長數(shù)字時(shí)，可以在輸入內(nèi)容后使用以上方法轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，但是如果數(shù)值超過 11 位，就會自動顯示成科學(xué)計(jì)數(shù)形式。如果超過 15 位，則 15 位之后的部分都將變成 0。

4. 輸入公式：

通常，用戶要在單元格內(nèi)輸入公式，需要用等號“=”開頭，表示當(dāng)前輸入的是公式。除了等號外，使用加號“+”或減號“-”開頭，WPS表格也會識別為正在輸入公式。不過，一旦按下鍵，WPS表格會自動在公式的開頭加上等號“=”。

在WPS表格中，除等號外，構(gòu)成公式的元素通常還包括以下幾種。

1）常量。常量數(shù)據(jù)有數(shù)值、日期、文本、邏輯值和錯(cuò)誤值。

2）單元格引用。包含直接單元格引用和名稱引用。

3）半角括號。

4）運(yùn)算符。運(yùn)算符是構(gòu)成公式的基本元素之一，關(guān)于運(yùn)算符的詳細(xì)內(nèi)容請參閱技巧 93。

5）工作表函數(shù)。如SUM或SUBSTITUTE等。

學(xué)會了嗎？快來和小編一起，把WPS的數(shù)據(jù)錄入一起運(yùn)用到實(shí)踐中吧！

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來自： hercules028 > 《WPS》

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