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開會也是一種溝通方式，并且是一種非常有效的溝通方式，既然是溝通，就必須確保溝通的有效性，要想保證溝通的有效性，就必須做好相應的會前準備工作、控制好相應的會議氛圍、準備好相應的會議內(nèi)容、制定好會上需要解決工作的計劃、做好會后改進計劃的跟進工作，以實現(xiàn)“會必議、議必決、決必行、行必果、果必查、查必評”的效果。開會又和日常的溝通存在諸多不同，涉及的人員多而廣、職位廣、討論的事多等特性，所以務必要重視每一次會議，嚴格按照P(策劃)—D（實施）—C（檢查）—A（改善）閉環(huán)工作原理，以確保讓會議產(chǎn)生應該產(chǎn)生的效果和實現(xiàn)預期的目標：—會前（會議場地整理、會議工具準備、會議紀律申明等）—會中（會議記錄、發(fā)言順序、會議點評、會議紀律監(jiān)控、會議氣氛等）—會后（會議改進計劃整理與下發(fā)、會議報告編制與下發(fā)等）—會議改進計劃未落實或落實效果不理想的情況采取改善或補救措施—針對本次會議存在的不足，提出改進措施，避免下次會議再發(fā)生—針對本次會議存在的違規(guī)，按照公司獎懲實施獎勵與懲罰所以，為了確保每次會議的效果，順利實現(xiàn)每次會議的預期目標，作為會議組織者或主持人，必須掌握會議管理九大黃金管理法則，否則就是費時耗精力耍流氓不論是什么會議，在會議正式開始之前，一定要做好充分的會議準備包括會議素材、會議場地、會議用工具、會議通知、會議辦公用品等等。凡是沒有準備的會議或準備不充分的會議，絕對是一團糟，一是參會人員不知道從何說起，二是會議主持人沒有一個明確的主題，也不知道如何才能主持好會議，所以絕對實現(xiàn)不了預期的會議目標，甚至會適得其反。不論是什么會議，務必要在開會之前確定討論的主題，以防止會議變成茶話會，參會人員發(fā)言沒有一個主題，你一言我一句，東一榔頭西一棒槌，說白了就是在浪費時間。所以，開會之前，要確定當次會議需要討論的主題或需要明確解決的問題或需要明確會議的目的，以《會議通知》的形式告知所有參會人員，以便所有參會人員提前圍繞會議主題準備好相應的素材或資料。不論是什么會議，一定要事前鄭重申明會議紀律（比如通訊器材、會場紀律、參會人員狀態(tài)、嚴禁中途離開、發(fā)言人員發(fā)言要求等等），否則沒有一個良好的會議紀律，必然會影響發(fā)言人的發(fā)言心情與發(fā)言質(zhì)量，必然會影響會議的質(zhì)量，從而嚴重影響會議目標的實現(xiàn)。因為會議涉及的人員多而廣，為了確保參會人員都能清晰地聽到每一個發(fā)言人員的意見或觀點，防止出現(xiàn)七言八語、亂亂糟糟的情況，必須在會前根據(jù)會議的目的或主題，明確會議的議程（比如討論的主題順序、發(fā)言人的順序等等）。開會的目的就是通過聆聽各參會人員的意見或觀點，從而對討論的議題更加客觀、公正分析，以便得出更準確的結(jié)論；禁止出現(xiàn)一言堂或批斗會的情況，否則會議的“議”就失去了意義，只是會，不是議，何以實現(xiàn)預期目標呢？開會的目的就是通過充分的討論，達成共識，確定解決問題的方案，以防止問題擱置時間太長變成了無法解決的問題，同時也有可能導致其他工作無法開展，也有可能導致同事之間、部門之間的工作關系緊張，無法實現(xiàn)良好的配合。每次會議，對于討論的議題要一個一個來，一個議題有結(jié)果了才能進入下一個議題，絕對不允許這個議題沒有結(jié)論或定論就匆忙進入下一個議題，最終導致會議不了了之，不但浪費了大家的時間，耗費了大家的精力，影響了大家的和諧，阻礙了工作的進展，導致內(nèi)耗的現(xiàn)象越來越嚴重。每一議題的結(jié)果一定要記錄下來，明確執(zhí)行的部門、主要負責人、預期完成時間、跟蹤人，這四點任何一點都不能缺少。設定時間，準時開始、準時結(jié)束：準時開始、準時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間，開會一定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。開會的目的就是帶有征求所有參會人員的意見，聆聽所有參會人員的觀點，然后綜合總結(jié)分析得出客觀、公正的解決問題的方案或思路，同時為了確保解決問題的方案或思路得以有效落實，必須要完整詳細記錄下來，防止出現(xiàn)“隨意說說而已，說空話放空炮”的現(xiàn)象。其次參會人員必須要認真聆聽每一個發(fā)言人的觀點，必要時做好相應的記錄，為自己的發(fā)言做好充分的準備，為自己的提問做好充分的準備，否則只是聽聽而已，一是對發(fā)言人不負責，二是對自己的發(fā)言不負責，三是對會議的目標不負責。“會議不跟蹤，開會一場空”，所以每次開會，一定要在會后對會議形成的改進決議或改善事項，形成《會議工作計劃》，經(jīng)會議主持人確認簽署，明確跟進責任人，對各項計劃的落實效果進行跟催督導，請務必牢記“有計劃不跟進，等于零”。
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