開好“會前會”，我們這樣做

快樂者生存 2022-05-11 發(fā)布于北京

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正式會議前召開的協(xié)調(diào)會，會務工作人員習慣稱之為“會前會”?！皶皶币话阌蓵h秘書組負責召集舉辦，著眼做好會議籌備工作，進行思想認識的集中動員、職責任務的集中部署、流程要素的集中推演、風險隱患的集中評估，是科學高效辦會的重要步驟和途徑。

緊扣需求

準確把握“會前會”的主要任務

開好“會前會”的目的在于統(tǒng)一思想認識，統(tǒng)籌各方面力量，明確目標任務，細化標準要求，保證籌備進度，全力跟蹤推進，確保正式會議順利圓滿召開。

明確指導思想和工作思路。不同主題的正式會議，籌備工作的指導思想和工作思路不盡相同。召開“會前會”，就是要學習領(lǐng)會正式會議的目的意義、主要內(nèi)容，明確籌備工作的總體考慮、步驟安排，真正做好思想動員，確保工作方向不發(fā)生偏差。

比如，我省第十二次黨代會前夕，省委副書記主持召開籌備工作“會前會”強調(diào)，黨代會是全省人民政治生活中的一件大事，各有關(guān)單位要提高政治站位，圍繞“形成一個好報告、選出一屆好班子、開出一個好會風”的要求，扎實做好各項籌備工作?！皶皶鄙钊腴_展政治動員，提升了工作部署的權(quán)威性，收到良好效果。

明確機構(gòu)設置和職責分工?！皶皶币獙I備工作的牽頭負責人、工作機構(gòu)的分組安排、各工作組的負責人及其工作任務等，一一進行明確。工作機構(gòu)一般設置綜合協(xié)調(diào)、材料新聞、生活保障、安全保衛(wèi)等四個方面，根據(jù)正式會議的規(guī)模級別和實際需要，可進行相應增設、合并或優(yōu)化調(diào)整。

比如，省級黨代會的工作機構(gòu)一般增設組織組、紀律作風監(jiān)督檢查組，材料新聞方面分別設置材料簡報組和新聞宣傳組。根據(jù)疫情防控需要，還要設置疫情防控組。

明確需要協(xié)調(diào)解決的重要事項?；I備召開規(guī)模較大的會議，往往需要協(xié)調(diào)解決跨系統(tǒng)、跨部門的復雜事項。“會前會”要認真分析形勢任務，研究制定措施辦法，統(tǒng)籌有關(guān)方面互相配合，理順工作機制，形成工作合力。

比如，我省召開某次現(xiàn)場工作推進會，由于會場位于建筑施工單位的辦公樓中，周邊環(huán)境復雜。為此，我們在“會前會”上安排公安、消防等有關(guān)部門共同做好工作，確保萬無一失。

緊跟節(jié)奏

精心策劃“會前會”的組織安排

“會前會”要根據(jù)正式會議的籌備節(jié)奏，精心組織策劃，周密部署安排。

選好時間地點?！皶皶钡恼匍_時間，要根據(jù)籌備工作進度確定，開早“夾生”，開晚誤事，一般在正式會議前2至3天為宜，如籌備工作量大，可提前一個月召開?！皶皶贝蠖酁閮?nèi)部會議，地點一般選在機關(guān)，為方便實地督導，有時安排在正式會場附近。

列明參會人員。要按照精干管用的原則，詳細列出哪些部門單位的哪類人員參加會議。盡量明確主要負責同志、分管負責同志、相關(guān)業(yè)務處室負責人以及人員數(shù)量等。有些負責專門領(lǐng)域的工作人員可直接指定其參會。

擬定會議議程?！皶皶币话阌韶撠熁I備工作的領(lǐng)導主持，先由承擔綜合協(xié)調(diào)的負責人介紹情況，再作交流發(fā)言，最后由主要負責領(lǐng)導講話。議程可根據(jù)實際適當調(diào)整，比如可安排參加前期工作的同志介紹情況。

撰寫會議文稿?！皶皶钡闹鞒衷~和領(lǐng)導講話稿，一般由會務工作人員或由承擔綜合協(xié)調(diào)工作的人員參與完成。在主持詞中，要準確表述正式會議的主題、籌備工作的總體考慮，以及交流發(fā)言的人員順序；在講話稿中，要明確指出會議籌備組織工作相關(guān)方面各階段的目標任務、完成時限，確?；I備工作順利有序推進。

緊盯時效

著力強化“會前會”的現(xiàn)場管理

“會前會”以協(xié)調(diào)為主線，以務實為遵循，要堅持精簡、緊湊、高效的辦會原則，嚴格要求，嚴肅紀律，強化管理。

報到管理。嚴明到會紀律，不能到會要提供請假理由，遲到早退要說明具體事由，替會人員名單要提前上報送審，堅決防止因缺席會議造成職責缺位。安排專人負責會議報到，在會場入口核實身份、登記信息，強調(diào)保密要求，確保參會人員遵守會議紀律，無關(guān)人員一律不得進入會場。

座次管理。根據(jù)協(xié)商座談的形式布置會場，一般設置為回形桌、圍坐式。要將工作機構(gòu)中各工作組組長、副組長，就近安排在主持人周邊就座；將介紹情況人員和工作任務重、協(xié)調(diào)事項多的負責人，優(yōu)先安排在內(nèi)圈就座。要在內(nèi)圈盡可能多地安排座位，為充分溝通交流、高效議事協(xié)調(diào)提供保障。

材料管理。對正式會議的方案、籌備工作的機構(gòu)設置和職責分工等文字材料，區(qū)別涉密等級，落實保密要求，嚴格加強管理。有的可隨會議議程、人員名單在會場擺放，會后帶離；有的需在會前編號印發(fā)，會后統(tǒng)一收回；有的涉密等級高，只能口頭傳達部署。實踐中，我們曾探索將涉密職責任務等相關(guān)內(nèi)容，摘錄打印、分別密封，“會前會”現(xiàn)場對口發(fā)放、親啟閱讀，實行“點對點清單部署”，收到良好效果。

緊抓落實

跟蹤推進“會前會”的議定措施

“會前會”議定的工作措施，會后需進一步抓緊抓實，確保落地落實。

量化目標任務。根據(jù)“會前會”的協(xié)調(diào)結(jié)果，充分吸納會上提出的意見建議，及時修改工作機構(gòu)的職責分工。根據(jù)分工明確任務，對各工作組的工作任務，分別標明條目、羅列清單。對照正式會議的召開時間，倒排工期，劃分階段，明確各階段、各工作組的任務標準和完成時限。目標任務的量化安排，要經(jīng)審批確認后，及時發(fā)有關(guān)單位對照執(zhí)行。

細化方案流程。各工作組根據(jù)分工安排和任務量化情況，盡快細化各自工作方案，明確各口工作思路、時間節(jié)點、方法步驟、牽頭負責單位、人員力量調(diào)配、工作要求和注意事項等。圍繞專項工作任務，制定專門的細化方案。比如，生活保障組可細化制定食宿安排方案、車輛使用方案、疫情防控和檢驗檢疫方案等。要組織推演工作流程，圍繞每項具體的工作任務，研究每次實際操作的步驟環(huán)節(jié)，對照流程進行模擬演練，發(fā)現(xiàn)難點堵點，解決問題困難，切實提高工作標準，確保不發(fā)生疏漏。

優(yōu)化聯(lián)絡機制。各工作組分別確定一名聯(lián)絡人，專門負責工作組之間具體事務的協(xié)調(diào)對接，縮減溝通層級，提高工作效率。綜合協(xié)調(diào)組掌握全部工作人員名單和聯(lián)系方式，實行備案管理，有緊急情況可隨時溝通。

強化督導驗收。組織電話督辦，通過定期連線調(diào)度，掌握各組各單位工作推進情況，針對遇到的困難問題，及時給予指導幫助、協(xié)調(diào)解決。開展書面督查，限時收集各工作組細化方案，對照方案提出工作建議和催辦意見，報審后發(fā)相關(guān)單位整改落實。要做好實地驗收，根據(jù)工作進度，適時安排現(xiàn)場檢查，對照任務清單，逐條檢查驗收，對未完成事項現(xiàn)場督辦，對進度嚴重落后的相關(guān)責任人進行約談，確保工作措施條條落地、件件落實，各項任務順利圓滿完成。