酒店籌開(kāi)盲區(qū)消除必讀【上篇】浩華管理顧問(wèn)公司 浩華CHAT 2021-09-05 22:00 一個(gè)酒店的誕生需要經(jīng)歷規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建造等一系列階段。一般來(lái)說(shuō)，從開(kāi)業(yè)前6個(gè)月開(kāi)始，酒店就開(kāi)始進(jìn)入到緊張而忙碌的開(kāi)業(yè)前籌備階段。這個(gè)時(shí)間段雖然不長(zhǎng)，但卻擔(dān)負(fù)著工程收尾、運(yùn)營(yíng)設(shè)備采購(gòu)、團(tuán)隊(duì)組建、證照申請(qǐng)等眾多至關(guān)重要的任務(wù)和責(zé)任。本期大咖分享邀請(qǐng)到上海世茂喜達(dá)酒店管理有限公司財(cái)務(wù)總監(jiān)劉紅波先生，與大家分享酒店開(kāi)業(yè)籌備的那些事兒。本次干貨滿滿的內(nèi)容輸出將分為上下兩篇，上篇著重于從籌開(kāi)時(shí)間、人員、費(fèi)用三個(gè)方面進(jìn)行分享，精準(zhǔn)觸達(dá)大家「酒店籌開(kāi)」的知識(shí)盲區(qū)。酒店的籌開(kāi)工作一般分為哪幾個(gè)階段？不同檔次的酒店大約需要提前多久進(jìn)入籌開(kāi)期？ 酒店籌備開(kāi)業(yè)作為一個(gè)為酒店開(kāi)業(yè)經(jīng)營(yíng)做準(zhǔn)備的過(guò)程，一般不按照時(shí)間階段來(lái)劃分，而是按照具體的工作類別進(jìn)行劃分。籌開(kāi)期的工作類別主要分為以下六大類：因受到酒店規(guī)模及檔次的影響，酒店籌開(kāi)階段的所需要的時(shí)間也有所差異。比如高星級(jí)酒店一般要在開(kāi)業(yè)日前的8個(gè)月到10個(gè)月進(jìn)入籌開(kāi)階段，因其籌開(kāi)的工作內(nèi)容繁多、人員安排復(fù)雜，需要安排相對(duì)較長(zhǎng)的籌開(kāi)期。而相較高星級(jí)酒店，經(jīng)濟(jì)型酒店的籌開(kāi)時(shí)間可以壓縮為3個(gè)月到6個(gè)月。因其工作比較簡(jiǎn)單、個(gè)性化設(shè)計(jì)較少、功能相較單一、采買可以按照集團(tuán)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行、人員數(shù)量較為精簡(jiǎn)，籌開(kāi)工作可以進(jìn)行模板化的操作，所以籌開(kāi)時(shí)間相對(duì)會(huì)縮減很多。/ 籌備開(kāi)業(yè)啟動(dòng)會(huì)劉紅波先生介紹到，在酒店籌開(kāi)工作開(kāi)始前，籌開(kāi)負(fù)責(zé)人需要進(jìn)行一項(xiàng)重要的工作——召開(kāi)籌備開(kāi)業(yè)啟動(dòng)會(huì)。會(huì)議的主要目的在于籌開(kāi)工作的安排部署，保證酒店籌開(kāi)工作的順利進(jìn)展。參加籌備開(kāi)業(yè)啟動(dòng)會(huì)的三方人員主要為項(xiàng)目建設(shè)公司、項(xiàng)目投資方和酒店管理方。而籌備開(kāi)業(yè)啟動(dòng)會(huì)的核心要點(diǎn)包含五個(gè)方面：確定開(kāi)業(yè)日期 待開(kāi)業(yè)日期確定后，所有人員的招聘和所有工作的鋪排才能夠有序的開(kāi)展； 酒店項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)和工作界面的劃分 酒店業(yè)主方和管理方需要進(jìn)行清晰的工作職責(zé)和工作內(nèi)容劃分，做到籌開(kāi)任務(wù)的歸屬清晰、權(quán)責(zé)明確。 酒店工程管理計(jì)劃的制定 工程管理計(jì)劃主要包括工程節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督、工程完工的驗(yàn)收、工程意見(jiàn)的提供等工作支持。 采辦工作的前期安排 包含物資采買的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和采買人員的安排等。 人員到崗的時(shí)間和計(jì)劃的確定 到崗時(shí)間主要集中在酒店計(jì)劃開(kāi)業(yè)前的1年甚至15個(gè)月內(nèi)，相關(guān)人員負(fù)責(zé)的籌開(kāi)工作內(nèi)容決定了其進(jìn)入籌開(kāi)團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。 某些酒店籌開(kāi)時(shí)間非常緊湊，而某些酒店卻一直拖延開(kāi)業(yè)，這其中的主要原因是什么？ 劉紅波先生分享到，酒店在籌開(kāi)期拖延開(kāi)業(yè)的原因主要包括兩個(gè)方面。其一，投資方的資金籌措出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致拖延開(kāi)業(yè)時(shí)間；其二，工程設(shè)計(jì)的時(shí)間點(diǎn)出現(xiàn)問(wèn)題。由于工程設(shè)計(jì)推倒重來(lái)或者變更大，導(dǎo)致工程預(yù)期完工的時(shí)間點(diǎn)和開(kāi)業(yè)時(shí)間延后。而某些酒店尤其是經(jīng)濟(jì)型酒店為了追求開(kāi)業(yè)速度，會(huì)將籌開(kāi)時(shí)間無(wú)限壓縮。劉紅波先生認(rèn)為，不合理的縮短籌開(kāi)時(shí)間會(huì)對(duì)酒店日后運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生重要的影響，比如影響到酒店人員的招聘和培訓(xùn)進(jìn)而延伸至酒店整體的服務(wù)質(zhì)量。酒店籌開(kāi)人員的到崗作為籌開(kāi)環(huán)節(jié)關(guān)鍵的一步，以高星級(jí)酒店為例，各個(gè)崗位的到崗節(jié)奏應(yīng)該是什么樣的？ 在高星級(jí)酒店籌開(kāi)工作中，酒店籌開(kāi)人員的到崗時(shí)間主要集中在酒店計(jì)劃開(kāi)業(yè)前的1年甚至15個(gè)月內(nèi)。首先，第一梯隊(duì)的核心籌開(kāi)人員——業(yè)主代表和總經(jīng)理需要最先到位?；I開(kāi)負(fù)責(zé)人比如業(yè)主代表需要在總經(jīng)理之前到任，一般為酒店開(kāi)業(yè)的1年前?；I開(kāi)負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)安排籌開(kāi)項(xiàng)目的對(duì)接和籌開(kāi)辦公室的準(zhǔn)備；而總經(jīng)理需要在開(kāi)業(yè)前的8-10個(gè)月到任。此外，第二梯隊(duì)的核心人員是工程總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)，需要在開(kāi)業(yè)前的8個(gè)月左右到崗。作為工程負(fù)責(zé)人，工程總監(jiān)需要與總經(jīng)理同時(shí)到崗，甚至要在總經(jīng)理之前進(jìn)入籌開(kāi)團(tuán)隊(duì)。工程負(fù)責(zé)人需要參與工程項(xiàng)目的對(duì)接、工程圖紙的設(shè)計(jì)、設(shè)備的選型等工作內(nèi)容并提供意見(jiàn)，從而給予酒店籌開(kāi)更完備的工程支持。而負(fù)責(zé)開(kāi)業(yè)預(yù)算的財(cái)務(wù)總監(jiān)可以在開(kāi)業(yè)前的8個(gè)月左右到任。接下來(lái)到崗的是人力資源總監(jiān)和其他部門總監(jiān)需要在6個(gè)月之內(nèi)加入開(kāi)業(yè)籌備團(tuán)隊(duì)。人力資源總監(jiān)主要負(fù)責(zé)酒店人員編制和安排、前期工資體系的制定，而采購(gòu)經(jīng)理則負(fù)責(zé)對(duì)接項(xiàng)目公司和業(yè)主方的物資采購(gòu)。最后是酒店的基層人員到崗安排。他們需要在酒店開(kāi)業(yè)前的3個(gè)月之內(nèi)到崗，且在上崗前需要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。Part 03 籌開(kāi)費(fèi)用的統(tǒng)籌 對(duì)于開(kāi)業(yè)前所涉及的費(fèi)用（以下統(tǒng)稱為開(kāi)辦費(fèi)）一般包含幾大類？費(fèi)用方面是否存在模糊的邊界（比如某些費(fèi)用既可算作運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，也可算作開(kāi)辦費(fèi)）？ 劉紅波先生分享到，在酒店行業(yè)內(nèi)，開(kāi)辦費(fèi)主要分為兩大類——POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用Pre-Opening Budget）和HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備Hotel Operation Equipment）（或者叫SOE（用品&經(jīng)營(yíng)設(shè)備））。也可將IT費(fèi)用從HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）中單獨(dú)劃分出來(lái)，即POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）、HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）和IT費(fèi)用。業(yè)主和酒店管理方負(fù)責(zé)不同費(fèi)用的管控。酒店管理公司會(huì)在酒店管理合同中對(duì)POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）進(jìn)行明確的規(guī)定；而業(yè)主公司負(fù)責(zé)HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備），但很多業(yè)主也會(huì)將這部分費(fèi)用交給酒店管理方的籌開(kāi)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。談及開(kāi)辦費(fèi)用的邊界模糊，劉紅波先生總結(jié)到，開(kāi)辦費(fèi)用容易在以下三種情況下模糊：第一類是FF&E（家具、固定設(shè)施和設(shè)備費(fèi)用）和HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）會(huì)容易混淆；第二類是HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）和經(jīng)營(yíng)費(fèi)用容易混淆。以采買費(fèi)用來(lái)舉例，針對(duì)于經(jīng)營(yíng)鋪底的部分放到籌開(kāi)期，而超出籌開(kāi)期的部分則歸類為經(jīng)營(yíng)費(fèi)用。劉紅波先生強(qiáng)調(diào)，在開(kāi)辦費(fèi)用容易產(chǎn)生歧義的地方，需要提前做好費(fèi)用界定。第三類是POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）和經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的界限模糊。有時(shí)POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）會(huì)橫跨到經(jīng)營(yíng)期，與經(jīng)營(yíng)費(fèi)用混淆。以酒店的廣告宣傳費(fèi)用來(lái)說(shuō)，酒店宣傳照需要在開(kāi)業(yè)后，等到所有設(shè)施齊備的狀態(tài)下才會(huì)進(jìn)行拍照宣傳，很明顯這個(gè)費(fèi)用已經(jīng)橫跨了籌開(kāi)期和經(jīng)營(yíng)期。不同檔次酒店的開(kāi)辦費(fèi)范圍一般是多少？在酒店規(guī)劃初期，應(yīng)該如何粗略估算酒店的開(kāi)辦費(fèi)？ 針對(duì)開(kāi)辦費(fèi)的制定，劉紅波先生認(rèn)為，因酒店的品牌定位不同，籌開(kāi)費(fèi)用的總預(yù)算會(huì)有較大差異，而開(kāi)辦費(fèi)的制定主要遵循兩個(gè)原則。首先，根據(jù)籌開(kāi)經(jīng)驗(yàn)設(shè)定每房開(kāi)辦費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)范圍。范圍設(shè)定因酒店品牌的定位不同而產(chǎn)生較大差異，例如奢華酒店需要購(gòu)買定制的高端產(chǎn)品，價(jià)格昂貴，所以籌開(kāi)費(fèi)用的預(yù)算相對(duì)較高，每房標(biāo)準(zhǔn)范圍也水漲船高。然而，在實(shí)際操作中，需要考量到籌開(kāi)的影響因素，包括采購(gòu)要求、采購(gòu)量、籌備時(shí)間、人員安排、公區(qū)面積、客房量等。其次，在總預(yù)算有限的情況下確定開(kāi)辦費(fèi)的比例。POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）和HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）兩者的比例一般為4:6，POB占總開(kāi)辦費(fèi)的 40%，而HOE占60%。原因在于，HOE（酒店經(jīng)營(yíng)設(shè)備）這部分的設(shè)備采買是為酒店的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)做準(zhǔn)備，所以需要在花費(fèi)比例上占比更多；而POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）作為短期籌開(kāi)費(fèi)用，是一次性的費(fèi)用，因而占比更少。開(kāi)業(yè)前預(yù)算費(fèi)用POB（Pre-Opening Budge）的核心管控重點(diǎn)有哪些？ 劉紅波先生強(qiáng)調(diào)到，POB作為開(kāi)業(yè)前預(yù)算，這部分費(fèi)用也被稱為「人吃馬喂」的費(fèi)用。其最主要的花費(fèi)就是人工費(fèi)用，其次是銷售費(fèi)用、行政費(fèi)用、模擬開(kāi)業(yè)（試運(yùn)營(yíng)）費(fèi)用等。談及對(duì)于開(kāi)業(yè)費(fèi)預(yù)算的管控和審核，劉紅波先生認(rèn)為，開(kāi)業(yè)前預(yù)算費(fèi)用的核心管控重點(diǎn)主要有以下兩點(diǎn)。首先，不建議花費(fèi)過(guò)多的POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）。劉紅波先生分享到，POB（預(yù)開(kāi)業(yè)費(fèi)用）的管控主要在于合理地安排人員到崗時(shí)間，從而減少不必要的人工費(fèi)用。同時(shí)也需要將開(kāi)業(yè)延期的情況考慮在內(nèi)，并作出相應(yīng)的預(yù)案調(diào)整。其次，注意策略性成本和非策略性成本的開(kāi)支。劉紅波先生解釋到，策略性成本主要是指能夠在未來(lái)產(chǎn)生長(zhǎng)期收益的成本花費(fèi)，比如前期銷售費(fèi)用、廣告費(fèi)用等，策略性成本的不能減少；而非策略性成本主要是指經(jīng)營(yíng)所必需的費(fèi)用，但又不直接涉及利潤(rùn)的成本，比如管理成本涉及的管理人員、辦公用品、固定資產(chǎn)等，這部分非策略性成本需要進(jìn)行嚴(yán)格管控。劉紅波先生認(rèn)為籌開(kāi)期最重要的就是排布合理的開(kāi)業(yè)日期。在此基礎(chǔ)上展開(kāi)的籌開(kāi)人員合理安排和工作節(jié)點(diǎn)有效管控，才能避免無(wú)效籌開(kāi)花費(fèi)?；I開(kāi)期作為酒店經(jīng)營(yíng)的一個(gè)細(xì)分領(lǐng)域，其工作內(nèi)容與酒店的日常運(yùn)營(yíng)十分不同，參與人員需要具備豐富的籌開(kāi)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)開(kāi)業(yè)籌備的工作節(jié)點(diǎn)、人員安排、費(fèi)用統(tǒng)籌做到前瞻性、全面性和可行性的預(yù)估和規(guī)劃，才能夠幫助酒店順利開(kāi)業(yè)，這一階段甚至?xí)绊懙骄频觊_(kāi)業(yè)后的日常運(yùn)營(yíng)。 而在浩華分享的《2021中國(guó)飯店業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)成果首場(chǎng)發(fā)布會(huì)——“新時(shí)期 新賽道 新玩法”精彩回顧》（點(diǎn)擊此處，查看詳情）一文中，上海世茂酒店管理有限公司董事長(zhǎng)兼總裁/世茂喜達(dá)酒店集團(tuán)總裁唐鳴先生也曾提及到，對(duì)于酒店開(kāi)業(yè)日期的把控至關(guān)重要。開(kāi)業(yè)時(shí)間需要根據(jù)市場(chǎng)情況進(jìn)行判斷和調(diào)整，其會(huì)對(duì)酒店資產(chǎn)的投資回報(bào)率產(chǎn)生影響。
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