I. 建立籌備辦公室

雖說酒店籌開任務(wù)沒有標(biāo)準(zhǔn)的先來后到，但當(dāng)然還是需要「先找人再干事兒」的。在整體建筑交付之后，酒店的管理團(tuán)隊便會成立籌建辦公室，并按照酒店預(yù)期的經(jīng)營管理模式，來確定酒店未來經(jīng)營管理團(tuán)隊的組織架構(gòu)，這其中也包括任命酒店的決策層和管理層，以及建立有效的溝通渠道與工作匯報和批復(fù)的形式與程序等內(nèi)容。 

II. 確認(rèn)中長期發(fā)展計劃及年度經(jīng)營方案

酒店的運營管理團(tuán)隊首先需要了解經(jīng)投資者認(rèn)同的項目市場預(yù)案，明確預(yù)先確定的經(jīng)營目標(biāo)，進(jìn)而編寫包括酒店的中長期目標(biāo)、酒店企業(yè)的責(zé)任、達(dá)到目標(biāo)的思路和經(jīng)營過程控制方案等內(nèi)容在內(nèi)的酒店中長期發(fā)展計劃綱要。

同時，酒店籌開團(tuán)隊還需要參考早期項目市場調(diào)研所得結(jié)論制定酒店年度經(jīng)營方案，即主要對酒店經(jīng)營目標(biāo)、成本控制、產(chǎn)品分析、市場定位、市場細(xì)分與目標(biāo)市場的選擇、經(jīng)營戰(zhàn)略及其核心、產(chǎn)品開發(fā)策略(總體功能設(shè)計與產(chǎn)品定位)、營銷策略、經(jīng)營方案的實施計劃等方面進(jìn)行分析與確認(rèn)。

III. 搭建酒店組織結(jié)構(gòu)

酒店組織結(jié)構(gòu)的搭建是以酒店的經(jīng)營方案為基石，對酒店管理層結(jié)構(gòu)及各部門人員編制進(jìn)行細(xì)化，進(jìn)而把控人力成本的一個環(huán)節(jié)。酒店的管理層級一般分為決策層、管理層、執(zhí)行層、操作層四部分。不同類型不同品牌標(biāo)準(zhǔn)的酒店，其管理層級不盡相同。運營者需要根據(jù)酒店的市場定位及部門設(shè)置，調(diào)整管理團(tuán)隊結(jié)構(gòu)及各部門員工數(shù)量，在對人力成本與酒店效益間的關(guān)系進(jìn)行充分分析后，使得酒店人房比滿足客觀發(fā)展規(guī)律，做到因事設(shè)崗，而非因人設(shè)崗。

IV. 制定酒店各項制度

a. 用工制度與薪酬制度

在設(shè)置人力資源相關(guān)制度時，酒店需根據(jù)酒店各部門的營業(yè)和辦公時間，對員工的班次和工作時間進(jìn)行合理安排。酒店的用工制度必須符合國家和地方勞動保障部門的法律法規(guī)，且在《員工手冊》中對制度中的各項條款進(jìn)行確認(rèn)。 

酒店薪酬制度則需根據(jù)酒店經(jīng)營所在地和酒店業(yè)態(tài)的實際情況，核定本酒店各級人員的工資標(biāo)準(zhǔn)，合理規(guī)劃工資結(jié)構(gòu)，并采用級差效益分配法，以多勞多得、效益第一為原則。 

b. 管理制度、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作流程

酒店將按照其經(jīng)營方案和管理要求制定相應(yīng)的管理制度、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，并整合為《酒店運作手冊》，經(jīng)審批后執(zhí)行。 

I. 進(jìn)行市場調(diào)研并整合市場數(shù)據(jù)

雖然有可研階段的各項數(shù)據(jù)與結(jié)論做指導(dǎo)，管理方也需要組織各部門管理人員對區(qū)域酒店市場進(jìn)行更為細(xì)致的調(diào)研，例如知曉區(qū)位旅游資源概況、開業(yè)酒店數(shù)量及經(jīng)營情況、周邊區(qū)域客源畫像及消費習(xí)慣、具有一定規(guī)模的社會餐飲娛樂企業(yè)數(shù)量、執(zhí)行的價格體系和酒店市場發(fā)展前景等市場情況，進(jìn)而找出競爭對手或潛在競爭對手，并著重分析其客源結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品定位、價格政策、平均房價、出租率、服務(wù)特點、餐飲菜系、酒水喜好、人均消費、娛樂項目的設(shè)置和收費標(biāo)準(zhǔn)等經(jīng)營方面的數(shù)據(jù)。 

II. 制定價格政策及各經(jīng)營部門營銷方案

合理的價格體系多是建立在開發(fā)階段可行性研究與籌建期市場調(diào)研所得成果的基礎(chǔ)之上，當(dāng)中需要詳述各項對客收費項目的價格及成本、價格政策與價格控制等諸多內(nèi)容。同時這兩項成果也將幫助酒店細(xì)化經(jīng)營部門包含開業(yè)促銷、會員福利、餐飲推廣計劃、節(jié)日促銷在內(nèi)的各類營銷方案，對目標(biāo)人群實現(xiàn)更具針對性的推廣。

III. 酒店視覺設(shè)計（Visual Identity）

視覺系統(tǒng)設(shè)計其實橫跨了酒店項目的設(shè)計期與籌開期。在籌開期，酒店籌開團(tuán)隊需在視覺設(shè)計的指導(dǎo)下，與設(shè)計方就外圍環(huán)境裝飾、大堂裝飾、客房裝飾、餐區(qū)裝飾、娛樂裝飾和公共區(qū)域裝飾燈具體方案、鮮花綠植裝飾方案、藝術(shù)品擺放方案、裝飾畫布置方案等內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

好的視覺設(shè)計能夠幫助酒店塑造品牌形象、提高品牌忠誠度以及彰顯自身的獨特品牌文化。

IV. 制作酒店簡介

經(jīng)營籌備期間制作的酒店簡介主要用于員工招聘和培訓(xùn)及酒店對外租賃項目的招商。待酒店開業(yè)的各準(zhǔn)備工作完成后，酒店簡介中可以再豐富實景圖片等內(nèi)容作為酒店主要的對客宣傳資料。需要注意的是，酒店還要根據(jù)客源結(jié)構(gòu)的具體情況，另外編寫相應(yīng)的外國語言文字注釋。

V. 開業(yè)慶典籌備   

開業(yè)慶典的準(zhǔn)備工作通常由酒店的市場部門主導(dǎo)，針對慶典的時間節(jié)點、流程、人力、物料進(jìn)行籌備。

I. 員工招聘

基于之前對酒店組織架構(gòu)的明確，酒店需結(jié)合用工制度出臺合理的員工聘用標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)酒店的預(yù)開業(yè)經(jīng)營籌備進(jìn)度，列出各崗位人員的招聘期限及到崗時間。除了當(dāng)下品牌酒店常采用的內(nèi)部調(diào)崗與社會招聘這兩種方式之外，籌開酒店也可以充分利用酒店相鄰區(qū)域的人才市場和專業(yè)對口學(xué)校的生源。 

II. 制定員工培訓(xùn)計劃與開展員工培訓(xùn)

如今各層級各品牌酒店的員工培訓(xùn)計劃都基本趨于完善。盡管稍有不同，但在內(nèi)容上通常需要包含管理人員專業(yè)培訓(xùn)、員工入職培訓(xùn)、禮儀、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)知識、消防安保、食品衛(wèi)生及相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)，以上八個方面。

在培訓(xùn)內(nèi)容之外，酒店還要確認(rèn)培訓(xùn)計劃中，各項內(nèi)容對應(yīng)的培訓(xùn)講師人選、培訓(xùn)要求、培訓(xùn)時間及課程安排，并就培訓(xùn)效果進(jìn)行培訓(xùn)后調(diào)查與階段測試，來確保培訓(xùn)計劃實施的有效性。 

另外需要提醒的是，當(dāng)招聘階段進(jìn)入中期前，酒店就需要開始著手準(zhǔn)備員工到崗前的后勤準(zhǔn)備工作——包括確定食宿場所、培訓(xùn)教室、培訓(xùn)用品、服務(wù)人員及相關(guān)的后勤管理制度等。

I. 制定經(jīng)營物資采購計劃

一般對于已開業(yè)酒店來說，采購計劃需由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，于每年年底進(jìn)行編寫。而對于籌開酒店而言，采購計劃則需要依靠前期的經(jīng)營方案和酒店市場調(diào)研成果開制定。在經(jīng)營用品的采購計劃內(nèi)，需要標(biāo)注采購物品的品名、數(shù)量、規(guī)格、品牌產(chǎn)地、質(zhì)量要求、估算價格、采購周期和到貨時間等詳細(xì)內(nèi)容。

對于物品采購清單的內(nèi)容主要分為，要先到貨的開荒物品和需要根據(jù)籌備進(jìn)展到貨的經(jīng)營配套物品。

我們常說的FF&E和HOE/OS&E就是酒店籌開采購項目中最主要的兩大采購類別。上海世茂酒店管理有限公司財務(wù)總監(jiān)劉紅波先生也在《酒店籌開盲區(qū)消除必讀（上篇）》（點擊此處，查看詳情）一文中曾指出，這兩個概念是非常容易被入門者混淆。

FF&E (Furniture, Fixtures＆Equipment)，即家具、固件設(shè)施和設(shè)備。它不僅僅單指軟裝飾或是藝術(shù)品設(shè)計，還包括整個酒店的運營所需的設(shè)施和設(shè)備。

OS&E (Operation Supply & Equipment)或HOE (Hotel Operation Equipment)，都是指酒店的運營用品及設(shè)備，主要分為餐飲類、客房類和后勤類。HOE相較于 FF&E來說，除了所涉及的行業(yè)類別更多且品種繁雜之外，HOE所涵蓋的產(chǎn)品普遍更新?lián)Q代較頻繁，例如酒店的日化易耗品幾乎每半年就需要進(jìn)行更新。

在制定一般物資采購計劃之外，為便于開業(yè)使用和維修保養(yǎng)，酒店管理方還應(yīng)協(xié)助投資方審核確認(rèn)酒店的設(shè)備選型方案，方案中主要涉及工程機(jī)電設(shè)備、消防設(shè)備、家具用品、廚房設(shè)備、洗衣房設(shè)備、通信設(shè)備、清潔機(jī)械、管理系統(tǒng)軟件、智能門鎖系統(tǒng)等項目。

II. 經(jīng)營籌備預(yù)算的制定與審批

酒店開業(yè)經(jīng)營籌備資金通常用于支付開辦費、人員招聘及培訓(xùn)費、視覺設(shè)計費、開業(yè)典禮費用、人員工資及相關(guān)的交通、考察、通信、食宿、辦公等相關(guān)費用。

同時，酒店的籌備資金中也會增加一項約為總費用10%的額外費用，用于應(yīng)對可能存在的不確定因素。從成本節(jié)約的角度出發(fā)，酒店需要對經(jīng)營籌備資金貫徹「寬打窄用」的原則，控制開業(yè)前成本并以此創(chuàng)造運營收益。

眾所周知，酒店經(jīng)營預(yù)算表內(nèi)會例舉酒店各經(jīng)營部門的營業(yè)收入、經(jīng)營成本、經(jīng)營費用、經(jīng)營利潤等項目以及管理部門管理費用的估算。通常酒店的預(yù)算成果應(yīng)略高于投資方預(yù)期的投資回報要求，并且在執(zhí)行過程中每季度或每半年根據(jù)實際經(jīng)營和市場變化情況再做調(diào)整。 

III. 實施采購計劃

在對采購計劃進(jìn)行核準(zhǔn)之后，可由投資方根據(jù)不同的采購項目采取招標(biāo)的方式執(zhí)行，并由管理方負(fù)責(zé)確定樣品的質(zhì)量。由于不同的地區(qū)市場供給規(guī)模不同，對于采購項目中的一些小件用品也可用當(dāng)?shù)刈圆傻男问浇鉀Q，以節(jié)約采購成本。在眾多采購物品當(dāng)中，對于大宗用品或長期需用物資，酒店可以根據(jù)采購計劃向有關(guān)的工廠或商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量與規(guī)格具備一定的穩(wěn)定性。

IV. 物品物資的驗收

采購計劃開始實施后，籌開團(tuán)隊需要督促工程建設(shè)方率先完成酒店庫房的相關(guān)工作，合理規(guī)劃和設(shè)立各部門庫房和酒店總庫，并做好相應(yīng)的采購物品的接收計劃。庫房區(qū)域的貨架、小型運輸車輛等設(shè)施設(shè)備應(yīng)按期提前到貨。當(dāng)采購的物資物品陸續(xù)到店后，籌開團(tuán)隊也需要專門組織人員進(jìn)行收貨與驗貨，并指派專人負(fù)責(zé)登記造冊，做好記錄備份工作。之后根據(jù)采購計劃及物品的保質(zhì)期和儲藏方法，做好物資的入庫、直撥、入位和擺放工作。

【額外的小tips】

本著環(huán)境可持續(xù)發(fā)展的原則，酒店的籌開團(tuán)隊還應(yīng)指定廢舊包裝盒垃圾的存放地點，并派專門的清理小組可回收的垃圾進(jìn)行分揀處理。

I. 評審客房樣板間的細(xì)節(jié)布局

客房裝修是酒店內(nèi)部設(shè)施的重點工程之一。管理方通常會要求酒店的建設(shè)施工方對酒店的各類房型提供樣板間，并就房間的軟裝、布局、用品和空調(diào)排風(fēng)系統(tǒng)、消防設(shè)施、門鎖防盜裝備等硬件設(shè)施系統(tǒng)提出具體要求。樣板間在檢查合格后會做「封門」處理，作為酒店客房驗收的標(biāo)準(zhǔn)。

II. 參與「四方」驗收工作

四方驗收其實指的是，酒店工程建設(shè)完工后，管理方一般會配合投資方，參加由酒店項目審批方、投資方、建設(shè)方和監(jiān)理方組織的工程質(zhì)量驗收工作。作為酒店設(shè)施的實際使用者，酒店管理方在四方驗收時的關(guān)注點主要聚焦在，查驗客房和酒店各項功能區(qū)域的施工質(zhì)量和建筑工藝是否符合品牌標(biāo)準(zhǔn)。

III. 對各類工程圖及機(jī)電資料進(jìn)行存檔與備份

驗收通過之后，酒店管理方可派遣行政管理部門負(fù)責(zé)與投資建設(shè)方進(jìn)行工程竣工圖紙與驗收報告的備份和移交。工程竣工圖紙作為酒店今后在工程維修和更新改造上的第一手資料，在移交后必須登記歸檔造冊，并制定相關(guān)的圖紙管理提檔制度。

同時，酒店的工程部需要負(fù)責(zé)與投資建設(shè)方進(jìn)行機(jī)電設(shè)備資料的移交及歸檔工作，并由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況列出所有設(shè)備的保修期和維修保養(yǎng)計劃。

IV. 接收酒店鑰匙

酒店的工程建設(shè)大多采用「交鑰匙工程」，工程建設(shè)方將鑰匙移交給管理方后即視為施工建設(shè)的結(jié)束。鑰匙交接的工作通常由酒店的保安部門負(fù)責(zé)與工程建設(shè)方進(jìn)行對接，相關(guān)負(fù)責(zé)人需要對各類鑰匙逐一核對并登記歸檔，并制定鑰匙管理制度。 

I. 辦理開業(yè)行政審批手續(xù)

辦理行政手續(xù)這項工作涉及的大部分資料是由投資方提供的，管理方在這方面所掌握的資料很少。所以常見的情況是由管理方來協(xié)助投資方辦理此項業(yè)務(wù)。 

II. 設(shè)立經(jīng)營賬戶固定資產(chǎn)的建賬造冊

在各種設(shè)備和采購物品到貨后，酒店需要對所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤查甄別，做好酒店的一級賬目管理和各部門二級明細(xì)賬目的建賬造冊工作，建立各級資產(chǎn)的保管員制度和相應(yīng)的管理制度，核定固定資產(chǎn)的盤點期限。

III. 設(shè)立經(jīng)營賬戶

酒店的經(jīng)營賬戶由酒店的財務(wù)部門設(shè)立。財務(wù)部門需要根據(jù)投資方的流動資金，做好經(jīng)營預(yù)算的指標(biāo)分解，合理安排資金的分配與使用。

上海世茂酒店管理有限公司財務(wù)總監(jiān)劉紅波先生在《酒店籌開盲區(qū)消除必讀（上篇）》（點擊此處，查看詳情）一文中曾指出，籌開期最重要的就是排布合理的開業(yè)日期。在此基礎(chǔ)上展開的籌開人員合理安排和工作節(jié)點有效管控，才能避免無效的籌開花費。因此，GET這份「酒店籌開備忘錄」以此明確籌開階段的各時間節(jié)點、時間節(jié)點對應(yīng)的各項工作、完成這些工作的人員，是酒店順利開業(yè)的基石，也是對未來酒店成功運營的保障。